Mise hors service des systèmes legacy : comment évaluer la bonne approche

L’auteur : Priyasha Purkayastha, Responsable du contenu mondial, Groupe TJC

Avec la fin imminente de la maintenance standard de SAP ECC, les organisations font face à une décision critique : que faire de leurs systèmes SAP legacy. Il est impératif de comprendre et d’évaluer la bonne approche de décommissionnement. La mise hors service d’un système est un processus fastidieux et il est de la plus haute importance d’assurer une transition fluide et rentable. Ce guide vous accompagne à travers chaque point majeur d’évaluation, les pièges courants à éviter et la meilleure approche que vous pouvez adopter. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus !

Introduction

La date limite de fin de maintenance standard pour SAP ECC approche à grands pas. La question de savoir comment gérer ces systèmes legacy est passée de l’arrière-plan à la salle de réunion, où ignorer simplement le problème n’est plus viable. Les coûts de maintenance des systèmes obsolètes, les risques de cybersécurité qu’ils posent et les lacunes de conformité qu’ils créent exigent tous une action.

Cependant, toutes les approches de décommissionnement des systèmes legacy ne se valent pas. La bonne stratégie dépend de la taille de votre organisation, du paysage réglementaire, des volumes de données, de l’infrastructure informatique, du budget et des objectifs de transformation numérique à long terme. Pour garantir la bonne approche du décommissionnement des systèmes legacy, plusieurs facteurs doivent être pris en compte par les organisations. Dans cet article, nous abordons non seulement comment évaluer la bonne approche, mais aussi pourquoi elle est importante et bien plus encore.

Qu’est-ce que le décommissionnement d’un système legacy ?

Pour commencer, parlons brièvement du fonctionnement du décommissionnement des systèmes legacy. En termes simples, il peut être défini comme le processus planifié et structuré de mise hors service permanente d’un système informatique obsolète, qu’il soit SAP ou non-SAP, tout en préservant les données historiques qu’il contient pour un accès futur. Contrairement à l’idée reçue, il ne s’agit pas simplement d’éteindre un serveur ; il s’agit plutôt d’extraire les données, documents et rapports du système legacy, de les stocker en toute sécurité et de s’assurer qu’ils restent accessibles à des fins de conformité, d’audit et commerciales.

Un projet de décommissionnement correctement exécuté atteint trois objectifs fondamentaux :

Préservation des données : Les données historiques sont extraites et stockées sous forme d’archive fiscale, avec preuve d’exhaustivité et de non-modification, garantissant qu’elles répondent aux exigences légales et réglementaires.

Élimination des coûts : Les frais de licence, les coûts d’infrastructure, les frais généraux de maintenance et les dépenses de ressources associés au système legacy sont supprimés.

Réduction des risques : Les vulnérabilités de sécurité, les lacunes de conformité et la dette technique associées à l’exploitation de logiciels obsolètes sont éliminées.

Il est important de distinguer le décommissionnement des systèmes legacy de la migration des données. La migration déplace un sous-ensemble de données vers un nouveau système pour une utilisation opérationnelle, tandis que le décommissionnement se concentre sur la mise hors service de l’ensemble de l’environnement legacy tout en préservant l’accès à son ensemble de données historiques complet. Les deux sont complémentaires mais devraient idéalement être gérés comme des projets distincts.

Pourquoi le choix de la bonne approche est important

Choisir la mauvaise approche de décommissionnement SAP peut avoir des conséquences considérables. Voici pourquoi cette décision mérite une attention particulière :

Impact financier

Selon les rapports, environ 70 % des budgets informatiques sont consacrés à la maintenance des systèmes legacy. Chaque système legacy entraîne jusqu’à 49 implications de coûts différentes, allant des licences logicielles et des frais de base de données à l’infrastructure et au personnel spécialisé. La bonne approche de décommissionnement peut faire économiser aux organisations des centaines de milliers de livres par an.

Conformité et exposition juridique

Les autorités fiscales dans la plupart des juridictions exigent que les organisations conservent les dossiers financiers pendant sept à dix ans, et les données RH pendant encore plus longtemps dans certains pays. Une approche de décommissionnement qui ne fournit pas de preuve d’exhaustivité et de non-modification des données ne satisfera pas les auditeurs. Choisir une approche qui ne prend pas en charge les exigences en matière de confidentialité des données, telles que la suppression des données conforme au RGPD, expose votre organisation à des amendes importantes.

Risques de sécurité

Les systèmes legacy qui ne sont plus corrigés ou mis à jour sont des cibles privilégiées pour les cyberattaques. Plusieurs rapports de cybersécurité ont souligné que le suivi des correctifs reste l’un des défis les plus importants pour les équipes de sécurité informatique. Une approche qui laisse les données legacy dans un environnement non corrigé et vulnérable n’est pas une solution viable à long terme.

Efficacité opérationnelle

La bonne approche libère les ressources informatiques, simplifie votre paysage système et permet à vos équipes de se concentrer sur des initiatives stratégiques plutôt que de maintenir une technologie obsolète. À l’inverse, une approche mal choisie peut créer des charges de maintenance continues et une dette technique.

Comment évaluer la bonne approche pour votre organisation

Choisir la bonne approche de décommissionnement SAP nécessite une évaluation structurée selon plusieurs critères clés. Le cadre suivant peut vous aider à guider votre décision :

Exigences de conformité

Commencez par cartographier vos obligations réglementaires. Dans quelles juridictions opérez-vous ? Quelles sont les périodes de conservation des données pour les données financières, RH et opérationnelles ? Devez-vous vous conformer au RGPD, au CCPA, au DPDP (Inde) ou à d’autres lois sur la confidentialité des données ? L’approche que vous choisissez doit prendre en charge à la fois la conservation des données à long terme et la capacité de supprimer les données personnelles sur demande.

Coût total de possession

Regardez au-delà du coût initial du projet et calculez le coût total de possession sur cinq à dix ans. Tenez compte des frais de licence, des coûts d’infrastructure, de la maintenance, du personnel spécialisé et du coût d’opportunité des ressources informatiques liées à la gestion du système legacy. N’oubliez pas que les coûts cachés de la maintenance des systèmes legacy dépassent souvent les coûts visibles.

Volume et complexité des données

Évaluez le volume de données dans vos systèmes legacy et la complexité de votre modèle de données, y compris les tables et champs personnalisés. Les environnements vastes et complexes comportant des dizaines de téraoctets de données nécessitent des approches capables de gérer l’extraction à grande échelle sans compromettre l’intégrité des données.

Posture de sécurité

Évaluez les implications de sécurité de chaque approche. Élimine-t-elle entièrement le système legacy, ou laisse-t-elle une empreinte vulnérable ? Fournit-elle un chiffrement, des contrôles d’accès basés sur les rôles et une journalisation des audits ? À une époque de menaces cybernétiques croissantes, la sécurité devrait être un critère non négociable.

Accessibilité pour les utilisateurs

Réfléchissez à qui devra accéder aux données legacy et à quelle fréquence. Les équipes fiscales et d’audit, les responsables de la conformité et les utilisateurs professionnels ont tous des besoins différents. L’approche choisie doit fournir un accès intuitif et facile à utiliser, en particulier pour les utilisateurs qui n’ont peut-être jamais travaillé avec le système legacy d’origine.

Évolutivité future

Pensez au-delà du besoin immédiat de décommissionnement. L’approche prendra-t-elle en charge les futures initiatives d’IA et d’analyse ? Peut-elle accueillir des systèmes legacy supplémentaires à mesure que votre organisation continue d’évoluer ? Une approche tournée vers l’avenir transforme le décommissionnement des systèmes legacy d’un centre de coûts en un catalyseur stratégique.

Enterprise Legacy System Application (ELSA) de TJC Group

Enterprise Legacy System Application (ELSA) de TJC Group, construite sur SAP Business Technology Platform (BTP), est l’une des approches de premier plan pour le décommissionnement SAP et non-SAP.

Comment cela fonctionne : ELSA suit un processus structuré en quatre étapes

Extraction complète des données : 100 % des données accessibles sont extraites du système legacy et enregistrées sous forme d’archives fiscales au format AIS (format d’audit SAP), qui est compact, riche en métadonnées et fournit une preuve d’exhaustivité et de non-modification

Stockage cloud sécurisé : Les fichiers extraits sont stockés dans l’environnement cloud préféré du client (AWS, Azure, GCS, OVHCloud) ou dans des systèmes de fichiers sur site

Importation sélective dans la base de données : Les données critiques pour l’entreprise sont importées à partir des fichiers plats dans une base de données au choix (SAP HANA, Oracle Heatwave, MySQL ou PostgreSQL) pour une récupération rapide

Accès convivial : Les utilisateurs autorisés accèdent aux données historiques via l’interface UI5 de style FIORI d’ELSA, avec des transactions préconfigurées, des rapports statiques, des rapports dynamiques et des requêtes texte vers SQL alimentées par GenAI

Avantages d’ELSA de TJC Group

• Prend en charge le décommissionnement SAP et non-SAP via une plateforme unique et unifiée
• Conformité des archives fiscales : Le format AIS fournit une preuve d’exhaustivité, de non-modification et de traçabilité complète, répondant aux exigences d’audit les plus strictes
• Confidentialité des données dès la conception : L’approche brevetée d’ELSA lui permet de fonctionner simultanément comme archive fiscale et solution conforme à la confidentialité des données, prenant en charge la suppression chirurgicale des données sans compromettre l’intégrité de l’archive
• Faible surcharge d’infrastructure : Aucun système SAP supplémentaire requis ; fonctionne sur SAP BTP Cloud Foundry
• Déploiement flexible : Fonctionne avec n’importe quel hyperscaler majeur, des fournisseurs de cloud plus petits ou un stockage sur site
• Rentable : Élimine tous les coûts de licence, d’infrastructure et de maintenance du système legacy.
• Pérenne : Les données historiques peuvent être connectées à des pipelines d’analyse et à des solutions d’IA, transformant les données legacy d’un fardeau en un atout stratégique
• Certifié ISO 27001 : TJC Group suit les dernières meilleures pratiques de sécurité, avec des vérifications quotidiennes des vulnérabilités et des tests d’intrusion réguliers par des tiers

Pièges courants à éviter lors du choix de l’approche de décommissionnement

Même les projets de décommissionnement SAP bien intentionnés peuvent mal tourner. Voici les pièges les plus courants et comment les éviter :

Piège 1 : Traiter le décommissionnement comme une réflexion après coup

De nombreuses organisations se concentrent entièrement sur la migration S/4HANA et laissent le décommissionnement comme une préoccupation de dernière minute. Cela conduit à des décisions précipitées, une planification inadéquate et des résultats sous-optimaux. Faites du décommissionnement un élément central de votre stratégie informatique dès le départ.

Piège 2 : S’appuyer sur les outils ETL/ELT pour l’archivage fiscal

Les solutions de transfert de base de données à base de données basées sur des approches ETL (Extract, Transform, Load) ou ELT (Extract, Load, Transform) peuvent ne pas fournir de preuve de non-modification et ne peuvent souvent pas garantir l’exhaustivité des données. Ces outils sont conçus pour l’intégration de données, et non pour créer des archives fiscales conformes.

Piège 3 : Sous-estimer les exigences en matière de confidentialité des données

Les systèmes legacy n’ont pas été conçus pour les lois modernes sur la confidentialité des données. Extraire simplement les données et les stocker dans un nouvel emplacement ne les rend pas automatiquement conformes au RGPD. Votre solution de décommissionnement doit prendre en charge les demandes de suppression et d’anonymisation des données tout en maintenant l’intégrité de l’archive fiscale.

Piège 4 : Ignorer le tableau complet des coûts

Se concentrer uniquement sur le coût initial du projet tout en ignorant les coûts continus de l’approche choisie est une recette pour les dépassements de budget. Une machine virtuelle qui semble bon marché au départ peut devenir extrêmement coûteuse en tenant compte des correctifs de sécurité, du temps de démarrage et de l’obsolescence éventuelle.

Piège 5 : Combiner migration et décommissionnement

Tenter de gérer la migration et le décommissionnement au sein du même projet crée de la complexité des deux côtés. Les données migrées ne servent pas d’archive historique valide, et essayer de diviser les données entre le nouveau système et une solution de décommissionnement conduit à des ensembles de données incomplets dans les deux.

Conclusion

Maintenir les systèmes legacy en fonctionnement ou les figer dans des machines virtuelles peut sembler attrayant à court terme mais comporte des risques insoutenables à long terme. Les applications de systèmes legacy basées sur le cloud comme ELSA offrent la solution la plus complète, flexible et pérenne pour le décommissionnement des systèmes legacy.

Prêt à franchir la prochaine étape ? Contactez TJC Group dès aujourd’hui et découvrez comment nous pouvons vous aider à choisir et à mettre en œuvre la bonne approche de décommissionnement pour votre paysage SAP !

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