FACTURATION ET DÉCLARATION ÉLECTRONIQUES À L’INTERNATIONAL

Partout dans le monde, la facturation électronique s’impose comme une nouvelle norme, depuis déjà quelques années. Cette tendance s’explique par les potentiels gains fiscaux et économiques qui en découlent, tant pour les pouvoirs publics que pour les entreprises. Voici les principales attentes :

• La lutte contre la fraude et la réduction de l’écart de TVA sont les principales attentes des pouvoirs publics, en particulier en période de forte inflation et lorsque les autorités ont besoin de réduire les dépenses et d’augmenter les recettes fiscales. Avec des rapports quasiment en temps réel et la possibilité pour l’administration fiscale de voir les deux côtés des transactions, il sera possible d’effectuer des contrôles croisés entre les achats et les ventes, et de lutter plus efficacement contre la fraude fiscale.
• La numérisation des factures permettra aux pouvoirs publics de suivre l’activité économique du pays et de gérer plus efficacement la politique économique.
• Les entreprises comptent sur une réduction des coûts de traitement des factures.
• La facturation électronique est synonyme d’un gain en termes d’efficacité, avec un traitement plus rapide des factures grâce à l’automatisation, au suivi en temps réel de l’état du cycle de vie des factures, au suivi des audits et à l’augmentation du recouvrement des paiements, avec moins de temps consacré à des tâches administratives fastidieuses ou à des activités sur tableur. Signalons aussi la possibilité d’effectuer les paiements plus rapidement, ce qui permet de réduire les litiges liés aux retards de paiement.
• L’automatisation d’une partie du processus de déclaration de la TVA au moyen de formulaires pré-remplis permettra aux entreprises de gagner du temps et aux pouvoirs publics de mieux contrôler les transactions commerciales.

La « facturation électronique » est le remplacement complet des factures papier par des factures électroniques structurées pouvant être échangées entre opérateurs économiques et traitées automatiquement.

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comprend nécessairement une base minimale de données sous une forme structurée, sur la base d’un format de facturation électronique standardisé avec des normes et des règles sémantiques pour chaque champ, ce qui la différencie des factures « papier » ou des PDF ordinaires. Une facture envoyée par e-mail sous forme de pièce jointe excel ou word ou sous forme de pièce jointe PDF n’est pas une facture électronique.

Cette possibilité d’envoyer des factures électroniques dans un format structuré, synthétique et précis est la base de l’interopérabilité entre les différents systèmes.

Le canal de facturation désigne la manière dont la facture numérique est transmise de l’expéditeur au destinataire.

• Soumission directe via les portails gouvernementaux : Dans de nombreux pays, les autorités fiscales proposent des portails ou des plateformes en ligne sécurisés où les entreprises peuvent directement télécharger et soumettre des factures électroniques. Ces portails sont généralement conçus pour accepter les factures électroniques dans un format spécifique ou un schéma normalisé.
• Réseaux de facturation électronique interopérables : Certains pays ont mis en place des réseaux ou des plateformes de facturation électronique interopérables qui relient les entreprises et les autorités fiscales. Ces réseaux permettent aux entreprises de soumettre des factures électroniques dans un format standardisé et aux autorités fiscales d’accéder aux données par voie électronique. PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) est un exemple de ce type de réseau utilisé en Europe.
• Intégration au logiciel de comptabilité/ERP : Les entreprises intègrent souvent leur logiciel de comptabilité ou ERP (Enterprise Resource Planning) aux systèmes de l’administration fiscale. Cette intégration permet la transmission automatique des factures électroniques et des données relatives aux transactions directement aux autorités fiscales, en temps réel ou à des intervalles déterminés.
• Prestataires de services certifiés : Certains pays exigent que les entreprises fassent appel à des fournisseurs de services de facturation électronique certifiés. Ces fournisseurs veillent à ce que les factures électroniques soient générées, transmises et stockées conformément aux réglementations locales. Ils disposent souvent de connexions directes avec les autorités fiscales pour la soumission des factures.
• Échange de données informatisées (EDI) : Dans les régions où les normes EDI sont répandues, les entreprises peuvent utiliser l’EDI pour transmettre des factures électroniques aux autorités fiscales. Les messages EDI peuvent être envoyés directement ou par le biais d’intermédiaires qui offrent des services EDI.
• Logiciel fourni par les pouvoirs publics : Dans certains pays, les autorités fiscales proposent des logiciels de facturation électronique gratuits ou subventionnés que les entreprises peuvent utiliser pour créer et soumettre des factures électroniques dans le format requis.

Il existe plusieurs normes. La directive 2014/55/UE relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics note que « plusieurs normes mondiales, nationales, régionales et propriétaires existent ; … aucune d’entre elles ne prévaut et la plupart ne sont pas interopérables les unes avec les autres ». Voici une liste non exhaustive :

• UBL (Universal Business Language) : L’UBL est une norme basée sur le langage XML pour les factures électroniques. Elle est largement utilisée au niveau international. Elle est conçue comme un format universel pour les documents commerciaux électroniques, y compris les factures. L’UBL est reconnu par de nombreux gouvernements et organisations pour son interopérabilité et son adaptabilité.
• EDI (échange de données informatisées) : L’EDI est un format plus ancien mais encore largement utilisé pour la facturation électronique. Il s’agit d’un échange structuré de données dans un format standardisé entre des systèmes informatiques. Il existe plusieurs normes EDI, dont EDIFACT et ANSI X12, qui sont utilisées dans différentes régions.
• PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) : PEPPOL est un cadre qui facilite les processus de passation électronique des marchés publics en Europe. Il comprend des spécifications pour les factures électroniques et est utilisé par les organisations du secteur public et leurs fournisseurs pour la facturation électronique transfrontalière en Europe.
• FatturaPA (format de facturation électronique italien) : L’Italie dispose de son propre format de facturation électronique, appelé FatturaPA, qui est obligatoire pour les transactions entre entreprises et administrations (B2G) et entre entreprises (B2B). Il est basé sur la norme UBL mais comporte des exigences spécifiques pour la fiscalité italienne.
• ZUGFeRD (Guide central de l’utilisateur du Forum pour la facturation électronique en Allemagne) : ZUGFeRD est une norme allemande de facturation électronique qui combine un fichier PDF avec un fichier XML contenant des données de facturation structurées. Elle vise à rendre la facturation électronique plus accessible en fournissant des formats lisibles à la fois par l’homme et par la machine.
• Facturae (format de facturation électronique espagnol) : L’Espagne utilise le format Facturae pour ses besoins en matière de facturation électronique. Il est basé sur la norme UBL et est utilisé pour les transactions B2G et B2B.
• GSTN (Goods and Services Tax Network) en Inde : L’Inde a adopté un format de facturation électronique spécifique dans le cadre du régime de la TPS. Les factures électroniques en Inde sont normalisées en termes d’éléments de données et sont générées au format JSON.
• UBL PEPPOL BIS Billing 3.0 : Il s’agit d’une extension de la norme UBL, couramment utilisée au sein du réseau PEPPOL pour la facturation électronique transfrontalière en Europe.
• XML avec des extensions spécifiques au pays : De nombreux pays adoptent des formats XML avec des extensions spécifiques pour répondre à leurs exigences juridiques et fiscales. Ces extensions comprennent souvent des champs de données supplémentaires pour les détails fiscaux et d’autres informations réglementaires.

La numérisation de la facturation a un impact sur les processus opérationnels quotidiens de l’entreprise, les systèmes opérationnels et financiers, la gouvernance des données de base et le travail quotidien des personnes. Pour savoir quels sont les impacts, une analyse initiale de la situation existante est essentielle lors d’une telle mise en œuvre, car elle permettra également d’identifier les processus non standard et les paramètres d’information spécifiques du système.

Avoir une vue d’ensemble claire de chaque scénario de facturation transactionnelle est un facteur clé de succès pour la numérisation des factures.

Cela peut se faire par le biais d’une enquête de cadrage, qui permettra de passer en revue les principaux défis auxquels le contribuable est confronté, à savoir les données, les processus et la technologie.

Les activités de cadrage viseront à comprendre d’où proviennent les données de facturation, si toutes les données requises sont disponibles, comment les transactions sont enregistrées, de quel type de document de facturation il s’agit, quel est le processus de facturation, qui est impliqué dans le processus de facturation, quels sont les paramètres dans le système ERP pour produire cette facture. En ayant une vision claire des scénarios existants, les entreprises pourront s’assurer que leurs activités ne seront pas perturbées et qu’elles resteront en conformité avec les réglementations fiscales.

Le déploiement de la facturation électronique dans une entreprise, quelle que soit sa taille, nécessite un budget et une planification. Cela impliquera plusieurs parties prenantes et ressources pour réussir, un mélange d’équipes fonctionnelles et techniques telles que le responsable du processus d’entreprise, l’équipe de représentants fiscaux, l’expert juridique, l’équipe informatique. Lors de la recherche d’une solution, en fonction du marché de l’entreprise et de sa taille, il peut être intéressant de rechercher un ERP qui propose une solution globale couvrant les factures électroniques dans le monde entier, comme la solution SAP DRC. SAP DRC est entièrement intégré dans SAP ERP, conforme aux réglementations des différents pays, couvre le scénario standard et peut également être étendu pour répondre à des cas d’utilisation spécifiques (nécessitant une analyse).

La facturation électronique a été imposée pour la première fois au Brésil en 2008 avec l’introduction d’un modèle de facturation électronique avec dédouanement, dans lequel l’autorité fiscale du pays doit recevoir et dédouaner la facture avant que le fournisseur ne puisse l’émettre. Ce modèle a évolué depuis et a été suivi par la plupart des pays d’Amérique latine. En Europe, l’Italie a été le premier pays européen à rendre obligatoire la facturation électronique pour les transactions B2G (en 2014), ainsi que pour les transactions B2B et B2C (en 2019), et ces documents électroniques doivent être envoyés par l’intermédiaire de la plateforme Sistema di Interscambio (SdI).

En Espagne, le système d’information en temps réel sur les factures (SII) a été introduit en 2017. Le SII est l’obligation de fournir par voie électronique à l’Agence espagnole des impôts (AEAT) les données de TVA pertinentes relatives aux factures émises et reçues, dans un format et un délai déterminés. Le SII espagnol est qualifié de système de « contrôle continu des transactions » selon la modalité du « temps réel ». L’utilisation obligatoire des factures électroniques pour les grands contribuables est prévue pour 2024, tandis que la facturation électronique est déjà obligatoire pour les entreprises.

La facturation électronique en Roumanie est prévue pour janvier 2024 pour les entreprises. Par ailleurs, la facturation électronique B2G est déjà obligatoire depuis le 1er juillet 2022 en utilisant le protocole RO eFactură.

En Pologne, depuis le début du mois de janvier 2022, les contribuables peuvent volontairement utiliser des factures structurées connues sous le nom de KSEF et à partir du 1er juillet 2024, cela deviendra obligatoire, conformément à la décision prise par la Commission européenne le 30 mars 2022.

Au Royaume-Uni, la facturation électronique n’est pas obligatoire, que ce soit au niveau B2G ou B2B. Elle n’est obligatoire que dans le système de santé publique, mais elle est recommandée par l’administration fiscale.

Dans d’autres régions du monde, certains pays ont adopté PEPPOL. C’est le cas de plusieurs pays asiatiques, de  Singapour, de l’Autriche et de la Nouvelle-Zélande (PEPPOL est une norme de l’UE pour l’échange de documents électroniques) et accélèrent leur adoption pour rendre la facturation électronique obligatoire.

L’introduction de la facturation électronique obligatoire varie en fonction du pays, des exigences légales et du type de transactions concernées. Il n’existe pas encore de modèle de facturation électronique standard, ni de document de facturation électronique standard dans le monde entier. Il existe différents modèles basés sur différentes technologies, différentes infrastructures, différents formats, différentes manières de transférer les documents, mais l’objectif commun est de réduire la fraude à la TVA et d’augmenter les recettes fiscales.

Les modèles de CTC sont spécifiques à chaque pays et diffèrent les uns des autres au niveau de la conception détaillée et de la mise en œuvre.

Les CTC sont soit centralisés, c’est-à-dire que les fournisseurs doivent envoyer des factures électroniques par l’intermédiaire d’un système centralisé de l’administration fiscale, soit décentralisés, c’est-à-dire que les fournisseurs sont autorisés à facturer directement les acheteurs par voie électronique, mais doivent simultanément envoyer des données de déclaration à l’administration fiscale.

Ils peuvent être regroupés en grandes catégories en fonction de leurs caractéristiques les plus typiques :

1) Modèle d’interopérabilité

2) Modèle de rapport sur les factures en temps réel

3) Modèle de dégagement

4) Modèle d’échange centralisé

5) DCTCE

Le pictogramme ci-dessous donne un aperçu du flux de transactions :

Les entreprises qui ne se conforment pas au mandat de facturation électronique devront s’acquitter d’amendes et/ou de pénalités. Cela peut :

• entraîner des retards dans le traitement des paiements et des perturbations dans la chaîne d’approvisionnement
• porter atteinte à la réputation d’une entreprise, car elle peut être considérée comme non professionnelle ou non fiable.
• En cas de perte de confiance de la part des autorités fiscales, celles-ci peuvent mener des audits ou des enquêtes sur les entreprises soupçonnées de ne pas respecter la législation.
• Les factures électroniques non conformes peuvent donner lieu à des litiges avec les fournisseurs ou les clients, ce qui peut nuire aux relations commerciales.