Stilllegung von Altsystemen: So bewerten Sie den richtigen Ansatz

Autor: Priyasha Purkayastha, Globaler Content-Manager, TJC Gruppe

Da das Ende der Mainstream-Wartung von SAP ECC schnell näher rückt, stehen Unternehmen vor einer kritischen Entscheidung: Was soll mit ihren Legacy-SAP-Systemen geschehen? Es ist unerlässlich, dass Sie den richtigen Stilllegungsansatz verstehen und bewerten. Die Stilllegung von Systemen ist ein aufwendiger Prozess, und die Gewährleistung eines reibungslosen, kosteneffizienten Übergangs ist von größter Bedeutung. Dieser Leitfaden führt Sie durch alle wichtigen Bewertungspunkte, die häufigsten Fallstricke, die es zu vermeiden gilt, und den besten Ansatz, für den Sie sich entscheiden können. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren!

Einführung

Die Frist für das Ende der Mainstream-Wartung für SAP ECC rückt schnell näher. Die Frage, wie mit diesen Legacy-Systemen umzugehen ist, hat sich vom Hinterbrenner in den Vorstandsraum verlagert, wo es nicht mehr tragbar ist, das Problem einfach zu ignorieren. Die Kosten für die Wartung veralteter Systeme, die Cybersicherheitsrisiken, die sie darstellen, und die Compliance-Lücken, die sie schaffen, erfordern alle Maßnahmen.

Allerdings sind nicht alle Ansätze zur Stilllegung von Legacy-Systemen gleich. Die richtige Strategie hängt von der Größe Ihres Unternehmens, der regulatorischen Landschaft, den Datenvolumina, der IT-Infrastruktur, dem Budget und den langfristigen Zielen der digitalen Transformation ab. Um den richtigen Ansatz zur Stilllegung von Legacy-Systemen sicherzustellen, müssen Unternehmen mehrere Faktoren berücksichtigen. In diesem Blog besprechen wir nicht nur, wie Sie den richtigen Ansatz bewerten, sondern auch, warum er wichtig ist, und mehr.

Was ist die Stilllegung von Legacy-Systemen?

Zunächst wollen wir kurz darüber sprechen, wie die Stilllegung von Legacy-Systemen funktioniert. Einfach ausgedrückt kann sie als geplanter, strukturierter Prozess der dauerhaften Stilllegung eines veralteten IT-Systems, ob SAP oder Nicht-SAP, unter Beibehaltung der darin enthaltenen historischen Daten für den zukünftigen Zugriff bezeichnet werden. Im Gegensatz zum weit verbreiteten Missverständnis geht es nicht einfach darum, einen Server abzuschalten; vielmehr umfasst es die Extraktion von Daten, Dokumenten und Berichten aus dem Legacy-System, deren sichere Speicherung und die Gewährleistung, dass sie für Compliance-, Prüfungs- und Geschäftszwecke zugänglich bleiben.

Ein ordnungsgemäß durchgeführtes Stilllegungsprojekt erreicht drei Kernziele:

Datenerhaltung: Historische Daten werden extrahiert und als Steuerarchiv gespeichert, mit Nachweis der Vollständigkeit und Nichtveränderung, um sicherzustellen, dass sie gesetzliche und regulatorische Anforderungen erfüllen.

Kostenbeseitigung: Lizenzgebühren, Infrastrukturkosten, Wartungsaufwand und Ressourcenkosten, die mit dem Legacy-System verbunden sind, werden eliminiert.

Risikominderung: Sicherheitslücken, Compliance-Lücken und technische Schulden, die mit dem Betrieb veralteter Software verbunden sind, werden beseitigt.

Es ist wichtig, die Stilllegung von Legacy-Systemen von der Datenmigration zu unterscheiden. Die Migration verschiebt eine Teilmenge von Daten in ein neues System für den operativen Einsatz, während sich die Stilllegung darauf konzentriert, die gesamte Legacy-Umgebung stillzulegen und gleichzeitig den Zugriff auf ihren vollständigen historischen Datensatz zu bewahren. Die beiden sind komplementär, sollten aber idealerweise als separate Projekte verwaltet werden.

Warum die Wahl des richtigen Ansatzes wichtig ist

Die Wahl des falschen SAP-Stilllegungsansatzes kann weitreichende Folgen haben. Hier ist, warum die Entscheidung sorgfältige Überlegung verdient:

Finanzielle Auswirkungen

Berichten zufolge werden etwa 70 % der IT-Budgets für die Wartung von Legacy-Systemen ausgegeben. Jedes Legacy-System trägt bis zu 49 verschiedene Kostenauswirkungen, von Softwarelizenzierung und Datenbankgebühren bis hin zu Infrastruktur und Fachpersonal. Der richtige Stilllegungsansatz kann Unternehmen jährlich Hunderttausende von Pfund einsparen.

Compliance und rechtliche Risiken

Steuerbehörden in den meisten Rechtsordnungen verlangen von Unternehmen, dass sie Finanzunterlagen sieben bis zehn Jahre lang aufbewahren, und Personaldaten in einigen Ländern sogar noch länger. Ein Stilllegungsansatz, der keinen Nachweis über Datenvollständigkeit und Nichtveränderung erbringt, wird Prüfer nicht zufriedenstellen. Die Wahl eines Ansatzes, der Datenschutzanforderungen wie DSGVO-konforme Datenlöschung nicht unterstützt, setzt Ihr Unternehmen erheblichen Bußgeldern aus.

Sicherheitsrisiken

Legacy-Systeme, die nicht mehr gepatcht oder aktualisiert werden, sind bevorzugte Ziele für Cyberangriffe. Mehrere Cybersicherheitsberichte hoben hervor, dass das Schritt halten mit Patches eine der größten Herausforderungen für IT-Sicherheitsteams bleibt. Ein Ansatz, der Legacy-Daten in einer ungepatchten, anfälligen Umgebung belässt, ist keine tragfähige langfristige Lösung.

Betriebliche Effizienz

Der richtige Ansatz gibt IT-Ressourcen frei, vereinfacht Ihre Systemlandschaft und ermöglicht es Ihren Teams, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, anstatt veraltete Technologie zu warten. Umgekehrt kann ein schlecht gewählter Ansatz laufende Wartungslasten und technische Schulden schaffen.

So bewerten Sie den richtigen Ansatz für Ihr Unternehmen

Die Wahl des richtigen SAP-Stilllegungsansatzes erfordert eine strukturierte Bewertung anhand mehrerer Schlüsselkriterien. Das folgende Framework kann Ihnen bei Ihrer Entscheidung helfen:

Compliance-Anforderungen

Beginnen Sie damit, Ihre regulatorischen Verpflichtungen zu erfassen. In welchen Rechtsordnungen sind Sie tätig? Was sind die Aufbewahrungsfristen für Daten für Finanz-, Personal- und Betriebsdaten? Müssen Sie die DSGVO, CCPA, DPDP (Indien) oder andere Datenschutzgesetze einhalten? Ihr gewählter Ansatz muss sowohl die langfristige Datenaufbewahrung als auch die Möglichkeit unterstützen, personenbezogene Daten auf Anfrage zu löschen.

Gesamtbetriebskosten

Schauen Sie über die anfänglichen Projektkosten hinaus und berechnen Sie die Gesamtbetriebskosten über fünf bis zehn Jahre. Berücksichtigen Sie Lizenzgebühren, Infrastrukturkosten, Wartung, Fachpersonal und die Opportunitätskosten von IT-Ressourcen, die in der Legacy-Systemverwaltung gebunden sind. Denken Sie daran, dass die versteckten Kosten der Wartung von Legacy-Systemen oft die sichtbaren übersteigen.

Datenvolumen und Komplexität

Bewerten Sie das Datenvolumen in Ihren Legacy-Systemen und die Komplexität Ihres Datenmodells, einschließlich benutzerdefinierter Tabellen und Felder. Große, komplexe Umgebungen mit Dutzenden von Terabyte an Daten erfordern Ansätze, die die Extraktion im großen Maßstab bewältigen können, ohne die Datenintegrität zu beeinträchtigen.

Sicherheitslage

Bewerten Sie die Sicherheitsauswirkungen jedes Ansatzes. Beseitigt er das Legacy-System vollständig oder hinterlässt er einen anfälligen Fußabdruck? Bietet er Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und Audit-Protokollierung? In einer Ära steigender Cyber-Bedrohungen sollte Sicherheit ein nicht verhandelbares Kriterium sein.

Benutzerzugriff

Überlegen Sie, wer auf die Legacy-Daten zugreifen muss und wie häufig. Steuer- und Prüfungsteams, Compliance-Beauftragte und Geschäftsanwender haben alle unterschiedliche Bedürfnisse. Der gewählte Ansatz muss einen intuitiven, benutzerfreundlichen Zugriff bieten, insbesondere für Benutzer, die möglicherweise nie mit dem ursprünglichen Legacy-System gearbeitet haben.

Zukünftige Skalierbarkeit

Denken Sie über den unmittelbaren Stilllegungsbedarf hinaus. Wird der Ansatz zukünftige KI- und Analyseinitiativen unterstützen? Kann er zusätzliche Legacy-Systeme aufnehmen, während sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt? Ein zukunftsorientierter Ansatz verwandelt die Stilllegung von Legacy-Systemen von einem Kostenfaktor in einen strategischen Enabler.

Enterprise Legacy System Application (ELSA) der TJC Group

Die Enterprise Legacy System Application (ELSA) der TJC Group, aufgebaut auf SAP Business Technology Platform (BTP), ist einer der führenden Ansätze sowohl für Nicht-SAP- als auch für SAP-Stilllegungen.

So funktioniert es: ELSA folgt einem strukturierten vierstufigen Prozess

Vollständige Datenextraktion: 100 % der zugänglichen Daten werden aus dem Legacy-System extrahiert und als Steuerarchive im AIS-Format gespeichert (SAPs Prüfungsformat), das kompakt, metadatenreich ist und Nachweis über Vollständigkeit und Nichtveränderung bietet

Sichere Cloud-Speicherung: Extrahierte Dateien werden in der bevorzugten Cloud-Umgebung des Kunden (AWS, Azure, GCS, OVHCloud) oder in lokalen Dateisystemen gespeichert

Selektiver Datenbankimport: Geschäftskritische Daten werden aus den flachen Dateien in eine Datenbank nach Wahl (SAP HANA, Oracle Heatwave, MySQL oder PostgreSQL) für schnellen Abruf importiert

Benutzerfreundlicher Zugriff: Autorisierte Benutzer greifen auf historische Daten über ELSAs FIORI-ähnliche UI5-Oberfläche zu, mit vorkonfigurierten Transaktionen, statischen Berichten, dynamischer Berichterstattung und GenAI-gestützten Text-zu-SQL-Abfragen

Vorteile von ELSA der TJC Group

• Unterstützt sowohl SAP- als auch Nicht-SAP-Stilllegungen über eine einzige, einheitliche Plattform
• Steuerarchiv-Compliance: Das AIS-Format bietet Nachweis über Vollständigkeit, Nichtveränderung und vollständige Rückverfolgbarkeit und erfüllt die strengsten Prüfungsanforderungen
• Datenschutz by Design: ELSAs patentierter Ansatz ermöglicht es, gleichzeitig als Steuerarchiv und als datenschutzkonforme Lösung zu fungieren und chirurgische Datenlöschung zu unterstützen, ohne die Archivintegrität zu beeinträchtigen
• Geringer Infrastrukturaufwand: Keine zusätzlichen SAP-Systeme erforderlich; läuft auf SAP BTP Cloud Foundry
• Flexible Bereitstellung: Funktioniert mit jedem großen Hyperscaler, kleineren Cloud-Anbietern oder lokaler Speicherung
• Kosteneffizient: Beseitigt alle Legacy-System-Lizenzierungs-, Infrastruktur- und Wartungskosten.
• Zukunftssicher: Historische Daten können mit Analyse-Pipelines und KI-Lösungen verbunden werden, wodurch Legacy-Daten von einer Last zu einem strategischen Asset werden
• ISO 27001-zertifiziert: Die TJC Group folgt den neuesten Best Practices für Sicherheit, mit täglichen Schwachstellenprüfungen und regelmäßigen Penetrationstests durch Dritte

Häufige Fallstricke, die bei der Wahl des Stilllegungsansatzes zu vermeiden sind

Selbst gut gemeinte SAP-Stilllegungsprojekte können schiefgehen. Hier sind die häufigsten Fallstricke und wie Sie sie vermeiden:

Fallstrick 1: Stilllegung als nachträglichen Gedanken behandeln

Viele Unternehmen konzentrieren sich vollständig auf die S/4HANA-Migration und lassen die Stilllegung als Last-Minute-Anliegen zurück. Dies führt zu überstürzten Entscheidungen, unzureichender Planung und suboptimalen Ergebnissen. Machen Sie die Stilllegung von Anfang an zu einem Kernbestandteil Ihrer IT-Strategie.

Fallstrick 2: Sich auf ETL/ELT-Tools für die Steuerarchivierung verlassen

Datenbank-zu-Datenbank-Übertragungslösungen, die auf ETL- (Extract, Transform, Load) oder ELT-Ansätzen (Extract, Load, Transform) basieren, bieten möglicherweise keinen Nachweis über Nichtveränderung und können oft keine Datenvollständigkeit garantieren. Diese Tools sind für die Datenintegration konzipiert, nicht für die Erstellung konformer Steuerarchive.

Fallstrick 3: Datenschutzanforderungen unterschätzen

Legacy-Systeme wurden nicht für moderne Datenschutzgesetze konzipiert. Das einfache Extrahieren von Daten und deren Speicherung an einem neuen Ort macht sie nicht automatisch DSGVO-konform. Ihre Stilllegungslösung muss Datenlöschungs- und Anonymisierungsanfragen unterstützen und gleichzeitig die Integrität des Steuerarchivs wahren.

Fallstrick 4: Das Gesamtkostenbild ignorieren

Sich ausschließlich auf die anfänglichen Projektkosten zu konzentrieren und dabei die laufenden Kosten des gewählten Ansatzes zu ignorieren, ist ein Rezept für Budgetüberschreitungen. Eine VM, die anfangs günstig erscheint, kann extrem teuer werden, wenn man Sicherheitspatches, Bootzeit und eventuelle Veralterung berücksichtigt.

Fallstrick 5: Migration und Stilllegung kombinieren

Der Versuch, Migration und Stilllegung innerhalb desselben Projekts zu handhaben, schafft Komplexität auf beiden Seiten. Migrierte Daten dienen nicht als gültiges historisches Archiv, und der Versuch, Daten zwischen dem neuen System und einer Stilllegungslösung aufzuteilen, führt zu unvollständigen Datensätzen in beiden.

Fazit

Legacy-Systeme weiterlaufen zu lassen oder sie in virtuellen Maschinen einzufrieren, mag kurzfristig attraktiv erscheinen, birgt aber langfristig nicht tragbare Risiken. Cloud-basierte Legacy-Systemanwendungen wie ELSA bieten die umfassendste, flexibelste und zukunftssicherste Lösung für die Stilllegung von Legacy-Systemen.

Bereit für den nächsten Schritt? Kontaktieren Sie die TJC Group noch heute und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können, den richtigen Stilllegungsansatz für Ihre SAP-Landschaft zu wählen und umzusetzen!

---