Mise hors service des systèmes legacy : libérez de la valeur cachée dans vos licences SAP

Auteur : Priyasha Purkayastha, Global Content Manager, TJC Group | Co-auteur : Équipe TJC Americas, TJC Group

De nombreuses organisations sous-estiment la complexité et les risques de coûts cachés dans leurs licences SAP, en particulier lorsqu’elles se préparent à des projets de déclassement de systèmes legacy, à des transformations de systèmes ou à des migrations RISE with SAP. Comprendre comment identifier la sur-licence, éviter les dépenses inutiles et bâtir une stratégie de licences optimisée est essentiel pour une transition vers S/4HANA rentable.

Introduction

Lorsque les organisations entament leur transition vers SAP S/4HANA, l’attention se porte généralement sur les trajectoires de migration, la qualité des données et l’architecture du système. Cependant, un domaine critique, souvent négligé mais pouvant avoir un impact financier important, est la gestion des licences SAP.

En réalité, de nombreuses organisations se retrouvent avec un enchevêtrement de licences SAP inutilisées, mal classées ou redondantes. Combinées aux complexités liées au déclassement des systèmes legacy et à la transition vers RISE with SAP, ces inefficacités de licences peuvent se traduire par des coûts inutiles considérables et des risques de conformité.

Dans cet article, découvrez comment les organisations peuvent révéler la valeur cachée de leurs licences SAP avant le déclassement, en proposant des conseils pratiques aux responsables informatiques, aux responsables financiers et aux équipes projet qui se préparent à une transformation S/4HANA.

Pourquoi la gestion des licences SAP est importante avant le déclassement

Avant le déclassement d’un système legacy, les organisations doivent disposer d’une vision claire et précise de leur paysage de licences actuel. Sans cette visibilité, il existe un risque réel de reporter des coûts de licences inutiles dans le nouvel environnement, de ne pas respecter les exigences de conformité pendant ou après la transition, et plus encore.

À ce stade, une gestion efficace des licences répond à plusieurs objectifs. Elle aide à identifier des opportunités d’économies pouvant être réaffectées aux initiatives de transformation. Elle garantit la conformité aux conditions de licence de SAP, réduisant le risque d’audits coûteux, et fournit une base solide pour négocier de nouveaux accords de licence dans le cadre de RISE with SAP ou de modèles d’abonnement S/4HANA.

En effet, les recherches montrent de manière constante que les organisations qui traitent la question des licences de façon proactive obtiennent des résultats financiers nettement meilleurs dans leurs projets de transformation SAP. Étant donné que 76 % des projets de transformation ERP n’atteignent pas les résultats métier attendus, chaque avantage compte.

La complexité cachée des licences SAP

Les licences SAP sont particulièrement complexes. Au fil des années, les organisations accumulent un patchwork de types de licences, notamment des licences utilisateur, des licences basées sur des moteurs (engine-based) et divers modèles d’abonnement, souvent répartis sur plusieurs systèmes et contrats. Cette complexité est aggravée par les fusions, acquisitions et la croissance organique, qui peuvent laisser les inventaires de licences dans un état de désordre.

Lors de notre webinaire avec VOQUZ Labs, ils ont indiqué qu’environ 60 % des organisations sont en situation de sur-licence, 30 % en sous-licence, et seulement 10 % maîtrisent pleinement leurs licences. Cela signifie que la grande majorité des organisations paient soit trop cher, soit s’exposent à un risque de conformité, souvent les deux.

Le défi s’intensifie encore lorsque les organisations exploitent plusieurs systèmes SAP simultanément. Les systèmes ECC legacy, les environnements de développement, les paysages de test et les systèmes de production ont chacun leurs propres exigences de licence. Lors de la préparation au déclassement des systèmes legacy, il est essentiel de comprendre quelles licences sont liées à quels systèmes, et lesquelles peuvent être libérées, reclassées ou échangées.

Pièges courants dans la gestion des licences SAP

Plusieurs pièges récurrents guettent les organisations en matière de licences SAP, en particulier dans le contexte du déclassement et de la migration vers S/4HANA :

Sur-licence et « shelfware »

L’un des problèmes les plus fréquents est la sur-licence, c’est-à-dire le fait de payer pour plus de licences que l’organisation n’en a réellement besoin. Cela se produit souvent lorsque le nombre d’utilisateurs est estimé plutôt que mesuré, ou lorsque des licences sont achetées pour des projets qui ne se concrétisent jamais pleinement. Le résultat est du « shelfware » : des licences inutilisées qui continuent pourtant de générer des coûts.

Classification incorrecte des utilisateurs

Les licences SAP sont catégorisées par type d’utilisateur, et chaque type a un coût différent. Dans S/4HANA, par exemple, les types de licences incluent Professional Use, Productivity Use et Functional Use. Lorsque les utilisateurs sont mal classés, par exemple lorsqu’on leur attribue une licence Professional Use alors que leur usage réel ne justifie qu’une licence Functional Use, l’organisation paie nettement trop. Des études suggèrent que l’optimisation de la classification des utilisateurs à elle seule peut réduire les coûts de licences de plus de 30 %.

Regardez notre webinaire avec VOQUZ Labs pour des informations encore plus approfondies :

Ne pas tenir compte de l’accès indirect

L’accès indirect ou numérique, lorsque des systèmes ou applications tiers accèdent aux données SAP, constitue une source majeure de risque de conformité. De nombreuses organisations ignorent l’ampleur réelle de leur accès indirect, ce qui peut déclencher des frais de licence imprévus lors des audits. Cela est particulièrement pertinent lors du déclassement de systèmes legacy qui servaient auparavant d’intermédiaires pour l’accès aux données.

Comment l’optimisation des licences s’articule avec le déclassement

L’optimisation des licences et le déclassement des systèmes legacy sont les deux faces d’une même pièce. Lorsqu’une organisation met hors service un système obsolète, les licences associées à ce système devraient, en théorie, être libérées. Cependant, sans suivi et gestion appropriés, ces économies de licences peuvent facilement passer inaperçues.

Une approche structurée comporte plusieurs étapes. Premièrement, les organisations doivent réaliser un audit complet des licences afin de comprendre précisément ce qu’elles possèdent, ce qui est utilisé et ce qui est excédentaire. Deuxièmement, elles doivent cartographier les licences par systèmes et utilisateurs, en identifiant quelles licences seront libérées grâce au déclassement. Troisièmement, ces licences libérées doivent être soit réaffectées au nouvel environnement S/4HANA, soit échangées dans le cadre d’un accord RISE, soit officiellement retirées afin d’éliminer les coûts récurrents.

L’impact financier peut être considérable. Les organisations qui alignent leur stratégie de licences sur leur feuille de route de déclassement réalisent généralement des économies importantes, pouvant être réinvesties dans le programme de transformation lui-même.

Comment ELSA by TJC Group accompagne la transition ?

Si l’optimisation des licences SAP traite l’aspect commercial de l’équation, le défi pratique consistant à conserver l’accès aux données legacy après le déclassement est tout aussi important. C’est là qu’intervient Enterprise Legacy System Application (ELSA) de TJC Group.

ELSA est une application certifiée SAP, construite sur SAP Business Technology Platform (BTP), qui permet aux organisations de décommissionner des systèmes legacy SAP et non SAP tout en conservant un accès complet aux données historiques, aux documents et aux rapports. Les utilisateurs autorisés peuvent accéder de nouveau aux données legacy avant et après la migration vers S/4HANA, garantissant la continuité pour les besoins fiscaux, d’audit et de reporting métier.

De manière cruciale, ELSA garantit que les données décommissionnées sont reconnues comme archive fiscale, répondant aux exigences de conformité selon les juridictions. C’est essentiel, car les auditeurs peuvent demander l’accès aux données legacy d’origine, et le simple fait de migrer les données vers un nouveau système ne suffit pas à prouver leur intégrité et l’absence de modification.

En combinant l’optimisation des licences avec le déclassement des systèmes legacy propulsé par ELSA, les organisations peuvent réussir une transition vers S/4HANA propre et rentable. De plus, cela aide à éliminer les coûts de licences inutiles, à réduire les frais d’infrastructure et à maintenir une conformité totale.

Principaux points à retenir

• Auditez vos licences tôt : Réalisez un audit approfondi des licences SAP bien avant le déclassement ou la migration vers RISE with SAP. Comprendre votre inventaire actuel de licences est la base de l’optimisation des coûts.
• Traitez la sur-licence de manière proactive : La majorité des organisations étant en situation de sur-licence, des économies importantes peuvent être dégagées grâce à une classification correcte des utilisateurs et à une rationalisation des licences.
• Tirez parti d’outils spécialisés : Investissez dans des solutions capables d’automatiser la gestion des licences, de réduire l’effort manuel jusqu’à 80 % et d’assurer une conformité continue.
• Combinez l’optimisation des licences et le déclassement : Utilisez une solution comme ELSA by TJC Group pour décommissionner les systèmes legacy tout en préservant l’accès aux données.

Contactez-nous dès aujourd’hui pour plus d’informations !

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “What is a global e-invoicing strategy?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “A global e-invoicing strategy is a unified approach to managing electronic invoicing compliance across multiple countries and jurisdictions from a single, integrated framework. Rather than implementing separate solutions for each country, it centralises e-invoicing processes within the organisation’s core ERP system, enabling scalability and consistency.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “Why is e-invoicing becoming mandatory worldwide?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Governments are mandating e-invoicing to close VAT gaps, reduce tax fraud, and improve the efficiency of tax administration. Real-time access to structured invoice data enables tax authorities to verify transactions as they occur, rather than relying on periodic audits. The EU alone aims to recapture up to €18 billion annually through its ViDA initiative.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “How many countries currently have e-invoicing mandates?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Over 90 countries worldwide have e-invoicing mandates in place or are actively preparing to implement them. This number is expected to grow significantly by 2030, driven by initiatives such as the EU’s ViDA directive and the global shift towards Continuous Transaction Controls.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “What are Continuous Transaction Controls (CTCs)?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “CTCs are regulatory models that require businesses to submit invoice data to tax authorities in real time or near real time, rather than after the fact. They can be centralised — where invoices pass through a government platform before reaching the buyer — or decentralised, where invoices go directly to the buyer with simultaneous reporting to authorities.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “What formats are commonly used for e-invoicing?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “The most widely used e-invoicing formats include UBL (Universal Business Language), CII (Cross Industry Invoice), PEPPOL BIS 3.0, Factur-X, and XRechnung. Each country may mandate a specific format or accept several. A robust global e-invoicing strategy must be able to generate and process multiple formats automatically.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “How does e-invoicing integrate with ERP systems?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “E-invoicing integrates with ERP systems through APIs and connectors that enable the automatic generation, validation, and transmission of electronic invoices. Natively integrated solutions — such as SAP DRC for SAP environments — embed compliance logic directly within business processes, eliminating the need for manual data extraction or external middleware.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “What are the biggest challenges in implementing a global e-invoicing strategy?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “The primary challenges include managing diverse regulatory requirements across jurisdictions, integrating multiple ERP instances or legacy systems, handling varied data formats and submission protocols, and keeping pace with frequently changing regulations. Cross-departmental collaboration between finance, tax, IT, and legal teams is also essential for success.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “What happens if a business fails to comply with e-invoicing mandates?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Non-compliance can result in significant financial penalties, blocked VAT deductions, rejected invoices, and even legal consequences. Beyond the direct financial impact, non-compliance can disrupt business operations, damage supplier and customer relationships, and harm the organisation’s reputation.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “How long does it take to implement a global e-invoicing solution?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Implementation timelines vary depending on the complexity of the organisation’s ERP landscape, the number of countries involved, and the chosen solution. A phased approach — starting with the highest-priority countries and expanding iteratively — is generally recommended. Organisations should ideally begin planning 12 to 18 months before the first applicable mandate deadline.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “Can small and medium-sized enterprises benefit from a global e-invoicing strategy?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Absolutely. While the scale may differ, SMEs operating across borders face the same compliance requirements as larger organisations. Cloud-based e-invoicing solutions and scalable platforms like SAP DRC offer affordable options that grow with the business, helping SMEs avoid the cost and complexity of managing multiple country-specific tools.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “What are the risks of not addressing SAP licensing before migration?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Failing to address licensing before migration can result in paying for both legacy perpetual licences and new subscription fees simultaneously, non-compliance penalties during SAP audits, and missed opportunities to trade in or reallocate surplus licences. These risks can add millions to the total cost of your transformation program.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “How quickly can licence optimisation deliver results?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Licence optimisation can deliver results relatively quickly. A quick licence assessment can identify cost-saving opportunities and compliance risks within weeks. Implementing automated tools can reduce manual licence management efforts by up to 80% and begin delivering savings almost immediately through proper user reclassification and deactivation of unused accounts.” } }] }

---