Auteur : Priyasha Purkayastha, Global Content Manager, TJC Group | Co-auteur : Équipe TJC Americas, TJC Group
De nombreuses organisations sous-estiment la complexité et les risques de coûts cachés dans leurs licences SAP, en particulier lorsqu’elles se préparent à des projets de déclassement de systèmes legacy, à des transformations de systèmes ou à des migrations RISE with SAP. Comprendre comment identifier la sur-licence, éviter les dépenses inutiles et bâtir une stratégie de licences optimisée est essentiel pour une transition vers S/4HANA rentable.
Table des matières
- Introduction
- Pourquoi la gestion des licences SAP est importante avant le déclassement
- La complexité cachée des licences SAP
- Pièges courants dans la gestion des licences SAP
- Comment l’optimisation des licences s’articule avec le déclassement
- Comment ELSA by TJC Group accompagne la transition ?
- Principaux points à retenir
Introduction
Lorsque les organisations entament leur transition vers SAP S/4HANA, l’attention se porte généralement sur les trajectoires de migration, la qualité des données et l’architecture du système. Cependant, un domaine critique, souvent négligé mais pouvant avoir un impact financier important, est la gestion des licences SAP.
En réalité, de nombreuses organisations se retrouvent avec un enchevêtrement de licences SAP inutilisées, mal classées ou redondantes. Combinées aux complexités liées au déclassement des systèmes legacy et à la transition vers RISE with SAP, ces inefficacités de licences peuvent se traduire par des coûts inutiles considérables et des risques de conformité.
Dans cet article, découvrez comment les organisations peuvent révéler la valeur cachée de leurs licences SAP avant le déclassement, en proposant des conseils pratiques aux responsables informatiques, aux responsables financiers et aux équipes projet qui se préparent à une transformation S/4HANA.
Pourquoi la gestion des licences SAP est importante avant le déclassement
Avant le déclassement d’un système legacy, les organisations doivent disposer d’une vision claire et précise de leur paysage de licences actuel. Sans cette visibilité, il existe un risque réel de reporter des coûts de licences inutiles dans le nouvel environnement, de ne pas respecter les exigences de conformité pendant ou après la transition, et plus encore.
À ce stade, une gestion efficace des licences répond à plusieurs objectifs. Elle aide à identifier des opportunités d’économies pouvant être réaffectées aux initiatives de transformation. Elle garantit la conformité aux conditions de licence de SAP, réduisant le risque d’audits coûteux, et fournit une base solide pour négocier de nouveaux accords de licence dans le cadre de RISE with SAP ou de modèles d’abonnement S/4HANA.
En effet, les recherches montrent de manière constante que les organisations qui traitent la question des licences de façon proactive obtiennent des résultats financiers nettement meilleurs dans leurs projets de transformation SAP. Étant donné que 76 % des projets de transformation ERP n’atteignent pas les résultats métier attendus, chaque avantage compte.
La complexité cachée des licences SAP
Les licences SAP sont particulièrement complexes. Au fil des années, les organisations accumulent un patchwork de types de licences, notamment des licences utilisateur, des licences basées sur des moteurs (engine-based) et divers modèles d’abonnement, souvent répartis sur plusieurs systèmes et contrats. Cette complexité est aggravée par les fusions, acquisitions et la croissance organique, qui peuvent laisser les inventaires de licences dans un état de désordre.
Lors de notre webinaire avec VOQUZ Labs, ils ont indiqué qu’environ 60 % des organisations sont en situation de sur-licence, 30 % en sous-licence, et seulement 10 % maîtrisent pleinement leurs licences. Cela signifie que la grande majorité des organisations paient soit trop cher, soit s’exposent à un risque de conformité, souvent les deux.
Le défi s’intensifie encore lorsque les organisations exploitent plusieurs systèmes SAP simultanément. Les systèmes ECC legacy, les environnements de développement, les paysages de test et les systèmes de production ont chacun leurs propres exigences de licence. Lors de la préparation au déclassement des systèmes legacy, il est essentiel de comprendre quelles licences sont liées à quels systèmes, et lesquelles peuvent être libérées, reclassées ou échangées.
Pièges courants dans la gestion des licences SAP
Plusieurs pièges récurrents guettent les organisations en matière de licences SAP, en particulier dans le contexte du déclassement et de la migration vers S/4HANA :
Sur-licence et « shelfware »
L’un des problèmes les plus fréquents est la sur-licence, c’est-à-dire le fait de payer pour plus de licences que l’organisation n’en a réellement besoin. Cela se produit souvent lorsque le nombre d’utilisateurs est estimé plutôt que mesuré, ou lorsque des licences sont achetées pour des projets qui ne se concrétisent jamais pleinement. Le résultat est du « shelfware » : des licences inutilisées qui continuent pourtant de générer des coûts.
Classification incorrecte des utilisateurs
Les licences SAP sont catégorisées par type d’utilisateur, et chaque type a un coût différent. Dans S/4HANA, par exemple, les types de licences incluent Professional Use, Productivity Use et Functional Use. Lorsque les utilisateurs sont mal classés, par exemple lorsqu’on leur attribue une licence Professional Use alors que leur usage réel ne justifie qu’une licence Functional Use, l’organisation paie nettement trop. Des études suggèrent que l’optimisation de la classification des utilisateurs à elle seule peut réduire les coûts de licences de plus de 30 %.
Regardez notre webinaire avec VOQUZ Labs pour des informations encore plus approfondies :
Ne pas tenir compte de l’accès indirect
L’accès indirect ou numérique, lorsque des systèmes ou applications tiers accèdent aux données SAP, constitue une source majeure de risque de conformité. De nombreuses organisations ignorent l’ampleur réelle de leur accès indirect, ce qui peut déclencher des frais de licence imprévus lors des audits. Cela est particulièrement pertinent lors du déclassement de systèmes legacy qui servaient auparavant d’intermédiaires pour l’accès aux données.
Comment l’optimisation des licences s’articule avec le déclassement
L’optimisation des licences et le déclassement des systèmes legacy sont les deux faces d’une même pièce. Lorsqu’une organisation met hors service un système obsolète, les licences associées à ce système devraient, en théorie, être libérées. Cependant, sans suivi et gestion appropriés, ces économies de licences peuvent facilement passer inaperçues.
Une approche structurée comporte plusieurs étapes. Premièrement, les organisations doivent réaliser un audit complet des licences afin de comprendre précisément ce qu’elles possèdent, ce qui est utilisé et ce qui est excédentaire. Deuxièmement, elles doivent cartographier les licences par systèmes et utilisateurs, en identifiant quelles licences seront libérées grâce au déclassement. Troisièmement, ces licences libérées doivent être soit réaffectées au nouvel environnement S/4HANA, soit échangées dans le cadre d’un accord RISE, soit officiellement retirées afin d’éliminer les coûts récurrents.
L’impact financier peut être considérable. Les organisations qui alignent leur stratégie de licences sur leur feuille de route de déclassement réalisent généralement des économies importantes, pouvant être réinvesties dans le programme de transformation lui-même.
Comment ELSA by TJC Group accompagne la transition ?
Si l’optimisation des licences SAP traite l’aspect commercial de l’équation, le défi pratique consistant à conserver l’accès aux données legacy après le déclassement est tout aussi important. C’est là qu’intervient Enterprise Legacy System Application (ELSA) de TJC Group.
ELSA est une application certifiée SAP, construite sur SAP Business Technology Platform (BTP), qui permet aux organisations de décommissionner des systèmes legacy SAP et non SAP tout en conservant un accès complet aux données historiques, aux documents et aux rapports. Les utilisateurs autorisés peuvent accéder de nouveau aux données legacy avant et après la migration vers S/4HANA, garantissant la continuité pour les besoins fiscaux, d’audit et de reporting métier.
De manière cruciale, ELSA garantit que les données décommissionnées sont reconnues comme archive fiscale, répondant aux exigences de conformité selon les juridictions. C’est essentiel, car les auditeurs peuvent demander l’accès aux données legacy d’origine, et le simple fait de migrer les données vers un nouveau système ne suffit pas à prouver leur intégrité et l’absence de modification.
En combinant l’optimisation des licences avec le déclassement des systèmes legacy propulsé par ELSA, les organisations peuvent réussir une transition vers S/4HANA propre et rentable. De plus, cela aide à éliminer les coûts de licences inutiles, à réduire les frais d’infrastructure et à maintenir une conformité totale.
Principaux points à retenir
- Auditez vos licences tôt : Réalisez un audit approfondi des licences SAP bien avant le déclassement ou la migration vers RISE with SAP. Comprendre votre inventaire actuel de licences est la base de l’optimisation des coûts.
- Traitez la sur-licence de manière proactive : La majorité des organisations étant en situation de sur-licence, des économies importantes peuvent être dégagées grâce à une classification correcte des utilisateurs et à une rationalisation des licences.
- Tirez parti d’outils spécialisés : Investissez dans des solutions capables d’automatiser la gestion des licences, de réduire l’effort manuel jusqu’à 80 % et d’assurer une conformité continue.
- Combinez l’optimisation des licences et le déclassement : Utilisez une solution comme ELSA by TJC Group pour décommissionner les systèmes legacy tout en préservant l’accès aux données.
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