Comment fonctionne réellement l’automatisation de l’archivage SAP : automatiser l’archivage des données SAP avec l’ASC

Auteur : Vivien Rivoalen, ingénieur logiciel ; Co-auteur : Christopher Bicknell, consultant SAP ILM et archivage

Oui, l’archivage des données SAP peut être automatisé. Que l’objectif soit de réduire la croissance de la base de données HANA ou de diminuer l’empreinte des données avant une conversion S/4HANA, l’approche la plus efficace consiste à faire de l’archivage des données un processus continu et automatisé, plutôt qu’un exercice de nettoyage périodique. Cet article explique comment l’Archiving Sessions Cockpit (ASC) de TJC Group transforme une tâche SAP Basis chronophage en une opération maîtrisée et continue.

Introduction

L’archivage des données SAP utilise des objets d’archivage pour écrire les données métier historiques éligibles dans des fichiers d’archive, puis supprimer ces données archivées avec succès de la base de données active. SAP recommande lui-même la gestion du volume de données avant une conversion S/4HANA, car une empreinte de données réduite peut diminuer la charge traitée pendant la conversion et réduire les besoins en mémoire du système cible.

La difficulté réside dans le maintien de ce processus de façon cohérente dans le temps. Une session d’archivage SAP n’est pas simplement une tâche de fond unique. Selon l’objet d’archivage, elle peut impliquer des tâches de prétraitement, la création de variantes, l’étape WRITE, une phase de stockage, la suppression en base de données, le post-traitement, des dépendances entre objets, des fenêtres de traitement restreintes, la surveillance et la reprise en cas d’échec des tâches. L’Archiving Sessions Cockpit (ASC) automatise cette orchestration en s’appuyant sur les règles d’archivage standard de SAP. Une fois la stratégie d’archivage configurée, l’ASC sélectionne les sessions à traiter, crée les variantes requises, ordonne les tâches, contrôle le traitement parallèle tout en respectant les périodes interdites, et relance les sessions interrompues.

Le résultat est une automatisation de l’archivage qui transforme une tâche SAP Basis répétitive en un processus maîtrisé et continu, avec un objectif très clair : maîtriser la croissance de la base de données HANA.

Pourquoi la croissance de la base de données SAP devient un problème technique

Les bases de données SAP accumulent en permanence des données transactionnelles et techniques. Pour les équipes SAP Basis et les administrateurs S/4HANA, le problème ne se limite pas au coût croissant du stockage. Ce sont tous les effets secondaires qui accompagnent une croissance incontrôlée : dégradation des performances système, allongement des processus de sauvegarde et de restauration, prolongation des copies et rafraîchissements de système, pression sur les fenêtres de maintenance et de migration, et charges de traitement par lots ou de reporting lisant de gros volumes de données historiques.

Prenons un exemple concret issu de l’un de nos clients. Son Service Desk a constaté un nombre croissant de tickets signalant qu’un rapport Z critique s’exécutait lentement. L’investigation a révélé que le rapport lisait des tables très volumineuses contenant plus de 10 ans de données historiques, alors que seules les 5 dernières années étaient pertinentes. Après l’ajout d’un objet d’archivage dans l’ASC et l’archivage de ces 5 années de données excédentaires, la taille de la table a été réduite de plus de 50 %, et le rapport s’est exécuté nettement plus rapidement.

Dans S/4HANA, l’outil Data Volume Efficiency de SAP identifie la croissance de la base de données, la consommation mémoire, les tables les plus volumineuses et les données obsolètes susceptibles d’être archivées. Mais ces outils ne font qu’identifier le problème ; ils ne le résolvent pas d’eux-mêmes. La gestion du volume de données est une discipline technique continue, et non un exercice ponctuel de pré-migration.

Pourquoi l’archivage manuel des données SAP peine souvent à suivre le rythme

Le problème n’est pas que l’archivage SAP ne fonctionne pas manuellement. Il fonctionne. Le problème réside dans son exploitation continue à grande échelle. L’archivage standard de SAP utilise les objets d’archivage et les principes SARA/ADK, mais derrière chaque session d’archivage se cachent de nombreuses tâches invisibles.

Avant de lancer une session d’archivage, les équipes doivent :

• Déterminer la période et les données éligibles à l’archivage.
• Sélectionner le périmètre : société, pays, unité organisationnelle ou type de document.
• Créer et vérifier les variantes.
• Définir les temps de résidence et la profondeur d’archivage.
• Prendre en compte les dépendances entre objets et les configurer.
• Décider des serveurs/processus disponibles et composer avec la clôture mensuelle, la clôture financière et d’autres périodes restreintes.

Pendant la session :

• Les fenêtres d’archivage sont souvent limitées aux nuits et aux week-ends afin de protéger les ressources de production.
• Si une tâche de nuit échoue et que personne ne s’en aperçoit avant le matin, une grande partie de la fenêtre disponible est perdue.
• Les équipes lancent fréquemment les tâches, reviennent le lendemain matin, examinent les annulations et relancent les travaux en échec.

Après la session :

• Vérifier les tâches et identifier les erreurs.
• Relancer ou retraiter les sessions en échec.
• Vérifier quelles sessions se sont terminées avec succès.
• Calculer les résultats d’archivage et le taux d’archivage, et documenter la session.
• Préparer la période suivante.

C’est pourquoi l’automatisation de l’archivage va bien au-delà de l’insertion d’une tâche SARA récurrente dans un planificateur. Elle implique d’automatiser la création de centaines de variantes, de relancer automatiquement les tâches interrompues, et de définir des workflows d’approbation afin que la gouvernance des données et la conformité soient respectées.

Exemple concret : des gains rapides à l’archivage automatisé chez Diversey

Diversey Ltd (aujourd’hui intégré au groupe Solenis) est l’un des principaux fournisseurs mondiaux de produits de nettoyage et d’hygiène. En raison de sa vaste clientèle et de l’incroyable diversité de ses gammes de produits, Diversey avait atteint un point où ses données SAP ERP stockées étaient devenues trop volumineuses. Ses deux systèmes SAP de production contenaient 43,6 To de données et croissaient d’environ 0,7 To par mois et par système.

À la suite d’une évaluation initiale menée par TJC Group, Diversey a commencé à mettre en œuvre les recommandations et les gains rapides identifiés lors de l’analyse. La première phase d’archivage, axée sur les objets techniques, a permis de retirer 27,6 To de l’ensemble du paysage. Cependant, comme de nouvelles données métier continuaient de s’accumuler pendant le projet, la réduction nette s’est élevée à environ 21,4 To. Cela a mis en évidence une réalité importante : même après un nettoyage réussi, les bases de données SAP continuent de croître, et l’archivage doit donc devenir un processus continu.

Diversey a d’abord envisagé de maintenir le processus en planifiant elle-même les tâches d’archivage récurrentes. Mais l’équipe a rapidement réalisé le temps et l’effort humain considérables que cela exigerait en continu. Un Senior Delivery Manager de Diversey a expliqué lors de l’UKISUG Connect 2023 que la phase initiale de gains rapides avait mobilisé une attention significative de la part de l’équipe SAP Basis et entrait en concurrence avec d’autres priorités :

« Nous nous retrouvons alors dans une situation où il faut probablement 1 ou 2 personnes qui ne font pratiquement que ça en permanence. »

Cela a conduit Diversey à mettre en place l’Archiving Sessions Cockpit (ASC) afin d’automatiser les processus récurrents d’archivage des données. Lors de la montée en charge ultérieure, l’entreprise a archivé environ 120 millions de documents entre octobre et décembre 2022.

« TJC Group propose l’Archive Sessions Cockpit, qui automatise essentiellement votre processus d’archivage. Il vous donne un contrôle total sur celui-ci. Si nous n’avions pas eu l’Archive Sessions Cockpit, nous n’aurions pas pu faire évoluer, ajuster et modifier notre approche aussi rapidement et facilement, ni l’avoir aussi bien maîtrisée. »

La leçon est simple : un archivage ponctuel peut réduire la base de données, mais c’est l’automatisation qui permet de maîtriser durablement la croissance des données.

Que signifie réellement « l’automatisation de l’archivage SAP » ?

L’automatisation de l’archivage, c’est de l’orchestration, pas seulement de la planification

Un planificateur de tâches générique peut lancer un programme à une heure donnée, mais il n’a pas la capacité de comprendre les dépendances entre objets, les contraintes de conservation des données ni la logique métier. Si les planificateurs de tâches classiques peuvent gérer les horaires d’exécution et les dépendances, ils ne prennent pas intrinsèquement en compte les règles spécifiques à l’archivage, les critères de sélection et les exigences opérationnelles de la gestion des données SAP. Il leur manque l’intelligence et le contexte nécessaires pour gérer toute la complexité de l’archivage des données SAP.

Une automatisation efficace de l’archivage des données doit également savoir quelles données doivent être archivées en priorité, pour quelle région ou quelle société, à quel moment elles deviennent éligibles, selon quels critères de sélection, et que faire ensuite en cas d’échec.

L’ASC intègre une logique métier spécifique à l’archivage des données SAP. Il comprend les dépendances entre objets d’archivage, la granularité organisationnelle, les temps de conservation et de résidence, ainsi que les contraintes ILM et de destruction. Cela se traduit par trois fonctions essentielles :

1. Sélectionner les sessions d’archivage et/ou de destruction à traiter.

2. Créer les variantes requises par les programmes SAP concernés.

3. Planifier et gérer l’ensemble des tâches composant la session complète.

Pourquoi la création de variantes est essentielle

La création de variantes est sans doute l’aspect le plus sous-estimé de l’archivage des données en production. La qualité et la granularité de vos variantes influencent directement l’organisation des fichiers d’archive, l’accessibilité des données, les performances d’exécution, ainsi que votre capacité à gérer des changements organisationnels tels que des scissions de système ou des cessions de société.

Si vous archivez 15 objets sur 10 sociétés chaque mois, cela représente 150 variantes par mois, soit 1 800 par an. Avec un planificateur de tâches, chaque variante doit être créée manuellement, vérifiée et liée à la bonne définition de tâche. Une période fiscale mal saisie, une société omise ou une plage de dates incorrecte peuvent entraîner la perte d’accès des utilisateurs métier à des données récentes. Comme de nombreux objets d’archivage ne prennent pas en charge d’option de rechargement, ces erreurs peuvent être irréversibles.

L’ASC génère automatiquement toutes les variantes requises en fonction de sa configuration et renseigne les notes de session d’archivage selon une convention de nommage standard. Que vous ayez besoin de 24 exécutions d’archivage par an pour un seul objet ou de centaines d’exécutions réparties sur des dizaines d’objets, l’ASC gère cette complexité sans effort supplémentaire.

Pour une comparaison technique détaillée, consultez notre article :

Comment fonctionne l’automatisation de l’archivage SAP avec l’ASC, étape par étape

L’ASC gère les sessions d’archivage à travers trois champs principaux : Objets, Zones, et Options.

• Objet définit l’objet d’archivage SAP à exécuter.
• Zone est un regroupement logique d’entités organisationnelles (sociétés, sites, organisations commerciales ou domaines de contrôle de gestion) utilisé pour définir le périmètre des variantes d’archivage.
• Option définit différentes règles de gestion pour un objet et une zone donnés, par exemple des règles différentes selon les types de documents, ou des temps de résidence différents.

Ensemble, ces éléments déterminent la fréquence d’exécution, le temps de résidence, le temps de conservation, les structures d’information applicables, ainsi que les types de documents à inclure ou à exclure. Ceci est particulièrement précieux dans les environnements internationaux ou multi-sociétés où les exigences de conservation varient considérablement.

Étape 1 : définir les règles d’archivage une fois pour toutes

Configurez l’objet, la fréquence, le temps de résidence, la profondeur d’archivage, la zone, l’option, les périodes autorisées, les limites techniques et les dépendances. L’automatisation commence par une bonne conception de l’archivage ; elle ne supprime pas la nécessité de comprendre les données métier et les règles de conservation.

Étape 2 : déterminer ce qui doit être exécuté

Au moment de l’exécution, l’ASC identifie les sessions éligibles selon la configuration. Les sessions en retard sont incluses et traitées de façon chronologique. L’administrateur n’a pas à reconstituer manuellement chaque liste de tâches mensuelle.

Étape 3 : générer les variantes

L’ASC crée dynamiquement les variantes requises en fonction des règles configurées. Les critères de sélection granulaire incluent par exemple : la société, le pays, l’exercice ou la période fiscale, le type de document, l’entité organisationnelle et la plage de dates. Les variantes restent consultables, ce qui favorise la transparence et facilite le dépannage.

Étape 4 : orchestrer l’ensemble de la chaîne de tâches SAP

Selon l’objet et la configuration, l’ASC gère le prétraitement utilisateur, le prétraitement SAP/ADK, l’étape WRITE, la sauvegarde du fichier ADK, le stockage, l’étape DELETE, le post-traitement, le déchargement de la structure d’information d’archive et le reporting. Une session d’archivage est une chaîne gérée, et non une simple tâche de fond isolée.

Étape 5 : respecter les dépendances

L’objet B ne doit pas s’exécuter simplement parce que son calendrier l’indique, si l’objet A doit être archivé au préalable. Un exemple classique : les livraisons SD (RV_LIKP) doivent être archivées avant les commandes clients (SD_VBAK). L’ASC prend en charge ces relations afin que le traitement du prédécesseur puisse être terminé avant que les objets dépendants ne progressent. Les dépendances sont définies une seule fois et appliquées automatiquement, y compris entre systèmes SAP.

Étape 6 : gérer les interruptions

Les tâches interrompues peuvent être relancées selon les limites configurées. Les étapes en attente reprennent dès que le stockage ou le service requis redevient disponible. L’ASC ne lancera pas de tâche de suppression tant que la sauvegarde du fichier d’archive correspondant ne se sera pas terminée avec succès, ce qui garantit la sécurité des données.

Étape 7 : poursuivre avec la prochaine session éligible

Le résultat n’est pas simplement un archivage réussi isolé ; c’est une file d’attente gérée qui continue de progresser à travers les sessions dues, dans les limites de capacité et de fenêtres autorisées par l’organisation, offrant un débit d’archivage plus élevé et plus constant.

Automatiser sans perdre le contrôle de la production

Une objection courante des équipes SAP Basis est la suivante : « Je ne veux pas qu’un système consomme automatiquement des ressources de production ou archive les mauvaises données. » C’est une préoccupation légitime, et une bonne automatisation de l’archivage supprime les interventions répétitives sans supprimer la gouvernance.

Dates et créneaux horaires interdits

L’ASC vous permet de définir des jours, dates et créneaux horaires interdits afin d’éviter l’archivage pendant la clôture financière, le Black Friday, les lancements de produits ou d’autres périodes de pointe. Une fois la date passée, l’archivage reprend automatiquement sans intervention de l’utilisateur.

Limiter le traitement parallèle

Si une organisation a 20 objets en attente mais n’en autorise que trois en parallèle, l’ASC traite la file d’attente trois par trois plutôt que de lancer les 20 objets simultanément ou de planifier manuellement des groupes successifs.

Des phases de traitement distinctes

L’étape WRITE peut avoir lieu en semaine, tandis que l’étape DELETE (qui supprime physiquement les données de la base de données) peut être configurée pour s’exécuter le week-end, alignant ainsi les différentes phases sur des fenêtres techniques distinctes.

Arrêter un objet sans tout arrêter

Mettre temporairement en pause MM_EKKO pendant une période d’achats intense, tandis que les autres objets autorisés continuent. La fonction de démarrage/arrêt permet un contrôle précis sans affecter le planning global.

Simulation avant exécution

La simulation permet de visualiser à l’avance les sessions et variantes qui seraient créées avant l’exécution réelle, offrant ainsi aux équipes une meilleure visibilité et davantage de confiance.

Approbations nécessitant une validation humaine

Un flux d’approbation peut suspendre le traitement jusqu’à ce que les destinataires requis l’approuvent, par exemple avant une nouvelle période fiscale ou lorsque des prérequis tels que l’extraction DART doivent être confirmés.

Un déploiement fluide

L’ASC est une solution complémentaire SAP fournie sous forme de transport request SAP standard. Elle est installée via STMS et livrée dans l’espace de noms SAP dédié de TJC Group (/TJC/), évitant ainsi tout conflit de nommage. L’ASC est certifiée pour un déploiement sur SAP S/4HANA Cloud, Private Edition (version 2023) et fonctionne entièrement au sein des environnements RISE with SAP. Elle est recertifiée chaque année depuis plus de vingt ans et utilisée par plus de 400 équipes SAP dans le monde.

Là où l’automatisation de l’archivage fait la plus grande différence

Réaliser des économies sur la migration vers S/4HANA en réduisant le volume de données

Il existe une opportunité significative de réduire les coûts de migration vers S/4HANA en diminuant le volume de données à migrer. Les recommandations SAP relatives à la gestion du volume de données (Data Volume Management) indiquent que la réduction de l’empreinte des données avant une migration vers S/4HANA permet de raccourcir les temps de migration et de diminuer les besoins en mémoire HANA du système cible. Une évaluation initiale réalisée par TJC Group permet d’identifier les tables les plus volumineuses, de les associer aux objets d’archivage pertinents et de prioriser les domaines offrant des gains rapides. L’automatisation des tâches d’archivage ajoute un niveau supplémentaire et accélère la réduction du volume.

Pour obtenir des conseils sur les données à migrer, à archiver ou à conserver en dehors de SAP, lisez : SAP ECC vers S/4HANA : quelles données doivent être migrées ?

BT Group : réduire l’empreinte des données sur la voie vers S/4HANA

Dans le cadre de sa transformation vers S/4HANA, BT Group a combiné l’archivage de données SAP avec l’automatisation pour maîtriser la croissance des données à long terme. Au plus fort, le volume de données concerné atteignait 12,5 To ; à l’issue du programme d’archivage, il a été réduit à 8 To. BT a également automatisé les activités d’archivage récurrentes grâce à l’ASC afin de réduire le support manuel nécessaire au maintien du processus.

« L’automatisation est le véritable atout. Essayer de réaliser l’archivage des données sans cela revient presque à faire tourner quelqu’un dans une roue de hamster. C’est un travail difficile. Automatiser le processus avec l’Archiving Sessions Cockpit (ASC) de TJC Group le rend beaucoup plus simple. Il s’agit d’un processus automatisé : une fois mis en place, il fonctionne de lui-même. »

Mark Holmes, architecte d’entreprise principal, BT Group

Des économies sur la mémoire HANA une fois sur S/4HANA

Après la migration, la base de données continuera de croître. Un programme d’archivage de données dans le nouveau système S/4HANA permet de surveiller la croissance de la mémoire HANA et de maintenir la taille de la base de données dans la taille T-shirt contractuelle. Éviter un passage à un niveau supérieur permet d’éviter des coûts supplémentaires importants. Le tableau de bord Data Volume Efficiency de SAP aide à suivre cette croissance, et TJC Group accompagne ses clients avec des rapports mensuels récapitulant les économies de volume de données réalisées pour chaque système SAP. L’archivage de données est nettement plus rentable que l’augmentation de la mémoire HANA.

Que reste-t-il à confier à l’expertise SAP après l’automatisation ?

Aucun outil ne peut décider seul de ce qui convient le mieux aux objectifs, aux politiques de conservation et à l’infrastructure de votre organisation. Votre équipe est la mieux placée pour évaluer les points suivants :

• Les obligations légales de conservation propres à chaque pays et secteur d’activité.
• La nécessité ou non pour les utilisateurs métier d’accéder encore en ligne à certaines données.
• La capacité des rapports personnalisés à accéder correctement aux données archivées.
• Les périodes de résidence appropriées pour chaque objet d’archivage.
• Les objets à prioriser en fonction du volume et de l’impact métier.
• Les exceptions liées aux audits ou aux obligations légales de conservation (legal hold) susceptibles de bloquer temporairement l’archivage.

Lors de la mise en place d’un programme d’archivage de données, les équipes de TJC Group consacrent beaucoup de temps à comprendre les règles métier, les données éligibles, les fenêtres autorisées et les contraintes opérationnelles. Cela implique une collaboration étroite entre les équipes, ainsi que des ateliers avec les départements Finance, Contrôle de gestion, Fiscalité et IT afin de comprendre leurs besoins et de les rassurer sur le fait qu’aucune donnée ne sera perdue.

Avant le passage en production, il reste essentiel de réaliser des tests dans un environnement sandbox et de valider les activités opérationnelles courantes ainsi que l’accès aux archives. Nous démontrons que les données archivées restent accessibles, facilement récupérables à des fins d’affichage, et adaptées à une activité métier normale.

L’ASC supprime la charge liée aux tâches manuelles : création de variantes, surveillance des tâches, redémarrage manuel des tâches en échec et configuration des dépendances entre objets. L’expertise humaine définit quoi archiver et pourquoi ; l’ASC prend en charge le comment et le quand, de manière cohérente et à grande échelle.

Conclusion : du nettoyage périodique à la gestion continue du volume de données

L’archivage de données SAP est le mécanisme permettant de déplacer les données historiques éligibles hors de la base de données en ligne. Lorsqu’il est traité comme un projet ponctuel, ses bénéfices s’amenuisent avec le temps à mesure que la base de données continue de croître. Il s’agit d’un processus très manuel qui peut facilement mobiliser le temps d’une ou deux personnes. L’automatisation élimine cette charge et rend le processus reproductible, maîtrisé et bien plus efficace.

Voici les principales recommandations :

• Avant la migration vers S/4HANA, examinez vos besoins en matière de reporting métier et évaluez les données qui peuvent être archivées avant la migration. Réduire l’empreinte des données se traduit directement par des temps de conversion plus courts et des coûts de mémoire HANA réduits.
• Après la mise en production, continuez à archiver pour maîtriser la croissance future de la mémoire HANA. Évitez de passer à un niveau supérieur afin de prévenir des coûts inutiles. L’archivage de données est nettement plus rentable que l’augmentation des besoins en mémoire HANA.
• Adoptez l’Archiving Sessions Cockpit pour transformer votre stratégie d’archivage en une exécution automatisée et récurrente. Configurez une fois, automatisez pour toujours.
• Faites appel à une expertise spécialisée. TJC Group, fort de plus de 25 ans d’expérience dans l’archivage de données SAP et l’ILM, propose l’analyse, la mise en œuvre et les services continus nécessaires pour garantir des résultats mesurables et durables à votre programme d’archivage.

Si votre base de données SAP croît plus rapidement que votre programme d’archivage actuel ne peut la réduire, contactez TJC Group pour une évaluation initiale gratuite. Nous analyserons les tables les plus volumineuses, examinerons le programme d’archivage en place (le cas échéant) et identifierons les gains possibles.