Décommissionnement des systèmes legacy vs archivage des données : quelles sont les principales différences ?

Auteur : Priyasha Purkayastha, Responsable du Contenu Global, TJC Group | Co-auteur : Thierry Julien, PDG, TJC Group

Dans le paysage numérique actuel en constante évolution, les organisations subissent une pression constante pour moderniser leurs écosystèmes informatiques, réduire les coûts et rester conformes aux réglementations en matière de confidentialité qui ne cessent d’évoluer. Deux approches qui entrent fréquemment en jeu lors de la gestion de paysages informatiques vieillissants et de volumes importants de données historiques sont l’archivage des données et le décommissionnement des systèmes legacy. Voici une comparaison détaillée, étape par étape, entre les deux. Lire la suite !

Introduction

Avec la croissance rapide des données dans tous les secteurs à l’échelle mondiale, leur gestion holistique et efficace représente souvent un défi pour les organisations. De plus, dans ce paysage en évolution de la technologie d’entreprise, les organisations se trouvent à un carrefour critique lorsqu’elles doivent gérer une infrastructure informatique vieillissante. Soyons clairs, les infrastructures informatiques vieillissantes ne sont pas seulement sur site, mais peuvent également être des solutions cloud ou SaaS vieillissantes. Lorsque les systèmes atteignent la fin de leur cycle de vie, la navigation entre les stratégies pour gérer les systèmes obsolètes devient souvent un obstacle. Que peut-on faire pour relever ces défis ? Eh bien, pour gérer la croissance des données, vous disposez de l’archivage des données (un bon exemple étant l’archivage des données SAP) et pour vos systèmes obsolètes, il existe le décommissionnement des systèmes legacy. L’impératif ici : vous devez comprendre la différence entre ces deux stratégies. Car arrêter prématurément des systèmes sans conservation appropriée des données ou maintenir une infrastructure legacy coûteuse bien au-delà de sa valeur pratique peut s’avérer coûteux. Cet article fournit un aperçu complet des définitions, des avantages, de ce qui distingue l’archivage des données du décommissionnement des systèmes, et bien plus encore.

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Définitions : archivage des données SAP vs décommissionnement du système SAP

En commençant par les définitions de ces deux stratégies, voici ce que vous devez savoir :

Archivage des données

Défini comme une approche stratégique qui gère la croissance des données, l’archivage des données peut être considéré comme un processus sécurisé qui permet le stockage et la conservation des données à long terme, en stockant les données (ou informations) critiques dans un emplacement sécurisé, à utiliser lors d’audits ou lorsque cela est jugé nécessaire.

De plus, l’archivage des données SAP optimise les performances du système, garantit l’utilisation efficace des ressources de base de données au sein du paysage informatique. En outre, cette approche stratégique aide les organisations à maintenir un équilibre entre un environnement informatique allégé et performant et la conservation de données historiques importantes.

De plus, il est impératif de garder à l’esprit qu’une fois les données archivées dans le système, elles restent accessibles uniquement au personnel autorisé, tandis que l’intégrité des données est maintenue selon les normes éthiques les plus élevées.

Décommissionnement des systèmes legacy

Le décommissionnement du système SAP ou non-SAP peut être décrit comme une mise hors service planifiée, soigneusement gouvernée et opérationnellement irréversible d’un système obsolète. Cela peut inclure les entrepôts de données, les intergiciels, le matériel, les codes, les intégrations et le cloud, de tous les environnements d’exécution et des sauvegardes. Le processus garantit que le système n’est plus accessible opérationnellement ; cependant, il maintient également l’élimination appropriée du matériel, des licences et des intégrations conformément à la politique d’entreprise, aux contrats des fournisseurs et aux réglementations environnementales ou de confidentialité, y compris les procédures d’effacement sécurisé.

De plus, le processus de décommissionnement des systèmes legacy élimine les coûts, les expositions à la sécurité et le fardeau des dettes techniques qui accompagnent l’exploitation de l’environnement legacy.

Cependant, selon les exigences de conformité, il existe des exigences de stockage des données, documents, enregistrements, rapports et pistes d’audit, qui doivent rester accessibles à des fins réglementaires, juridiques ou commerciales. Gardez à l’esprit que la confidentialité des données doit toujours être appliquée, car ces informations peuvent ne pas être simplement statiques : vous devez remplacer le système legacy par une nouvelle topologie d’applications. C’est là le défi, pour la plupart des projets de décommissionnement.

Avantages : décommissionnement du système SAP vs archivage des données SAP

Décommissionnement des systèmes legacy

L’avantage principal du décommissionnement réside dans l’élimination complète des coûts de maintenance associés aux systèmes obsolètes. Les organisations peuvent réduire considérablement leurs frais généraux informatiques en supprimant le besoin de personnel de support spécialisé, de maintenance de matériel obsolète et de licences de logiciels legacy.

Du point de vue de la sécurité, le décommissionnement du système SAP élimine les vulnérabilités futures inhérentes aux systèmes plus anciens qui, pour la plupart, ne reçoivent plus de mises à jour de sécurité. Cette réduction de la surface d’attaque peut améliorer considérablement la posture globale de cybersécurité d’une organisation. En fait, ce n’est pas une option dans le monde actuel.

De plus, le décommissionnement simplifie le paysage informatique, réduit la complexité et libère des ressources pour des initiatives plus stratégiques. L’élimination des silos de données peut également améliorer la gouvernance des données et faciliter une meilleure intelligence d’affaires au sein de l’organisation.

Archivage des données SAP

L’archivage des données aide à optimiser et à améliorer les performances du système en réduisant le volume de données dans les systèmes de production. Des bases de données plus petites répondent plus rapidement aux requêtes, améliorant l’expérience utilisateur et l’efficacité du système. Cela est particulièrement précieux pour les organisations qui planifient des migrations vers des plateformes gourmandes en mémoire comme SAP S/4HANA, où la taille de la base de données impacte directement les coûts.

Cela surprendra les clients récents de S/4HANA, mais les premiers adoptants savent que la mémoire n’est pas bon marché et que les problèmes de performance HANA sont des sujets douloureux et inattendus.

L’optimisation des coûts de stockage et de mémoire représente un autre avantage significatif. Le stockage d’archives coûte généralement beaucoup moins cher que le stockage de production haute performance, offrant des économies opérationnelles continues. Pour les organisations gérant de gros volumes de données, ces économies peuvent être considérables. Et avec le temps, la plupart des organisations finissent par avoir de gros volumes.

Lorsqu’un processus SAP ILM efficacement mis en œuvre est inclus, la gestion de la conformité devient plus efficace avec des stratégies appropriées d’archivage des données SAP. Les politiques de conservation automatisées garantissent que les données sont conservées pendant la période requise et peuvent être systématiquement détruites lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, réduisant le risque de conformité et soutenant les obligations en matière de confidentialité des données.

Principales différences : décommissionnement des systèmes legacy et archivage des données

Portée et approche

La différence fondamentale réside dans la portée ; en termes simples, le décommissionnement concerne des systèmes entiers, tandis que l’archivage se concentre sur les données au sein des systèmes existants. Le décommissionnement est un projet avec un point final défini : la mise hors service complète d’un système. L’archivage, à l’inverse, est un processus opérationnel continu qui se poursuit tout au long du cycle de vie d’un système. Voici quelques-unes des principales différences entre l’archivage des données SAP et le décommissionnement du système SAP.

Accès aux données après la mise en œuvre

Parfois, les données historiques peuvent être nécessaires à des fins commerciales, comme les audits, etc. Il est donc important d’avoir un accès autorisé à ces données. La principale différence entre la mise hors service d’un système et l’archivage des données est qu’après la mise en œuvre, les systèmes décommissionnés nécessitent des méthodes d’accès alternatives, souvent via des applications spécialisées ou des outils de reporting. Heureusement, l’Enterprise Legacy System Application (ELSA) de TJC Group fournit une interface moderne pour accéder aux données legacy des systèmes mis hors service.

Les données archivées, cependant, restent accessibles via les interfaces système existantes ou dans un stockage secondaire. Les utilisateurs peuvent continuer à accéder aux informations historiques en utilisant, selon les versions SAP et la mise en œuvre, des transactions et des rapports familiers, maintenant la continuité des activités sans nécessiter de formation supplémentaire ou de nouvelles applications.

Cependant, dans les deux cas, il est crucial de garder à l’esprit que l’accès aux données historiques n’est accordé qu’aux utilisateurs autorisés. Habituellement, l’accès des utilisateurs ne change pas selon que les données sont archivées ou non, car l’archivage n’est pas une décision commerciale mais une décision d’économie de coûts.

Implications financières

Les profils de coûts de ces approches varient considérablement. Le décommissionnement des systèmes legacy implique des coûts initiaux plus élevés pour l’extraction des données, la mise hors service du système et la mise en œuvre de solutions d’accès alternatives. Cependant, il génère des économies continues substantielles grâce à l’élimination des coûts de maintenance.

D’autre part, l’archivage des données nécessite un investissement initial plus faible. L’archivage réduit effectivement les coûts de maintenance du système principal (car la réduction du stockage améliore les performances du système) et les coûts totaux de possession de manière significative.

Le décommissionnement des systèmes legacy et l’archivage des données peuvent tous deux impliquer des coûts continus pour le stockage et la gestion des archives.

Dans l’ensemble, on peut dire que l’équation coût-bénéfice dépend fortement des dépenses de maintenance du système, de la conformité et des modèles d’accès aux données.

La perspective de la gestion des risques

Lors de la comparaison entre décommissionnement des systèmes legacy et archivage des données, la gestion des risques est souvent le facteur décisif.

Archivage des données SAP : Bien que l’archivage des données réduise les risques opérationnels tels que les ralentissements du système ou la surutilisation du stockage, il n’élimine pas les dépendances legacy. Puisque le système reste actif, il est toujours exposé. Décommissionnement du système SAP : Le décommissionnement, cependant, élimine les risques liés aux systèmes legacy :

• Pas besoin de maintenir une infrastructure non prise en charge dans certains cas.
• Une application moderne pour le système legacy pour les cas restants
• Aucune exposition aux failles de sécurité dans les systèmes obsolètes.
• Toutes les informations critiques sont conservées dans une application legacy sécurisée, conforme et auditable, garantissant que les entreprises restent prêtes sur le plan réglementaire sans conserver de systèmes obsolètes.

En bref, on peut affirmer en toute sécurité que l’archivage des données réduit les coûts tandis que le décommissionnement supprime les risques associés.

Décommissionnement des systèmes legacy vs archivage : quand utiliser chaque approche

Scénarios favorisant le décommissionnement

Le décommissionnement du système SAP devient l’option privilégiée lorsque les systèmes sont technologiquement obsolètes, nécessitent une maintenance coûteuse ou présentent des risques de sécurité importants. Les organisations qui planifient des consolidations majeures de systèmes ou qui font face à des scénarios de fin de support pour des applications critiques devraient envisager le décommissionnement des systèmes legacy

Les changements réglementaires qui rendent l’exploitation continue du système impraticable favorisent également le décommissionnement. Lorsque les exigences de conformité ne peuvent pas être satisfaites dans les contraintes du système existant, la mise hors service peut être la solution la plus pragmatique.

L’approche est particulièrement adaptée lorsque les exigences d’accès aux données sont minimales et peuvent être satisfaites par des rapports périodiques plutôt que par des requêtes interactives.

Scénarios favorisant l’archivage

L’archivage des données SAP s’avère le plus précieux lorsque les systèmes restent opérationnellement viables mais souffrent de problèmes de performance dus au volume de données. Les organisations avec des systèmes actifs devraient privilégier l’archivage plutôt que la mise hors service des systèmes legacy

L’approche est idéale pour les environnements SAP où les utilisateurs ont besoin d’un accès continu aux données historiques via des interfaces familières. L’archivage soutient la continuité des activités tout en offrant des améliorations de performance et des économies de coûts.

Les entreprises qui se préparent à des migrations de systèmes, en particulier vers S/4HANA, bénéficient considérablement d’un archivage pré-migration. La réduction des volumes de données avant la migration peut considérablement diminuer la complexité, la durée et les coûts du projet.

La relation stratégique entre les deux approches

Plutôt que de considérer le décommissionnement du système SAP et l’archivage des données SAP comme des options mutuellement exclusives, les organisations devraient les considérer comme des stratégies complémentaires au sein d’un cadre complet de gestion des données. De nombreuses mises en œuvre réussies combinent les deux approches pour maximiser les avantages.

Mise en œuvre séquentielle

Un modèle courant consiste à mettre en œuvre d’abord l’archivage des données pour optimiser les performances du système et réduire les volumes de données, suivi d’un décommissionnement sélectif des systèmes legacy. Les systèmes obsolètes qui ne fournissent plus une valeur suffisante seront supprimés, tandis que ceux contenant des informations pertinentes seront remplacés par des applications de systèmes legacy modernes telles qu’ELSA de TJC Group. Cette approche par étapes permet aux organisations de réaliser des avantages immédiats grâce à l’archivage tout en planifiant des stratégies de décommissionnement à plus long terme. En fait, cette approche s’avère être l’une des meilleures pour migrer vers S/4HANA ou tout autre ERP.

Stratégies hybrides

Certaines organisations mettent en œuvre des approches hybrides où les systèmes principaux continuent de fonctionner avec des données archivées, tandis que les systèmes legacy sont entièrement décommissionnés. Cette stratégie équilibre les avantages de la simplification du système avec la nécessité de maintenir des fonctionnalités critiques. L’approche moderne permet également de stocker les données archivées dans certaines applications modernes de décommissionnement legacy.

Le choix entre les approches varie souvent selon le type de système, la sensibilité des données et la criticité commerciale. Les systèmes critiques pour l’entreprise justifient une exploitation continue avec un archivage complet.

Considérations relatives à la mise en œuvre

Gouvernance des données et conformité

Les deux approches nécessitent des cadres de gouvernance des données robustes pour garantir la conformité réglementaire. Les organisations doivent comprendre leurs obligations en matière de conservation des données et mettre en œuvre des contrôles appropriés pour répondre à ces exigences. Gardez à l’esprit que la conservation est facile ; ce qui ne l’est pas, c’est la destruction, ce qui est difficile, c’est la destruction sélective (l’IA a besoin de données !). C’est là qu’ELSA de TJC Group entre en jeu, car ce qui est unique à la solution, c’est la destruction sélective tout en conservant le statut d’archive fiscale.

La documentation devient critique pour les deux stratégies. Le décommissionnement des systèmes legacy nécessite des enregistrements complets des procédures d’extraction de données et de mise hors service du système. L’archivage des données SAP exige des politiques claires définissant les périodes de conservation, les contrôles d’accès et les calendriers de destruction des données. Nous offrons à la fois l’automatisation et la traçabilité des données.

Expertise technique

La mise en œuvre réussie de l’une ou l’autre approche nécessite des connaissances spécialisées. Les projets de décommissionnement du système SAP nécessitent une expertise en extraction de données, intégrité des applications, intégration de systèmes (y compris l’intégration de l’IA et de l’analytique, telles que Joule et SAP BDC pour l’intégration liée à SAP). Cela nécessite également le développement de solutions d’accès standard et alternatives. Les mises en œuvre d’archivage nécessitent une compréhension approfondie de l’architecture système, des relations de données, de l’optimisation des performances et une connaissance approfondie des objets et dépendances SAP. Gardez à l’esprit que l’archivage SAP ECC et l’archivage SAP S/4HANA présentent plus de différences que de similitudes.

Les 28 années d’expérience de TJC Group en gestion du volume de données démontrent l’importance de travailler avec des spécialistes qui comprennent à la fois les aspects commerciaux, techniques et réglementaires de ces projets potentiellement complexes. Notre objectif est de rendre cela simple et sécurisé pour vous. Notre expertise dans les environnements SAP, combinée à des solutions comme l’Archiving Sessions Cockpit pour l’archivage automatisé, la version d’automatisation compatible SAP ILM, et ELSA pour l’accès au décommissionnement des systèmes legacy, fournit aux organisations des approches éprouvées pour les deux stratégies. La synchronisation des archives ELSA fournit des modèles hybrides natifs.

Gestion du changement

Les deux approches impactent les utilisateurs et les processus métier, nécessitant une gestion du changement minutieuse. Le décommissionnement des systèmes legacy peut nécessiter une formation sur les nouvelles méthodes d’accès et des procédures mises à jour. L’archivage a généralement moins d’impact sur les utilisateurs (lorsqu’il est correctement géré) mais nécessite une communication claire sur la disponibilité des données et les méthodes d’accès.

Le choix entre décommissionnement des systèmes legacy et archivage

Le choix entre décommissionnement des systèmes legacy SAP et archivage des données SAP dépend de vos besoins et de la position de votre système dans son cycle de vie. Une bonne question sera : avez-vous besoin de l’un ou des deux, et devriez-vous utiliser une solution (partiellement) commune ou non ; comprendre les principales différences permet aux organisations de prendre des décisions éclairées qui équilibrent l’optimisation des coûts avec les exigences opérationnelles.

La mise hors service des systèmes legacy offre la solution ultime pour éliminer les coûts de maintenance et les risques de sécurité associés aux systèmes obsolètes, mais nécessite une planification minutieuse pour garantir l’accessibilité continue des données. L’accessibilité des données ne signifie pas le même accès qu’auparavant, qui enfreindrait la propriété intellectuelle legacy, mais un affichage adéquat, idéalement un affichage générique adéquat.

L’archivage des données fournit une approche plus conservatrice qui optimise les performances du système tout en préservant les fonctionnalités existantes et l’expérience utilisateur. Il s’agit de retour sur investissement, et l’accessibilité peut inclure un accès transparent aux données (selon le produit SAP)

Plusieurs organisations emploient souvent les deux stratégies dans le cadre d’une approche globale de gestion des données. En comprenant quand chaque approche est la plus appropriée, les entreprises peuvent développer des stratégies qui offrent à la fois des avantages opérationnels immédiats et une valeur stratégique à long terme.

Les considérations clés pour la prise de décision incluent :

• Évaluer la viabilité du système : évaluer si les systèmes restent techniquement et commercialement viables pour une exploitation continue.
• Comprendre les modèles d’accès aux données : déterminer la fréquence d’accès aux données historiques et par qui. Notez que certaines stratégies permettent de sauter cette partie, réduisant ainsi les coûts.
• Examiner les exigences de conformité : s’assurer que les approches choisies répondent aux obligations réglementaires sélectionnées en matière de conservation, de destruction et d’accessibilité des données et documents.
• Considérer la complexité de la mise en œuvre : prendre en compte l’expertise technique et les ressources nécessaires pour une exécution réussie.
• Planifier pour l’avenir : aligner les stratégies de gestion des données avec les initiatives plus larges de transformation numérique et les objectifs commerciaux.

Le mot de la fin

Comprendre les différences nuancées entre le décommissionnement des systèmes legacy et l’archivage des données n’est pas seulement une considération technique ; c’est une voie qui peut déterminer si votre organisation effectue efficacement la transition vers des systèmes modernes tout en préservant l’intelligence d’affaires critique ou se retrouve exclue de données historiques précieuses lorsqu’elles sont le plus nécessaires.

De plus, comprendre cette distinction fondamentale est impératif alors que les exigences réglementaires se resserrent, que les volumes de données explosent et que le véritable coût de la maintenance des systèmes legacy, consommant souvent 60 à 80 % des budgets informatiques, oblige les organisations à prendre des mesures décisives. La question n’est pas de savoir s’il faut agir, mais comment agir intelligemment, en temps opportun, en préservant ce qui compte tout en éliminant ce qui ne compte pas.

Pour les organisations qui naviguent dans ces décisions complexes, l’expertise de TJC Group en décommissionnement des systèmes legacy, archivage des données SAP et B2G (Business to Government) fournit les conseils nécessaires pour développer et mettre en œuvre des stratégies optimales de gestion des données qui soutiennent le succès commercial à long terme. Contactez-nous pour plus d’informations !