Auteur : Thierry Julien, CEO de TJC Group
Les systèmes SAP peuvent contenir des années d’informations personnelles concernant des clients, des fournisseurs, des employés et des enregistrements transactionnels. Protéger ces informations n’est qu’une partie de la conformité à la loi brésilienne sur la confidentialité des données, la Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD)
Table des matières
- Introduction
- Qu’est-ce que la LGPD au Brésil ?
- Ce que la LGPD implique pour les données détenues dans les systèmes SAP
- Appliquer les exigences de la LGPD sur l’ensemble du cycle de vie des données SAP
- Comment SAP ILM prend en charge les contrôles de confidentialité des données
- Automatiser la gestion du cycle de vie SAP avec l’ASC
- Là où une gestion manuelle du cycle de vie crée du risque
- Avantages d’une stratégie robuste de cycle de vie de l’information SAP
- Comment TJC Group soutient les programmes de confidentialité des données SAP
- Conclusion
- Série sur la confidentialité des données
- Sources d’information
Introduction
Les organisations doivent aussi comprendre pourquoi les données personnelles sont conservées, combien de temps elles doivent rester disponibles, quand une autre exigence légale empêche leur destruction, et ce qui se passe lorsqu’il n’y a plus de raison valable de les conserver. C’est là que la LGPD brésilienne devient un sujet de cycle de vie des données SAP.
La LGPD établit des règles pour le traitement des données personnelles et donne aux individus des droits sur la manière dont leurs informations sont collectées, utilisées, conservées et partagées. Ses principales dispositions sont entrées en vigueur en septembre 2020, les sanctions administratives devenant applicables en 2021.
Pour les clients SAP, répondre à ces exigences va au-delà de la publication d’une politique de confidentialité. La conservation des données, les gels juridiques, la destruction et l’anonymisation doivent devenir des processus contrôlés sur l’ensemble des informations en ligne et archivées.
Principaux points à retenir
- La LGPD est la loi brésilienne globale de protection des données personnelles et peut s’appliquer à des organisations en dehors du Brésil dans certaines circonstances.
- Les environnements SAP peuvent contenir des informations personnelles dans les enregistrements de partenaires commerciaux, d’employés, de fournisseurs, de transactions et d’historique.
- La LGPD ne prescrit pas une durée de conservation universelle pour chaque catégorie de données personnelles.
- Les organisations devront équilibrer les exigences de suppression des données avec des obligations légales, réglementaires et métier pouvant justifier une conservation continue.
- L’anonymisation et la suppression des données sont deux résultats différents du cycle de vie.
- SAP Information Lifecycle Management fournit des capacités pour les règles de conservation des données, les gels juridiques et la destruction contrôlée.
- L’Archiving Sessions Cockpit (ASC) de TJC Group peut aider à automatiser les processus d’archivage et de destruction conformes aux standards SAP.
Qu’est-ce que la LGPD au Brésil ?
La Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, ou LGPD, est la loi brésilienne de protection des données. Elle encadre le traitement des données personnelles par les organisations publiques et privées et établit des droits pour les personnes dont les informations sont traitées.
La LGPD partage plusieurs principes avec le RGPD de l’UE, mais les deux réglementations ne doivent pas être considérées comme identiques. Le Brésil a ses propres bases légales, sa terminologie, ses règles territoriales et son cadre d’application.
L’Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) est l’autorité brésilienne chargée de réglementer, d’interpréter et de superviser la conformité à la LGPD.
À qui s’applique la LGPD ?
La LGPD ne se limite pas aux organisations dont le siège est au Brésil. Elle peut s’appliquer lorsque le traitement des données personnelles a lieu au Brésil, lorsque le traitement concerne des personnes situées au Brésil, ou lorsque les données personnelles ont été collectées sur le territoire brésilien. Pour les entreprises multinationales, cela signifie qu’un environnement SAP central opéré en dehors du Brésil peut néanmoins contenir des informations entrant dans le champ d’application de la LGPD.
Bases légales et droits individuels
La LGPD prévoit plusieurs bases légales pour le traitement des données personnelles. Il s’agit notamment du consentement, du respect d’obligations légales ou réglementaires, d’exigences contractuelles et des intérêts légitimes lorsque les conditions de la loi sont remplies.
La base légale applicable influence la raison pour laquelle une organisation peut traiter des informations et la durée pendant laquelle ce traitement reste justifié. Les individus disposent également de droits relatifs à leurs données personnelles, notamment l’accès, la rectification et, dans les circonstances pertinentes, l’anonymisation, le blocage ou la suppression des données.
Ces exigences rendent la gestion du cycle de vie particulièrement importante. Une organisation doit comprendre non seulement où se trouvent les données personnelles dans SAP, mais aussi pourquoi elles y restent.
Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité ?
La LGPD donne aux autorités brésiliennes un éventail de mesures d’application :
- Les sanctions financières peuvent atteindre 2 % du chiffre d’affaires pertinent au Brésil, dans la limite de 50 millions de R$ par infraction.
- D’autres sanctions peuvent inclure des avertissements, la divulgation publique d’une infraction, le blocage ou la suppression des données personnelles concernées et des restrictions sur les activités de traitement.
L’impact potentiel dépasse donc la seule sanction financière. De mauvaises pratiques de gestion des données peuvent aussi créer des perturbations opérationnelles et un risque réputationnel.
D’autres organisations ont déjà été sanctionnées dans d’autres pays, après avoir été jugées en infraction avec des lois sur la confidentialité des données. TJC Group a abordé ces enjeux dans l’article comment les utilisateurs SAP peuvent minimiser le risque de non-conformité dans les systèmes SAP.
Ce que la LGPD implique pour les données détenues dans les systèmes SAP
Les données personnelles sont largement réparties dans les systèmes SAP. Voici quelques exemples :
- Les fiches clients et partenaires commerciaux peuvent contenir des noms, des adresses et des coordonnées.
- Les applications RH peuvent contenir des informations sur les employés.
- Les fiches fournisseurs, les factures, les transactions de service et les documents historiques peuvent également inclure des informations associées à des personnes identifiables.
Le défi ne consiste pas seulement à trouver ces informations. Les organisations doivent établir :
- pourquoi elles sont conservées ;
- quelles exigences légales ou métier s’appliquent ;
- combien de temps ces exigences restent valides ;
- si un gel juridique empêche la destruction ; et
- ce qui doit se passer lorsque la conservation continue n’est plus justifiée.
Ces questions doivent trouver une réponse à la fois pour les informations SAP actives et historiques.
TJC Group a exploré des défis de cycle de vie similaires dans ses recommandations sur la réduction du risque de non-conformité à la confidentialité des données dans les systèmes SAP. Les exigences réglementaires diffèrent selon les juridictions, mais le défi SAP reste similaire : les politiques juridiques doivent devenir des contrôles pratiques du cycle de vie des données.
TJC Group a couvert les réglementations de confidentialité des données les plus importantes au monde dans une série sur la confidentialité des données, notamment le RGPD de l’UE, la Loi 25 au Québec, le CCPA en Californie, la PIPA en Corée du Sud, l’APPI au Japon, la PDPA en Argentine et bien d’autres. Nous aidons des clients dans le monde entier à faire appliquer la conformité sur les systèmes SAP. Consultez la série sur la confidentialité des données pour en savoir plus.
Appliquer les exigences de la LGPD sur l’ensemble du cycle de vie des données SAP
Définir des durées de conservation appropriées
La LGPD ne précise pas une durée universelle de conservation de toutes les données personnelles. La durée appropriée dépend de la raison pour laquelle l’information est traitée et du fait qu’une autre exigence légale, réglementaire ou contractuelle impose qu’elle reste disponible.
Dans un environnement SAP, cela signifie que les règles de conservation des données peuvent varier selon le type d’information, l’entité juridique, le processus métier et la législation applicable. Un dossier salarié, par exemple, peut avoir un cycle de vie différent de celui d’un contact client ou d’informations personnelles contenues dans un document comptable.
L’objectif n’est pas de supprimer les données le plus vite possible. Il est d’éviter de conserver indéfiniment des informations personnelles lorsqu’il n’y a plus de raison valable de les conserver.
Les gels juridiques peuvent primer sur la destruction normale
Arriver au terme d’une durée de conservation standard ne signifie pas toujours qu’un enregistrement peut être détruit immédiatement. Par exemple, certaines informations peuvent devoir rester disponibles en raison d’un contentieux, d’une enquête, d’un audit ou d’une autre exigence légale.
Un gel juridique empêche la destruction d’informations pertinentes pour un tel sujet tant que cette obligation reste active.
Le cycle de vie doit donc tenir compte des deux règles : la durée de conservation normale détermine quand l’information devient éligible à la destruction, tandis qu’un gel juridique valide peut empêcher que cette destruction ait lieu.
Cela devient particulièrement important dans les grands environnements SAP où une même information peut être soumise à des exigences de confidentialité, fiscales, d’audit et de contentieux.
Détruire les données lorsque la conservation continue n’est plus justifiée
Une fois les exigences de conservation des données applicables expirées et en l’absence de gel valide, les informations personnelles peuvent devenir des données que vous devez retirer de votre système, via la destruction ILM.
Dans SAP, la méthode dépend en partie de l’emplacement de l’information. Vous pouvez supprimer des données en ligne et des données déjà archivées en utilisant SAP ILM. Les deux processus existent.
Les informations archivées peuvent être détruites via des processus de cycle de vie contrôlés une fois les conditions pertinentes remplies. Si nécessaire, les fichiers d’archive seront scindés par date de destruction.
Lorsque les données à supprimer restent dans la base de données en ligne et que SAP fournit l’objet de destruction pris en charge par ILM approprié, elles peuvent être retirées via un processus de destruction contrôlée plutôt que d’être d’abord archivées. Les données custom peuvent être supprimées via des objets ILM custom.
Cela diffère d’une suppression manuelle d’enregistrements en base de données. Les données SAP ont souvent des dépendances entre objets métier, documents et informations associées ; la destruction doit donc suivre les processus applicatifs pris en charge afin de garantir l’intégrité de la base de données et la continuité des processus métier.
TJC Group couvre ces scénarios plus en détail dans son guide sur la destruction des données et documents SAP avec différentes durées de conservation.
L’anonymisation est différente de la suppression des données
L’anonymisation constitue un autre résultat possible du cycle de vie. La suppression des données retire l’information. Autrement dit, les données anonymisées ne peuvent pas être affichées, mais elles restent disponibles pour certains utilisateurs. Les données supprimées sont détruites et ne sont plus disponibles pour personne.
L’anonymisation ne doit toutefois pas être considérée comme une alternative automatique à la suppression des données. L’approche appropriée dépend de la finalité de conservation de l’information et des exigences légales applicables.
Elle exige aussi une attention particulière dans SAP. Modifier des informations identifiantes à un endroit peut affecter les relations avec des transactions, des documents et d’autres objets métier. L’anonymisation, le masquage et la pseudonymisation ne doivent donc pas être traités comme des techniques interchangeables. Attention : l’anonymisation peut également enfreindre les pratiques clean code S/4HANA.
Comment SAP ILM prend en charge les contrôles de confidentialité des données
SAP Information Lifecycle Management fournit un cadre pour appliquer des règles de cycle de vie aux informations SAP. Plutôt que de traiter la conservation des données et la destruction comme des activités techniques isolées, SAP ILM permet aux organisations de gérer l’information selon des politiques couvrant son cycle de vie.
Une vue simplifiée ressemble à ceci :
| Exigence de cycle de vie | Rôle de SAP ILM |
| Déterminer combien de temps l’information doit rester | Règles de conservation des données |
| Préserver les enregistrements requis pour une affaire juridique | Gels juridiques |
| Gérer les informations archivées | Archivage et stockage compatibles ILM |
| Retirer les informations archivées expirées | Destruction contrôlée |
| Retirer les informations en ligne éligibles | Destruction des données prise en charge par ILM |
| Appliquer les politiques de cycle de vie de manière cohérente | Exécution basée sur des règles |
La décision de conserver ou de supprimer des données spécifiques relève des décideurs responsables au sein de l’organisation. Les parties prenantes privacy, juridiques, fiscales et métier doivent d’abord établir la politique applicable. SAP ILM fournit ensuite des mécanismes pour appliquer ces décisions.
Pour une explication plus large de la technologie, le guide de TJC Group sur SAP Information Lifecycle Management couvre les principaux composants et les idées reçues les plus courantes.
Automatiser la gestion du cycle de vie SAP avec l’ASC
L’archivage et la destruction sont des activités opérationnelles récurrentes. Les grands environnements SAP peuvent impliquer de nombreux objets d’archivage, unités organisationnelles, durées de conservation et exécutions planifiées. Gérer tout cela manuellement ajoute du travail et augmente le risque d’erreurs de configuration ou d’exécution.
L’Archiving Sessions Cockpit (ASC) de TJC Group est conçu pour automatiser les processus d’archivage et de destruction des données SAP. L’ASC s’appuie sur les principes ADK standard SAP et fonctionne avec les processus d’archivage SAP établis. L’ASC ILM Edition étend ses capacités d’archivage de base avec des fonctionnalités de destruction des données.
L’automatisation ne décide pas quelles données doivent être conservées ou détruites. Cette décision dépend toujours des exigences légales et métier de l’organisation. Son rôle est d’aider à exécuter ces règles de manière plus cohérente.
« Avant l’entrée en vigueur du RGPD, nous n’avions jamais eu besoin de supprimer des données dans SAP, mais les temps ont changé et il existe des situations spécifiques où la suppression des données est nécessaire. Nous avions besoin que ce processus soit précis à 100 % en raison des risques de non-conformité et le service de TJC Group a été inestimable. Grâce au logiciel ASC (Archiving Sessions Cockpit), toutes les dépendances de données ont pu être gérées et automatisées pour l’avenir. »
Rudolf Strauss, IT Manager Commercial & Operations Division pour Dürr Group
Là où une gestion manuelle du cycle de vie crée du risque
La complexité de la gestion du cycle de vie SAP peut rendre des processus très manuels difficiles à opérer de manière cohérente. Par exemple, une variante de sélection incorrecte peut cibler les mauvaises informations. Une logique de conservation des données manquante peut permettre une destruction trop précoce, tandis que des exécutions de destruction manquées peuvent laisser des données dans le système plus longtemps que prévu.
Des enregistrements incomplets de destruction peuvent aussi créer des problèmes plus tard si une organisation doit démontrer quelles informations ont été supprimées, quand l’action a eu lieu et quelle politique l’a autorisée.
L’Archiving Sessions Cockpit for ILM automatise l’exécution et réduit le risque d’erreurs. Une fois configuré pour refléter l’ensemble des règles ILM applicables, il exécute le processus de manière cohérente sans intervention manuelle répétée.
Avantages d’une stratégie robuste de cycle de vie de l’information SAP
Une stratégie de cycle de vie bien conçue soutient la conformité privacy tout en améliorant la gestion plus large des informations SAP.
Conserver l’information pour une raison définie
Des règles de conservation des données claires aident les organisations à s’éloigner de la conservation indéfinie des données simplement parce que le stockage est disponible.
Réduire l’exposition inutile
Les informations personnelles qui n’ont plus besoin de rester dans les systèmes opérationnels n’ajoutent pas une exposition évitable en matière de confidentialité et de sécurité.
Équilibrer différentes exigences légales
Les obligations de confidentialité n’existent pas isolément. Les exigences fiscales, d’audit, contractuelles et de contentieux peuvent toutes influencer le moment où l’information peut être détruite. Les politiques de conservation des données et les gels juridiques permettent à ces exigences de coexister au sein d’un même cycle de vie.
Améliorer l’auditabilité
Des processus de cycle de vie contrôlés fournissent des preuves plus claires de la manière dont la conservation des données, les gels et la destruction ont été appliqués.
Maîtriser la croissance inutile des données
Retirer des informations arrivées au terme de leur cycle de vie requis peut aussi réduire des volumes de données inutiles et la complexité associée à leur maintien.
Comment TJC Group soutient les programmes de confidentialité des données SAP
Appliquer les exigences de la LGPD dans SAP consiste à relier la politique de confidentialité aux objets SAP, aux règles de conservation des données, aux processus d’archivage et aux procédures de destruction.
TJC Group accompagne les organisations grâce à son expertise en confidentialité des données SAP et Information Lifecycle Management, notamment via des consultants SAP ILM seniors capables de traduire les exigences de conservation des données en processus de cycle de vie SAP. ASC apporte une couche d’automatisation supplémentaire pour les activités récurrentes d’archivage et de destruction.
« Votre connaissance de la solution SAP ILM a été inestimable pour la réussite du projet. La volonté de votre équipe de rejoindre le projet après son démarrage, d’apporter les changements nécessaires aux délais de livraison et votre capacité à travailler avec le client pendant la transition ont été l’une des principales raisons pour lesquelles le projet est resté sur les rails. Votre approche structurée et votre capacité à gérer les livrables nous ont permis de terminer le projet avec une solution de grande qualité. Ce fut un plaisir de travailler avec vous et j’espère que nous pourrons recommencer à l’avenir. »
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Ni SAP ILM ni l’ASC ne rendent automatiquement une organisation conforme à la LGPD. La conformité dépend de la définition, par l’organisation, des politiques, bases légales et exigences de conservation des données appropriées. Le rôle de la technologie est d’aider à transformer ces exigences approuvées en processus SAP contrôlés et répétables.
TJC Group propose des alternatives à des projets ILM coûteux et pilotés par la technique, pouvant impliquer plus de 100 objets d’archivage et ILM. Notre approche orientée métier se concentre sur la suppression des données clients, fournisseurs et partenaires commerciaux afin de réduire le périmètre et les coûts du projet. Elle s’appuie sur ASC Scenarios, qui s’appuie sur ASC for ILM.
Nous proposons également des options d’archives intermédiaires et définitives au-delà des processus ILM standard. Elles vous permettent de supprimer des données personnelles tout en conservant d’autres données pour un traitement continu et l’analytics dans SAP BDC ou d’autres solutions.
Conclusion
La conformité à la LGPD dans SAP va au-delà de la protection des informations personnelles contre les accès non autorisés. Les organisations doivent aussi comprendre pourquoi l’information est conservée, combien de temps cette raison reste valable, quand une autre exigence légale empêche la destruction et ce qui doit se passer lorsque les données arrivent en fin de cycle de vie.
Cela fait de la conservation des données, des gels juridiques, de la destruction contrôlée et de l’anonymisation des éléments importants d’une stratégie privacy SAP plus large.
SAP ILM fournit le cadre de gestion du cycle de vie nécessaire pour appliquer ces règles aux informations SAP prises en charge. L’ASC peut aider à automatiser les processus récurrents d’archivage et de destruction requis pour les exécuter de manière cohérente.
Pour les organisations multinationales, cela devient encore plus important, car la LGPD peut fonctionner aux côtés du RGPD et d’autres lois nationales sur la confidentialité des données.
Un cycle de vie de l’information gouverné offre aux organisations un moyen plus pratique d’appliquer ces exigences dans des paysages SAP complexes.
Série sur la confidentialité des données
Cet article fait partie de la série sur la confidentialité des données. Les articles suivants portent sur d’autres lois sur la confidentialité des données dans le monde :
- La loi québécoise sur la confidentialité des données 25 : de quoi s’agit-il et comment s’y conformer
- Décrypter le Digital Personal Data Protection (DPDP) Act, 2023
- RGPD dans l’UE | Un guide complet pour tout savoir
- Loi sur la protection des données au Japon : guide pour comprendre l’APPI
- Lois sur la protection des données en Argentine
- La loi sur la confidentialité des données en Nouvelle-Zélande
- Tout sur la loi sud-coréenne sur la protection des données (PIPA) : tout ce qu’il faut savoir
- Loi sur la confidentialité des données : tout ce qu’il faut savoir sur la CDPA de Virginie
- Loi sur la confidentialité des données : A-Z sur le California Consumer Privacy Act, CCPA de 2020
- Comprendre la NJDPA – la loi sur la confidentialité des données du New Jersey en détail
Sources d’information
Sources juridiques et réglementaires brésiliennes
- Lei nº 13.709/2018 : Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais
- ANPD : FAQ LGPD
- ANPD : sanctions administratives au titre de la LGPD
- ANPD : étude technique sur l’anonymisation au titre de la LGPD
Sources SAP
- Aide SAP : Information Lifecycle Management
- Aide SAP : gestion de la conservation des données
- Aide SAP : destruction des données dans un système applicatif en ligne
FAQ
Q1. La LGPD s’applique-t-elle aux entreprises en dehors du Brésil ?
Answer:
Oui, dans certaines circonstances. Une organisation n’a pas nécessairement besoin d’avoir son siège au Brésil pour que la LGPD s’applique. Ce sont ses activités de traitement et sa relation avec des personnes ou des données collectées au Brésil qui déterminent si la loi entre dans le champ d’application.
Q2. La LGPD exige-t-elle la suppression des données personnelles ?
Answer:
La LGPD prévoit l’élimination des données personnelles une fois leur traitement terminé, sous réserve des situations où une conservation continue est autorisée ou requise.
Cela signifie que la suppression des données doit être liée à la finalité et aux obligations de conservation des données applicables, plutôt que d’être appliquée comme une règle générale.
Q3. Combien de temps les données personnelles peuvent-elles être conservées au titre de la LGPD ?
Answer:
Il n’existe pas de durée de conservation LGPD unique couvrant tous les types d’informations personnelles. La durée appropriée dépend de la finalité du traitement et de toute autre exigence légale, réglementaire ou métier applicable à l’information.
Q4. Un gel juridique peut-il empêcher la destruction de données SAP ?
Answer:
Oui. Si une information est pertinente dans le cadre d’une affaire juridique, un gel juridique peut empêcher sa destruction même lorsque la durée de conservation normale a expiré. SAP ILM fournit des fonctionnalités permettant d’appliquer des gels juridiques aux informations prises en charge.
Q5. L’anonymisation est-elle la même chose que la suppression des données personnelles ?
Answer:
Non. La suppression des données retire l’information. L’anonymisation vise à empêcher que l’information soit associée à une personne identifiable.
Le caractère approprié de l’anonymisation dépend de la finalité de conservation de l’information et du fait qu’une ré-identification reste raisonnablement possible.
Q6. SAP ILM peut-il soutenir la conformité à la LGPD ?
Answer:
SAP ILM fournit des capacités pouvant soutenir les exigences de cycle de vie liées à la LGPD, notamment la conservation des données basée sur des règles, les gels juridiques et la destruction contrôlée des informations en ligne et archivées.
Il ne détermine pas la politique juridique elle-même. L’organisation reste responsable de définir les bonnes règles de confidentialité et de conservation des données.
Q7. L’Archiving Sessions Cockpit peut-il prendre en charge la destruction des données dans SAP ?
Answer:
Oui, l’ASC repose sur les principes ADK et suit les standards ILM. Avec l’ASC, vous configurez une seule fois les objets ILM pour exécuter la destruction des données de manière conforme, à condition que les règles et les durées de conservation aient été mises en place. L’ASC ne détruira aucune information tant que le Customising n’aura pas été correctement configuré.
