Digitale Transformation & SAP ERP-Stilllegung: Interessante Einblicke von Experten!

Autor: Content-Marketing-Team, TJC Group | Co-Autor: TJC Americas Team, TJC Group

In einem kürzlich von TJC Americas veranstalteten Webinar über digitale Transformation und den Weg zur S/4HANA-Migration teilten Führungskräfte der Branche wertvolle Einblicke in die Herausforderungen und Chancen, denen Unternehmen heute gegenüberstehen. Dieser Blog fasst die wichtigsten Diskussionen über die Bedeutung der SAP ERP-Stilllegung, des Datenmanagements und mehr zwischen Andreas Gresser, CEO und Gründer von ERP Strategies, und Jochen Hager, Co-CEO bei TJC Americas, zusammen. Lesen Sie weiter!

Einführung

Da Unternehmen weltweit ihre Initiativen zur digitalen Transformation beschleunigen, ist die Migration von veralteten SAP ECC-Systemen zu S/4HANA zu einem strategischen Imperativ geworden. Diese Transformation bringt jedoch ihre eigenen einzigartigen Herausforderungen mit sich, insbesondere im Bereich Datenmanagement und Stilllegung von Altsystemen.

Unter Berücksichtigung dieser Herausforderungen untersuchen wir die kritischen Aspekte, die CIOs und CEOs nachts wachhalten, die sich entwickelnde Rolle von Altdaten in einer KI-gesteuerten Welt und praktische Strategien für die erfolgreiche Umsetzung der digitalen Transformation. Tatsächlich beleuchten Branchenexperten, wie S/4HANA-Migrationsherausforderungen und mehr gemeistert werden können. Nachfolgend ein Auszug aus unserer Diskussion!

Herausforderungen für Führungskräfte bei der SAP-Transformation

F: Was hält CEOs und CIOs nachts wach, wenn sie den Übergang von SAP ECC zu S/4HANA betrachten?

Expertenantwort (Andreas Gresser): Die größte Sorge ist die Komplexität. Ein einzelnes ECC-System kann 500-600 Schnittstellen mit zahlreichen Satellitensystemen haben. Die alten Schnittstellen laufen schon ewig, aber niemand weiß wirklich genau, was passiert, wenn man auf etwas anderes umsteigt.

Die zweite große Herausforderung ist die Bereitstellung von Innovationen für das Unternehmen. CIOs müssen Partner bei Geschäftslösungen sein, nicht nur Verwalter des Status quo. Bei so vielen Softwareanbietern, die ihre Lösungen als die besten präsentieren, stellt sich die Frage: Bringt es dem Unternehmen tatsächlich einen Mehrwert?

F: Von den potenziellen Verbesserungen, wie Prozessoptimierung, sauberere Daten oder Vereinfachung der Systemlandschaft – welche schätzen CIOs und CEOs am meisten?

Expertenantwort (Andreas Gresser): Der Geschäftswert steht an erster Stelle. Wenn das Unternehmen nicht schneller etwas mit mehr Transparenz, besseren Daten, größerer Zuverlässigkeit oder stärkerem Engagement erwirbt, ist der Sinn der Geldausgabe hinfällig. Dies gilt nicht nur für Software, die vielleicht der kleinere Teil ist, sondern auch für die Implementierung, die sehr knifflig sein kann.

Die zweite Priorität sind Daten. Daten werden typischerweise unterschätzt und es fehlt an einer angemessenen Verantwortlichkeit in Unternehmen. Sie laufen irgendwie, in vielen Silos. Man hat vielleicht jemanden, der Lieferantendaten verwaltet, und jemand anderen, der Kunden-Geschäftspartner verwaltet, aber niemand besitzt grundlegende Daten über alle Silos und Geschäftseinheiten eines Unternehmens hinweg.

Das Wertversprechen der digitalen Transformation

F: Warum lassen Unternehmen bei ihrer S/4HANA-Migration oft wertvolle Altdaten zurück?

Expertenantwort (Jochen Hager): Eine echte Transformation lässt sich erreichen, wenn man einen vollständigen Übergang vom Alten zum Neuen vollzieht. Nur die Hälfte der Arbeit ist getan, wenn ein Teil der Daten vor oder während der S/4HANA-Migration übertragen wird. Es ist ebenso wichtig, die Daten zu verwalten, die in Ihrem ECC-System verbleiben. Diese Daten sind äußerst wertvoll und enthalten alle Geschäftsinformationen aus der Vergangenheit, die für Analysen, Data Mining und zukünftige strategische Entscheidungen verfügbar sein sollten.

Expertenantwort (Andreas Gresser): Ergänzend zum obigen Punkt erklärt Andreas Gresser, warum Daten das neue Öl sind. In der Vergangenheit war die Wiederverwendung von Daten aus Altsystemen immer schwierig. Man brauchte Semantik, die Bedeutung von Daten, Datenbeziehungen und so weiter, um Teile und Datenentitäten zusammenzuführen. Dies war ein großes Unterfangen ohne großen unmittelbaren Geschäftswert, daher wurde es oft vernachlässigt, weil es für den geringen wahrgenommenen Wert zu teuer war.

Heute, mit der Integration von KI überall, können wir Modelle trainieren, sodass KI-Tools Daten aus anderen Quellen und Systemen nutzen und sie für eine bessere Nutzung durch Endbenutzer und Datenanalysten kompilieren. Tatsächlich kommt sogar SAP mit integrierter KI, was die SAP ERP-Stilllegung zu einem viel einfacheren und optimierten Prozess macht.

Altdatenmanagement und KI-Integration

F: Was sollten SAP-Kunden in einer idealen Welt tun, um ihre Daten für KI-Zwecke vorzubereiten?

Expertenantwort (Andreas Gresser): Ich würde zuerst einen KI-Beauftragten oder Datenbeauftragten einstellen; im Grunde jemanden, der dafür verantwortlich ist, die richtigen Tools zu finden, Modellierungen zu implementieren und sicherzustellen, dass sie im Unternehmen bleiben. Sie müssen ihre eigenen Modelle kaufen und trainieren und sie dann allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Ich kenne ein Unternehmen, das genau das getan hat. Sie verwenden Copilot in einer privaten Unternehmensversion, und Mitarbeiter können das Tool jetzt bitten, PDFs zusammenzufassen oder andere Aufgaben auszuführen. Sie sind jetzt viel schneller, wobei Effizienzverbesserungen offensichtlich sind.

F: Wie sehen Sie die Entwicklung der Rolle von Altdaten im Kontext von KI, maschinellem Lernen und prädiktiver Analytik?

Expertenantwort (Andreas Gresser): Das Schöne an der Kombination von Altdaten mit aktuellen Transaktionsdaten ist, dass KI-Modelle Beziehungen und Muster finden können, die wir vorher nicht gesehen haben. Die Frage ist: Wie weit reichen Altdaten zurück und sind sie für die S/4HANA-Migration relevant?

Ein Unternehmen, mit dem ich zusammengearbeitet habe, verwendet beispielsweise immer noch R/2 (ein sehr altes SAP-System), weil sich seine Geschäftsprozesse und -abläufe nicht geändert haben. Für solche Bereiche können wir sagen, dass alte Daten sinnvoll sind, aber ist das wirklich so?

Wenn man den Einzelhandel betrachtet, ist er vom Laden zum Online-Geschäft übergegangen. Macht es Sinn, alte In-Store-Daten für Online-Geschäftsszenarien zu verwenden? Vielleicht nicht. Ich bin mir nicht sicher, welche Schlussfolgerungen ein KI-Tool aus alten Daten ziehen könnte, die auf neue Funktionen oder Szenarien angewendet werden.

Finanzielle Auswirkungen der Systemstilllegung

F: Welche finanziellen Auswirkungen hat die Nicht-Stilllegung von Altsystemen nach der digitalen Transformation?

Expertenantwort (Andreas Gresser): Nun, das ist ein weites Feld. Was ich bei vielen Kunden gesehen habe, ist, dass sie die ECC-zu-S/4HANA-Transformation durchlaufen haben, den Business Case unter der Annahme erstellt haben, dass sie alte Systeme stilllegen würden, aber am Ende haben sie sie nicht stillgelegt, weil sie nicht wussten, was sie mit den Daten anfangen sollten.

Sie hatten immer noch regulatorische Anforderungen und Szenarien, in denen Mitarbeiter in alte Systeme zurückblicken mussten. Also ließen sie die Systeme weiterlaufen, was zu mehreren nicht realisierten Ausgaben führte. Ohne die SAP ERP-Stilllegung fallen zusätzliche Aufgaben an, um die Software der alten Systeme zu aktualisieren, sie irgendwie zu betreiben und Sicherheitsupdates sicherzustellen, was zu einem Posten im Budget des CIOs wird.

Aus operativer Sicht müssen sie diese Systeme weiterhin betreiben, auch wenn sie nicht produktiv sind und nur vorrangige Probleme bearbeiten. Hier werden Lösungen wie die Stilllegung von Altsystemen der TJC Group wertvoll, bei denen Unternehmen die SAP ERP-Stilllegung durchführen und Daten außerhalb des alten ECC-Systems verwalten können, während sie vom neuen S/4HANA aus zugänglich bleiben.

Enterprise Legacy System Application (ELSA) der TJC Group

F: Wie begegnet die ELSA-Lösung der TJC Group diesen Herausforderungen?

Expertenantwort (Jochen Hager): ELSA (Enterprise Legacy System Application) ist eine SAP-zertifizierte Anwendung, die auf der SAP Business Technology Platform basiert. Sie ermöglicht den Zugriff auf historische Daten, Dokumente, statische Berichte und Archivdaten entweder über das ELSA-Portal oder über benutzerdefinierte Fiori-Kacheln, die in Ihre Fiori-Bildschirme integriert sind.

ELSA hilft bei der Stilllegung all Ihrer Systeme, ob SAP oder Non-SAP. Darüber hinaus bietet es einen Audit-Trail für den Compliance-Nachweis, von der Datenextraktion über die Speicherung bis zum Laden in die Datenbank. Wir befolgen Compliance-Richtlinien wie die DSGVO, den California Consumer Privacy Act und andere, mit umfangreichen Berechtigungsmanagement- und Datenmaskierungsfunktionen.

Wenn Sie also eine S/4HANA-Migration planen, ist die Stilllegung des Altsystems mit ELSA ein großer Gewinn. Der Prozess umfasst mehrere Hauptphasen: Extraktion (Datenbanktabellen, Dokumente, Anhänge, statische Berichte), Speicherung (auf der von Ihnen gewählten Plattform) und Import in Ihre gewählte Datenbank (MS SQL, Postgres oder HANA für hohe Leistung). Sobald die Daten in der Datenbank liegen, sind sie für den Benutzerzugriff bereit und passen durch Parquet-Extrakte in das Business AI-Konzept von SAP.

Projektzeitplanung und Implementierungsstrategien

F: Wann sollten Unternehmen mit ihrem Stilllegungsprojekt beginnen?

Expertenantwort (Jochen Hager): Es hängt davon ab, wo Sie sich auf Ihrer Reise befinden. Wenn Sie bereits auf S/4HANA sind und Daten im alten System verbleiben, analysieren wir, was übrig ist, was noch benötigt wird, und bauen den Stilllegungsprozess entsprechend auf.

Wenn Sie Ihre S/4HANA-Reise noch nicht begonnen haben, empfehlen wir, das SAP ERP-Stilllegungsprojekt parallel zu Ihrer S/4HANA-Implementierung durchzuführen. Während Sie neue Abrufbildschirme definieren, entwerfen Sie gleichzeitig Abrufbildschirme für Altdaten. Dieselben Experten sind gleichzeitig beteiligt, was zu enormen Kosteneinsparungen führt.

Tatsächlich vermeiden Sie es, am Ende Ihrer S/4HANA-Transformation mit einem großen Budgetposten konfrontiert zu werden, wenn Ihre Kassen leer und Ihr Team von einem mehrjährigen Projekt erschöpft ist. Die parallele Durchführung von Projekten bedeutet minimalen zusätzlichen Aufwand und minimale Auswirkungen auf Zeit und Personal.

Überlegungen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

F: Welche Auswirkungen haben Datenschutzbestimmungen auf die Stilllegung?

Expertenantwort (Andreas Gresser): Die Regeln sind klar und müssen befolgt werden. Ich sehe keine großen Bedenken bei alten ECC-Systemen, aber manchmal sind Altsysteme so alt, dass sie nicht einmal Datensätze löschen können, wenn Kunden dies anfordern. Ich kenne Fälle, in denen Unternehmen Bußgelder erhielten, weil ihre Systeme Datenlöschungsanfragen nicht verwalten konnten.

Für alte ECC-Systeme benötigen Sie aktualisierte Software, um Daten gemäß den Vorschriften zu verwalten. Es ist kein massives Problem, aber eine echte operative Anforderung.

F: Wie können Altdaten aus ERP für KI genutzt werden, wenn S/4HANA im Einsatz ist?

Expertenantwort (Jochen Hager): Es gibt mehrere Zugriffsmethoden. Parquet-Exportschnittstellen stellen sicher, dass Daten sauber exportiert werden, wobei alle Datenschutzbestimmungen und Berechtigungen für KI-Umgebungen intakt bleiben. Damit Daten nach der S/4HANA-Migration verwendet werden können, ermöglicht die Umgebung direkten SQL-Datenbankzugriff, obwohl dies Berechtigungen umgeht und Daten breiter zugänglich macht. Wir untersuchen derzeit mehrere Wege mit Kunden, um den besten KI-Integrationspfad für jede Situation zu bestimmen und dabei Zugänglichkeit mit Sicherheits- und Compliance-Anforderungen in Einklang zu bringen.

Kritische Punkte, auf die sich Unternehmen konzentrieren sollten

Basierend auf dieser Diskussion ergeben sich mehrere kritische Punkte für Unternehmen, die ihre digitale Transformation durch die SAP ERP-Stilllegung planen:

Komplexitätsmanagement ist von größter Bedeutung: Die vernetzte Natur von SAP-Systemen erfordert sorgfältige Planung und fachkundige Anleitung, um Störungen während der ERP-Migration zu vermeiden.

Der Geschäftswert muss Entscheidungen leiten: Jede Transformationsinitiative sollte dem Unternehmen greifbare Vorteile bringen, nicht nur technische Verbesserungen.

Altdaten stellen ungenutzten Wert dar: Historische Daten enthalten wertvolle Erkenntnisse für KI und Analysen, erfordern aber geeignete Managementstrategien, um dieses Potenzial zu realisieren.

Parallele Projektdurchführung optimiert Ressourcen: Die Stilllegung von Altsystemen parallel zur S/4HANA-Migration minimiert Kosten und maximiert die Effizienz.

Compliance darf kein nachträglicher Gedanke sein: Datenschutzbestimmungen und Audit-Anforderungen spielen eine entscheidende Rolle, und Ihre Stilllegungsstrategien sollten diese von Anfang an berücksichtigen.

Das letzte Wort

Der Weg zu S/4HANA stellt mehr als ein technisches Upgrade dar, da er die Möglichkeit bietet, die Art und Weise, wie Unternehmen Datenbestände verwalten und nutzen, grundlegend zu transformieren. Mit der richtigen Planung und den passenden Lösungen können Unternehmen ihre Transformationsziele erreichen, während sie den Zugriff auf wertvolle historische Informationen bewahren und sich für zukünftige KI-gesteuerte Innovationen positionieren.

Für Unternehmen, die sich auf diese Reise begeben, ist das Verständnis der Bedeutung der SAP-Datenarchivierung bei der Migration zu S/4HANA oder der Stilllegung von Altsystemen entscheidend für den langfristigen Erfolg. Die Expertise der TJC Group im Datenvolumenmanagement und bei der Stilllegung von Altsystemen kann dazu beitragen, dass Ihre Transformation maximalen Wert liefert, während Compliance und Betriebseffizienz gewahrt bleiben.

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