SAP-Datenarchivierung: So senken Sie die Kosten für die S/4HANA-Migration

Autor: SAP Data Archiving Team der TJC Group

Eine SAP-S/4HANA-Migration wird teurer, wenn Organisationen unnötige Daten in die neue HANA-Datenbank übernehmen. SAP-Datenarchivierung hilft, Datenbankgröße, HANA-Speicherbedarf, Migrationslaufzeit und Downtime zu reduzieren. Lesen Sie weiter, um zu verstehen, wie ein schlankerer Datenbestand die Migrationskosten senken und die Performance nach dem Go-live verbessern kann.

Einführung

Die SAP-S/4HANA-Migration ist nicht nur ein technisches Upgrade. Sie ist eine wichtige geschäftliche Entscheidung, die Kosten, Risiko, Systemperformance, Compliance und langfristige IT-Flexibilität beeinflusst.

Viele Organisationen beginnen ihre Migrationsplanung, indem sie sich auf den Migrationsansatz selbst konzentrieren. Sie vergleichen Brownfield-, Greenfield- und Selective-Data-Transition-Optionen sowie Zeitpläne, Partner, Tools und Projektumfang. All das sind entscheidende Aspekte. Ein Faktor wird jedoch in frühen Phasen häufig unterschätzt: die Datenmenge, die in die neue S/4HANA-Umgebung übernommen wird.

Je größer die Datenbank, desto mehr Aufwand ist erforderlich, um diese Daten zu übertragen. Mehr Daten bedeuten höhere HANA-Speicheranforderungen, längere Konvertierungslaufzeiten, mehr Tests, längere Backup-Fenster und höhere Betriebskosten nach der Migration. Einfach gesagt: Jeder unnötige Datensatz, der nach S/4HANA mitwandert, verursacht irgendwo zusätzliche Kosten.

Genau hier macht SAP-Datenarchivierung den Unterschied.

Eine strukturierte Datenarchivierungsstrategie hilft Organisationen, nur die Daten zu migrieren, die sie wirklich benötigen. Abgeschlossene, veraltete, selten genutzte oder rechtlich abgelaufene Daten können – je nach geschäftlichen und Compliance-Anforderungen – vor der Migration archiviert oder gelöscht werden. So möchten Sie beispielsweise keine alten Buchungskreise nach S/4HANA übernehmen, wenn frühere Geschäftsbereiche zusammengelegt oder geschlossen wurden. Das reduziert die Größe der aktiven Datenbank und hilft, vor dem Umstieg eine sauberere, schlankere SAP-Landschaft zu schaffen.

Für Unternehmen, die eine SAP-S/4HANA-Migration planen, lautet die Frage nicht nur „Welchen Migrationspfad sollen wir wählen?“, sondern auch „Welche Daten müssen wir wirklich nach S/4HANA migrieren?“

Warum das Datenvolumen bei der S/4HANA-Migration entscheidend ist

Die Größe der SAP-Datenbank hat direkten Einfluss auf die Migrationskosten.

Während einer S/4HANA-Migration müssen Daten analysiert, vorbereitet, konvertiert, übertragen, getestet, validiert und schließlich in der neuen Umgebung verwaltet werden. Enthält das Quellsystem jahrelang unnötige Daten – inaktive Buchungskreise, veraltete Kunden- und Lieferantenstammsätze, alte Anhänge, Logs oder abgeschlossene Transaktionsdaten –, wird die Migration schwerfälliger als nötig.

Das wirkt sich in mehrfacher Hinsicht auf das Projekt aus:

• Eine große Datenbank kann die technische Konvertierungslaufzeit erhöhen.
• Sie kann das Downtime-Fenster beim Cutover verlängern.
• Sie kann eine größere HANA-Speicherstufe erfordern, was Infrastruktur- und Lizenzkosten erhöht.
• Sie erzeugt mehr Daten, die Teams nach dem Go-live abgleichen, testen, absichern und steuern müssen.

Das Problem setzt sich auch nach der Migration fort. Werden unnötige Daten nach S/4HANA übernommen, startet die Organisation ihre neue Umgebung mit einer höheren Kostenbasis als erforderlich. HANA-Speicher ist teuer, und wenn das Datenwachstum weitergeht, kann das System schnell in die nächste Speicherstufe rutschen.

Ein besserer Ansatz ist, die Migration als Chance zur Datenbereinigung zu nutzen. Vor dem Umstieg auf S/4HANA sollten Organisationen bewerten, welche Daten im aktiven System noch benötigt werden, was archiviert werden kann, was gelöscht werden sollte und was aus rechtlichen, steuerlichen, Audit- oder geschäftlichen Gründen zugänglich bleiben muss.

Das ist die Grundlage einer datengetriebenen Migrationsstrategie.

Reduzierte Datenbankgröße vor der Migration

Der direkteste Vorteil der SAP-Datenarchivierung ist eine kleinere aktive Datenbank. Jahrelang angesammelte historische Daten in SAP-Systemen sind einer der Haupttreiber dafür, vor der Migration nach S/4HANA ein Datenarchivierungsprojekt durchzuführen. Statt Jahrzehnte historischer Transaktionen zu migrieren, verbleiben nur aktive und relevante Daten im produktiven System.

Bei der TJC Group konzentrieren wir uns zuerst auf die „Big-Win“-Tabellen. Wir identifizieren die größten Tabellen in SAP ECC mit der Transaktion DB02, ermitteln dann die passenden Archivierungsobjekte und konfigurieren sie im Archiving Sessions Cockpit (ASC). Das ASC automatisiert die Datenarchivierung, sodass es nur einmal konfiguriert werden muss und anschließend kontinuierlich läuft. Die größten Tabellen sind häufig technischer Natur, gefolgt von Finance und dann SD/MM – auch wenn das keine feste Regel ist.

Eine reduzierte Datenbankgröße hilft in der Praxis auf mehrere Arten:

• Kleinerer Migrationsumfang. Das Projektteam muss nicht jeden alten Datensatz in das neue System übernehmen.
• Einfachere technische Vorbereitung. Das Quellsystem ist sauberer und einfacher zu bearbeiten.
• Kürzere Migrationszeiten. Es müssen weniger Daten übertragen werden.
• Geringerer Infrastrukturbedarf. Die Ziel-S/4HANA-Umgebung kann passend dimensioniert werden.
• Insgesamt geringeres Migrationsrisiko. Weniger Datensätze bedeuten weniger potenzielle Probleme.

Das ist besonders in Brownfield-Projekten relevant, in denen in der Regel alle Daten übernommen werden, sofern vor der Migration keine Maßnahmen ergriffen werden. Wenn alte Transaktionsdaten, veraltete Stammdaten und inaktive Organisationsstrukturen nicht frühzeitig adressiert werden, werden sie im Rahmen der Konvertierung wahrscheinlich nach S/4HANA mitgenommen. Das kann die Kosten erhöhen und nach dem Go-live zusätzliche Bereinigungsarbeit verursachen.

Datenarchivierung ermöglicht es Unternehmen, dies vor der Migration zu erledigen – dann ist es in der Regel einfacher und kosteneffizienter.

SAP stellt einen Standardbericht für Data Volume Management (DVM) bereit, um das Datenwachstum für verschiedene ausgewählte Objekte in SAP-Systemen zu prüfen. Dieser Bericht ist ein guter Ausgangspunkt, um zu bewerten, welche Daten nach S/4HANA migriert werden sollten. Bei der TJC Group nutzen wir unseren eigenen internen DVM-Analyzer in Kombination mit dem DVM-Bericht von SAP. Nach einer gründlichen Analyse können wir die Bereiche mit dem größten Potenzial für Platzeinsparungen identifizieren und detaillierte Empfehlungen zu den Tabellen und Archivierungsobjekten geben, die schnelle Erfolge liefern.

Wir empfehlen außerdem den SAP Readiness Check – ein kostenloses Tool für alle SAP-Kunden mit einem aktiven SAP-Support- oder Wartungsvertrag. Der SAP Readiness Check scannt die aktuelle SAP-Datenbank und erstellt Berichte zu mehreren Aspekten, darunter die aktuelle Datenbankgröße, die Top-Tabellen und das Potenzial für Gewinne durch Datenarchivierung.

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Niedrigere HANA-Speicher- und Memory-Kosten

SAP S/4HANA läuft auf der HANA-Datenbank. HANA ist leistungsstark, aber auch eine Premium-Datenbankumgebung. Je größer die Datenbank, desto mehr Speicher und Infrastrukturkapazität benötigt eine Organisation. Das ist einer der Hauptgründe, warum Datenarchivierung direkten Einfluss auf die Kosten der S/4HANA-Migration hat.

HANA-Speicher wird häufig in Datenstufen nach einem „T-Shirt“-Größensystem verwaltet. Mit wachsendem Datenvolumen müssen Organisationen möglicherweise auf größere Hardware-T-Shirt-Größen upgraden. Der Wechsel auf eine größere Infrastrukturgröße ist nicht immer unkompliziert und erhöht sowohl die Investitions- als auch die Betriebsausgaben.

Durch das Archivieren unnötiger Daten vor der Migration können Organisationen die Datenmenge reduzieren, die in HANA geladen werden muss. Das hilft, die initiale S/4HANA-Umgebung passend zu dimensionieren und zu vermeiden, die aktuelle T-Shirt-Größe zu überschreiten.

Der Kostenvorteil beschränkt sich nicht auf das Migrationsprojekt. Eine schlankere HANA-Datenbank kann laufende Kosten für Storage, Memory, Backups und Administration senken. Außerdem verschafft sie der Organisation mehr Spielraum, um zukünftiges Datenwachstum zu managen, bevor zusätzlicher Speicher erforderlich wird.

Deshalb sollte Datenarchivierung nicht als einmalige technische Aktivität betrachtet werden. Sie sollte Teil einer umfassenderen Data-Volume-Management-Strategie vor und nach der S/4HANA-Migration sein.

Schnellere Migrationszeiten

Zeit ist einer der größten Kostentreiber in jedem SAP-Migrationsprojekt.

Je länger die Migration dauert, desto mehr Ressourcen werden benötigt. Mehr Consultants, mehr Einbindung des internen Teams, mehr Testzyklen, mehr Abstimmungsarbeit und mehr Störungen im Geschäftsbetrieb können die Gesamtkosten des Projekts erhöhen.

Datenarchivierung hilft, Migrationszeitpläne zu verkürzen, indem sie die Datenmenge reduziert, die übertragen und verarbeitet werden muss.

Bei einer Systemkonvertierung kann eine kleinere Datenbank die Konvertierungslaufzeit verkürzen. Bei einer Selective Data Transition kann sie helfen, einen saubereren Datenumfang zu definieren und die Komplexität von welche Daten migriert werden müssen. zu reduzieren. In Greenfield-Projekten kann sie eine klarere Trennung unterstützen zwischen aktiven Daten, die in das neue System übernommen werden, und historischen Daten, die über eine Lösung für Altdatenzugriff oder Systemstilllegung zugänglich bleiben sollten.

Eine schlankere Datenbank vereinfacht auch das Testing. Wenn weniger unnötige Daten mitgenommen werden, kann sich das Projektteam auf die Validierung der Daten konzentrieren, die für den aktuellen Geschäftsbetrieb am wichtigsten sind. Das kann die Zeit reduzieren, die für die Analyse alter Datensätze, die Behebung vermeidbarer Datenprobleme und den Abgleich historischer Informationen aufgewendet wird, die operativ möglicherweise nicht mehr relevant sind.

Das Ergebnis ist nicht nur eine schnellere technische Migration, sondern ein reibungsloseres Projekt mit weniger vermeidbaren Komplikationen.

Weniger Downtime während der Konvertierung

Downtime ist ein zentrales Thema für Organisationen, die zu S/4HANA wechseln.

Während der finalen Konvertierungs- und Cutover-Phase kann der Geschäftsbetrieb beeinträchtigt sein. Für global agierende Organisationen ist das besonders schwierig, weil es oft nur begrenzte Zeitfenster gibt, in denen Downtime akzeptabel ist. Ein längeres Downtime-Fenster kann das operative Risiko erhöhen und IT, Finance, Supply Chain, Customer Service und andere Business-Teams unter Druck setzen.

Das Datenvolumen spielt dabei eine direkte Rolle.

Je mehr Daten während der Konvertierung verarbeitet werden müssen, desto länger kann das System nicht verfügbar sein oder nur eingeschränkt genutzt werden. Durch das Archivieren unnötiger Daten vor der Migration können Organisationen die Datenmenge reduzieren, die in Konvertierungsaktivitäten einfließt, und so das Downtime-Fenster verkürzen.

Das ist besonders wichtig für große SAP-Umgebungen mit vielen Jahren Transaktionshistorie. Alte Finanzbelege, abgeschlossene Verkaufs- und Einkaufsbelege, veraltete Kunden- und Lieferantendaten sowie redundante Organisationseinheiten können Volumen hinzufügen, ohne dem neuen System operativen Mehrwert zu liefern.

Die Archivierung dieser Daten vor der Migration kann die technische Last reduzieren und das Risiko unerwarteter Verzögerungen beim Cutover senken. Außerdem steigt das Vertrauen, weil das Projektteam mit einem stärker kontrollierten und besser verstandenen Datensatz arbeitet.

Bessere SAP-Systemperformance nach der Migration

Datenarchivierung senkt nicht nur die Migrationskosten. Sie verbessert auch die Qualität der SAP-Umgebung nach der Migration.

Wenn eine Organisation mit einer großen und ungemanagten Datenbank zu S/4HANA wechselt, kann das System weiterhin Performance-Herausforderungen haben. HANA ist schnell, aber das ist kein Grund, unnötige Daten dauerhaft mitzuschleppen. Wenn das Datenwachstum unkontrolliert bleibt, wachsen Tabellen weiter, die Speichernutzung steigt und im Laufe der Zeit können Performance-Probleme auftreten.

Datenarchivierung unterstützt eine bessere Systemperformance, indem sie die aktive Datenbank schlank hält. In vielen Fällen kann die Reduzierung unnötiger aktiver Daten die operative Effizienz verbessern und den Ressourcenverbrauch für Backups, Wartung und bestimmte Reporting-Workloads senken.

In S/4HANA können bestimmte Tabellen und technische Datenbereiche schnell wachsen. Anhänge, Änderungsbelege, Logs und andere High-Volume-Datensätze können erheblichen Datenbankplatz belegen, wenn sie nicht richtig gemanagt werden. Regelmäßiges Housekeeping und Archivierung helfen, zu verhindern, dass diese Daten das System unnötig aufblähen.

Ein schlankeres SAP-System ist einfacher zu betreiben. Es ist außerdem leichter zu überwachen, zu tunen und zu skalieren. Das gibt IT-Teams mehr Kontrolle über das Datenbankwachstum und hilft, kostspielige Überraschungen nach dem Go-live zu vermeiden.

Einfacheres Backup und Recovery

Große Datenbanken führen zu größeren Herausforderungen bei Backup und Recovery. Wenn eine SAP-Datenbank jahrelang unnötige aktive Daten enthält, können Backup-Fenster länger werden. Auch die Wiederherstellung kann mehr Zeit in Anspruch nehmen, weil mehr Daten zurückgespielt werden müssen. Das erhöht das operative Risiko – insbesondere für Organisationen mit strengen Recovery-Time-Objectives.

Datenarchivierung hilft, diese Belastung zu reduzieren. Indem Daten aus der aktiven Datenbank in ein Archivspeicher verschoben werden, können Organisationen Backup-Zeiten verkürzen und die Recovery-Planung vereinfachen. Die aktive Datenbank wird kleiner und leichter zu verwalten.

Das wird während der S/4HANA-Migration noch wichtiger. Wenn Altdaten zurückbleiben, benötigt die Organisation weiterhin einen sicheren, compliance-konformen Zugriff darauf. Bleiben Altsysteme nur für den historischen Zugriff online, verursachen sie weiterhin Kosten sowie Sicherheits- und Compliance-Risiken.

Die Planung von Archivzugriff und Systemstilllegung frühzeitig kann helfen, diese Probleme zu vermeiden.

Compliance während der gesamten Migration sicherstellen

Ein häufiges Anliegen bei Migrationsprojekten ist, den Zugriff auf historische Datensätze sicherzustellen, die für Steuerberichte, Finanzprüfungen und gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. SAP-Anwender sind oft besorgt, während Systemmigrationen den Zugriff auf Altdaten zu verlieren. Auch wenn diese Sorge nachvollziehbar ist: Wenn SAP ILM-Prinzipien korrekt angewendet werden und die Datenarchivierung ordnungsgemäß erfolgt, bleiben archivierte Daten in SAP S/4HANA über Standard-SAP-Transaktionen verfügbar.

Die Archivierungslösungen der TJC Group helfen Organisationen:

• Archivierte Informationen sicher zu bewahren
• Kontrollierten Zugriff auf archivierte Daten aufrechtzuerhalten
• Compliance mit Aufbewahrungsanforderungen nachzuweisen
• Sicherzustellen, dass historische Informationen nach der Migration verfügbar bleiben

Bei manueller Archivierung können – wie bei jeder manuellen und repetitiven Aufgabe – menschliche Fehler auftreten. Das Archiving Sessions Cockpit eliminiert dieses Risiko. Aufbewahrungsanforderungen werden einmal konfiguriert, und das ASC automatisiert die Datenvernichtung kontrolliert und compliance-konform. Es ermöglicht Organisationen, Archivierung und Datenvernichtung zu automatisieren, ohne Geschäftsprozesse zu stören. Durch Automatisierung reduziert das ASC die Datenbankgröße deutlich, stellt die Einhaltung von Datenaufbewahrungsrichtlinien sicher und setzt wertvolle System- und Personalressourcen frei.

Wie Datenarchivierung in jeden S/4HANA-Migrationsansatz passt

Die Rolle der Datenarchivierung hängt vom Migrationsansatz ab, ist aber in jedem Szenario relevant.

Brownfield-Migration

In einem Brownfield- bzw. Systemkonvertierungsprojekt wird das bestehende ECC-System zu S/4HANA konvertiert. Dieser Ansatz ist oft schneller und weniger disruptiv, kann jedoch historische Daten, Customizing und technische Schulden mitnehmen.

Datenarchivierung ist hier besonders nützlich, weil sie die aktive Datenbank vor der Konvertierung reduziert. Durch das Archivieren unnötiger Transaktionsdaten und die Verbesserung der Stammdatenqualität können Organisationen den HANA-Speicherbedarf senken, den Migrationszeitplan verkürzen und die Beeinträchtigung beim Go-live reduzieren.

Ohne Archivierung können alte Daten und redundante Komplexität einfach nach S/4HANA mitwandern.

Greenfield-Migration

Bei einer Greenfield-Migration startet die Organisation mit einem neuen S/4HANA-System. In der Regel werden nur ausgewählte offene oder aktive Daten mit dem SAP Migration Cockpit migriert.

In diesem Szenario spielt Datenarchivierung während der Migration selbst möglicherweise eine kleinere Rolle, da historische Daten häufig aus dem neuen System ausgeschlossen werden. Für das Management von Altdaten nach der Migration wird sie jedoch wichtig.

Archivierte oder historische Daten werden möglicherweise weiterhin aus rechtlichen, steuerlichen, Audit- oder geschäftlichen Gründen benötigt. Statt alte SAP-Systeme auf unbestimmte Zeit weiter zu betreiben, können Organisationen eine Stilllegungslösung nutzen, um einen kontrollierten Zugriff auf historische Informationen zu erhalten und gleichzeitig die Kosten für Legacy-Systeme zu senken.

Selective Data Transition (SDT)

Selective Data Transition liegt zwischen Brownfield und Greenfield. Sie ermöglicht es Organisationen, bestimmte historische Daten zu behalten, andere Daten zurückzulassen und während der Migration gezielte Änderungen vorzunehmen.

Datenarchivierung unterstützt Selective Data Transition, indem sie Unternehmen hilft, die Quellsysteme vor der Migration vorzubereiten. Unnötige Daten können archiviert oder gelöscht werden, während relevante historische Daten je nach Business-Bedarf erhalten bleiben. Das reduziert die Projektkomplexität und unterstützt eine sauberere Transformation.

In allen drei Ansätzen bleibt das Grundprinzip gleich: Je weniger unnötige Daten eine Organisation nach S/4HANA übernimmt, desto reibungsloser und kosteneffizienter wird die Migration.

Wie die TJC Group SAP-Datenarchivierungsprojekte unterstützt

Migrieren Sie keine unnötigen Daten nach S/4HANA. Archivieren Sie sie, steuern Sie sie und halten Sie sie zugänglich. Die TJC Group hilft Organisationen, den Migrationsumfang zu reduzieren, Kosten zu senken, Risiken zu minimieren und eine sauberere, nachhaltigere SAP-Landschaft aufzubauen.

Die TJC Group unterstützt Organisationen bei der Planung und Umsetzung von SAP-Datenarchivierungsprojekten vor und nach der S/4HANA-Migration.

Der Prozess beginnt in der Regel mit einer Data-Volume-Management-Analyse. Damit lassen sich die größten Tabellen, relevante Archivierungsobjekte, Datenwachstumsmuster und potenzielle Einsparungen durch Archivierung identifizieren. Außerdem hilft sie abzuschätzen, was mit und ohne Automatisierung erreicht werden kann.

Diese frühe Analyse ist wichtig, weil sie der Organisation einen klareren Blick auf den Migrationsumfang gibt. Sie unterstützt außerdem bessere Entscheidungen darüber, was archiviert, gelöscht, migriert oder für einen späteren Zugriff aufbewahrt werden sollte.

Die TJC Group bietet außerdem SAP-Datenarchivierungsservices für ECC- und S/4HANA-Umgebungen sowie Unterstützung bei Datenlöschung und ILM. Für Unternehmen mit komplexen Archivierungsanforderungen kann Automatisierung einen erheblichen Unterschied machen. Das Archiving Sessions Cockpit hilft, den Archivierungs- und Löschprozess zu automatisieren, den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Zuverlässigkeit zu erhöhen.

Für den Zugriff auf Altdaten nach der S/4HANA-Migration unterstützt die Enterprise Legacy System Application (ELSA) der TJC Group die Systemstilllegung, indem sie Organisationen ermöglicht, den Zugriff auf historische SAP- und Non-SAP-Daten zu behalten, ohne alte Systeme vollständig betriebsbereit zu halten. Das hilft, langfristige Kosten zu senken und gleichzeitig rechtliche, steuerliche, Audit- und Compliance-Anforderungen zu unterstützen.

Nutzen Sie den SAP-Archivierungsrechner der TJC Group, um potenzielle Einsparungen vor Ihrer S/4HANA-Migration zu schätzen.

Fazit

Die Kosten für die S/4HANA-Migration werden nicht nur durch Software, Consulting, Infrastruktur und Projektzeitpläne bestimmt. Sie werden auch durch Daten bestimmt.

Wenn eine Organisation unnötige Daten nach S/4HANA übernimmt, erhöht das die Datenbankgröße, den HANA-Speicherbedarf, die Konvertierungslaufzeit, den Testaufwand, die Backup-Anforderungen und die langfristigen Betriebskosten. Dadurch kann die Migration teurer werden als nötig.

SAP-Datenarchivierung hilft, diese Belastung zu reduzieren. Sie hält die aktive Datenbank schlank, senkt HANA-Speicher- und Memory-Kosten, verkürzt Migrationszeitpläne, reduziert Downtime und verbessert die Systemperformance nach dem Go-live. Außerdem unterstützt sie ein besseres Backup-, Recovery- und Compliance-Management.

Für Organisationen, die sich auf S/4HANA vorbereiten, sollte Datenarchivierung nicht als nachträglicher Gedanke behandelt werden. Sie sollte von Anfang an Teil der Migrationsstrategie sein.

Ein datengetriebener Ansatz beginnt mit einer einfachen Frage: Welche Daten benötigt das Unternehmen im neuen System wirklich? Sobald das klar ist, wird der Weg zu S/4HANA sauberer, planbarer und kosten effizienter.