Securing legacy data in the move to SAP SuccessFactors Employee Central Payroll

Autorin: Kristin Gerling, Co-CEO von TJC Americas

Wenn Organisationen zu SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP) migrieren, gewinnen sie eine moderne, cloud-native Payroll-Engine, die auf Agilität ausgelegt ist. Doch was passiert mit den Jahren – manchmal Jahrzehnten – an historischen Payroll-Daten, die nicht mit umziehen können? In vielen Ländern dürfen HR-Daten nicht einfach wenige Jahre nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters gelöscht werden. Während Standard-Personal- und Payroll-Unterlagen häufig 5 bis 10 Jahre aufbewahrt werden, müssen einige Kategorien von HR-Daten gesetzlich über mehrere Jahrzehnte erhalten bleiben. Dieser Artikel beleuchtet die Herausforderungen der Migration von Payroll-Daten, erklärt, wie die TJC Group die Lücke schließt, und betrachtet die umfassenderen Compliance-Verpflichtungen rund um die Aufbewahrung von HR-Daten.

Migration zu SAP SuccessFactors Employee Central Payroll

Die HR-Transformation beschleunigt sich. Da SAP das Ende der Mainstream-Wartung für SAP ERP HCM bis Dezember 2027 angekündigt hat, wechseln Organisationen in hohem Tempo zu cloudbasierten HR-Lösungen wie SAP SuccessFactors. Im Zentrum dieses Wandels steht Employee Central Payroll (ECP), eine moderne Payroll-Plattform, die für eine nahtlose Integration mit SAP SuccessFactors entwickelt wurde und Agilität in HR- und Finanzprozessen vorantreibt.

Die Migration zu ECP ist jedoch nicht einfach nur ein Systemwechsel – sie ist eine strukturelle Transformation. Legacy-Payroll-Systeme enthalten jahrelange sensible Mitarbeiterdaten: Gehaltsabrechnungen, Steuerunterlagen, Leistungsberechnungen und Pensionsinformationen. Nicht alle diese Daten lassen sich sauber in die neue Umgebung migrieren – und vieles davon soll es auch gar nicht. Das stellt Compliance-Teams, Datenschutzbeauftragte und HR-Manager vor eine echte Herausforderung: Sie müssen sicherstellen, dass historische Unterlagen weiterhin zugänglich, auditierbar und sicher bleiben.

In diesem Artikel betrachten wir die konkreten Herausforderungen, denen Organisationen bei der Migration von Payroll-Daten begegnen. Außerdem zeigen wir auf, wie Enterprise Legacy System Application (ELSA) eine konforme Lösung für Altdaten bietet – und warum die langfristige Aufbewahrung von HR-Daten eine eigene Strategie erfordert.

Die Herausforderungen der Migration von Payroll-Daten

SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP) ist eine weit verbreitete, cloudgehostete Payroll-Lösung, die mit Employee Central Core integriert ist und so ein einheitliches Erlebnis über HR-Administration und Payroll-Verarbeitung hinweg bietet. Mit über 1.800 Kunden und 100 Millionen monatlich verarbeiteten Gehaltsabrechnungen in mehreren Ländern ist es eine bewährte Plattform im Enterprise-Maßstab.

Doch auch wenn ECP die Zukunft der Payroll antreibt, übernimmt es nicht automatisch alle historischen Daten aus Altsystemen. Genau hier wird sorgfältige Planung entscheidend. Die Migration zu SAP Employee Central Payroll umfasst weit mehr als das Übertragen von Daten von einem System in ein anderes. Organisationen stoßen häufig auf folgende Herausforderungen:

• Inkompatible Datenstrukturen. Legacy-Payroll-Systeme verwenden häufig Datenformate und Schemas, die nicht mit dem modernen Datenmodell von ECP übereinstimmen. Historische Datensätze können in proprietären Strukturen gespeichert sein, die eine erhebliche Transformation erfordern – oder sich schlicht nicht in die neue Umgebung abbilden lassen.
• Risiko des Verlusts historischer Daten. Während der Migration besteht ein reales Risiko, dass historische Payroll-Datensätze, Anhänge und unterstützende Dokumente zurückbleiben oder unzugänglich werden. Um Daten aus Legacy-Formaten abzurufen, können komplexe Abfragen erforderlich sein, und in manchen Fällen gehen Datensätze vollständig verloren, wenn das Altsystem ohne eine geeignete Strategie zur Datenerhaltung stillgelegt wird.
• Komplexität bei Validierung und Compliance. Die Sicherstellung von Payroll-Genauigkeit und regulatorischer Compliance über zwei unterschiedliche Systeme hinweg ist von Natur aus komplex. Validierungsprobleme entstehen, wenn versucht wird, historische Daten mit neuen Strukturen abzugleichen – insbesondere bei Organisationen, die in mehreren Rechtsräumen mit unterschiedlichen Steuer- und Arbeitsvorschriften tätig sind.

Diese Herausforderungen machen deutlich: Auch wenn ECP die Zukunft der Payroll-Verarbeitung darstellt, müssen Legacy-Payroll-Daten mit derselben Sorgfalt gemanagt werden. Wer sie ignoriert, schafft Compliance-Lücken, erhöht das Audit-Risiko und steigert das operative Risiko. Für ein breiteres Verständnis der Risiken beim Betrieb veralteter Systeme lesen Sie unseren Artikel über die versteckten Kosten von Legacy-Systemen.

Zugriff auf Altdaten aus der Payroll erhalten

Wenn ein Legacy-Payroll-System stillgelegt wird, verlieren die darin enthaltenen Daten weder ihren Wert noch ihre regulatorische Bedeutung. Organisationen müssen einen zuverlässigen, konformen Weg finden, den Zugriff auf historische Payroll-Unterlagen zu erhalten – einschließlich Gehaltsabrechnungen, Steuererklärungen, Leistungsberechnungen und unterstützender Dokumente wie Arbeitsverträge und Korrespondenz. Ohne eine klare Strategie besteht das Risiko, dass diese Daten unzugänglich, fragmentiert oder vollständig verloren gehen – mit Lücken, die bei Audits, Mitarbeiteranfragen oder Gerichtsverfahren sichtbar werden können.

Ein robustes Legacy-Datenarchiv sollte eine sichere, langfristige Speicherung mit rollenbasierten Zugriffskontrollen und vollständigen Audit-Trails bieten, sodass nur autorisiertes Personal sensible Informationen abrufen kann und jeder Zugriff protokolliert wird. Es muss außerdem das Abrufen von Anhängen unterstützen, damit unterstützende Dokumente zusammen mit strukturierten Payroll-Daten verfügbar bleiben. Die Einhaltung von Datenschutzvorschriften – von der DSGVO bis zu lokalen Arbeitsgesetzen – sollte von Anfang an in die Plattform integriert sein und nicht erst nachträglich ergänzt werden.

ELSA – eine speziell entwickelte Lösung für Altdaten aus der Payroll

Die Enterprise Legacy System Application (ELSA) der TJC Group ist eine SAP-zertifizierte Archivplattform, die auf der SAP Business Technology Platform (BTP) basiert und genau diese Anforderungen erfüllt. Sie bietet ein zentrales, konformes Repository für Legacy-Payroll-Daten, beseitigt die Abhängigkeit von veralteten Systemen und hält Ihre Organisation zugleich für Audits, Mitarbeiteranfragen und regulatorische Verpflichtungen bereit. Mehr zum umfassenderen Stilllegungsprozess erfahren Sie in unserem Leitfaden zur Stilllegung von Legacy-Systemen bei der S/4HANA-Migration.

Sobald Ihr Legacy-Payroll-System außer Betrieb ist, stellt ELSA sicher, dass historische Daten vollständig zugänglich bleiben – ohne dass die alte Infrastruktur weiter betrieben werden muss.

Genauer gesagt bietet ELSA:

• Sicheren, konformen Zugriff auf historische Daten. Alle Legacy-Payroll-Unterlagen – einschließlich Gehaltsabrechnungen, Steuerunterlagen und Leistungsberechnungen – werden in einem sicheren, auditierbaren Repository aufbewahrt. Es ist nicht erforderlich, Legacy-Systeme weiter zu betreiben, nur um historische Informationen abzurufen.
• Kontrollierter Benutzerzugriff mit vollständigen Audit-Trails. ELSA unterstützt rollenbasierte Zugriffskontrollen und führt umfassende Audit-Trails, um die Einhaltung der DSGVO, lokaler Datenschutzvorschriften und interner Governance-Richtlinien sicherzustellen. Nur autorisiertes Personal kann auf sensible Payroll-Informationen zugreifen, und jeder Zugriff wird protokolliert.
• Abruf von Anhängen. Unterstützende Payroll-Dokumente – wie Arbeitsverträge, Steuerformulare und Korrespondenz zu Benefits – bleiben zusammen mit strukturierten Daten zugänglich. Das ist entscheidend, um Mitarbeiteranfragen, Audits und rechtliche Auskunftsersuchen zu beantworten.

Durch ein zentrales, konformes Archiv für alle Legacy-Payroll-Daten beseitigt ELSA die Abhängigkeit von veralteten Systemen und hält Ihre Organisation für Audits, Mitarbeiteranfragen und regulatorische Anforderungen bereit.

Mehr zum umfassenderen Stilllegungsprozess erfahren Sie in unserem Leitfaden zur Stilllegung von Legacy-Systemen bei der S/4HANA-Migration.

TCO senken und sich auf KI vorbereiten

Die Stilllegung von Legacy-Payroll-Systemen ist nicht nur eine Compliance-Maßnahme – sie bringt erhebliche finanzielle Vorteile. Jedes Legacy-System, das weiterhin betrieben wird, verursacht laufende Kosten: Lizenzgebühren, Infrastrukturwartung, Security-Patching und das Spezialwissen, das zur Unterstützung alternder Technologie erforderlich ist. Wenn Sie diese Systeme aus Ihrer Landschaft entfernen, senken Sie direkt die Total Cost of Ownership (TCO) Ihrer SAP-Umgebung.

ELSA verstärkt diese Einsparungen, indem es die Notwendigkeit eliminiert, Legacy-Infrastruktur ausschließlich für den Datenzugriff vorzuhalten. Organisationen berichten nach der Einführung von ELSA von Reduktionen ihres Legacy-System-Footprints um bis zu 70 %.

Über die Kostensenkung hinaus positioniert ELSA Organisationen für Innovation. Legacy-Payroll- und HR-Daten werden in das Parquet-Format extrahiert – ein spaltenorientiertes Speicherformat, das für Big-Data-Verarbeitung und Analytics optimiert ist. Dadurch sind historische Datensätze sofort für Machine-Learning-Modelle und Advanced Analytics nutzbar.

Darüber hinaus unterstützt ELSA die nahtlose Integration mit SAP Datasphere, sodass Organisationen historische HR-Daten mit aktuellen operativen Daten für tiefere Erkenntnisse kombinieren können. Ob Sie Workforce-Trends analysieren, Pensionsverpflichtungen modellieren oder prädiktive Attrition-Modelle erstellen: Saubere, strukturierte historische Daten sind eine Voraussetzung – und ELSA liefert sie in einem KI-fähigen Format.

HR-Daten langfristig managen: Aufbewahrung, Compliance und Sicherheit

Die Herausforderungen der Migration von Payroll-Daten sind Teil eines deutlich größeren Themas: dem langfristigen Management von HR-Daten. Payroll-Unterlagen sind nur eine Kategorie innerhalb eines breiteren Spektrums sensibler Mitarbeiterinformationen, die Organisationen gesetzlich aufbewahren müssen – oft viel länger, als vielen bewusst ist.

Warum die Aufbewahrung von HR-Daten wichtig ist

HR-Daten sind besonders sensibel und unterliegen einigen der anspruchsvollsten Compliance-Anforderungen aller Datenkategorien innerhalb einer Organisation. Mitarbeiterakten, Payroll-Historie, Pensionsinformationen und Benefits-Daten erfordern höchste Schutzmaßnahmen und – entscheidend – langfristige Zugänglichkeit.

Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen variieren je nach Rechtsraum und Datentyp erheblich, sind jedoch durchweg beträchtlich. Für multinationale Organisationen ist es essenziell, diese Unterschiede zu verstehen. Im Folgenden skizzieren wir einige Beispiele für unterschiedliche Aufbewahrungsfristen in den USA, Frankreich, Deutschland und dem Vereinigten Königreich, die die geografischen Unterschiede verdeutlichen.

Vereinigte Staaten

Nach dem Fair Labor Standards Act (FLSA) müssen Payroll-Unterlagen mindestens 3 Jahre aufbewahrt werden, Unterlagen zur Lohnberechnung 2 Jahre. Payroll-Steuerunterlagen erfordern jedoch typischerweise 4 Jahre Aufbewahrung, und viele Bundesstaaten schreiben längere Fristen von 4 bis 6 Jahren vor. Unterlagen zu toxischen Stoffen oder chemischer Exposition müssen 30 Jahre nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden. Die Society for Human Resource Management (SHRM) empfiehlt, Payroll-Unterlagen mindestens fünf Jahre – oder unbegrenzt – aufzubewahren, um rechtliche Risiken zu reduzieren.

Zusätzlich verlangt nach US-Recht der Employee Retirement Income Security Act (gemeinhin als ERISA bekannt), dass Unterlagen zu Pensionsplänen aufbewahrt werden, um alle an die Regierung übermittelten Informationen zu validieren, zu erläutern und zu klären – in der Regel mindestens sechs Jahre. Das bedeutet: Wenn Ihre Organisation einen Pensionsplan anbietet oder angeboten hat, müssen die Legacy-Daten über einen deutlich längeren Zeitraum verfügbar sein.

Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Mitarbeiterleistungen. US-Unternehmen, die Pensionspläne anbieten, müssen die Unterlagen mindestens sechs Jahre ab dem Einreichungsdatum des Formulars 550 aufbewahren. Einige Unterlagen, die zur Bestimmung von Mitarbeiterleistungen verwendet werden, müssen jedoch unbegrenzt aufbewahrt werden. Weitere Informationen finden Sie beim U.S. Department of Labor (DOL).

In den USA gibt es mehrere branchenspezifische Langzeitaufbewahrungsregeln:

• Nach Occupational Safety and Health Administration (OSHA)-Vorschriften müssen medizinische Unterlagen von Beschäftigten sowie Expositionsunterlagen zu toxischen Stoffen oder schädlichen physikalischen Einwirkungen in der Regel für die Dauer der Beschäftigung plus 30 Jahre aufbewahrt werden.
• Häufig betroffene Branchen sind:
  • Chemische Produktion
  • Öl & Gas
  • Pharmaindustrie
  • Kernenergie
  • Schwerindustrie
  • Gesundheitswesen

Frankreich

Der Code du travail schreibt vor, dass Payroll- und HR-Unterlagen von Beschäftigten mindestens 5 Jahre nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden. Der Code de commerce verlängert dies für Unternehmensfinanzdaten auf 10 Jahre, was auch payrollbezogene Unterlagen umfassen kann. Entscheidend ist: Pensionsbezogene Dokumente müssen häufig bis zur Liquidation der Pensionsansprüche aufbewahrt werden – was in der Praxis 30 Jahre oder mehr bedeuten kann, da das gesetzliche Rentenalter in Frankreich 64 Jahre beträgt.

Dies sind einige Beispiele für Situationen, in denen die Aufbewahrungsfrist von HR-Akten in Frankreich über 30 Jahre liegt.

• Expositionsunterlagen zu Asbest oder gefährlichen Stoffen können eine Aufbewahrung von 40 Jahren erfordern.
• Unterlagen zu Pensionen und Arbeitsunfällen

Deutschland

Das deutsche Handelsgesetzbuch (HGB) und die deutsche Abgabenordnung schreiben die Aufbewahrung von Payroll- und Steuerunterlagen für 6 bis 10 Jahre vor. Sozialversicherungsunterlagen müssen mindestens 30 Jahre aufbewahrt werden. Ab Dezember 2025 wird in Deutschland zudem eine verpflichtende elektronische Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitgeber eingeführt, was zusätzliche Dokumentationspflichten mit sich bringt.

Deutschland hat lange Aufbewahrungsanforderungen im Zusammenhang mit Pensionen und Sozialversicherung:

• Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung müssen möglicherweise bis zu 30 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden.
• Unterlagen zu beruflicher Exposition und arbeitsmedizinischer Vorsorge können sich nach Arbeitsschutzvorschriften ebenfalls auf bis zu 30 Jahre erstrecken.

Vereinigtes Königreich

Payroll-Unterlagen müssen mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden; HMRC behält sich jedoch das Recht vor, in Fällen vorsätzlicher Nicht-Compliance unbezahlte PAYE- und National-Insurance-Beiträge bis zu 20 Jahre rückwirkend zu prüfen. Unterlagen zu Pensionsleistungen erfordern eine Aufbewahrung von 12 Jahren ab dem Ende einer etwaigen Leistungszahlung. Der Employment Rights Act 2025, der ab April 2026 in Kraft tritt, führt neue Dokumentationspflichten für Jahresurlaub und Urlaubsentgelt ein. Weitere Informationen finden Sie auf der HRMC website sowie in der 2025 to 2026 guidance: Employer further guide to PAYE and National Insurance contributions.

Im Vereinigten Königreich müssen bestimmte Beschäftigungs- und arbeitsmedizinische Unterlagen über Jahrzehnte aufbewahrt werden:

• Personal- und Pensionsunterlagen in Teilen des öffentlichen Sektors wurden historisch empfohlen, bis zum Alter von 85 oder sogar 100 Jahren aufzubewahren, um Pensionsansprüche validieren zu können.
• Unterlagen im Zusammenhang mit der Exposition gegenüber gefährlichen Stoffen können erfordern:
  • 40 Jahre für Unterlagen zur Druckluftexposition
  • 50 Jahre für Unterlagen zur Exposition gegenüber ionisierender Strahlung
• Unterlagen im Bereich Kinderbetreuung oder für schutzbedürftige Erwachsene müssen möglicherweise 25 Jahre oder länger nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden.

Einige Beispiele sind:

• NHS-Mitarbeitende mit Strahlenexposition
• Werft- oder Bauarbeiter mit Asbestexposition
• Beschäftigte der Nuklearindustrie

Japan

In Japan werden die Aufbewahrungsanforderungen für HR-Daten durch eine Kombination aus Arbeitsrecht, Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Datenschutzgesetzgebung nach dem Act on the Protection of Personal Information (APPI). geregelt. Japan schreibt in der Regel nicht die standardmäßigen Aufbewahrungsfristen von 30+ Jahren vor, wie sie in einigen westlichen Ländern üblich sind. Bestimmte Kategorien von HR- und Beschäftigungsunterlagen erfordern jedoch eine langfristige Aufbewahrung.

Hier sind die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für HR-Daten in Japan:

• Payroll- und Lohnunterlagen: Arbeitgeber müssen Lohnjournale, Payroll-Unterlagen und Anwesenheitsnachweise nach dem Labour Standards Act in der Regel mindestens 5 Jahre aufbewahren.
• Beschäftigungsbezogene Dokumente: Verträge, Mitarbeiterregister und Unterlagen im Zusammenhang mit Kündigungen unterliegen ebenfalls typischerweise einer Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren.
• Steuerbezogene Payroll-Dokumentation: Unterlagen zur Lohnsteuer und zu Einbehalten müssen nach japanischen Steuervorschriften in der Regel 7 Jahre aufbewahrt werden.
• Sozialversicherung und Pensionsunterlagen: Dokumentation zu Mitarbeiterpensionen und Sozialversicherung erfordert häufig eine langfristige Aufbewahrung, da Leistungsansprüche viele Jahre später nachgewiesen werden müssen.
• Arbeitsmedizinische Unterlagen: Unterlagen zu Arbeitsunfällen, gefährlicher Exposition oder arbeitsmedizinischer Überwachung können je nach Branche und Art der Exposition verlängerte Aufbewahrungsfristen erfordern.

Japan hat zudem strenge Datenschutzpflichten nach APPI. Mehr dazu finden Sie im Blogartikel „Data protection law in Japan: a guide to understand APPI“.

Für multinationale Organisationen, die SAP HR- oder Payroll-Systeme in Japan betreiben, entsteht dadurch eine vertraute Herausforderung: langfristige Aufbewahrungspflichten mit strengen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen in Einklang zu bringen. Daher implementieren viele Organisationen strukturiertes Archivieren, SAP ILM-Richtlinien oder Lösungen zur Stilllegung von Legacy-Systemen, um historische HR-Daten sicher zu bewahren, ohne veraltete HR-Systeme auf unbestimmte Zeit weiter betreiben zu müssen.

Die folgende Tabelle zeigt eine Übersicht der oben genannten Informationen:

Wichtiger Hinweis: Die in dieser Tabelle dargestellten Informationen basieren auf Recherche. Aufbewahrungsfristen können jedoch je nach Branchenvorschriften, Tarifverträgen, Litigation Holds, laufenden Audits oder länderspezifischen Anforderungen variieren. International tätige Organisationen sollten Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien pro Land und pro HR-Dokumentkategorie definieren.

Praxisnahe Szenarien

Der Bedarf an langfristigem Zugriff auf HR-Daten ist nicht nur theoretisch. Betrachten Sie die folgenden Situationen, mit denen Organisationen regelmäßig konfrontiert sind:

• Eine Steuerbehörde führt eine rückwirkende Prüfung durch, die Payroll-Unterlagen von vor sieben Jahren umfasst. Ohne zugängliche, strukturierte Daten drohen der Organisation Strafen und Reputationsschäden.
• Ein ehemaliger Mitarbeiter fordert Pensionsinformationen 15 Jahre nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen an. Die Organisation muss historische Payroll-Daten, Benefits-Unterlagen und Beschäftigungshistorie abrufen, um korrekt zu antworten.
• Ein Rentner bestreitet eine Pensionsberechnung, wodurch die Organisation jahrzehntealte Payroll-Ergebnisse und Benefits-Unterlagen vorlegen muss, um die Zahlen zu verifizieren.

In jedem Fall ist die Fähigkeit, korrekte, vollständige HR-Daten schnell und konform abzurufen, essenziell. Legacy-Systeme auf unbestimmte Zeit zu betreiben, um solche Szenarien zu unterstützen, ist weder praktikabel noch kosteneffizient.

Datenschutzgesetze und Aufbewahrungsfristen

Neben Aufbewahrungsfristen verpflichten weltweit immer mehr Datenschutzgesetze dazu, wie HR-Daten erhoben, gespeichert, geschützt und letztlich gelöscht werden. Für Organisationen, die in mehreren Rechtsräumen tätig sind, wird die regulatorische Landschaft zunehmend komplex – und die Folgen von Nicht-Compliance zunehmend gravierend.

DSGVO (Europäische Union). Die Datenschutz-Grundverordnung bleibt der Maßstab für Datenschutz weltweit. Sie verpflichtet Organisationen, die Aufbewahrung personenbezogener Daten zu begründen, geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen umzusetzen und Compliance durch dokumentierte Prozesse nachzuweisen. Geldbußen bei schweren Verstößen können 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes erreichen. Für HR-Abteilungen schafft die DSGVO eine heikle Balance: genug Mitarbeiterdaten aufzubewahren, um gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen, ohne mehr als nötig zu speichern.

CCPA/CPRA (Kalifornien, USA). Der California Consumer Privacy Act, ergänzt durch den California Privacy Rights Act, gilt nun vollständig auch für Mitarbeiterdaten – damit ist Kalifornien der einzige US-Bundesstaat, in dem ein Verbraucher-Datenschutzgesetz ausdrücklich auch Bewerber, aktuelle Mitarbeitende und ehemalige Mitarbeitende umfasst. Beschäftigte haben das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Informationen über sie erhoben werden, deren Löschung zu verlangen und dem Verkauf oder Teilen zu widersprechen. Neue, 2025 finalisierte Vorschriften führen verpflichtende Cybersecurity-Audits und Risikoanalysen für Unternehmen ein, die große Mengen personenbezogener Daten verarbeiten.

Law 25 (Québec, Kanada). Québecs Law 25, seit September 2024 vollständig umgesetzt, gilt als die strengste Datenschutzgesetzgebung in Kanada und orientiert sich eng an den Standards der DSGVO. Es verlangt eine ausdrückliche Einwilligung zur Datenerhebung, schreibt die Benennung eines Datenschutzbeauftragten vor und gewährt Personen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Portabilität und Löschung. Strafen können bis zu 25 Mio. CAD oder 4 % des weltweiten Umsatzes betragen. Arbeitgeber müssen informieren und Einwilligungen einholen, bevor sie personenbezogene Informationen von Beschäftigten erheben und verarbeiten.

APPI (Japan). Japans Act on the Protection of Personal Information regelt den Umgang mit Mitarbeiterdaten, einschließlich sensibler Kategorien wie medizinischer Vorgeschichte. Der Compliance-Zyklus 2025–2026 führt administrative Zuschläge bei schweren Verstößen ein und markiert damit eine Verschiebung hin zu einem stärker durchsetzungsorientierten Regime. Grenzüberschreitende Datenübermittlungen sind untersagt, sofern nicht bestimmte Schutzmaßnahmen erfüllt sind, und eine Meldung von Datenschutzverletzungen an die Personal Information Protection Commission (PPC) ist innerhalb von 3 bis 5 Tagen nach Bekanntwerden verpflichtend.

Für Organisationen, die Mitarbeitende in mehreren Rechtsräumen managen, vervielfacht sich die Komplexität. Jedes Land hat eigene Aufbewahrungsanforderungen und Datenschutzpflichten, und grenzüberschreitende Datenübermittlungen müssen mit Angemessenheitsbeschlüssen, Standardvertragsklauseln oder gleichwertigen Schutzmaßnahmen konform sein. Ein robuster, zentralisierter Ansatz für das HR-Datenmanagement ist kein Luxus mehr – er ist eine Notwendigkeit.

Wie ELSA das langfristige HR-Datenmanagement unterstützt

ELSA wurde genau für diese Herausforderung entwickelt. Über seine Rolle bei der Unterstützung der Payroll-Migration zu ECP hinaus bietet ELSA eine sichere, konforme Plattform für langfristige Speicherung für das gesamte Spektrum sensibler HR-Daten – aus jedem Quellsystem, SAP oder Non-SAP.

Sichere, konforme Speicherung auf einer modernen Plattform. ELSA speichert historische HR-Daten – einschließlich Payroll-Ergebnisse, Pensionsunterlagen, Benefits-Informationen und Beschäftigungshistorie – in einer sicheren, cloudbasierten Umgebung auf SAP BTP. Es gibt keine Abhängigkeit von Legacy-Infrastruktur, und die Datenintegrität bleibt über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten.

Langfristige Zugänglichkeit für HR-Teams. In ELSA bewahrte Daten bleiben der HR-Abteilung so lange verfügbar, wie sie benötigt werden – ob 6 Jahre, 12 Jahre oder 30 Jahre und darüber hinaus. Autorisierte Benutzer können historische Unterlagen über eine intuitive Oberfläche suchen, abrufen und prüfen, ohne spezielles technisches Know-how zu benötigen.

Datenmaskierung für sensible Felder. ELSA unterstützt feldbasierte Datenmaskierung abhängig von den Autorisierungsstufen der Benutzer. Sensible Informationen wie Sozialversicherungsnummern, Gehaltsdetails und Bankkontodaten können für Benutzer maskiert werden, die keine vollständige Einsicht benötigen, bleiben aber für autorisiertes Personal zugänglich. Das stellt die Einhaltung des Least-Privilege-Prinzips sicher und reduziert das Risiko unnötiger Datenoffenlegung.

DSGVO-konforme Löschung. Wenn Aufbewahrungsfristen ablaufen, ermöglicht ELSA eine systematische, auditierbare Löschung von Daten. Das ist entscheidend, um die Anforderungen der DSGVO zur Datenminimierung zu erfüllen – und sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht über die rechtmäßige Aufbewahrungsfrist hinaus gespeichert werden, während zugleich ein klarer Nachweis über die erfolgte Löschung erhalten bleibt.

Ein zentrales Archiv für alle Legacy-HR-Daten. Ob Ihre Organisation SAP HCM stilllegt, von einem Drittanbieter-HR-System migriert oder Daten aus mehreren Legacy-Plattformen konsolidiert: ELSA bietet ein zentrales Repository. Das vereinfacht das Compliance-Management, verkürzt die Audit-Vorbereitung und beseitigt die Fragmentierung, die durch den Betrieb mehrerer Legacy-Umgebungen entsteht.

Fazit und wichtigste Erkenntnisse

Die Migration zu SAP SuccessFactors Employee Central Payroll ist ein bedeutender Schritt nach vorn für die HR-Transformation. Sie liefert eine moderne, intelligente Payroll-Plattform, die globale Abläufe unterstützt und Organisationen für zukünftige Innovation positioniert. Doch die Reise endet nicht mit dem Go-live – Legacy-Payroll- und HR-Daten müssen mit derselben Strenge und Weitsicht gemanagt werden.

Organisationen, die historische Daten vernachlässigen, setzen sich Compliance-Verstößen, Audit-Risiken und unnötigen Kosten aus. Wer strategisch vorgeht – Legacy-Systeme stilllegt und Daten zugleich in einem sicheren, zugänglichen Archiv bewahrt – gewinnt sowohl sofortige Einsparungen als auch langfristige Resilienz.

Wichtige Punkte zum Mitnehmen:

• Planen Sie Legacy-Daten von Anfang an ein. Die Payroll-Migration zu ECP sollte eine klare Strategie für historische Daten enthalten, die nicht auf die neue Plattform migriert werden. Erst nach dem Go-live damit zu beginnen, schafft unnötige Risiken und Komplexität.
• Verstehen Sie Ihre Aufbewahrungspflichten. Aufbewahrungsfristen für HR-Daten variieren je nach Rechtsraum und Datentyp und können 30 Jahre oder länger betragen. Erfassen Sie Ihre Pflichten frühzeitig und stellen Sie sicher, dass Ihre Archivierungslösung diese unterstützen kann.
• Stilllegen Sie Legacy-Systeme mit Vertrauen. ELSA ermöglicht es Organisationen, Legacy-Payroll- und HR-Systeme vollständig außer Betrieb zu nehmen, laufende Wartungskosten zu eliminieren und zugleich einen vollständigen, konformen Zugriff auf historische Daten zu erhalten.
• Schützen Sie sensible Daten über ihren gesamten Lebenszyklus. Rollenbasierte Zugriffskontrollen, Datenmaskierung, Audit-Trails und DSGVO-konforme Löschung sind keine optionalen Extras – sie sind essenzielle Bestandteile eines verantwortungsvollen HR-Datenmanagements.
• Machen Sie Ihre Daten zukunftssicher für KI und Analytics. Durch die Extraktion von Legacy-Daten in KI-fähige Formate wie Parquet und die Integration mit SAP Datasphere verwandelt ELSA historische Unterlagen von einer Compliance-Belastung in einen strategischen Vermögenswert.

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Quellen für Informationen

• Employee Retirement Income Security Act (ERISA).
• Code du travail
• Deutsches Handelsgesetzbuch (Handelsgesetzbuch)
• Deutsche Abgabenordnung (Abgabenordnung)
• HRMC website
• 2025 to 2026 guidance: Employer further guide to PAYE and National Insurance contributions
• Japanese law translation Act on the Protection of Personal Information（Act No. 57 of 2003）