INTERNATIONALE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG UND BERICHTERSTATTUNG

Weltweit etabliert sich seit einigen Jahren die elektronische Rechnungsstellung als neuer Standard. Dieser Trend lässt sich durch die potenziellen steuerlichen und wirtschaftlichen Vorteile erklären, die sich daraus sowohl für die öffentliche Hand als auch für die Unternehmen ergeben. Hier sind die wichtigsten Erwartungen:

• Die Betrugsbekämpfung und die Verringerung der Mehrwertsteuerlücke sind die wichtigsten Erwartungen der Behörden, insbesondere in Zeiten hoher Inflation und wenn die Behörden ihre Ausgaben reduzieren und die Steuereinnahmen erhöhen müssen. Mit Berichten nahezu in Echtzeit und der Möglichkeit für die Steuerverwaltung, beide Seiten von Transaktionen zu sehen, wird es möglich sein, Käufe und Verkäufe abzugleichen und Steuerbetrug effektiver zu bekämpfen.
• Die Digitalisierung von Rechnungen wird es den Behörden ermöglichen, die Wirtschaftstätigkeit des Landes zu überwachen und die Wirtschaftspolitik effektiver zu steuern.
• Unternehmen rechnen mit geringeren Rechnungsbearbeitungskosten.
• Elektronische Rechnungsstellung bedeutet höhere Effizienz, mit schnellerer Rechnungsverarbeitung durch Automatisierung, Echtzeitverfolgung des Rechnungslebenszyklusstatus, Audit-Tracking und einer erhöhten Zahlungserfassung, wobei weniger Zeit für mühsame Verwaltungsaufgaben oder Tabellenkalkulationsaufgaben aufgewendet wird. Wir weisen auch auf die Möglichkeit hin, Zahlungen schneller auszuführen, was dazu beiträgt, Streitigkeiten im Zusammenhang mit verspäteten Zahlungen zu reduzieren.
• Durch die Automatisierung eines Teils des Mehrwertsteuererklärungsprozesses mithilfe vorab ausgefüllter Formulare können Unternehmen Zeit sparen und Behörden können Handelstransaktionen besser kontrollieren.

Unter „elektronischer Rechnungsstellung“ versteht man den vollständigen Ersatz von Papierrechnungen durch strukturierte elektronische Rechnungen, die zwischen Wirtschaftsteilnehmern ausgetauscht und automatisch verarbeitet werden können.

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in entmaterialisierter Form ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die notwendigerweise eine Mindestdatenbank in strukturierter Form enthält, die auf einem standardisierten elektronischen Rechnungsformat mit Standards und semantischen Regeln für jedes Feld basiert, was sie von normalem „Papier“ unterscheidet ”Rechnungen oder PDFs. Eine per E-Mail als Excel- oder Word-Anhang oder als PDF-Anhang versendete Rechnung ist keine elektronische Rechnung.

Diese Möglichkeit, elektronische Rechnungen in einem strukturierten, synthetischen und präzisen Format zu versenden, ist die Grundlage für die Interoperabilität zwischen den verschiedenen Systemen

Es gibt mehrere Standards. In der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen heißt es, dass „mehrere globale, nationale, regionale und proprietäre Standards existieren; …keine davon setzt sich durch und die meisten sind nicht miteinander kompatibel.“ Hier ist eine nicht erschöpfende Liste:

• UBL (Universal Business Language): UBL ist ein auf der XML-Sprache basierender Standard für elektronische Rechnungen. Es ist international weit verbreitet. Es ist als universelles Format für elektronische Geschäftsdokumente, einschließlich Rechnungen, konzipiert. UBL wird von vielen Regierungen und Organisationen für seine Interoperabilität und Anpassungsfähigkeit anerkannt.
• EDI (Electronic Data Interchange): EDI ist ein älteres, aber immer noch weit verbreitetes Format für die elektronische Rechnungsstellung. Dabei handelt es sich um einen strukturierten Datenaustausch in einem standardisierten Format zwischen Computersystemen. Es gibt mehrere EDI-Standards, darunter EDIFACT und ANSI X12, die in verschiedenen Regionen verwendet werden.
• PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online): PEPPOL ist ein Framework, das elektronische öffentliche Beschaffungsprozesse in Europa erleichtert. Es enthält Spezifikationen für elektronische Rechnungen und wird von Organisationen des öffentlichen Sektors und ihren Lieferanten für die grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung in Europa verwendet.

• FatturaPA (italienisches elektronisches Rechnungsformat): Italien verfügt über ein eigenes elektronisches Rechnungsformat namens FatturaPA, das für Business-to-Government-Transaktionen (B2G) und Business-to-Business-Transaktionen (B2B) obligatorisch ist. Es basiert auf dem UBL-Standard, stellt jedoch spezifische Anforderungen für die italienische Besteuerung.

• ZUGFeRD (Forum Central User Guide for Electronic Invoicing in Germany): ZUGFeRD ist ein deutscher Standard für die elektronische Rechnungsstellung, der eine PDF-Datei mit einer XML-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten kombiniert. Ziel ist es, die elektronische Rechnungsstellung durch die Bereitstellung sowohl menschen- als auch maschinenlesbarer Formate zugänglicher zu machen.
• Facturae (spanisches E-Rechnungsformat): Spanien verwendet das Facturae-Format für seine E-Rechnungsanforderungen. Es basiert auf dem UBL-Standard und wird für B2G- und B2B-Transaktionen verwendet.
• GSTN (Goods and Services Tax Network) in Indien: Indien hat im Rahmen des GST-Regimes ein spezielles elektronisches Rechnungsformat eingeführt. E-Rechnungen in Indien sind hinsichtlich der Datenelemente standardisiert und werden im JSON-Format generiert.
• UBL PEPPOL BIS Billing 3.0: Dies ist eine Erweiterung des UBL-Standards, der im PEPPOL-Netzwerk häufig für die grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung in Europa verwendet wird.
• XML mit länderspezifischen Erweiterungen: Viele Länder übernehmen XML-Formate mit spezifischen Erweiterungen, um ihre rechtlichen und steuerlichen Anforderungen zu erfüllen. Diese Erweiterungen umfassen häufig zusätzliche Datenfelder für Steuerdetails und andere regulatorische Informationen

Die Digitalisierung der Rechnungsstellung wirkt sich auf die täglichen Geschäftsprozesse, Betriebs- und Finanzsysteme, die Stammdatenverwaltung und die tägliche Arbeit der Menschen aus. Um die Auswirkungen zu ermitteln, ist bei einer solchen Implementierung eine erste Analyse der Ist-Situation unerlässlich, da dadurch auch nicht standardisierte Prozesse und spezifische Informationsparameter des Systems identifiziert werden.

Ein klarer Überblick über jedes Transaktionsrechnungsszenario ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Rechnungsdigitalisierung.

Dies kann durch eine Scoping-Umfrage erfolgen, die die wichtigsten Herausforderungen untersucht, mit denen der Steuerzahler konfrontiert ist, nämlich Daten, Prozesse und Technologie.

Ziel der Scoping-Aktivitäten ist es, zu verstehen, woher die Abrechnungsdaten stammen, ob alle erforderlichen Daten verfügbar sind, wie Transaktionen erfasst werden, um welche Art von Abrechnungsbeleg es sich handelt, um welchen Abrechnungsprozess es sich handelt, wer am Abrechnungsprozess beteiligt ist, welche Einstellungen im ERP-System, um diese Rechnung zu erstellen. Durch einen klaren Überblick über bestehende Szenarien können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Abläufe nicht gestört werden und dass sie die Steuervorschriften einhalten.

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in einem Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, erfordert ein Budget und Planung. Um erfolgreich zu sein, sind mehrere Interessengruppen und Ressourcen erforderlich, eine Mischung aus funktionalen und technischen Teams wie Geschäftsprozessverantwortlicher, Steuervertreterteam, Rechtsexperte und IT-Team. Bei der Suche nach einer Lösung kann es sich je nach Markt und Größe des Unternehmens lohnen, nach einem ERP zu suchen, das eine globale Lösung für elektronische Rechnungen weltweit bietet, wie beispielsweise die SAP DRC-Lösung. SAP DRC ist vollständig in SAP ERP integriert, entspricht den Vorschriften verschiedener Länder, deckt das Standardszenario ab und kann auch für spezifische Anwendungsfälle (Analysebedarf) erweitert werden

Die elektronische Rechnungsstellung wurde erstmals 2008 in Brasilien mit der Einführung eines verzollten E-Rechnungsmodells eingeführt, bei dem die Steuerbehörde des Landes die Rechnung erhalten und freigeben muss, bevor der Lieferant sie in Rechnung stellen kann. Dieses Modell hat sich seitdem weiterentwickelt und wird von den meisten lateinamerikanischen Ländern übernommen. In Europa war Italien das erste europäische Land, das die elektronische Rechnungsstellung für B2G-Transaktionen (im Jahr 2014) sowie für B2B- und B2C-Transaktionen (im Jahr 2019) obligatorisch machte, und diese elektronischen Dokumente müssen über den Vermittler des Sistema di Interscambio versendet werden (SdI)-Plattform.

In Spanien wurde 2017 das Echtzeit-Rechnungsinformationssystem (SII) eingeführt. Das SII ist die Verpflichtung, der spanischen Steuerbehörde (AEAT) die relevanten Mehrwertsteuerdaten zu ausgestellten und erhaltenen Rechnungen in einem festgelegten Format elektronisch zur Verfügung zu stellen und Frist. Das spanische SII wird als System der „kontinuierlichen Transaktionsüberwachung“ nach der „Echtzeit“-Modalität beschrieben. Die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen für große Steuerzahler ist für 2024 geplant, während die E-Rechnung für Unternehmen bereits verpflichtend ist.

Die elektronische Rechnungsstellung in Rumänien ist für Januar 2024 für Unternehmen geplant. Darüber hinaus ist die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich bereits seit dem 1. Juli 2022 über das RO eFactură-Protokoll verpflichtend.

In Polen können Steuerzahler seit Anfang Januar 2022 freiwillig strukturierte Rechnungen namens KSEF verwenden. Ab dem 1. Juli 2024 wird dies gemäß der Entscheidung der Europäischen Kommission vom 30. März 2022 obligatorisch.

Im Vereinigten Königreich ist die elektronische Rechnungsstellung weder auf B2G- noch auf B2B-Ebene verpflichtend. Es ist nur im öffentlichen Gesundheitswesen verpflichtend, wird aber von der Steuerverwaltung empfohlen.

In anderen Regionen der Welt haben einige Länder PEPPOL eingeführt. Dies ist in mehreren asiatischen Ländern, Singapur, Österreich und Neuseeland der Fall (PEPPOL ist ein EU-Standard für den Austausch elektronischer Dokumente) und beschleunigt deren Einführung, um die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch zu machen.

Die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung variiert je nach Land, gesetzlichen Anforderungen und Art der Transaktionen. Es gibt weltweit noch kein einheitliches E-Invoicing-Modell und auch kein einheitliches E-Invoicing-Dokument. Es gibt verschiedene Modelle, die auf unterschiedlichen Technologien, unterschiedlichen Infrastrukturen, unterschiedlichen Formaten und unterschiedlichen Arten der Dokumentenübertragung basieren. Das gemeinsame Ziel besteht jedoch darin, den Mehrwertsteuerbetrug zu reduzieren und die Steuereinnahmen zu erhöhen.

CTC-Modelle sind länderspezifisch und unterscheiden sich in der detaillierten Gestaltung und Umsetzung voneinander.

CTCs sind entweder zentralisiert, d. h. Lieferanten müssen elektronische Rechnungen über ein zentralisiertes Steuerverwaltungssystem senden, oder dezentralisiert, d. h. Lieferanten dürfen Käufern direkt elektronisch Rechnungen stellen, müssen aber gleichzeitig Erklärungsdaten an die Steuerbehörde senden.

Sie können basierend auf ihren typischsten Merkmalen in große Kategorien eingeteilt werden:

1) Interoperabilitätsmodell

2) Echtzeit-Rechnungsberichtsvorlage

3) Ausverkaufsmodell

4) Zentralisiertes Börsenmodell

5) DCTCE

Das folgende Piktogramm gibt einen Überblick über den Transaktionsablauf:

Unternehmen, die sich nicht an die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung halten, müssen mit Bußgeldern und/oder Strafen rechnen. Es kann :

• Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung und Störungen in der Lieferkette verursachen
• den Ruf eines Unternehmens schädigen, da es als unprofessionell oder unzuverlässig angesehen werden könnte.
• Im Falle eines Vertrauensverlusts seitens der Steuerbehörden können diese Prüfungen oder Untersuchungen bei Unternehmen durchführen, bei denen der Verdacht besteht, dass sie sich nicht an die Rechtsvorschriften halten.
• Nicht konforme elektronische Rechnungen können zu Streitigkeiten mit Lieferanten oder Kunden führen, die Geschäftsbeziehungen schädigen können

Unternehmen, die der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung nicht nachkommen, drohen Bußgelder und Strafen. Dies kann zu Zahlungsverzögerungen führen, die Lieferkette stören oder sogar den Ruf des Unternehmens schädigen, das als mangelnde Professionalität oder Unzuverlässigkeit wahrgenommen wird. Darüber hinaus können nicht konforme elektronische Rechnungen die Steuerbehörden alarmieren und beschließen, Prüfungen oder Untersuchungen einzuleiten. Auch nicht in Rechnung gestellte Rechnungen können zu Streitigkeiten mit Lieferanten oder Kunden führen, die den Geschäftsbeziehungen schaden könnten.