INTERNATIONALE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG UND BERICHTERSTATTUNG

Erfüllen Sie mit SAP Document and Reporting Compliance weltweit die Pflichten zur elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung.

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Was sind Elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung?

Elektronische Rechnungsstellung
facturation électronique

Unter elektronischer Rechnungsstellung oder E-Invoicing versteht man den Prozess der Digitalisierung von Rechnungen mit dem Ziel, Papierdokumente oder PDFs loszuwerden. Die Erstellung einer elektronischen Rechnung in einem vordefinierten strukturierten und standardisierten Format erleichtert den Datenaustausch mit Steuerbehörden und Geschäftspartnern. Dies trägt dazu bei, Fehler zu reduzieren und die Compliance durch Automatisierung zu verbessern.

Unter elektronischer Berichterstattung oder E-Reporting versteht man die Übermittlung von Daten im Zusammenhang mit Transaktionen, die umsatzsteuerlich registrierte Organisationen elektronisch durchführen müssen, an Steuerbehörden. Dies geht Hand in Hand mit der elektronischen Rechnungsstellung – die elektronische Berichterstattung vereinfacht bestimmte Verfahren und erleichtert das Vorausfüllen von Umsatzsteuererklärungen.

Bleiben Sie konform dank SAP DRC und TJC Group

Erleichtern Sie die Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung mit SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC). Nutzen Sie die Expertise der TJC Group, um sicherzustellen, dass Ihre Struktur allen gesetzlichen, behördlichen und branchenspezifischen Anforderungen entspricht, und das in völliger Transparenz.

drc

Die Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung

Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften in verschiedenen Ländern

Komplikationen bei der Integration von ERP-Systemen

Datengenauigkeit und -integrität

Systemsicherheit und Datenvertraulichkeit

Abgleich elektronischer Rechnungsdaten, Umsatzsteuererklärungen und anderer gesetzlicher Berichte

Auswirkungen auf den Cashflow

invoicing

Alles, was Sie über elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung wissen müssen

Bleiben Sie mit unseren Blogartikeln über die elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung informiert. Wir haben ausführliche Inhalte zusammengestellt, die Ihnen helfen sollen, die elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung besser zu verstehen und diese Themen interessanter und leichter zugänglich zu machen.

SAP DRC | Ihre Lösung für elektronische Rechnungen und Reporting

Erfüllen Sie internationale Standards in der heutigen digitalen Welt. SAP DRC ist vollständig in SAP ECC und SAP S/4HANA® integriert und ermöglicht eine Erweiterung entsprechend spezifischer Kundenbedürfnisse.

Hauptmerkmale von SAP DRC

Genau

Garantierte Datengenauigkeit und -integrität

Einfach

Echtzeit-Berichtsfunktionen

Verbesserte betriebliche Effizienz, Standardisierung und

Automatisierung

Transparenz

Auditüberwachung und Rückverfolgbarkeit für absolute

Gesetzeskonform

Reduzierung von Risiken durch Sicherstellung der Einhaltung aktueller Regeln und Vorschriften

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Dank der TJC Group verläuft Ihre elektronische Rechnungsstellung reibungslos

Als offizieller Wiederverkäufer von SAP DRC bringt die TJC Group alle wichtigen Stakeholder auf die gleiche Ebene und schafft gleichzeitig Synergien zwischen Steuer- und IT-Teams. Wir helfen Ihnen bei der Implementierung von SAP DRC, indem wir es an Ihre Geschäftsanforderungen und lokalen Steuervorschriften anpassen.

Expertise von 25+ Jahren

Fundierte SAP-Kenntnisse

Technologie im Mittelpunkt des Geschehens

SAP-Aktivierungsmethodik

Für die Ausarbeitung und Umsetzung von Projekten

Einhaltung der Steuervorschriften

Ein umfassendes und tiefgreifendes

Verständnis der Steuerlandschaft

Modernstes Fachwissen immer zur Hand

Ihre E-Invoicing- und Reporting-Roadmap in nur wenigen Schritten

Modernstes Fachwissen immer zur Hand

Bei der Qualität machen wir keine Kompromisse: Wir beschränken uns nicht auf eine einfache Installation der SAP DRC-Lösung.

Wir reduzieren unerwartete Fehler oder fehlende Transaktionen während der Testphase.

Die TJC Group identifiziert potenzielle Probleme in den Anfangsphasen des Projekts, um Risiken zu minimieren.

Vorteile der Implementierung von SAP DRC mit der TJC Group

Minimieren Sie Risiken mit einem proaktiven Ansatz basierend auf der SAP Activate-Methodik

Erste Definition des Projektumfangs

Eingehende Analyse der gesetzlichen Anforderungen und SAP DRC-Funktionalitäten. Analyse des Rechnungsflusses, um die Geschäftsanforderungen zu verstehen. Fit- und Gap-Analyse zur Entwicklung einer Gap-Schließungsstrategie.

Reibungslose Umsetzung

Durchführung, Überwachung und Kontrolle der Umsetzungsphasen. Am Ende jeder Phase aktiviert SAP Quality Gates, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Ergebnisse und Maßnahmen gemäß den Best Practices abgeschlossen wurden.

Anwendungsverwaltungsdienste

AMS bietet 8x5-Support und bietet Unternehmen den Service, den sie benötigen, um SAP DRC optimal laufen zu lassen. Durch die Auslagerung dieser Dienstleistung sparen Unternehmen Geld bei der Einstellung und Schulung interner Mitarbeiter.

Was kann man von der Entdeckungsphase bis zur Nutzungsphase erwarten?

Entdecken und verwalten Sie Ihr Projekt, indem Sie unsere hochmoderne Methodik nutzen. Implementieren Sie die elektronische Rechnungsstellung einfach und effizient mit einer an Ihre Bedürfnisse angepassten Lösung.

Die Entdeckungsphase ist der erste wesentliche Schritt im Prozess. Es ermöglicht Ihnen, die Hauptziele des Projekts und den Arbeitsumfang zu definieren. Wir nehmen uns die Zeit, die Funktionalität von SAP DRC, die Anforderungen Ihres Unternehmens, lokale Steueranforderungen und branchenspezifische Vorschriften zu verstehen.

In dieser Phase erstellen wir eine detaillierte Projektplanung und führen eine Systembewertung durch. In diesem Zusammenhang untersuchen unsere Experten Elemente wie Unternehmenskonfiguration, Hauptbücher und Steuerdokumente. Sie überprüfen auch Stammdaten und Transaktionsdaten.

Wir werden eine Reihe von Workshops durchführen, um die gesetzlichen Anforderungen und aktuellen Abrechnungsabläufe zu verstehen, eine Eignungsanalyse durchzuführen, um die Funktionalität der Lösung zu validieren und zu bestätigen, dass die Geschäftsanforderungen erfüllt werden können.

In dieser Phase wird die Lösung basierend auf Geschäftsszenarien und Prozessanforderungen implementiert und getestet. Die Checklisten für SAP Activate Project Quality Gates gelten zwischen jeder kritischen Phase des Projektlebenszyklus.

Wir können mit der Umsetzung von Übergangs- und Umstellungsplänen, der Überprüfung der Go-Live-Bereitschaft und der Bereitstellung der Lösung im Produktionssystem fortfahren.

Zeitnahe Unterstützung und Überwachung der elektronischen Rechnungsabläufe. Bleiben Sie über regulatorische Änderungen auf dem Laufenden und sorgen Sie dafür, dass SAP DRC mit Anwendungsverwaltungsdiensten optimal läuft.

Die Steuerkonformität für Hunderte von Unternehmen auf der ganzen Welt erleichtern

Beginnen Sie mit einer Rechnungsflussanalyse und Projektbewertung.

Regulierung der elektronischen Rechnungsstellung weltweit

Möchten Sie wissen, welche Vorschriften in Ihrem Land gelten? Klicken Sie auf ein Land in der Liste unten, um weitere Informationen zu E-Invoicing, Echtzeitberichten usw. zu erhalten.

Australia

Local legal name: -

Model: PEPPOL

B2G: Mandatory

B2B: Voluntary

B2C: N/A

Format: PEPPOL BIS Billing 3.0

e-Signature: Not Required

Archiving: 7 Years

B2G: suppliers to public entities

Exchange System: PEPPOL network

Austria

Local legal name: -

Model: PEPPOL

B2G: Mandatory

B2B: Voluntary

B2C: N/A

Format: PEPPOL BIS Billing 3.0

e-Signature: Not Required

Archiving: 7 Years

B2G: suppliers to public entities

Exchange System: the Unternehmensservice Portal (aka Business Service Portal aka USP) or PEPPOL network

Belgium

Local legal name: -

Model: PEPPOL

B2G: Mandatory

B2B: Voluntary July 2024

B2C: N/A

Format: PEPPOL BIS Billing 3.0

e-Signature: Not Required

Archiving: 7 Years

B2G: suppliers to public entities

Exchange System: Mercurius platform or PEPPOL network

Brazil

Local legal name: Documentos fiscais eletrônicos de saída (DF-e):

- Nota fiscal eletrônica (NF-e)

- Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

- Nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e)

- Nota fiscal eletrônica de energia elétrica (NF3-e)

- Manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDF-e)

Model:

- Pre-clearance: NF-e, CT-e, and MDF-e

- Post-clearance: NFS-e

B2G: Mandatory

B2B: Mandatory

B2C: Mandatory

Format:

- NF-e: for goods

- NFS-e: for services

- CT-e: the transportation of goods

e-Signature: Required, format XMLDsig.

Archiving: 5 Years

All taxpayers

Exchange System: SEFAZ (Secretaria de Fazenda - Brazilian Tax Authority)

Frequency: declare NF-e and CT-e before shipping the merchandise

Chile

Local legal name: Documento Tributario Electrónico (DTE), Boleta

Model: Pre-clearance

B2G: Mandatory

B2B: Mandatory

B2C: Mandatory

Format: DTE, local XML

e-Signature: Required, format XMLDsig.

Archiving: 6 Years

All taxpayers

Exchange System: Servicio de Impuestos Internos (SII), the Chilean tax authorities.

China

Local legal name: Golden Tax System (Fapiao)

Model: Pre-clearance

B2G: Voluntary

B2B: Voluntary

B2C: Voluntary

Format: XML

e-Signature: Required

Archiving: 10 Years

Only Mandatory for new taxpayers.

Exchange System: State Taxation and Administration (STA)

Colombia

Local legal name: -

Model: Pre-clearance

B2G: Mandatory

B2B: Mandatory

B2C: Mandatory

Format: UBL 2.1

e-Signature: Required

Archiving: 10 Years

All taxpayers

Exchange System: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)

Denmark

Local legal name: E-faktura

Model: PEPPOL

B2G: Mandatory

B2B: N/A

B2C: N/A

Format: OIOUBL and PEPPOL BIS 3.0

e-Signature: Not Required

Archiving: 10 Years

B2G: suppliers to public entities

Exchange System: NemHandel national network or PEPPOL network

Finland

Local legal name: E-faktura

Model: PEPPOL

B2G: Mandatory

B2B: Voluntary

B2C: N/A

Format: TEAPPSXML 3.0 and Finvoice 3.0

e-Signature: Not Required

Archiving: 6 Years

B2G: only Mandatory for suppliers when invoicing a public administration for an amount above 10,000 Euros per year.

Exchange System: PEPPOL network

France

Local legal name: e-Invoicing and e-Reporting

Model: Clearance, PEPPOL

B2G: Mandatory

B2B: Mandatory from 2026

B2C: Mandatory from 2026

Format: UBL, CII, Factur-X

e-Signature: Not Required

Archiving: 10 Years

Taxpayers established in France.

Exchange System:

- B2G: Chorus Pro, PEPPOL

- B2B: Chorus Pro (Portail Public de Facturacion, PPF), Partner Dematerialization Platform (PDP)

Germany

Local legal name: xRechnung, ZUGFeRD

Model: Centralised, PEPPOL

B2G: Mandatory

B2B: Voluntary (Mandatory plan in 2026)

B2C: N/A

Format: Xrechnung, ZUGFeRD 2.1

e-Signature: Not Required

Archiving: 10 Years

B2G: suppliers of the central government and the Federal State of Bremen.

Exchange System: platform of each state, PEPPOL Network

Greece

Local legal name: my Digital Accounting and Tax Application (myDATA)

Model: Real-time Reporting, PEPPOL

B2G: Mandatory e-invoicing

B2B: Mandatory myDATA

B2C: Mandatory myDATA

Format: PEPPOL BIS for B2G, local XML for myDATA

e-Signature: Not Required

Archiving: 5 Years

All taxpayers established in Greece.

Exchange System:

- B2G: PEPPOL Network

- B2B: myDATA portal

Hungary

Local legal name: RTIR

Model: Real-time Reporting

B2G: Mandatory

B2B: Mandatory

B2C: Mandatory

Format: NAV 3.0 (XML)

e-Signature: Not Required

Archiving: 5 Years

All Taxpayers.

Exchange System: Online Szamla platform

India

Local legal name: -

Model: Clearance

B2G: Mandatory

B2B: Mandatory

B2C: N/A

Format: JSON

e-Signature: Not Required

Archiving: 6 Years

All taxpayers with turnover exceeds INR 50 million.

Exchange System: The GST Invoice Registration Portal (IRP)

Ireland

Local legal name: -

Model: PEPPOL

B2G: Mandatory

B2B: Voluntary

B2C: N/A

Format: PEPPOL BIS Billing 3.0

e-Signature: Not Required

Archiving: 6 Years

Public bodies must be able to issue and receive electronic invoices however it is Voluntary for suppliers.

Exchange System: PEPPOL Network

Italy

Local legal name: FatturaPA

Model: Pre-clearance

B2G: Mandatory

B2B: Mandatory

B2C: Mandatory

Format: XML

e-Signature: Required

Archiving: 10 Years

VAT registered businesses established in Italy.

Exchange System: Sistema di Interscambio (SdI), Italian Revenue Agency’s e-invoicing platform.

Frequency: Immediately at the time of invoice creation.

Japan

Local legal name: Qualified Invoicing System

Model: PEPPOL

B2G: N/A

B2B: Voluntary

B2C: N/A

Format: PEPPOL BIS Billing 3.0

e-Signature: Not Required

Archiving: 7 Years

Exchange System: PEPPOL Network

Luxembourg

Local legal name: -

Model: PEPPOL

B2G: Mandatory

B2B: Voluntary

B2C: N/A

Format: PEPPOL BIS Billing 3.0

e-Signature: Not Required

Archiving: 10 Years

B2G: suppliers to public entities

Exchange System: PEPPOL Network

Mexico

Local legal name: CFDI

Model: Pre-clearance

B2G: Mandatory

B2B: Mandatory

B2C: Mandatory

Format: XML (CFDI format)

e-Signature: Mandatory

Archiving: 5 Years

All taxpayers

Exchange System:

- Authorized Certification providers (PAC) for large companies

- Servicio de Administración Tributaria (SAT) for small companies

Netherlands

Local legal name: -

Model: PEPPOL

B2G: Mandatory

B2B: Voluntary

B2C: N/A

Format: PEPPOL BIS Billing 3.0

e-Signature: Not Required

Archiving: 7 Years

B2G: suppliers to public entities

Exchange System: DIGIPOORT and PEPPOL Network

New Zealand

Local legal name: -

Model: PEPPOL

B2G: Mandatory

B2B: Voluntary

B2C: N/A

Format: PEPPOL BIS Billing 3.0

e-Signature: Not Required

Archiving: 7 Years

B2G: suppliers to public entities

Exchange System: PEPPOL network

Norway

Local legal name: -

Model: PEPPOL

B2G: Mandatory

B2B: Voluntary

B2C: N/A

Format: PEPPOL BIS Billing 3.0

e-Signature: Not Required

Archiving: 5 Years

B2G: suppliers to public entities

Exchange System: PEPPOL network

Peru

Local legal name: Comprobante de Pago Electrónico (CPE)

Model: Post-clearance

B2G: Mandatory

B2B: Mandatory

B2C: N/A

Format: UBL 2.1

e-Signature: Required

Archiving: 5 Years

All taxpayers

Exchange System: Certified service providers (OSE)

Poland

Local legal name: PeF, KSeF

Model: Centralised pre-clearance, PEPPOL

B2G: Mandatory

B2B: Voluntary (Mandatory from July 2024)

B2C: N/A

Format:

- B2G: UBL, CII, PEPPOL BIS Billing 3.0

- B2B: FA_VAT (XML)

e-Signature: Required

Archiving: 5 Years

All taxpayers

Exchange System:

- B2G: National eInvoicing platform (PeF), PEPPOL Network

- B2B: Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Portugal

Local legal name: Fatura electrónica

Model: Centralised

B2G: Mandatory

B2B: Voluntary

B2C: N/A

Format: UBL 2.1 “CIUS-PT”

e-Signature: Required

Archiving: 10 Years

B2G: suppliers to public entities

Exchange System: Exchange System: Portal da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP)

Romania

Local legal name: RO e-Factura

Model: Centralised

B2G: Mandatory

B2B: Mandatory only high tax risk (Mandatory all in January 2024)

B2C: N/A

Format: UBL 2.1 RO_CIUS

e-Signature: Not Required

Archiving: 10 Years

B2G: suppliers to public entities

B2B: All taxpayers

Exchange System: National e-invoicing system (RO e-Factura)

Saudi Arabia

Local legal name: FATOORAH

Model: Pre-clearance, Real-time Reporting

B2G: Mandatory

B2B: Mandatory

B2C: Mandatory

Format: UBL 2.1 KSA

e-Signature: Required

Archiving: 6 Years

Taxpayers established in Saudi Arabia.

Exchange System: ZATCA portal

Singapore

Local legal name: -

Model: PEPPOL

B2G: Mandatory

B2B: Voluntary

B2C: N/A

Format: SG PEPPOL BIS Billing 3.0

e-Signature: Not Required

Archiving: 5 Years

B2G: suppliers to public entities

Exchange System: Vendors@Gov portal, PEPPOL network

South Korea

Local legal name: e-Tax Invoice

Model: Real-time Reporting

B2B: Mandatory

B2C: Mandatory

Format: Local XML

e-Signature: Required

Archiving: 5 Years

Taxpayers with turnover KRW 100 million

National Tax Service (NTS)

Spain

Local legal name: Facturae, Suministro Inmediato de Información (SII)

Model: Centralised, Real-time Reporting

B2G: Mandatory

B2B: Voluntary for e-Invoicing (Mandatory in 2025), Mandatory for SII

B2C: N/A

Format: Facturae, XML

e-Signature: Required for B2G

Archiving: 6 Years

B2G: suppliers to public entities

B2B e-invoicing: businesses with turnover more than €8 million per annum

SII: businesses with turnover more than €6 million per annum

Exchange System:

B2G e-invoice: FACe

SII: AEAT Electronic Office and regional tax agencies

Sweden

Local legal name: -

Model: PEPPOL

B2G: Mandatory

B2B: Voluntary

B2C: N/A

Format: PEPPOL BIS Billing 3.0

e-Signature: Not Required

Archiving: 7 Years

B2G: suppliers to public entities

Exchange System: PEPPOL network

Switzerland

Local legal name: -

Model: Interoperability

B2G: Mandatory

B2B: Mandatory

B2C: Mandatory

Format: UBL, CII, XML, Zugferd

e-Signature: Not Required

Archiving: 10 Years

B2G: suppliers to public entities for contracts value over 5000 CHF

Exchange System: Certified service providers

Taiwan

Local legal name: Electronic Government Uniform Invoice (eGUI)

Model: Real-time Reporting

B2G: Mandatory

B2B: Voluntary

B2C: Voluntary

Format: MIG-3.2.1 (XML)

e-Signature: Required

Archiving: 5 Years

All taxpayers including non-resident VAT registered businesses

Exchange System: Ministry of Finance's platform, Certified service providers

Deadline:

- B2B 7 days after the issuance of the invoice

- B2C: 2 days after the issuance of the invoice

Thailand

Local legal name: E-Tax Invoice and E-Receipt

Model: Real-time Reporting

B2G: Voluntary

B2B: Voluntary

B2C: Voluntary

Format: Local XML

e-Signature: Required

Archiving: 10 Years

All Taxpayers.

Exchange System: the Revenue Department portal, the Electronic Transactions Development Agency (ETDA)

There are 2 e-invoicing systems:

- e-Tax Invoice & e-Receipt RTIR System

- e-Tax Invoice by E-mail System (for small companies with turnover less than THB 30 million)

Turkey

Local legal name: E-fatura and e-Arsiv

Model: Centralised

B2G: Mandatory

B2B: Mandatory

B2C: Mandatory

Format: UBL 2.1 TR

e-Signature: Required

Archiving: 5 Years for tax law and 10 Years for commercial law

All Taxpayers.

Exchange System: GIB Platform

Vorteile von SAP DRC für Steuer- und IT-Teams

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FAQs

1. Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsstellung?

Weltweit etabliert sich seit einigen Jahren die elektronische Rechnungsstellung als neuer Standard. Dieser Trend lässt sich durch die potenziellen steuerlichen und wirtschaftlichen Vorteile erklären, die sich daraus sowohl für die öffentliche Hand als auch für die Unternehmen ergeben. Hier sind die wichtigsten Erwartungen:

  • Die Betrugsbekämpfung und die Verringerung der Mehrwertsteuerlücke sind die wichtigsten Erwartungen der Behörden, insbesondere in Zeiten hoher Inflation und wenn die Behörden ihre Ausgaben reduzieren und die Steuereinnahmen erhöhen müssen. Mit Berichten nahezu in Echtzeit und der Möglichkeit für die Steuerverwaltung, beide Seiten von Transaktionen zu sehen, wird es möglich sein, Käufe und Verkäufe abzugleichen und Steuerbetrug effektiver zu bekämpfen.
  • Die Digitalisierung von Rechnungen wird es den Behörden ermöglichen, die Wirtschaftstätigkeit des Landes zu überwachen und die Wirtschaftspolitik effektiver zu steuern.
  • Unternehmen rechnen mit geringeren Rechnungsbearbeitungskosten.
  • Elektronische Rechnungsstellung bedeutet höhere Effizienz, mit schnellerer Rechnungsverarbeitung durch Automatisierung, Echtzeitverfolgung des Rechnungslebenszyklusstatus, Audit-Tracking und einer erhöhten Zahlungserfassung, wobei weniger Zeit für mühsame Verwaltungsaufgaben oder Tabellenkalkulationsaufgaben aufgewendet wird. Wir weisen auch auf die Möglichkeit hin, Zahlungen schneller auszuführen, was dazu beiträgt, Streitigkeiten im Zusammenhang mit verspäteten Zahlungen zu reduzieren.
  • Durch die Automatisierung eines Teils des Mehrwertsteuererklärungsprozesses mithilfe vorab ausgefüllter Formulare können Unternehmen Zeit sparen und Behörden können Handelstransaktionen besser kontrollieren.

2. Was ist eine elektronische Rechnung?

Unter „elektronischer Rechnungsstellung“ versteht man den vollständigen Ersatz von Papierrechnungen durch strukturierte elektronische Rechnungen, die zwischen Wirtschaftsteilnehmern ausgetauscht und automatisch verarbeitet werden können.

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in entmaterialisierter Form ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die notwendigerweise eine Mindestdatenbank in strukturierter Form enthält, die auf einem standardisierten elektronischen Rechnungsformat mit Standards und semantischen Regeln für jedes Feld basiert, was sie von normalem „Papier“ unterscheidet ”Rechnungen oder PDFs. Eine per E-Mail als Excel- oder Word-Anhang oder als PDF-Anhang versendete Rechnung ist keine elektronische Rechnung.

Diese Möglichkeit, elektronische Rechnungen in einem strukturierten, synthetischen und präzisen Format zu versenden, ist die Grundlage für die Interoperabilität zwischen den verschiedenen Systemen

3. Welche verschiedenen Standardformate für die elektronische Rechnungsstellung gibt es?

Es gibt mehrere Standards. In der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen heißt es, dass „mehrere globale, nationale, regionale und proprietäre Standards existieren; …keine davon setzt sich durch und die meisten sind nicht miteinander kompatibel.“ Hier ist eine nicht erschöpfende Liste:

  • UBL (Universal Business Language): UBL ist ein auf der XML-Sprache basierender Standard für elektronische Rechnungen. Es ist international weit verbreitet. Es ist als universelles Format für elektronische Geschäftsdokumente, einschließlich Rechnungen, konzipiert. UBL wird von vielen Regierungen und Organisationen für seine Interoperabilität und Anpassungsfähigkeit anerkannt.
  • EDI (Electronic Data Interchange): EDI ist ein älteres, aber immer noch weit verbreitetes Format für die elektronische Rechnungsstellung. Dabei handelt es sich um einen strukturierten Datenaustausch in einem standardisierten Format zwischen Computersystemen. Es gibt mehrere EDI-Standards, darunter EDIFACT und ANSI X12, die in verschiedenen Regionen verwendet werden.
  • PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online): PEPPOL ist ein Framework, das elektronische öffentliche Beschaffungsprozesse in Europa erleichtert. Es enthält Spezifikationen für elektronische Rechnungen und wird von Organisationen des öffentlichen Sektors und ihren Lieferanten für die grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung in Europa verwendet.

 

  • FatturaPA (italienisches elektronisches Rechnungsformat): Italien verfügt über ein eigenes elektronisches Rechnungsformat namens FatturaPA, das für Business-to-Government-Transaktionen (B2G) und Business-to-Business-Transaktionen (B2B) obligatorisch ist. Es basiert auf dem UBL-Standard, stellt jedoch spezifische Anforderungen für die italienische Besteuerung.
  • ZUGFeRD (Forum Central User Guide for Electronic Invoicing in Germany): ZUGFeRD ist ein deutscher Standard für die elektronische Rechnungsstellung, der eine PDF-Datei mit einer XML-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten kombiniert. Ziel ist es, die elektronische Rechnungsstellung durch die Bereitstellung sowohl menschen- als auch maschinenlesbarer Formate zugänglicher zu machen.
  • Facturae (spanisches E-Rechnungsformat): Spanien verwendet das Facturae-Format für seine E-Rechnungsanforderungen. Es basiert auf dem UBL-Standard und wird für B2G- und B2B-Transaktionen verwendet.
  • GSTN (Goods and Services Tax Network) in Indien: Indien hat im Rahmen des GST-Regimes ein spezielles elektronisches Rechnungsformat eingeführt. E-Rechnungen in Indien sind hinsichtlich der Datenelemente standardisiert und werden im JSON-Format generiert.
  • UBL PEPPOL BIS Billing 3.0: Dies ist eine Erweiterung des UBL-Standards, der im PEPPOL-Netzwerk häufig für die grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung in Europa verwendet wird.
  • XML mit länderspezifischen Erweiterungen: Viele Länder übernehmen XML-Formate mit spezifischen Erweiterungen, um ihre rechtlichen und steuerlichen Anforderungen zu erfüllen. Diese Erweiterungen umfassen häufig zusätzliche Datenfelder für Steuerdetails und andere regulatorische Informationen

4. Wie können sich Unternehmen auf die elektronische Rechnungsstellung vorbereiten?

Die Digitalisierung der Rechnungsstellung wirkt sich auf die täglichen Geschäftsprozesse, Betriebs- und Finanzsysteme, die Stammdatenverwaltung und die tägliche Arbeit der Menschen aus. Um die Auswirkungen zu ermitteln, ist bei einer solchen Implementierung eine erste Analyse der Ist-Situation unerlässlich, da dadurch auch nicht standardisierte Prozesse und spezifische Informationsparameter des Systems identifiziert werden.

Ein klarer Überblick über jedes Transaktionsrechnungsszenario ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Rechnungsdigitalisierung.

Dies kann durch eine Scoping-Umfrage erfolgen, die die wichtigsten Herausforderungen untersucht, mit denen der Steuerzahler konfrontiert ist, nämlich Daten, Prozesse und Technologie.

Ziel der Scoping-Aktivitäten ist es, zu verstehen, woher die Abrechnungsdaten stammen, ob alle erforderlichen Daten verfügbar sind, wie Transaktionen erfasst werden, um welche Art von Abrechnungsbeleg es sich handelt, um welchen Abrechnungsprozess es sich handelt, wer am Abrechnungsprozess beteiligt ist, welche Einstellungen im ERP-System, um diese Rechnung zu erstellen. Durch einen klaren Überblick über bestehende Szenarien können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Abläufe nicht gestört werden und dass sie die Steuervorschriften einhalten.

5. Wie richtet man eine elektronische Rechnungslösung ein?

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in einem Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, erfordert ein Budget und Planung. Um erfolgreich zu sein, sind mehrere Interessengruppen und Ressourcen erforderlich, eine Mischung aus funktionalen und technischen Teams wie Geschäftsprozessverantwortlicher, Steuervertreterteam, Rechtsexperte und IT-Team. Bei der Suche nach einer Lösung kann es sich je nach Markt und Größe des Unternehmens lohnen, nach einem ERP zu suchen, das eine globale Lösung für elektronische Rechnungen weltweit bietet, wie beispielsweise die SAP DRC-Lösung. SAP DRC ist vollständig in SAP ERP integriert, entspricht den Vorschriften verschiedener Länder, deckt das Standardszenario ab und kann auch für spezifische Anwendungsfälle (Analysebedarf) erweitert werden

6 .Wie wird die elektronische Rechnungsstellung weltweit eingesetzt?

Die elektronische Rechnungsstellung wurde erstmals 2008 in Brasilien mit der Einführung eines verzollten E-Rechnungsmodells eingeführt, bei dem die Steuerbehörde des Landes die Rechnung erhalten und freigeben muss, bevor der Lieferant sie in Rechnung stellen kann. Dieses Modell hat sich seitdem weiterentwickelt und wird von den meisten lateinamerikanischen Ländern übernommen. In Europa war Italien das erste europäische Land, das die elektronische Rechnungsstellung für B2G-Transaktionen (im Jahr 2014) sowie für B2B- und B2C-Transaktionen (im Jahr 2019) obligatorisch machte, und diese elektronischen Dokumente müssen über den Vermittler des Sistema di Interscambio versendet werden (SdI)-Plattform.

In Spanien wurde 2017 das Echtzeit-Rechnungsinformationssystem (SII) eingeführt. Das SII ist die Verpflichtung, der spanischen Steuerbehörde (AEAT) die relevanten Mehrwertsteuerdaten zu ausgestellten und erhaltenen Rechnungen in einem festgelegten Format elektronisch zur Verfügung zu stellen und Frist. Das spanische SII wird als System der „kontinuierlichen Transaktionsüberwachung“ nach der „Echtzeit“-Modalität beschrieben. Die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen für große Steuerzahler ist für 2024 geplant, während die E-Rechnung für Unternehmen bereits verpflichtend ist.

Die elektronische Rechnungsstellung in Rumänien ist für Januar 2024 für Unternehmen geplant. Darüber hinaus ist die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich bereits seit dem 1. Juli 2022 über das RO eFactură-Protokoll verpflichtend.

In Polen können Steuerzahler seit Anfang Januar 2022 freiwillig strukturierte Rechnungen namens KSEF verwenden. Ab dem 1. Juli 2024 wird dies gemäß der Entscheidung der Europäischen Kommission vom 30. März 2022 obligatorisch.

Im Vereinigten Königreich ist die elektronische Rechnungsstellung weder auf B2G- noch auf B2B-Ebene verpflichtend. Es ist nur im öffentlichen Gesundheitswesen verpflichtend, wird aber von der Steuerverwaltung empfohlen.

In anderen Regionen der Welt haben einige Länder PEPPOL eingeführt. Dies ist in mehreren asiatischen Ländern, Singapur, Österreich und Neuseeland der Fall (PEPPOL ist ein EU-Standard für den Austausch elektronischer Dokumente) und beschleunigt deren Einführung, um die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch zu machen.

Die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung variiert je nach Land, gesetzlichen Anforderungen und Art der Transaktionen. Es gibt weltweit noch kein einheitliches E-Invoicing-Modell und auch kein einheitliches E-Invoicing-Dokument. Es gibt verschiedene Modelle, die auf unterschiedlichen Technologien, unterschiedlichen Infrastrukturen, unterschiedlichen Formaten und unterschiedlichen Arten der Dokumentenübertragung basieren. Das gemeinsame Ziel besteht jedoch darin, den Mehrwertsteuerbetrug zu reduzieren und die Steuereinnahmen zu erhöhen.

7. Welche verschiedenen Modelle der kontinuierlichen Transaktionsüberwachung gibt es?

CTC-Modelle sind länderspezifisch und unterscheiden sich in der detaillierten Gestaltung und Umsetzung voneinander.

CTCs sind entweder zentralisiert, d. h. Lieferanten müssen elektronische Rechnungen über ein zentralisiertes Steuerverwaltungssystem senden, oder dezentralisiert, d. h. Lieferanten dürfen Käufern direkt elektronisch Rechnungen stellen, müssen aber gleichzeitig Erklärungsdaten an die Steuerbehörde senden.

Sie können basierend auf ihren typischsten Merkmalen in große Kategorien eingeteilt werden:

1) Interoperabilitätsmodell

2) Echtzeit-Rechnungsberichtsvorlage

3) Ausverkaufsmodell

4) Zentralisiertes Börsenmodell

5) DCTCE

Das folgende Piktogramm gibt einen Überblick über den Transaktionsablauf:

8. Welche Folgen hat die Nichteinhaltung der elektronischen Rechnungsstellung?

Unternehmen, die sich nicht an die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung halten, müssen mit Bußgeldern und/oder Strafen rechnen. Es kann :

  • Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung und Störungen in der Lieferkette verursachen
  • den Ruf eines Unternehmens schädigen, da es als unprofessionell oder unzuverlässig angesehen werden könnte.
  • Im Falle eines Vertrauensverlusts seitens der Steuerbehörden können diese Prüfungen oder Untersuchungen bei Unternehmen durchführen, bei denen der Verdacht besteht, dass sie sich nicht an die Rechtsvorschriften halten.
  • Nicht konforme elektronische Rechnungen können zu Streitigkeiten mit Lieferanten oder Kunden führen, die Geschäftsbeziehungen schädigen können

9. Welche Folgen hat die Nichteinhaltung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?

Unternehmen, die der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung nicht nachkommen, drohen Bußgelder und Strafen. Dies kann zu Zahlungsverzögerungen führen, die Lieferkette stören oder sogar den Ruf des Unternehmens schädigen, das als mangelnde Professionalität oder Unzuverlässigkeit wahrgenommen wird. Darüber hinaus können nicht konforme elektronische Rechnungen die Steuerbehörden alarmieren und beschließen, Prüfungen oder Untersuchungen einzuleiten. Auch nicht in Rechnung gestellte Rechnungen können zu Streitigkeiten mit Lieferanten oder Kunden führen, die den Geschäftsbeziehungen schaden könnten.

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