Legacy-System-Decommissioning vs. Datenarchivierung: Was sind die wichtigsten Unterschiede?

Autor: Priyasha Purkayastha, Global Content Manager, TJC Group | Co-Autor: Thierry Julien, CEO, TJC Group

In der heutigen sich schnell entwickelnden digitalen Landschaft stehen Organisationen unter ständigem Druck, ihre IT-Ökosysteme zu modernisieren, Kosten zu senken und mit den sich ständig ändernden Datenschutzvorschriften konform zu bleiben. Zwei Ansätze, die häufig ins Spiel kommen, wenn es um alternde IT-Landschaften und große Mengen historischer Daten geht, sind Datenarchivierung und Legacy-System-Decommissioning. Hier ist ein detaillierter, schrittweiser Vergleich zwischen beiden. Lesen Sie weiter!

Einführung

Mit dem rasanten Datenwachstum in allen Branchen weltweit ist eine ganzheitliche und effiziente Verwaltung oft eine Herausforderung für Organisationen. Zudem stehen Unternehmen in dieser sich entwickelnden Landschaft der Unternehmenssoftware an einem kritischen Scheideweg, wenn es um alternde IT-Infrastruktur geht. Seien wir klar: Alternde IT-Infrastrukturen sind nicht nur On-Premises, sondern können auch alternde Cloud- oder SaaS-Lösungen sein. Wenn Systeme das Ende ihres Lebenszyklus erreichen, wird die Navigation von Strategien zum Umgang mit veralteten Systemen oft zu einem Hindernis. Was kann getan werden, um diese Herausforderungen zu bewältigen? Nun, für die Verwaltung des Datenwachstums gibt es die Datenarchivierung (ein gutes Beispiel ist die SAP-Datenarchivierung) und für Ihre veralteten Systeme gibt es das Legacy-System-Decommissioning. Die Notwendigkeit hier: Sie müssen den Unterschied zwischen diesen beiden Strategien verstehen. Denn das vorzeitige Abschalten von Systemen ohne ordnungsgemäße Datenerhaltung oder der Betrieb teurer Legacy-Infrastruktur weit über ihren praktischen Wert hinaus kann sich als kostspielig erweisen. Dieser Artikel bietet einen umfassenden Einblick in die Definitionen, Vorteile, was Datenarchivierung von System-Decommissioning unterscheidet, und mehr.

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Definitionen: SAP-Datenarchivierung vs. SAP-System-Decommissioning

Beginnen wir mit den Definitionen dieser beiden Strategien. Hier ist, was Sie wissen müssen:

Datenarchivierung

Definiert als strategischer Ansatz zur Verwaltung des Datenwachstums, kann die Datenarchivierung als ein sicherer Prozess bezeichnet werden, der die langfristige Datenspeicherung und -aufbewahrung ermöglicht. Dabei werden kritische Daten (oder Informationen) an einem gesicherten Ort gespeichert, um sie während Audits oder bei Bedarf zu nutzen.

Darüber hinaus optimiert die SAP-Datenarchivierung die Systemleistung und gewährleistet die effiziente Nutzung von Datenbankressourcen innerhalb der IT-Landschaft. Zudem hilft dieser strategische Ansatz Organisationen, ein Gleichgewicht zwischen einer schlanken, leistungsstarken IT-Umgebung und der Beibehaltung wichtiger historischer Daten zu wahren.

Es ist auch zwingend zu beachten, dass die im System archivierten Daten nur autorisiertem Personal zugänglich bleiben, während die Datenintegrität nach höchsten ethischen Standards gewahrt wird.

Systemstilllegungen

Nicht-SAP- oder SAP-System-Decommissioning kann als geplante, sorgfältig gesteuerte und betrieblich irreversible Außerbetriebnahme eines veralteten Systems beschrieben werden. Dies kann Datenspeicher, Middleware, Hardware, Code, Integrationen und Cloud aus allen Ausführungsumgebungen und Backups umfassen. Der Prozess stellt sicher, dass das System betrieblich nicht mehr erreichbar ist; er gewährleistet jedoch auch die ordnungsgemäße Entsorgung von Hardware, Lizenzen und Integrationen gemäß Unternehmensrichtlinie, Anbieterverträgen und Umwelt- oder Datenschutzvorschriften, einschließlich sicherer Löschverfahren.

Darüber hinaus beseitigt der Prozess des Legacy-System-Decommissionings die Kosten, Sicherheitsrisiken und die Last der technischen Schulden, die mit dem Betrieb der Legacy-Umgebung einhergehen.

Gemäß Compliance-Anforderungen gibt es jedoch Vorgaben zur Speicherung von Daten, Dokumenten, Aufzeichnungen, Berichten und Audit-Trails, die für regulatorische, rechtliche oder geschäftliche Zwecke zugänglich bleiben müssen. Beachten Sie, dass der Datenschutz weiterhin durchgesetzt werden muss, da solche Informationen nicht nur statisch sein können: Sie müssen das Legacy-System durch eine neue Topologie von Anwendungen ersetzen. Das ist der Knackpunkt bei den meisten Decommissioning-Projekten.

Vorteile: SAP-System-Decommissioning vs. SAP-Datenarchivierung

Systemstilllegungen

Der primäre Vorteil des Decommissionings liegt in der vollständigen Beseitigung der Wartungskosten, die mit veralteten Systemen verbunden sind. Organisationen können ihre IT-Gemeinkosten erheblich reduzieren, indem sie den Bedarf an spezialisiertem Support-Personal, veralteter Hardwarewartung und Legacy-Softwarelizenzen eliminieren.

Aus Sicherheitssicht beseitigt das SAP-System-Decommissioning zukünftige Schwachstellen, die älteren Systemen innewohnen und die meist keine Sicherheitsupdates mehr erhalten. Diese Verringerung der Angriffsfläche kann die allgemeine Cybersicherheitslage einer Organisation erheblich verbessern. Tatsächlich ist es in der heutigen Welt keine Option mehr.

Darüber hinaus vereinfacht Decommissioning die IT-Landschaft, reduziert die Komplexität und setzt Ressourcen für strategischere Initiativen frei. Die Beseitigung von Datensilos kann auch die Daten-Governance verbessern und eine bessere Business Intelligence im gesamten Unternehmen ermöglichen.

SAP-Datenarchivierung

Datenarchivierung hilft, die Systemleistung zu optimieren und zu verbessern, indem sie das Datenvolumen in Produktionssystemen reduziert. Kleinere Datenbanken reagieren schneller auf Abfragen, verbessern die Benutzererfahrung und die Systemeffizienz. Dies ist besonders wertvoll für Organisationen, die Migrationen zu speicherintensiven Plattformen wie SAP S/4HANA planen, wo die Datenbankgröße die Kosten direkt beeinflusst.

Es mag neuere S/4HANA-Kunden überraschen, aber Early Adopter wissen, dass Speicher nicht billig ist und HANA-Leistungsprobleme schmerzhafte und unerwartete Themen sind.

Die Optimierung von Speicher- und Speicherkosten stellt einen weiteren bedeutenden Vorteil dar. Archivspeicher kostet typischerweise erheblich weniger als Hochleistungs-Produktionsspeicher und liefert laufende operative Einsparungen. Für Organisationen, die große Datenmengen verwalten, können diese Einsparungen beträchtlich sein. Und mit der Zeit enden die meisten Organisationen mit großen Volumina.

Wenn ein effizient implementierter SAP-ILM-Prozess einbezogen wird, wird das Compliance-Management mit geeigneten SAP-Datenarchivierungsstrategien effizienter. Automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien stellen sicher, dass Daten für den erforderlichen Zeitraum erhalten bleiben und systematisch vernichtet werden können, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Dies reduziert das Compliance-Risiko und unterstützt Datenschutzverpflichtungen.

Wichtige Unterschiede: Legacy-System-Decommissioning und Datenarchivierung

Umfang und Ansatz

Der grundlegende Unterschied liegt im Umfang; einfach ausgedrückt, adressiert Decommissioning ganze Systeme, während sich Archivierung auf Daten innerhalb bestehender Systeme konzentriert. Decommissioning ist ein Projekt mit einem definierten Endpunkt – der vollständigen Außerbetriebnahme eines Systems. Archivierung hingegen ist ein fortlaufender operativer Prozess, der während des gesamten Lebenszyklus eines Systems weiterläuft. Nachfolgend sind einige der wichtigsten Unterschiede zwischen SAP-Datenarchivierung und SAP-System-Decommissioning aufgeführt.

Zugriff auf Daten nach der Implementierung

Manchmal können historische Daten für Geschäftszwecke, wie Audits usw., benötigt werden. Daher ist ein autorisierter Zugriff auf diese Daten wichtig. Der Hauptunterschied zwischen der Außerbetriebnahme eines Systems und der Archivierung von Daten ist, dass nach der Implementierung für deaktivierte Systeme alternative Zugriffsmethoden erforderlich sind, oft über spezialisierte Anwendungen oder Reporting-Tools. Glücklicherweise bietet die Enterprise Legacy System Application (ELSA) der TJC Group eine moderne Schnittstelle für den Zugriff auf Legacy-Daten aus außer Betrieb genommenen Systemen.

Archivierte Daten bleiben jedoch über bestehende Systemschnittstellen oder in einem Sekundärspeicher zugänglich. Benutzer können weiterhin auf historische Informationen zugreifen, je nach SAP-Version und Implementierung, über vertraute Transaktionen und Berichte, und so die Geschäftskontinuität ohne zusätzliche Schulungen oder neue Anwendungen aufrechterhalten.

In beiden Fällen ist es jedoch entscheidend, im Hinterkopf zu behalten, dass der Zugriff auf historische Daten nur autorisierten Benutzern gewährt wird. Normalerweise ändert sich der Benutzerzugriff nicht, ob Daten archiviert sind oder nicht, da Archivierung keine Geschäftsentscheidung, sondern eine Kosteneinsparungsentscheidung ist.

Kostenauswirkungen

Die Kostenprofile dieser Ansätze variieren erheblich. Legacy-System-Decommissioning beinhaltet höhere Vorabkosten für Datenextraktion, Systemaußerbetriebnahme und Implementierung alternativer Zugriffslösungen. Es liefert jedoch erhebliche laufende Einsparungen durch entfallene Wartungskosten.

Andererseits erfordert die Datenarchivierung eine geringere Anfangsinvestition. Archivierung reduziert zwar die Hauptsystemwartungskosten (da reduzierter Speicher die Systemleistung verbessert) und die Gesamtbetriebskosten erheblich.

Sowohl Legacy-System-Decommissioning als auch Datenarchivierung können laufende Kosten für Archivspeicher und -verwaltung beinhalten.

Insgesamt kann gesagt werden, dass die Kosten-Nutzen-Gleichung stark von den Systemwartungskosten, der Compliance und den Datenzugriffsmustern abhängt.

Die Risikomanagement-Perspektive

Beim Vergleich von Legacy-System-Decommissioning vs. Datenarchivierung ist das Risikomanagement oft der entscheidende Faktor.

SAP-Datenarchivierung: Während Datenarchivierung operative Risiken wie Systemverlangsamungen oder Speicherüberlastung reduziert, beseitigt sie keine Legacy-Abhängigkeiten. Da das System aktiv bleibt, ist es weiterhin exponiert. SAP-System-Decommissioning: Decommissioning hingegen eliminiert die mit Legacy-Systemen verbundenen Risiken –

• Keine Notwendigkeit, in einigen Fällen nicht mehr unterstützte Infrastruktur zu warten.
• Eine moderne Anwendung für Legacy-Systeme für die verbleibenden Fälle.
• Keine Exposition gegenüber Sicherheitsverletzungen in veralteten Systemen.
• Alle kritischen Informationen werden in einer sicheren, konformen und prüfbaren Legacy-Anwendung bewahrt, sodass Unternehmen regulatorisch vorbereitet bleiben, ohne veraltete Systeme zu behalten.

Kurz gesagt, kann sicher behauptet werden, dass Datenarchivierung Kosten reduziert, während Decommissioning damit verbundene Risiken beseitigt.

Legacy-System-Decommissioning vs. Archivierung: Wann welcher Ansatz zum Einsatz kommt

Szenarien, die für Decommissioning sprechen

SAP-System-Decommissioning wird zur bevorzugten Option, wenn Systeme technologisch veraltet sind, teure Wartung erfordern oder erhebliche Sicherheitsrisiken darstellen. Organisationen, die größere Systemkonsolidierungen planen oder End-of-Support-Szenarien für kritische Anwendungen vor sich haben, sollten Legacy-System-Decommissioning in Betracht ziehen.

Regulatorische Änderungen, die einen fortgesetzten Systembetrieb unpraktisch machen, sprechen ebenfalls für Decommissioning. Wenn Compliance-Anforderungen innerhalb der bestehenden Systembeschränkungen nicht erfüllt werden können, kann die Außerbetriebnahme die pragmatischste Lösung sein.

Der Ansatz ist besonders geeignet, wenn die Datenzugriffsanforderungen minimal sind und durch periodisches Reporting anstatt interaktive Abfragen erfüllt werden können.

Szenarien, die für Archivierung sprechen

SAP-Datenarchivierung erweist sich als besonders wertvoll, wenn Systeme betrieblich lebensfähig bleiben, aber unter Leistungsproblemen aufgrund des Datenvolumens leiden. Organisationen mit aktiven Systemen sollten Archivierung vor der Außerbetriebnahme von Legacy-Systemen priorisieren.

Der Ansatz ist ideal für SAP-Umgebungen, in denen Benutzer weiterhin über vertraute Schnittstellen auf historische Daten zugreifen müssen. Archivierung unterstützt die Geschäftskontinuität und liefert gleichzeitig Leistungsverbesserungen und Kosteneinsparungen.

Unternehmen, die Systemmigrationen vorbereiten, insbesondere zu S/4HANA, profitieren erheblich von einer Vor-Migrations-Archivierung. Die Reduzierung der Datenvolumina vor der Migration kann die Projektkomplexität, -dauer und -kosten erheblich verringern.

Die strategische Beziehung zwischen beiden Ansätzen

Anstatt SAP-System-Decommissioning und SAP-Datenarchivierung als sich gegenseitig ausschließende Optionen zu betrachten, sollten Organisationen sie als komplementäre Strategien innerhalb eines umfassenden Datenmanagement-Frameworks betrachten. Viele erfolgreiche Implementierungen kombinieren beide Ansätze, um den Nutzen zu maximieren.

Sequenzielle Implementierung

Ein gängiges Muster beinhaltet die Implementierung der Datenarchivierung zuerst, um die Systemleistung zu optimieren und Datenvolumina zu reduzieren, gefolgt von selektivem Decommissioning von Legacy-Systemen. Veraltete Systeme, die keinen ausreichenden Wert mehr bieten, werden entfernt, während solche mit relevanten Informationen durch moderne Legacy-System-Anwendungen wie TJC Groups ELSA ersetzt werden. Dieser gestaffelte Ansatz ermöglicht es Organisationen, unmittelbare Vorteile aus der Archivierung zu ziehen und gleichzeitig langfristige Decommissioning-Strategien zu planen. Tatsächlich erweist sich dieser Ansatz als einer der besten für die Migration zu S/4HANA oder anderen ERPs.

Hybride Strategien

Einige Organisationen implementieren hybride Ansätze, bei denen Kernsysteme mit archivierten Daten weiterbetrieben werden, während Legacy-Systeme vollständig außer Betrieb genommen werden. Diese Strategie balanciert die Vorteile der Systemvereinfachung mit der Notwendigkeit, kritische Funktionalität aufrechtzuerhalten. Moderne Ansätze ermöglichen auch die Speicherung archivierter Daten in einigen modernen Legacy-Decommissioning-Anwendungen.

Die Wahl zwischen den Ansätzen variiert oft je nach Systemtyp, Datensensitivität und Geschäftskritikalität. Geschäftskritische Systeme rechtfertigen einen fortgesetzten Betrieb mit umfassender Archivierung.

Implementierungsüberlegungen

Daten-Governance und Compliance

Beide Ansätze erfordern robuste Daten-Governance-Frameworks, um regulatorische Compliance zu gewährleisten. Organisationen müssen ihre Datenaufbewahrungspflichten verstehen und geeignete Kontrollen implementieren, um diese Anforderungen zu erfüllen. Beachten Sie, dass Aufbewahrung einfach ist; was nicht einfach ist, ist die Vernichtung, was schwierig ist, ist selektive Vernichtung (KI braucht Daten!). Hier kommt ELSA von TJC Group ins Spiel, denn was an der Lösung einzigartig ist, ist die selektive Vernichtung bei gleichzeitiger Beibehaltung des Steuerarchiv-Status.

Dokumentation wird für beide Strategien kritisch. Legacy-System-Decommissioning erfordert umfassende Aufzeichnungen über Datenextraktions- und Systemaußerbetriebnahmeverfahren. SAP-Datenarchivierung erfordert klare Richtlinien, die Aufbewahrungsfristen, Zugriffskontrollen und Datenvernichtungspläne definieren. Wir bieten sowohl Automatisierung als auch Data Lineage.

Technische Expertise

Die erfolgreiche Implementierung eines der Ansätze erfordert spezialisiertes Wissen. SAP-System-Decommissioning-Projekte benötigen Expertise in Datenextraktion, Anwendungsintegrität, Systemintegration (einschließlich KI- und Analytics-Integration, wie Joule und SAP BDC für SAP-bezogene Integration). Es erfordert auch die Entwicklung von Standard- & Alternativ-Zugriffslösungen. Archivierungsimplementierungen erfordern ein tiefes Verständnis der Systemarchitektur, Datenbeziehungen, Leistungsoptimierung und tiefgehende Kenntnisse von SAP-Objekten und -Abhängigkeiten. Beachten Sie, dass SAP-ECC-Archivierung und SAP-S/4HANA-Archivierung mehr Unterschiede als Gemeinsamkeiten aufweisen.

Die 28-jährige Erfahrung der TJC Group im Datenvolumenmanagement zeigt die Bedeutung der Zusammenarbeit mit Spezialisten, die sowohl die geschäftlichen, technischen als auch regulatorischen Aspekte dieser potenziell komplexen Projekte verstehen. Unser Ziel ist es, es für Sie einfach und sicher zu machen. Unsere Expertise in SAP-Umgebungen, kombiniert mit Lösungen wie dem Archiving Sessions Cockpit für automatisierte Archivierung, der ILM-fähigen Automatisierungsversion und ELSA für den Zugriff auf Legacy-System-Decommissioning, bietet Organisationen bewährte Ansätze für beide Strategien. Die ELSA-Archivsynchronisation bietet native Hybridmodelle.

Change Management

Beide Ansätze wirken sich auf Benutzer und Geschäftsprozesse aus und erfordern ein sorgfältiges Change Management. Das Decommissioning von Legacy-Systemen kann Schulungen zu neuen Zugriffsmethoden und aktualisierten Verfahren erfordern. Archivierung hat typischerweise weniger Auswirkungen auf Benutzer (bei ordnungsgemäßer Verwaltung), erfordert jedoch klare Kommunikation über Datenverfügbarkeit und Zugriffsmethoden.

Die Wahl zwischen Legacy-System-Decommissioning und Archivierung

Die Wahl zwischen SAP Legacy-System-Decommissioning und SAP-Datenarchivierung hängt von Ihren Anforderungen und der Position Ihres Systems in seinem Lebenszyklus ab. Eine gute Frage wäre: Brauchen Sie eines oder beides, und sollten Sie eine (teilweise) gemeinsame Lösung verwenden oder nicht; das Verständnis der wichtigsten Unterschiede ermöglicht es Organisationen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die Kostenoptimierung mit operativen Anforderungen in Einklang bringen.

Die Außerbetriebnahme von Legacy-Systemen bietet die ultimative Lösung zur Beseitigung von Wartungskosten und Sicherheitsrisiken, die mit veralteten Systemen verbunden sind, erfordert jedoch eine sorgfältige Planung, um die fortgesetzte Datenzugänglichkeit zu gewährleisten. Datenzugänglichkeit bedeutet nicht denselben Zugriff wie zuvor – wer würde Legacy-IP verletzen –, sondern eine angemessene Darstellung, idealerweise eine angemessene generische Darstellung.

Datenarchivierung bietet einen konservativeren Ansatz, der die Systemleistung optimiert, während bestehende Funktionalität und Benutzererfahrung erhalten bleiben. Es geht um ROI, und Zugänglichkeit kann transparenten Datenzugriff beinhalten (abhängig vom SAP-Produkt).

Da mehrere Organisationen oft beide Strategien als Teil eines umfassenden Datenmanagement-Ansatzes einsetzen. Durch das Verständnis, wann jeder Ansatz am besten geeignet ist, können Unternehmen Strategien entwickeln, die sowohl unmittelbare operative Vorteile als auch langfristigen strategischen Wert liefern.

Wichtige Überlegungen für die Entscheidungsfindung sind:

• Bewerten Sie die Systemlebensfähigkeit: Prüfen Sie, ob Systeme technisch und kommerziell für einen fortgesetzten Betrieb lebensfähig bleiben.
• Verstehen Sie Datenzugriffsmuster: Bestimmen Sie, wie häufig und von wem auf historische Daten zugegriffen wird. Beachten Sie, dass einige Strategien es ermöglichen, diesen Teil zu überspringen und Kosten zu reduzieren.
• Überprüfen Sie Compliance-Anforderungen: Stellen Sie sicher, dass die gewählten Ansätze ausgewählte regulatorische Verpflichtungen für Daten- und Dokumentenaufbewahrung, -vernichtung und -zugänglichkeit erfüllen.
• Berücksichtigen Sie die Implementierungskomplexität: Berücksichtigen Sie die technische Expertise und die Ressourcen, die für eine erfolgreiche Ausführung erforderlich sind.
• Planen Sie für die Zukunft: Richten Sie Datenmanagementstrategien an breiteren Digitalisierungsinitiativen und Geschäftszielen aus.

Das letzte Wort

Die nuancierten Unterschiede zwischen Legacy-System-Decommissioning und Datenarchivierung zu verstehen, ist nicht nur eine technische Überlegung; es ist ein Weg, der bestimmen kann, ob Ihre Organisation effizient zu modernen Systemen übergeht und gleichzeitig kritische Business Intelligence bewahrt oder sich im entscheidenden Moment von wertvollen historischen Daten ausgeschlossen findet.

Darüber hinaus ist das Verständnis dieser grundlegenden Unterscheidung zwingend erforderlich, da regulatorische Anforderungen strenger werden, Datenvolumina explodieren und die wahren Kosten für die Wartung von Legacy-Systemen, die oft 60–80 % der IT-Budgets verbrauchen, Organisationen zu entschlossenem Handeln zwingen. Die Frage ist nicht, ob gehandelt werden soll, sondern wie intelligent und rechtzeitig gehandelt werden kann, um das zu bewahren, was wichtig ist, und das zu eliminieren, was es nicht ist.

Für Organisationen, die diese komplexen Entscheidungen navigieren, bietet die Expertise der TJC Group in Legacy-System-Decommissioning, SAP-Datenarchivierung und B2G (Business to Government) die notwendige Anleitung, um optimale Datenmanagementstrategien zu entwickeln und zu implementieren, die langfristigen Geschäftserfolg unterstützen. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen!