Autor: Priyasha Purkayastha, Global Content Managerin, TJC Group | Co-Autor: TJC Americas Team, TJC Group
Viele Organisationen unterschätzen die Komplexität und die Kostenrisiken, die in ihren SAP-Lizenzen verborgen sind – insbesondere bei der Vorbereitung von Projekten zur Stilllegung von Altsystemen, Systemtransformationen oder RISE with SAP-Migrationen. Zu verstehen, wie man Überlizenzierung erkennt, unnötige Ausgaben vermeidet und eine optimierte Lizenzstrategie aufbaut, ist entscheidend für einen kosteneffizienten Übergang zu S/4HANA.
Inhaltsübersicht
Einführung
Wenn Organisationen ihre Reise zu SAP S/4HANA antreten, liegt der Fokus meist auf Migrationspfaden, Datenqualität und Systemarchitektur. Ein entscheidender Bereich, der jedoch häufig übersehen wird und erhebliche finanzielle Auswirkungen haben kann, ist das SAP-Lizenzmanagement.
Tatsächlich sitzen viele Organisationen auf einem undurchsichtigen Geflecht aus ungenutzten, falsch klassifizierten oder redundanten SAP-Lizenzen. In Kombination mit der Komplexität der Stilllegung von Altsystemen und dem Übergang zu RISE with SAP können diese Lizenzineffizienzen zu erheblichen unnötigen Kosten und Compliance-Risiken führen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Organisationen vor der Stilllegung verborgene Werte in ihren SAP-Lizenzen erschließen können, und erhalten praxisnahe Empfehlungen für IT-Verantwortliche, Finanzmanager und Projektteams, die eine S/4HANA-Transformation vorbereiten.
Warum SAP-Lizenzmanagement vor der Stilllegung wichtig ist
Vor der Stilllegung von Altsystemen müssen Organisationen ein klares und präzises Bild ihrer aktuellen Lizenzlandschaft haben. Ohne diese Transparenz besteht ein reales Risiko, unnötige Lizenzkosten in die neue Umgebung zu übernehmen, Compliance-Anforderungen während oder nach dem Übergang zu verfehlen und mehr.
Effektives Lizenzmanagement in dieser Phase erfüllt mehrere Zwecke. Es hilft, Einsparpotenziale zu identifizieren, die in Transformationsinitiativen umgeleitet werden können. Es stellt die Einhaltung der SAP-Lizenzbedingungen sicher, reduziert das Risiko kostspieliger Audits und schafft eine solide Grundlage für Verhandlungen über neue Lizenzvereinbarungen im Rahmen von RISE with SAP oder S/4HANA-Abonnementmodellen.
Tatsächlich zeigen Studien immer wieder, dass Organisationen, die das Thema Lizenzierung proaktiv angehen, deutlich bessere finanzielle Ergebnisse aus ihren SAP-Transformationsprojekten erzielen. Angesichts der Tatsache, dass 76 % der ERP-Transformationsprojekte die erwarteten Geschäftsergebnisse nicht liefern, zählt jeder Vorteil.
Die verborgene Komplexität der SAP-Lizenzierung
Die SAP-Lizenzierung ist ziemlich komplex. Im Laufe der Jahre sammeln Organisationen ein Flickwerk an Lizenztypen an – darunter Benutzerlizenzen, enginebasierte Lizenzen und verschiedene Abonnementmodelle –, die oft über mehrere Systeme und Verträge verteilt sind. Diese Komplexität wird durch Fusionen, Übernahmen und organisches Wachstum zusätzlich verstärkt, wodurch Lizenzbestände in Unordnung geraten können.
In unserem Webinar mit VOQUZ Labs wurde vorgeschlagen, dass etwa 60 % der Organisationen überlizenziert sind, 30 % unterlizenziert und nur 10 % ihre Lizenzierung vollständig im Griff haben. Das bedeutet, dass die überwiegende Mehrheit entweder zu viel bezahlt oder einem Compliance-Risiko ausgesetzt ist – oder häufig beidem.
Die Herausforderung verschärft sich zusätzlich, wenn Organisationen mehrere SAP-Systeme gleichzeitig betreiben. Legacy-ECC-Systeme, Entwicklungsumgebungen, Testlandschaften und Produktivsysteme bringen jeweils eigene Lizenzanforderungen mit sich. Bei der Vorbereitung der Stilllegung von Altsystemen ist es entscheidend zu verstehen, welche Lizenzen an welche Systeme gebunden sind und welche freigegeben, umklassifiziert oder eingetauscht werden können.
Häufige Fallstricke im SAP-Lizenzmanagement
Mehrere wiederkehrende Fallstricke bringen Organisationen bei SAP-Lizenzen in Schwierigkeiten – insbesondere im Kontext von Stilllegung und S/4HANA-Migration:
Überlizenzierung und Shelfware
Eines der häufigsten Probleme ist die Überlizenzierung, d. h. für mehr Lizenzen zu zahlen, als die Organisation tatsächlich benötigt. Das passiert oft, wenn Benutzerzahlen geschätzt statt gemessen werden oder wenn Lizenzen gekauft werden für Projekte, die nie vollständig umgesetzt werden. Das Ergebnis ist „Shelfware“: Lizenzen, die ungenutzt bleiben, aber weiterhin Kosten verursachen.
Falsche Benutzerklassifizierung
SAP-Lizenzen werden nach Benutzertyp kategorisiert, und jeder Typ hat unterschiedliche Kosten. In S/4HANA umfassen Lizenztypen beispielsweise Professional Use, Productivity Use und Functional Use. Werden Benutzer falsch klassifiziert – etwa indem ihnen eine Professional-Use-Lizenz zugewiesen wird, obwohl ihre tatsächliche Nutzung nur eine Functional-Use-Lizenz rechtfertigt –, zahlt die Organisation deutlich zu viel. Studien legen nahe, dass allein die Optimierung der Benutzerklassifizierung die Lizenzkosten um über 30 % senken kann.
Sehen Sie sich unser Webinar mit VOQUZ Labs an, um weitere wichtige Erkenntnisse zu erhalten:
Indirekten Zugriff nicht berücksichtigen
Indirekter oder digitaler Zugriff – wenn Drittsysteme oder Anwendungen auf SAP-Daten zugreifen – ist ein bedeutender Bereich für Compliance-Risiken. Viele Organisationen sind sich des vollen Ausmaßes ihres indirekten Zugriffs nicht bewusst, was bei Audits unerwartete Lizenzgebühren auslösen kann. Das ist besonders relevant bei der Stilllegung von Altsystemen, die zuvor als Vermittler für den Datenzugriff dienten.
Wie Lizenzoptimierung mit Stilllegung zusammenhängt
Lizenzoptimierung und Stilllegung von Altsystemen sind zwei Seiten derselben Medaille. Wenn eine Organisation ein veraltetes System stilllegt, sollten die mit diesem System verbundenen Lizenzen theoretisch freigegeben werden. Ohne ordnungsgemäße Nachverfolgung und Verwaltung können diese Lizenzeinsparungen jedoch leicht untergehen.
Ein strukturierter Ansatz umfasst mehrere Schritte. Erstens sollten Organisationen ein umfassendes Lizenz-Audit durchführen, um genau zu verstehen, was sie besitzen, was genutzt wird und was überschüssig ist. Zweitens sollten sie Lizenzen bestimmten Systemen und Benutzern zuordnen und identifizieren, welche Lizenzen durch die Stilllegung frei werden. Drittens sollten diese freigewordenen Lizenzen entweder in die neue S/4HANA-Umgebung umverteilt, im Rahmen einer RISE-Vereinbarung eingetauscht oder formal stillgelegt werden, um laufende Kosten zu eliminieren.
Die finanziellen Auswirkungen können erheblich sein. Organisationen, die ihre Lizenzstrategie mit ihrem Stilllegungsfahrplan abstimmen, erzielen in der Regel deutliche Einsparungen, die in das Transformationsprogramm selbst reinvestiert werden können.
Wie ELSA von TJC Group den Übergang unterstützt?
Während die SAP-Lizenzoptimierung die kommerzielle Seite der Gleichung adressiert, ist die praktische Herausforderung, nach der Stilllegung weiterhin Zugriff auf Legacy-Daten zu behalten, ebenso wichtig. Genau hier kommt die Enterprise Legacy System Application (ELSA) von TJC Group ins Spiel.
ELSA ist eine von SAP zertifizierte Anwendung, die auf der SAP Business Technology Platform (BTP) basiert und es Organisationen ermöglicht, sowohl SAP- als auch Nicht-SAP-Altsysteme stillzulegen und dabei den vollständigen Zugriff auf historische Daten, Dokumente und Berichte zu behalten. Autorisierte Benutzer können vor und nach der Migration zu S/4HANA erneut auf Legacy-Daten zugreifen und so die Kontinuität für Steuer-, Audit- und Business-Reporting-Zwecke sicherstellen.
Entscheidend ist, dass ELSA sicherstellt, dass die stillgelegten Daten als Steuerarchiv qualifizieren und damit Compliance-Anforderungen über verschiedene Rechtsräume hinweg erfüllen. Das ist wichtig, weil Prüfer Zugriff auf die ursprünglichen Legacy-Daten verlangen können – und eine reine Datenmigration in ein neues System nicht ausreicht, um deren Integrität und Unveränderbarkeit nachzuweisen.
Durch die Kombination von Lizenzoptimierung mit einer ELSA-gestützten Stilllegung von Altsystemen können Organisationen einen sauberen, kosteneffizienten Übergang zu S/4HANA erreichen. Darüber hinaus hilft es, unnötige Lizenzkosten zu eliminieren, den Infrastrukturaufwand zu reduzieren und die vollständige Compliance aufrechtzuerhalten.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Prüfen Sie Ihre Lizenzen frühzeitig: Führen Sie ein gründliches SAP-Lizenz-Audit lange vor der Stilllegung oder Migration zu RISE with SAP durch. Das Verständnis Ihres aktuellen Lizenzbestands ist die Grundlage für Kostenoptimierung.
- Gehen Sie Überlizenzierung proaktiv an: Da die Mehrheit der Organisationen überlizenziert ist, lassen sich durch korrekte Benutzerklassifizierung und Lizenzbereinigung erhebliche Einsparungen realisieren.
- Nutzen Sie spezialisierte Tools: Investieren Sie in Lösungen, die das Lizenzmanagement automatisieren, den manuellen Aufwand um bis zu 80 % reduzieren und eine kontinuierliche Compliance sicherstellen können.
- Kombinieren Sie Lizenzoptimierung mit Stilllegung: Nutzen Sie eine Lösung wie ELSA von TJC Group, um Altsysteme stillzulegen und gleichzeitig den Datenzugriff zu erhalten.
Kontaktieren Sie uns noch heute für weitere Informationen!
