Suppression anticipée des données : est-ce une stratégie risquée et non conforme ?

Auteur : Thierry Julien, CEO chez TJC Group

La suppression anticipée des données peut être tout aussi risquée que leur conservation trop longue. Si les réglementations sur la confidentialité des données exigent que les organisations suppriment les données inutiles, les obligations légales et fiscales imposent souvent des durées de conservation plus longues. Une gestion efficace du cycle de vie de l’information équilibre conformité, conservation et destruction. Découvrez comment SAP ILM et l’Archiving Sessions Cockpit de TJC Group aident les organisations à automatiser la gouvernance des données, réduire les risques et rester conformes.

Introduction

De nombreuses organisations suppriment de grands volumes de données pour des raisons de confidentialité. L’intention est compréhensible. Des réglementations telles que RGPD , Law 25 et d’autres cadres de protection des données exigent que les organisations veillent à ce que les données personnelles ne soient pas conservées indéfiniment. Par conséquent, de nombreuses entreprises supposent que supprimer les données le plus rapidement possible est l’approche la plus sûre. Malheureusement, cette hypothèse peut créer des risques de conformité importants.

Les réglementations sur la confidentialité des données ne prévalent pas sur les obligations légales de conservation. En réalité, de nombreux cadres fiscaux, comptables et réglementaires exigent que les organisations conservent des enregistrements pendant des années après la fin de leur finalité métier initiale. Si des données financières critiques, transactionnelles ou opérationnelles sont supprimées prématurément, les organisations peuvent se retrouver dans l’incapacité de défendre leur position lors d’audits, d’enquêtes ou de procédures judiciaires.

Par exemple, la réglementation fiscale française peut exiger que certains enregistrements soient conservés jusqu’à dix ans dans des circonstances spécifiques d’audit ou judiciaires. Des exigences similaires de conservation prolongée existent dans de nombreuses juridictions à travers le monde. Supprimer des données après trois ou cinq ans sans tenir compte de ces obligations peut exposer les organisations à de graves manquements de conformité.

Le défi n’est donc pas simplement de décider quand supprimer des données. Il s’agit de gérer correctement l’ensemble du SAP ILM (cycle de vie de l’information)).

Raisons de détruire des données dans les systèmes SAP

Il existe quelques raisons de détruire des données :

Conformité juridique et réglementaire

Les lois sur la confidentialité des données établissent que les données doivent être détruites lorsque l’usage initial de ces données a atteint sa finalité. Une fois la durée légale de conservation atteinte, les données doivent être supprimées pour rester conforme.

Bien que les principes de conservation soient similaires d’une juridiction à l’autre, les exigences exactes varient selon le pays, le secteur et le type de données.

Par exemple, un document peut devoir être conservé pendant sept ans au Royaume-Uni, tandis que le même type de document peut nécessiter dix ans de conservation en France. Gérer ces différences manuellement devient de plus en plus difficile pour les organisations multinationales.

La finalité initiale n’existe plus

Les enregistrements obsolètes, non pertinents ou en double ne contribuent plus aux opérations ou à la prise de décision. Maintenir ces informations crée une complexité inutile et des défis de gouvernance.

Par exemple : des codes société historiques, des produits arrêtés ou des structures organisationnelles obsolètes qui ne servent plus de finalité métier.

Supprimer les données inutiles améliore la qualité globale des données et renforce les processus de gouvernance.

Performance et efficacité des coûts

De nombreux clients SAP rencontrent des problèmes de performance causés par l’augmentation des volumes de données dans les environnements SAP ECC et SAP S/4HANA.

Les grandes bases de données peuvent ralentir le reporting, les sauvegardes, les mises à niveau et les processus de clôture financière. Elles augmentent également les coûts d’infrastructure et de stockage.

Archiver et détruire des données selon une stratégie de cycle de vie structurée aide les organisations à réduire les volumes de base de données, améliorer les performances, simplifier l’administration et se préparer à des projets tels que les transformations SAP S/4HANA et les migrations vers le cloud.

Exemples concrets de suppression des données

Les exigences de destruction des données apparaissent dans divers contextes métier.

Scénario 1 : Conformité à la confidentialité des données

Pour se conformer aux exigences de confidentialité des données dans le monde entier, les données personnelles doivent être supprimées lorsque la finalité de ces données a expiré ou lorsque la personne l’a demandé. Les données doivent être supprimées des systèmes en production et de toute sauvegarde.

Scénario 2 : Carve-out d’entreprise

Lorsqu’une organisation cède une filiale, les données liées à cette entité peuvent ne plus servir aucune finalité métier. Une fois les exigences de conservation satisfaites, l’information devient éligible à la destruction.

Scénario 2 : Arrêt d’un produit

Un opérateur télécom arrête certains produits ou services. Les enregistrements historiques relatifs à ces produits peuvent être détruits une fois toutes les obligations légales et réglementaires expirées.

Scénario 3 : Résiliation de contrat

Les contrats clients et fournisseurs génèrent souvent des obligations de conservation à long terme. Une fois les exigences légales de reporting et les délais de défense juridique expirés, les informations restantes peuvent devenir éligibles à la destruction.

Scénario 4 : Départ d’un employé

Les dossiers RH nécessitent généralement une conservation pendant plusieurs années après la fin de l’emploi. À l’issue de la durée de conservation applicable, la destruction des données personnelles et des autres données conservées devient à la fois autorisée et, dans de nombreux cas, obligatoire.

Le bon équilibre : confidentialité et conformité des données

La réponse ne réside pas dans la suppression anticipée des données. Les organisations devraient plutôt se concentrer sur l’équilibre entre les exigences de confidentialité et les obligations légales de conservation.

Dans les environnements SAP, cela signifie :

• Archiver les données pour réduire les volumes de base de données et améliorer les performances du système.
• Restreindre l’utilisation des données personnelles lorsque nécessaire.
• Appliquer une destruction contrôlée uniquement après l’expiration des durées de conservation.
• Maintenir une traçabilité et une auditabilité complètes tout au long du processus.

L’objectif est simple : conserver ce qui doit être conservé et détruire ce qui doit être détruit.

Principaux enseignements

La suppression anticipée des données n’est pas une conformité à la confidentialité des données. Dans de nombreux cas, c’est de la non-conformité. Une véritable gouvernance des données signifie :

• Conserver ce qui doit être conservé.
• Supprimer uniquement ce qui doit être supprimé.
• Appliquer les politiques de conservation de manière cohérente.
• Automatiser et documenter chaque étape.

C’est là que TJC Group combine expertise et technologie pour aider les organisations à atteindre à la fois la conformité et l’efficacité opérationnelle.

ASC avec ILM et gestion de la suppression des données

L’Archiving Sessions Cockpit (ASC) est une solution certifiée SAP qui automatise l’ensemble du processus d’archivage des données SAP et de gestion du cycle de vie de l’information, de la création des fichiers d’archive jusqu’à la destruction des données conforme.

La solution est disponible en deux éditions :

• ASC Standard Edition, axée sur l’archivage traditionnel des données SAP et la réduction des volumes de base de données.
• ASC for ILM, qui combine l’archivage des données et la destruction contrôlée des données conformément aux principes SAP Information Lifecycle Management et aux exigences réglementaires telles que le RGPD.

L’ASC ILM Edition étend l’archivage traditionnel en introduisant des processus de destruction structurés, automatisés et auditables.

Basé sur les principes SAP ADK et aligné sur les standards SAP SARA et SARI, ASC s’intègre de manière transparente dans les paysages SAP, y compris SAP S/4HANA Cloud Private Edition et les environnements RISE with SAP.

Risques opérationnels sans ILM automatisé

Gérer manuellement la conservation et la destruction introduit des risques opérationnels et de conformité importants.

Les difficultés courantes incluent :

• Des erreurs de configuration manuelle entraînant une sélection incorrecte des données.
• La suppression accidentelle d’objets sans durées de conservation définies.
• Des échéances de destruction manquées créant une exposition à la non-conformité.
• Une application incohérente des politiques de conservation selon les pays.
• Un décalage entre les obligations légales et l’exécution technique.
• Des preuves d’audit limitées pour les revues réglementaires.

À mesure que les volumes de données et les exigences réglementaires continuent de croître, les processus manuels deviennent de plus en plus difficiles à maintenir.

Le coût de la non-conformité : une leçon à 42 millions d’euros

En mars 2026, la CNIL (autorité française de protection des données) a infligé une amende de 42 millions d’euros à une entreprise de télécommunications à la suite d’une cyberattaque et de plaintes de clients.

La sanction ne reposait pas uniquement sur l’incident de sécurité lui-même. Un facteur majeur a été l’incapacité de l’organisation à supprimer efficacement des données personnelles qui n’auraient plus dû être conservées.

Cette affaire met en évidence une réalité importante en matière de conformité.

Conserver des données au-delà de leur durée légale de conservation n’est pas un acte neutre. Cela augmente l’exposition lors d’incidents de sécurité et peut constituer une violation de conformité en soi.

Pour les clients SAP, la leçon est claire. Les politiques de conservation ne peuvent pas rester théoriques. Elles doivent être traduites en processus opérationnels qui appliquent de manière cohérente les exigences de conservation et de destruction.

L’automatisation est essentielle pour atteindre cet objectif.

Histoires de réussite concrètes

Dürr Group : atteindre la conformité au RGPD

Avant l’entrée en vigueur du RGPD, Dürr Group n’avait jamais eu besoin de mettre en place des processus structurés de suppression des données dans SAP.

Pour répondre aux nouvelles exigences réglementaires, TJC Group a aidé à identifier les dépendances des données SAP, préparer les enregistrements à la suppression, mettre en œuvre des processus d’archivage et d’ILM, et automatiser les activités de conformité futures avec ASC.

Le résultat a été un cadre fiable et reproductible pour une destruction des données conforme, réduisant les risques tout en maintenant l’efficacité opérationnelle.

Carlsberg Group : une stratégie de gestion du cycle de vie des données à long terme

Dans le cadre d’un partenariat de plus de dix ans, TJC Group a accompagné Carlsberg Group dans son évolution, des initiatives d’archivage traditionnelles vers une stratégie complète de gestion du cycle de vie des données.

Le programme comprenait un archivage SAP à grande échelle, la mise en œuvre de SAP ILM, des règles de conservation spécifiques à chaque pays et des processus de destruction automatisés.

Parmi les principales réalisations :

• Clôture de 99,89 % des postes ouverts en préparation de la migration vers SAP S/4HANA.
• Réduction de la taille de la base de données de 62,5 %.
• Réductions significatives des besoins de stockage et des émissions de carbone associées.

Le projet démontre comment les organisations peuvent combiner conformité, efficacité opérationnelle et durabilité grâce à une gestion efficace du cycle de vie.

Proposition de valeur clé de l’ASC for ILM

L’Archiving Sessions Cockpit transforme SAP ILM d’un cadre théorique en une réalité opérationnelle.

Les principales capacités incluent :

• Gestion centralisée des activités d’archivage et de destruction.
• Génération automatisée de variantes de sélection très granulaires.
• Prise en charge de la gestion de la conservation pour les objets ILM et non-ILM.
• Logique de conservation et de destruction spécifique à chaque pays.
• Protection contre les suppressions globales involontaires.
• Exclusions flexibles pour les audits et les contraintes juridiques.
• Réduction de l’effort manuel et de la complexité administrative.

Une fois configuré, ASC fonctionne en grande partie en arrière-plan, permettant aux organisations de maintenir la conformité avec une intervention continue minimale.

Conclusion

La suppression anticipée des données peut créer des risques de conformité. Le défi pour les organisations n’est pas de choisir entre conservation et destruction. Il s’agit de gérer les deux correctement.

Une gestion efficace du cycle de vie de l’information exige que les organisations conservent les données aussi longtemps que nécessaire, les détruisent lorsque la loi l’exige et maintiennent une visibilité complète tout au long du processus.

En combinant une technologie certifiée SAP avec plus de 25 ans d’expertise en gestion des données SAP, TJC Group aide les organisations à transformer les politiques de conservation en processus automatisés, contrôlés et auditables.

Parce que la conformité ne consiste pas à tout supprimer. Il s’agit de conserver ce qui doit être conservé, supprimer ce qui doit être supprimé et prouver chaque décision tout au long du parcours.