Extraits SAP DART : comment trouver les fichiers d’archive pertinents

Auteurs : Vivien Rivoalen, développeur chez TJC Group / François Beudin, consultant en archivage SAP chez TJC Group

Générer un extrait SAP DART à partir de données archivées peut s’avérer difficile, en particulier lorsque les organisations doivent régénérer des fichiers pour un audit fiscal après que l’archivage des données a déjà eu lieu. Dans cet article, TJC Group démontre comment l’Archiving Sessions Cockpit (ASC) aide les équipes SAP à identifier rapidement les bons fichiers d’archive grâce à des notes d’archive cohérentes et automatisées.

Dans cet article, basé sur un exemple client réel, nous montrerons comment les notes d’archive de l’ASC ont permis de réduire la sélection de fichiers d’archive à moins de 1 % de tous les fichiers d’archive disponibles lors de la génération d’un extrait DART pour l’Allemagne.

Pourquoi les notes d’archive sont importantes : simplifier les extraits SAP DART

L’archivage de données SAP est souvent considéré comme une activité technique de maintenance. Archiver les données, réduire la croissance de la base de données, améliorer les performances du système et passer à autre chose. Mais que se passe-t-il des années plus tard lorsque quelqu’un a besoin d’accéder à des informations archivées ?

Un auditeur fiscal demande un extrait SAP DART. Une unité commerciale est vendue. Une période de conservation expire et les fichiers d’archive doivent être supprimés. Soudain, une question simple devient étonnamment difficile : quel fichier d’archive contient les données dont nous avons besoin ?

Le défi : trouver les bons fichiers d’archive

Lors de la génération d’un extrait SAP DART à partir de données archivées, l’identification des fichiers d’archive corrects est essentielle. En théorie, cela semble simple. En pratique, cela peut prendre énormément de temps.

Si les données ont déjà été archivées, les utilisateurs SAP doivent déterminer quelles sessions d’archivage contiennent le code société, l’exercice fiscal ou le domaine d’activité requis. Sélectionner trop de fichiers d’archive peut augmenter considérablement les temps de traitement.

Dans un exemple client réel, il a fallu 26 minutes simplement pour afficher la liste des fichiers d’archive disponibles. Aucune extraction de données. Aucun traitement. Juste l’affichage des fichiers.

Le défi devient encore plus grand lorsque les organisations doivent régénérer un extrait DART pour un audit fiscal des années après que l’extraction initiale aurait dû avoir lieu.

Sans moyen clair d’identifier les sessions d’archivage pertinentes, les utilisateurs peuvent devoir analyser manuellement plusieurs fichiers d’archive avant de trouver les informations dont ils ont besoin.

Regardez cette vidéo pour découvrir comment les notes d’archive de l’ASC peuvent aider à simplifier l’extraction SAP DART et à améliorer l’accès aux données SAP archivées.

Pourquoi l’extraction DART devient plus complexe après l’archivage

Comme vous le savez peut-être, le DART (Data Retention Tool) a été conçu pour aider les utilisateurs SAP à se conformer aux obligations légales de conservation des données à des fins fiscales et d’audit. L’extrait DART est largement utilisé pour extraire des données financières et transactionnelles pour les autorités fiscales et les auditeurs, en particulier dans des pays comme l’Allemagne.

Lorsque des données archivées sont impliquées, le processus DART exige que les utilisateurs sélectionnent les fichiers d’archive contenant les informations requises.

• Sélectionner trop peu de fichiers peut entraîner des données manquantes.
• Sélectionner trop de fichiers peut augmenter considérablement les temps de traitement et, dans certains cas, rendre le processus d’extraction impraticable.

Le véritable défi n’est pas de trouver des fichiers d’archive. La véritable difficulté est d’identifier quels fichiers d’archive contiennent réellement les données pertinentes.

Lors de la lecture de fichiers d’archive, SAP doit définir quels fichiers d’archive doivent être ouverts. Par conséquent, vous avez besoin d’un moyen d’identifier quelles données sont contenues dans un fichier d’archive et lesquelles ne le sont pas. Les statistiques d’archivage SAP permettent cela, mais dans d’autres cas, vous devez sélectionner manuellement les fichiers à ouvrir. Dans de tels cas, la lecture de la note d’archivage est une approche, mais seulement si les notes d’archivage ont toujours été remplies de manière cohérente.

C’est là que les notes d’archive, créées automatiquement par l’ASC, font une réelle différence.

La solution : notes d’archive automatisées avec l’ASC

L’Archiving Sessions Cockpit relève ce défi grâce à une fonctionnalité simple mais puissante : les notes d’archive automatisées. Au lieu de s’appuyer sur les utilisateurs pour saisir manuellement les descriptions d’archive, l’ASC remplit automatiquement le champ de note d’archive chaque fois qu’une session d’archivage est créée.

Qu’est-ce qu’une note d’archivage ?

Une note d’archivage est une description textuelle associée à chaque session d’archivage. Lorsque l’archivage est effectué manuellement, ce texte est également saisi à la main, ce qui entraîne souvent des notes incohérentes ou vides au fil du temps. Avec l’ASC, le paramétrage garantit que ce texte est automatiquement rempli avec des détails pertinents (par exemple, « code société 1000, janvier 2015 »). Cela permet une ségrégation optimisée des données et garantit que vous savez exactement quels fichiers d’archive ouvrir ou ignorer, ce qui est essentiel lors de l’accès aux archives ou de la suppression de fichiers plus anciens.

Selon le scénario d’archivage, les notes d’archive peuvent inclure des informations telles que :

• Code société
• Domaine
• Période fiscale
• Exercice fiscal
• Country
• Unité organisationnelle
• Autres critères de sélection pertinents pour l’activité

Par conséquent, les utilisateurs peuvent immédiatement comprendre quelles données sont contenues dans un fichier d’archive sans avoir à l’ouvrir et à l’analyser.

La cohérence est importante

Dans de nombreux systèmes SAP, les notes d’archive sont saisies manuellement. Cela conduit souvent à des conventions de nommage incohérentes, à des informations incomplètes ou à des notes totalement manquantes.

Un administrateur peut enregistrer des informations détaillées. Un autre peut utiliser des abréviations. Un troisième peut laisser le champ vide. Des années plus tard, trouver le bon fichier d’archive devient un exercice de détective.

L’ASC élimine cette incohérence en générant automatiquement des notes d’archive selon des règles métier prédéfinies.

Le résultat est un paysage d’archivage standardisé qui reste compréhensible longtemps après la fin du projet d’archivage initial.

Un exemple DART réel

Un client devait générer un extrait DART pour l’Allemagne pour l’exercice fiscal 2020.

En utilisant les notes d’archive de l’ASC, l’équipe a pu identifier rapidement quelles sessions d’archivage étaient pertinentes en examinant des informations telles que le code société, le domaine d’activité et la période fiscale.

Étant donné que l’Allemagne ne représentait qu’environ 4 % de l’activité de l’organisation et que les fichiers d’archive ne contenant pas de données de l’exercice fiscal 2020 pouvaient être exclus, la sélection a été réduite à moins de 1 % de tous les fichiers d’archive disponibles.

Cela a considérablement réduit les efforts nécessaires pour générer l’extrait DART et a évité le traitement inutile de données d’archive non pertinentes.

Au-delà de DART : avantages métier supplémentaires

Bien que ce cas d’usage se concentre sur l’extraction DART, les notes d’archive apportent de la valeur dans de nombreuses autres situations.

Prise en charge des cessions et désinvestissements

Lorsqu’une organisation vend une filiale, une unité commerciale ou un domaine organisationnel, elle doit déterminer quelles données historiques appartiennent à l’acheteur et quelles données restent chez le vendeur. Des notes d’archive cohérentes facilitent l’identification des fichiers d’archive associés à des codes société, des organisations commerciales ou des domaines d’activité spécifiques.

Illustrons cela par un exemple : imaginez une organisation divisée en deux (désinvestissement). L’Archiving Sessions Cockpit inclura automatiquement un « S » pour la scission du système dans la note d’archive afin d’identifier rapidement ce changement.

Lorsque la note d’archivage est remplie manuellement, il y a souvent un manque de cohérence dans la convention de nommage, au point que des informations importantes sont manquantes ou que la note est laissée complètement vide, comme le montre l’image ci-dessous :

Par conséquent, si les équipes SAP veulent trouver une facture d’une date spécifique, l’utilisateur devra ouvrir de nombreux fichiers et les vérifier pour trouver le bon. Naturellement, cela affectera les performances du système et prendra beaucoup de temps.

Simplification des projets de destruction de données

Les notes d’archive peuvent également prendre en charge les initiatives de destruction de données et de gestion de la conservation. Si des domaines organisationnels spécifiques ne sont plus nécessaires, des fichiers d’archive clairement étiquetés facilitent l’identification des fichiers qui doivent être examinés en vue de leur suppression, tout en garantissant la conformité aux règles de gouvernance d’entreprise.

Amélioration de la gestion du stockage d’archives

De nombreuses organisations examinent périodiquement les anciens fichiers d’archive pour réduire les coûts de stockage.

Lorsque les notes d’archive indiquent clairement la période couverte par une session d’archivage, les équipes peuvent plus facilement identifier les fichiers qui ont peut-être dépassé les exigences de conservation et qui sont candidats à la suppression, sous réserve d’approbation légale et commerciale.

Une petite fonctionnalité avec un grand impact

Les notes d’archive peuvent sembler un détail mineur dans une stratégie d’archivage de données SAP plus large.

Cependant, elles deviennent souvent l’une des informations les plus précieuses des années après la création des fichiers d’archive.

En générant automatiquement des notes d’archive structurées et significatives, l’ASC améliore la traçabilité, simplifie la sélection de fichiers d’archive et aide les organisations à accéder aux informations archivées plus efficacement.

Que vous génériez un extrait DART, gériez un projet de cession, examiniez des périodes de conservation ou essayiez simplement de trouver le bon fichier d’archive, des notes d’archive claires peuvent faire toute la différence.

Le tableau suivant résume les avantages métier des notes d’archive pour les extraits SAP DART :

Avantage	Description
Réduire la sélection de fichiers d’archive	Identifier rapidement les sessions d’archivage pertinentes et éviter de traiter des fichiers d’archive inutiles.
Améliorer la préparation aux audits	Simplifier la récupération des données financières archivées requises pour les audits fiscaux et les demandes réglementaires.
Économiser du temps et des ressources	Réduire les efforts manuels consacrés à l’analyse des sessions d’archivage et à la recherche de données archivées pertinentes.
Améliorer la gouvernance de l’archivage	Garantir que les notes d’archive sont générées de manière cohérente et contiennent des informations métier significatives.

Besoin d’aide avec l’extrait SAP DART et la conformité fiscale dans SAP ?

La génération d’extraits DART n’est qu’un aspect de la conformité fiscale et d’audit SAP. Au fil des ans, TJC Group a aidé des organisations du monde entier à préparer, extraire et fournir les données requises par les autorités fiscales et les auditeurs, même dans des paysages SAP complexes avec de gros volumes de données archivées.

Notre équipe combine une expertise approfondie en archivage de données SAP, extraction de données et reporting de conformité avec des solutions logicielles certifiées SAP conçues pour simplifier ces processus. De l’Audit Extraction Cockpit (AEC), qui rationalise l’extraction de données fiscales et d’audit, au DART Sessions Cockpit (DSC), qui automatise et planifie les exécutions DART, TJC Group aide les organisations à réduire les efforts manuels, à améliorer la conformité et à garantir que les données critiques sont toujours disponibles en cas de besoin.

Avec le DSC, les organisations peuvent automatiser, pré-planifier et surveiller les processus d’extraction DART, garantissant que les rapports sont générés de manière cohérente et à temps, sans dépendre d’une intervention manuelle. L’ASC et le DSC sont intégrés, ce qui signifie que l’ASC n’archivera pas les données liées à un extrait DART tant que le processus DART n’aura pas été achevé avec succès par le DSC.

Que vous ayez besoin d’aide pour un audit fiscal spécifique, une exigence de conformité récurrente ou une stratégie de gestion de données SAP plus large, nous sommes là pour aider les équipes SAP à être prêtes pour les audits.