Archivage des données SAP : Comment réduire le coût de la migration S/4HANA

Auteur : Équipe d’archivage des données SAP chez TJC Group

La migration SAP S/4HANA devient plus coûteuse lorsque les organisations déplacent des données inutiles vers la nouvelle base de données HANA. L’archivage des données SAP aide à réduire la taille de la base de données, les besoins en mémoire HANA, la durée d’exécution de la migration et les temps d’arrêt. Poursuivez votre lecture pour comprendre comment une empreinte de données plus légère peut réduire les coûts de migration et améliorer les performances après la mise en service.

Introduction

La migration SAP S/4HANA n’est pas seulement une mise à niveau technique. C’est une décision commerciale majeure qui affecte les coûts, les risques, les performances du système, la conformité et la flexibilité informatique à long terme.

De nombreuses organisations commencent leur planification de migration en se concentrant sur l’approche de migration elle-même. Elles comparent les options brownfield, greenfield et de transition sélective des données, ainsi que les délais, les partenaires, les outils et le périmètre du projet. Tous ces aspects sont cruciaux à prendre en compte. Cependant, un facteur est souvent sous-estimé aux premiers stades : la quantité de données qui sera transférée dans le nouvel environnement S/4HANA.

Plus la base de données est grande, plus l’effort requis pour déplacer ces données est important. Plus de données signifie des exigences en mémoire HANA plus élevées, des durées de conversion plus longues, plus de tests, des fenêtres de sauvegarde plus longues et des coûts d’exploitation post-migration plus élevés. En termes simples, chaque enregistrement inutile qui transite vers S/4HANA ajoute un coût quelque part.

C’est là que l’archivage des données SAP fait la différence.

Une stratégie d’archivage des données structurée aide les organisations à ne migrer que les données dont elles ont réellement besoin. Les données complétées, obsolètes, rarement consultées ou légalement expirées peuvent être archivées ou supprimées avant la migration, en fonction des exigences commerciales et de conformité. Par exemple, vous ne voulez pas déplacer d’anciens codes de société vers S/4HANA lorsque d’anciennes zones d’activité ont fusionné ou ont été fermées. Cela réduit la taille de la base de données active et contribue à créer un paysage SAP plus propre et plus léger avant le déménagement.

Pour les entreprises qui planifient une migration SAP S/4HANA, la question n’est pas seulement « Quel chemin de migration devrions-nous choisir ? » C’est aussi « Quelles données avons-nous réellement besoin de migrer vers S/4HANA ? »

Pourquoi le volume de données est important dans la migration S/4HANA

La taille de la base de données SAP a un impact direct sur le coût de la migration.

Lors d’une migration S/4HANA, les données doivent être analysées, préparées, converties, déplacées, testées, validées et finalement gérées dans le nouvel environnement. Si le système source contient des années de données inutiles — codes de société inactifs, enregistrements clients et fournisseurs obsolètes, anciennes pièces jointes, journaux ou données transactionnelles terminées — la migration devient plus lourde qu’elle ne devrait l’être.

Cela affecte le projet de plusieurs manières :

• Une grande base de données peut augmenter la durée d’exécution de la conversion technique.
• Elle peut prolonger la fenêtre de temps d’arrêt pendant la bascule.
• Elle peut nécessiter un niveau de mémoire HANA plus important, ce qui augmente les coûts d’infrastructure et de licence.
• Elle crée plus de données à réconcilier, tester, sécuriser et gouverner pour les équipes après la mise en service.

Le problème persiste également après la migration. Si des données inutiles sont déplacées vers S/4HANA, l’organisation démarre son nouvel environnement avec une base de coûts plus élevée que nécessaire. La mémoire HANA est coûteuse, et une fois que la croissance des données se poursuit, le système peut rapidement passer au niveau de mémoire supérieur.

Une meilleure approche consiste à traiter la migration comme une opportunité de nettoyage des données. Avant de passer à S/4HANA, les organisations devraient évaluer quelles données sont encore nécessaires dans le système actif, ce qui peut être archivé, ce qui devrait être supprimé et ce qui doit rester accessible à des fins légales, fiscales, d’audit ou commerciales.

C’est le fondement d’une stratégie de migration axée sur les données.

Taille de la base de données réduite avant la migration

Le bénéfice le plus direct de l’archivage des données SAP est une base de données active plus petite. Des années de données historiques accumulées dans les systèmes SAP sont l’un des principaux moteurs de l’exécution d’un projet d’archivage des données avant la migration vers S/4HANA. Au lieu de migrer des décennies de transactions historiques, seules les données actives et pertinentes restent dans le système productif.

Chez TJC Group, nous nous concentrons d’abord sur les tables à « grand gain ». Nous identifions les plus grandes tables dans SAP ECC à l’aide de la transaction DB02, puis trouvons les objets d’archive correspondants et les configurons dans l’Archiving Sessions Cockpit (ASC). L’ASC automatise l’archivage des données, il n’a donc besoin d’être configuré qu’une seule fois avant de fonctionner en continu. Les plus grandes tables ont tendance à être techniques, suivies par la finance, puis SD/MM, bien que ce ne soit pas une règle stricte.

Une base de données réduite aide de plusieurs manières pratiques :

• Périmètre de migration plus petit. L’équipe de projet n’a pas besoin de transférer chaque ancien enregistrement dans le nouveau système.
• Préparation technique plus facile. Le système source est plus propre et plus simple à utiliser.
• Délais de migration plus courts. Moins de données à transférer.
• Besoins en infrastructure réduits. L’environnement S/4HANA cible peut être dimensionné correctement.
• Moins de risques de migration globaux. Moins d’enregistrements signifie moins de problèmes potentiels.

Ceci est particulièrement important dans les projets brownfield, où toutes les données ont tendance à être transférées à moins qu’une action ne soit entreprise avant la migration. Si les anciennes données transactionnelles, les données de base obsolètes et les structures organisationnelles inactives ne sont pas traitées tôt, elles sont susceptibles d’être transférées vers S/4HANA dans le cadre de la conversion. Cela peut augmenter les coûts et créer un travail de nettoyage supplémentaire après la mise en service.

L’archivage des données permet aux entreprises de gérer cela avant la migration, lorsque c’est généralement plus facile et plus rentable.

SAP fournit un rapport standard de gestion du volume de données (DVM) pour examiner la croissance des données pour divers objets sélectionnés dans les systèmes SAP. Ce rapport est un point de départ utile pour évaluer quelles données doivent être migrées vers S/4HANA. Chez TJC Group, nous utilisons notre propre analyseur DVM interne en combinaison avec le rapport DVM de SAP. Après une analyse approfondie, nous pouvons identifier les domaines offrant les plus grandes opportunités d’économies d’espace et fournir des recommandations détaillées sur les tables et les objets d’archive qui apporteront des gains rapides.

Nous recommandons également le SAP Readiness Check, un outil gratuit pour tous les clients SAP disposant d’un contrat de support ou de maintenance SAP actif. Le SAP Readiness Check scanne la base de données SAP actuelle et produit des rapports sur plusieurs aspects, y compris la taille actuelle de la base de données, les principales tables et le potentiel de gains d’archivage des données.

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Coûts de stockage et de mémoire HANA réduits

SAP S/4HANA fonctionne sur la base de données HANA. HANA est puissant, mais c’est aussi un environnement de base de données premium. Plus la base de données est grande, plus une organisation a besoin de mémoire et de capacité d’infrastructure. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles l’archivage des données a un impact direct sur le coût de la migration S/4HANA.

La mémoire HANA est généralement gérée par niveaux de données suivant un système de taille « T-shirt ». À mesure que le volume de données augmente, les organisations peuvent avoir besoin de passer à des tailles de matériel « T-shirt » plus grandes. Passer à une taille d’infrastructure plus grande n’est pas toujours simple, et cela augmentera les dépenses d’investissement et d’exploitation.

En archivant les données inutiles avant la migration, les organisations peuvent réduire la quantité de données qui doit être chargée dans HANA. Cela peut aider à dimensionner correctement l’environnement S/4HANA initial et à éviter de dépasser la taille « T-shirt » actuelle.

Le bénéfice en termes de coûts ne se limite pas au projet de migration. Une base de données HANA plus légère peut réduire les coûts continus de stockage, de mémoire, de sauvegarde et d’administration. Cela donne également à l’organisation plus de marge pour gérer la croissance future des données avant que de la mémoire supplémentaire ne soit nécessaire.

C’est pourquoi l’archivage des données ne doit pas être traité comme une activité technique ponctuelle. Il doit faire partie d’une stratégie plus large de gestion du volume de données avant et après la migration S/4HANA.

Délais de migration accélérés

Le temps est l’un des principaux facteurs de coût dans tout projet de migration SAP.

Plus la migration prend de temps, plus les ressources nécessaires sont importantes. Plus de consultants, plus d’implication de l’équipe interne, plus de cycles de test, plus de travail de réconciliation et plus de perturbations commerciales peuvent tous augmenter le coût total du projet.

L’archivage des données aide à raccourcir les délais de migration en réduisant la quantité de données à déplacer et à traiter.

Dans une conversion de système, une base de données plus petite peut réduire la durée d’exécution de la conversion. Dans la transition sélective des données, elle peut aider à définir un périmètre de données plus propre et à réduire la complexité de quelles données doivent être migrées. Dans les projets greenfield, elle peut soutenir une distinction plus claire entre les données actives qui sont transférées dans le nouveau système et les données historiques qui devraient rester accessibles via une solution d’accès aux données legacy ou de décommissionnement.

Une base de données plus légère simplifie également les tests. Lorsque moins de données inutiles sont transférées, l’équipe de projet peut se concentrer sur la validation des données les plus importantes pour les opérations commerciales actuelles. Cela peut réduire le temps passé à analyser d’anciens enregistrements, à résoudre des problèmes de données évitables et à réconcilier des informations historiques qui pourraient ne plus être pertinentes sur le plan opérationnel.

Le résultat n’est pas seulement une migration technique plus rapide. C’est un projet plus fluide avec moins de complications évitables.

Temps d’arrêt réduit pendant la conversion

Les temps d’arrêt sont une préoccupation majeure pour les organisations qui migrent vers S/4HANA.

Pendant la phase finale de conversion et de bascule, les opérations commerciales peuvent être affectées. Pour les organisations mondiales, cela peut être particulièrement difficile car les fenêtres où les temps d’arrêt sont acceptables peuvent être limitées. Une fenêtre de temps d’arrêt plus longue peut augmenter le risque opérationnel et exercer une pression sur l’informatique, la finance, la chaîne d’approvisionnement, le service client et d’autres équipes commerciales.

Le volume de données joue un rôle direct ici.

Plus il y a de données à traiter pendant la conversion, plus le système peut avoir besoin d’être indisponible ou partiellement restreint. En archivant les données inutiles avant la migration, les organisations peuvent réduire la quantité de données impliquées dans les activités de conversion et aider à raccourcir la fenêtre de temps d’arrêt.

Ceci est particulièrement important pour les grands environnements SAP avec de nombreuses années d’historique transactionnel. Les anciens documents financiers, les enregistrements de ventes et d’achats terminés, les données clients et fournisseurs obsolètes et les unités organisationnelles redondantes peuvent tous ajouter du volume sans ajouter de valeur opérationnelle au nouveau système.

L’archivage de ces données avant la migration peut réduire la charge technique et le risque de retards inattendus pendant la bascule. Cela améliore également la confiance car l’équipe de projet travaille avec un ensemble de données plus contrôlé et mieux compris.

Meilleures performances du système SAP après la migration

L’archivage des données ne réduit pas seulement le coût de la migration. Il améliore également la qualité de l’environnement SAP après la migration.

Lorsqu’une organisation migre vers S/4HANA avec une base de données volumineuse et non gérée, le système peut toujours faire face à des problèmes de performance. HANA est rapide, mais ce n’est pas une raison pour conserver indéfiniment des données inutiles. Si la croissance des données reste incontrôlée, les tables continuent de croître, l’utilisation de la mémoire augmente et des problèmes de performance peuvent apparaître avec le temps.

L’archivage des données favorise de meilleures performances du système en maintenant la base de données active légère. Dans de nombreux cas, la réduction des données actives inutiles peut améliorer l’efficacité opérationnelle et réduire la consommation de ressources pour la sauvegarde, la maintenance et certaines charges de travail de reporting.

Dans S/4HANA, certaines tables et zones de données techniques peuvent croître rapidement. Les pièces jointes, les documents de modification, les journaux et d’autres enregistrements à volume élevé peuvent consommer un espace de base de données important s’ils ne sont pas gérés correctement. Un nettoyage et un archivage réguliers aident à empêcher ces données de gonfler inutilement le système.

Un système SAP plus léger est plus facile à exploiter. Il est également plus facile à surveiller, à optimiser et à faire évoluer. Cela donne aux équipes informatiques plus de contrôle sur la croissance de la base de données et aide à éviter les surprises coûteuses après la mise en service.

Sauvegarde et récupération plus faciles

Les grandes bases de données créent des défis plus importants en matière de sauvegarde et de récupération. Si une base de données SAP contient des années de données actives inutiles, les fenêtres de sauvegarde peuvent devenir plus longues. La récupération peut également prendre plus de temps car il y a plus de données à restaurer. Cela crée un risque opérationnel, en particulier pour les organisations ayant des objectifs de temps de récupération stricts.

L’archivage des données aide à réduire cette charge. En déplaçant les données de la base de données active vers le stockage d’archives, les organisations peuvent raccourcir les temps de sauvegarde et simplifier la planification de la récupération. La base de données active devient plus petite et plus facile à gérer.

Cela devient encore plus important lors de la migration S/4HANA. Si les données legacy sont laissées de côté, l’organisation a toujours besoin d’un accès sécurisé et conforme à celles-ci. Si les systèmes legacy restent en ligne uniquement pour l’accès historique, ils continuent de générer des coûts, des risques de sécurité et de conformité.

La planification précoce de l’accès aux archives et du décommissionnement du système peut aider à éviter ces problèmes.

Assurer la conformité tout au long de la migration

Une préoccupation courante lors des projets de migration est le maintien de l’accès aux enregistrements historiques requis pour les rapports fiscaux, les audits financiers et les obligations de conservation légale. Les utilisateurs professionnels de SAP appréhendent souvent de perdre l’accès aux données legacy lors des migrations de systèmes. Bien que cette préoccupation soit compréhensible, si les principes SAP ILM sont correctement appliqués et que l’archivage des données est effectué correctement, les données archivées restent disponibles sur SAP S/4HANA via les transactions SAP standard.

Les solutions d’archivage de TJC Group aident les organisations à :

• Préserver les informations archivées en toute sécurité
• Maintenir un accès contrôlé aux données archivées
• Démontrer la conformité aux exigences de conservation
• Assurer la disponibilité des informations historiques après la migration

Avec l’archivage manuel, comme pour toute tâche manuelle et répétitive, des erreurs humaines peuvent survenir. L’Archiving Sessions Cockpit élimine ce risque. Les exigences de conservation sont configurées une fois, et l’ASC automatise la suppression des données de manière contrôlée et conforme. Il permet aux organisations d’automatiser l’archivage et la suppression des données sans perturber les processus métier. Grâce à l’automatisation, l’ASC réduit considérablement la taille de la base de données, assure la conformité avec les politiques de conservation des données et libère de précieuses ressources système et humaines.

Comment l’archivage des données s’intègre dans chaque approche de migration S/4HANA

Le rôle de l’archivage des données dépend de l’approche de migration, mais il est pertinent dans tous les scénarios.

Migration brownfield

Dans un projet brownfield ou de conversion de système, le système ECC existant est converti en S/4HANA. Cette approche est souvent plus rapide et moins perturbatrice, mais elle peut transférer des données historiques, des personnalisations et de la dette technique.

L’archivage des données est particulièrement utile ici car il réduit la base de données active avant la conversion. En archivant les données transactionnelles inutiles et en améliorant la qualité des données de base, les organisations peuvent réduire les besoins en mémoire HANA, raccourcir le délai de migration et minimiser les perturbations pendant la mise en service.

Sans archivage, les anciennes données et la complexité redondante peuvent simplement être transférées vers S/4HANA.

Migration greenfield

Dans une migration greenfield, l’organisation démarre avec un nouveau système S/4HANA. Généralement, seules les données ouvertes ou actives sélectionnées sont migrées à l’aide du SAP Migration Cockpit.

Dans ce scénario, l’archivage des données peut jouer un rôle moins important pendant la migration elle-même, car les données historiques sont souvent exclues du nouveau système. Cependant, il devient important pour la gestion des données legacy après la migration.

Les données archivées ou historiques peuvent toujours être nécessaires à des fins légales, fiscales, d’audit ou commerciales. Au lieu de maintenir les anciens systèmes SAP en fonctionnement indéfiniment, les organisations peuvent utiliser une solution de décommissionnement pour préserver un accès contrôlé aux informations historiques tout en réduisant le coût des systèmes legacy.

Transition sélective des données (SDT)

La transition sélective des données se situe entre le brownfield et le greenfield. Elle permet aux organisations de conserver certaines données historiques, d’en laisser d’autres de côté et d’apporter des modifications ciblées pendant la migration.

L’archivage des données soutient la transition sélective des données en aidant les entreprises à préparer les systèmes sources avant la migration. Les données inutiles peuvent être archivées ou supprimées, tandis que les données historiques pertinentes peuvent être conservées en fonction des besoins de l’entreprise. Cela contribue à réduire la complexité du projet et favorise une transformation plus propre.

Dans les trois approches, le principe fondamental reste le même : moins une organisation déplace de données inutiles vers S/4HANA, plus la migration devient fluide et rentable.

Comment TJC Group soutient les projets d’archivage des données SAP

Ne migrez pas de données inutiles vers S/4HANA. Archivez-les, gouvernez-les et maintenez-les accessibles. TJC Group aide les organisations à réduire le périmètre de migration, à diminuer les coûts, à minimiser les risques et à construire un paysage SAP plus propre et plus durable.

TJC Group aide les organisations à planifier et à exécuter des projets d’archivage des données SAP avant et après la migration S/4HANA.

Le processus commence généralement par une évaluation de la gestion du volume de données. Cela permet d’identifier les plus grandes tables, les objets d’archivage pertinents, les modèles de croissance des données et les économies potentielles de l’archivage. Cela aide également à estimer ce qui peut être réalisé avec et sans automatisation.

Cette analyse précoce est importante car elle donne à l’organisation une vision plus claire du périmètre de migration. Elle soutient également de meilleures décisions sur ce qui doit être archivé, supprimé, migré ou conservé pour un accès ultérieur.

TJC Group fournit également des services d’archivage des données SAP pour les environnements ECC et S/4HANA, ainsi que la suppression des données et le support ILM. Pour les entreprises ayant des exigences d’archivage complexes, l’automatisation peut faire une différence significative. L’Archiving Sessions Cockpit aide à automatiser le processus d’archivage et de suppression des données, réduisant l’effort manuel et améliorant la fiabilité.

Pour l’accès aux données legacy après la migration S/4HANA, l’Enterprise Legacy System Application (ELSA) de TJC Group prend en charge le décommissionnement des systèmes en permettant aux organisations de conserver l’accès aux données historiques SAP et non-SAP sans maintenir les anciens systèmes entièrement opérationnels. Cela aide à réduire les coûts à long terme tout en répondant aux besoins légaux, fiscaux, d’audit et de conformité.

Utilisez le calculateur d’archivage SAP de TJC Group pour estimer les économies potentielles avant votre migration S/4HANA.

Conclusion

Le coût de la migration S/4HANA n’est pas seulement déterminé par les logiciels, le conseil, l’infrastructure et les délais du projet. Il est également déterminé par les données.

Si une organisation déplace des données inutiles vers S/4HANA, cela augmente la taille de la base de données, les besoins en mémoire HANA, la durée d’exécution de la conversion, l’effort de test, les exigences de sauvegarde et les coûts d’exploitation à long terme. Cela peut rendre la migration plus coûteuse qu’elle ne devrait l’être.

L’archivage des données SAP aide à réduire cette charge. Il maintient la base de données active légère, réduit les coûts de stockage et de mémoire HANA, raccourcit les délais de migration, réduit les temps d’arrêt et améliore les performances du système après la mise en service. Il prend également en charge une meilleure gestion de la sauvegarde, de la récupération et de la conformité.

Pour les organisations qui se préparent à S/4HANA, l’archivage des données ne doit pas être traité comme une réflexion après coup. Il doit faire partie de la stratégie de migration dès le début.

Une approche axée sur les données commence par une question simple : de quelles données l’entreprise a-t-elle réellement besoin dans le nouveau système ? Une fois cela clair, le chemin vers S/4HANA devient plus propre, plus prévisible et plus rentable. -table.