Auteur : Thierry Julien, PDG, TJC Group
La transaction SAP SARA est l’outil standard pour l’administration de l’archivage des données depuis des décennies. Pourtant, alors que les volumes de données croissent de manière exponentielle et que les organisations subissent une pression croissante pour maintenir des systèmes SAP légers, en particulier avant les migrations S/4HANA, l’approche manuelle de SARA, session par session, s’avère de plus en plus inadéquate. Dans cet article, nous examinons pourquoi SARA ne permet pas une véritable automatisation de l’archivage et comment l’Archiving Sessions Cockpit (ASC) de TJC Group comble ce manque.
Table des matières
Introduction
L’archivage des données n’est pas un projet ponctuel. C’est une discipline continue et récurrente. Chaque jour, les systèmes SAP génèrent de nouvelles données transactionnelles : bons de commande, factures, documents articles, journaux de modifications, et bien plus encore. Sans gestion, ces données s’accumulent sans relâche, dégradant les performances du système, gonflant les coûts de stockage et compliquant les migrations.
SAP fournit la transaction SARA (Archive Administration) comme outil natif pour gérer les cycles d’archivage. Combiné à l’Archive Development Kit (ADK), SARA a servi de pilier à l’archivage des données SAP pendant des années. Cependant, SARA a été conçu comme une interface d’administration, et non comme un moteur d’automatisation.
La distinction est capitale. L’administration signifie qu’un opérateur humain doit planifier, configurer, ordonnancer, surveiller et dépanner chaque session d’archivage manuellement. L’automatisation signifie que le système gère ces tâches de manière indépendante, cohérente et sans interruption. À mesure que les organisations étendent leurs efforts d’archivage à des dizaines d’objets d’archivage, des centaines de codes de société et de multiples systèmes SAP, l’écart entre l’administration et l’automatisation devient un goulot d’étranglement critique.
Qu’est-ce que l’Archiving Sessions Cockpit (ASC) ?
L’Archiving Sessions Cockpit (ASC) est la solution logicielle propriétaire de TJC Group, conçue spécifiquement pour automatiser et orchestrer l’ensemble du processus d’archivage des données SAP. Développé en réponse aux demandes répétées des clients souhaitant éliminer la charge manuelle de l’archivage récurrent, l’ASC gère et contrôle tous les cycles d’archivage à partir d’un point de contrôle unique.
L’ASC ne remplace pas SARA ou l’ADK. Il s’appuie sur eux. Il utilise l’infrastructure d’archivage standard de SAP mais y ajoute une couche d’automatisation intelligente qui gère tout ce que SARA ne peut pas faire : planification des sessions, génération de variantes, ordonnancement, exécution, surveillance, récupération sur erreur et reporting.
Fonctions clés de l’ASC, pour n’en citer que quelques-unes
Archivage de masse automatisé : l’ASC automatise les cycles d’archivage initiaux, réguliers et sélectifs sur tous les objets d’archivage configurés, sans intervention manuelle.
Synchronisation avec le calendrier professionnel : les sessions d’archivage sont planifiées en fonction des fenêtres de maintenance informatique et des calendriers d’entreprise, garantissant une interruption nulle des opérations quotidiennes.
Gestion des sessions de bout en bout : l’ASC gère toutes les phases de chaque cycle d’archivage (écriture, suppression et stockage) jusqu’à leur achèvement, y compris la gestion des dépendances entre les phases.
Récupération automatique sur erreur : si une session est interrompue par un problème système ou une erreur, l’ASC récupère et redémarre automatiquement la session, éliminant ainsi le besoin de dépannage manuel.
Gestion fine des variantes : l’ASC peut gérer des variantes d’archivage détaillées avec des critères de sélection granulaires, générant dynamiquement les variantes appropriées pour chaque session sur la base de règles plutôt que de valeurs statiques.
Traçabilité et journaux d’audit : des journaux complets sont conservés pour chaque session, offrant une traçabilité totale à des fins de conformité et d’audit.
SARA vs ASC : une comparaison détaillée
La comparaison suivante met en évidence les principales différences entre l’utilisation de SARA seul et son optimisation avec l’Archiving Sessions Cockpit :
| Capacité | SARA (natif) | ASC (TJC Group) |
| Ordonnancement des sessions | Ordonnancement manuel par objet via le planificateur de jobs SAP | Ordonnancement automatisé sur tous les objets, y compris plusieurs systèmes, synchronisé avec les calendriers d’entreprise |
| Gestion des variantes | Variantes statiques ; adaptation manuelle requise pour les périodes fiscales, les tranches de numéros ou les durées de rétention | Génération dynamique de variantes basée sur des règles configurables ; aucune adaptation manuelle nécessaire |
| Orchestration multi-objets | Aucune orchestration intégrée ; chaque objet est géré indépendamment | Orchestration centralisée de tous les objets d’archivage selon une séquence définie |
| Gestion des erreurs | Identification et redémarrage manuels requis | Récupération et redémarrage automatiques des sessions interrompues |
| Prise en compte du calendrier professionnel | Aucune ; l’ordonnancement doit être coordonné manuellement | Alignement intégré avec les plannings informatiques et les calendriers d’entreprise |
| Surveillance consolidée | Journaux par session uniquement ; pas de tableau de bord holistique | Surveillance centralisée de tous les cycles d’archivage et de leur statut |
| Archivage récurrent | Nécessite une réexécution manuelle de chaque session | Sessions récurrentes entièrement automatisées à intervalles définis |
| Évolutivité | L’effort augmente linéairement avec le nombre d’objets et de codes de société | L’effort reste limité quel que soit le périmètre d’archivage |
| Traçabilité | Journaux de jobs basiques | Journaux de traçabilité complets pour l’audit et la conformité |
| Maintien des gains à long terme | Aucun mécanisme pour assurer la continuité après le projet initial | La récurrence automatisée garantit que les gains sont conservés de façon permanente |
En résumé, SARA fournit la base technique de l’archivage, tandis que l’ASC apporte l’automatisation, l’orchestration et l’intelligence nécessaires pour faire de l’archivage un processus durable de classe entreprise.
Pourquoi l’automatisation complète importe plus que jamais
Plusieurs tendances convergentes rendent l’argument en faveur de l’archivage automatisé plus convaincant que jamais.
Pressions liées à la migration S/4HANA
La vague de migration actuelle de SAP ECC vers S/4HANA a fait de la gestion du volume de données et de la mémoire une priorité stratégique. S/4HANA fonctionne sur une base de données en mémoire (HANA), où chaque gigaoctet de données impacte directement les coûts d’infrastructure. Réduire les volumes de données avant la migration raccourcit les temps de conversion, diminue les besoins en matériel et réduit les risques du projet.
Cependant, l’archivage pré-migration n’est pas exactement un exercice ponctuel. Les données continuent de s’accumuler pendant la phase de planification de la migration, qui peut durer de 12 à 24 mois. Sans un archivage automatisé s’exécutant en continu pendant cette période, les volumes qui ont été péniblement réduits augmenteront à nouveau, sapant l’objectif même de l’exercice.
Contraintes de ressources informatiques
Les administrateurs SAP Basis qualifiés et les consultants experts ILM sont des ressources rares. Les dédier à la tâche répétitive et manuelle de gestion des sessions d’archivage n’est ni efficace ni durable. L’automatisation libère ces ressources précieuses pour qu’elles se concentrent sur des initiatives plus prioritaires telles que l’optimisation du système, la sécurité et l’innovation, tout en s’assurant que l’ILM fonctionne efficacement dans le temps (focus sur le taux d’archivage).
Le coût de l’inaction
Le fait de ne pas archiver régulièrement a des conséquences financières tangibles. La croissance de la base de données augmente les coûts de stockage, dégrade les performances du système (entraînant des temps de traitement par lots plus longs et des temps de réponse utilisateurs plus lents) et complique les mises à niveau du système. Pour les organisations utilisant HANA, l’impact sur les coûts est encore plus prononcé, car le stockage en mémoire est nettement plus coûteux que le stockage traditionnel sur disque.
Impact concret : ce que l’ASC apporte en pratique
Les organisations ayant adopté l’Archiving Sessions Cockpit ont obtenu des résultats remarquables. Les clients utilisant l’ASC ont rapporté des taux d’archivage dépassant 95 % à 99 %, un chiffre difficile à atteindre et pratiquement impossible à maintenir avec le seul archivage manuel.
Au-delà de la réduction initiale de la base de données, la véritable valeur de l’ASC réside dans sa capacité à maintenir ces gains dans le temps. En exécutant des sessions d’archivage automatisées et récurrentes (mensuelles, hebdomadaires ou selon la cadence requise par l’organisation), l’ASC garantit que les volumes de données restent sous contrôle de façon permanente, plutôt que de rebondir après le départ de l’équipe projet.
Principaux points à retenir
La transaction SAP SARA reste un outil nécessaire et performant pour exécuter des sessions d’archivage individuelles. Cependant, elle n’a jamais été conçue pour offrir l’automatisation complète qu’exigent les environnements SAP modernes. Voici les points essentiels à retenir :
- SARA est un outil d’administration, pas un moteur d’automatisation. Il nécessite une intervention manuelle à chaque étape, de la création des variantes à l’ordonnancement, en passant par la surveillance et la récupération sur erreur. Pour un archivage occasionnel à petite échelle, cela peut être acceptable. Pour un archivage récurrent à l’échelle de l’entreprise, cela ne l’est pas.
- L’archivage manuel n’est pas évolutif. À mesure que le nombre d’objets d’archivage, de codes de société et de systèmes augmente, l’effort requis pour gérer l’archivage via SARA seul augmente linéairement. L’automatisation maintient l’effort limité et constant quel que soit le périmètre.
- Les gains des projets d’archivage sont temporaires sans automatisation. Un projet d’archivage initial peut permettre des réductions impressionnantes de la base de données, mais sans récurrence automatisée, les volumes de données augmenteront à nouveau en quelques mois. L’ASC garantit que les gains d’archivage sont maintenus de façon permanente.
- L’automatisation réduit les risques de conformité. Un archivage cohérent et basé sur des règles garantit que les politiques de conservation des données sont appliquées uniformément, réduisant ainsi le risque de non-conformité réglementaire.
- L’Archiving Sessions Cockpit complète SARA ; il ne le remplace pas. L’ASC s’appuie sur l’infrastructure d’archivage standard de SAP, en y ajoutant la couche d’orchestration, d’intelligence et d’automatisation qui manque à SARA. Ensemble, ils forment une solution d’archivage complète de classe entreprise.
Si votre organisation est confrontée à la charge manuelle de l’archivage des données SAP, ou si vous planifiez une migration S/4HANA et avez besoin de maîtriser vos volumes de données, TJC Group peut vous aider. Avec plus de 25 ans d’expertise dans la gestion du volume de données SAP et une solution d’automatisation éprouvée avec l’Archiving Sessions Cockpit, nous permettons aux organisations de prendre le contrôle de leur paysage de données, une fois pour toutes. Contactez-nous pour en savoir plus.
