Autor: Priyasha Purkayastha, Global Content Managerin, TJC Group | Co-Autor: TJC Americas Team, TJC Group
Der Go-live Ihres S/4HANA-Systems ist ein Meilenstein, den es zu feiern gilt, aber er ist noch lange nicht das Ende Ihrer Transformationsreise. Einer der am häufigsten übersehenen Aspekte jeder S/4HANA-Implementierung ist die Planung des Zugriffs auf ERP-Altdaten nach dem Übergang. Jüngsten Erkenntnissen zufolge unterschätzen 83 % der Unternehmen die Anforderungen an den Zugriff auf Altdaten, bis es zu spät ist. Dieser Artikel untersucht die kritischen Anwendungsfälle für den Datenzugriff nach dem S/4HANA Go-live und wie ein moderner Hub für historische Daten Ihrem Unternehmen helfen kann, konform, kosteneffizient und operativ belastbar zu bleiben.
Inhaltsübersicht
- Einführung
- Warum der Zugriff auf Altdaten nach dem S/4HANA Go-live wichtig ist
- Die versteckten Kosten für die Aufrechterhaltung von Altsystemen
- Wichtige Anwendungsfälle für den Zugriff auf Altdaten nach dem Go-live
- Die Rolle eines modernen Hubs für historische Daten
- Sicherheits- und Compliance-Risiken von Altsystemen
- Best Practices für die Planung des Zugriffs auf Altdaten
- Fazit
Einführung
Die Migration auf SAP S/4HANA ist eine der bedeutendsten Transformationen, die ein Unternehmen unternehmen kann. Die neue Plattform bietet Echtzeit-Analysen, In-Memory-Computing und ein vereinfachtes Datenmodell, was einen erheblichen Sprung nach vorn gegenüber SAP ECC darstellt. Sobald jedoch die Aufregung über den Go-live verfliegt, bleibt eine entscheidende Frage: Was passiert mit den Daten in Ihren alten Systemen?
ERP-Altsysteme enthalten jahrzehntelange geschäftskritische Informationen, von Finanzunterlagen und Steuerarchiven bis hin zu HR-Daten und Kundentransaktionshistorien. Diese Daten verlieren nicht einfach in dem Moment ihren Wert, in dem ein neues System in Betrieb geht. Tatsächlich machen rechtliche Anforderungen, Anforderungen an die Geschäftskontinuität und betriebliche Erfordernisse den Zugriff auf historische Daten oft über Jahre, manchmal Jahrzehnte nach der Migration unerlässlich.
Trotz dieser Realität ist die Stilllegung von Altsystemen häufig der letzte Punkt auf dem Projektplan. Viele Unternehmen lassen ihre alten Systeme entweder unter großem Kostenaufwand weiterlaufen oder frieren sie auf virtuellen Maschinen ein, was beides keine nachhaltige oder konforme langfristige Strategie darstellt. Dieser Artikel stützt sich auf Erkenntnisse aus dem Webinar der TJC Group über Anwendungsfälle für den Zugriff auf Altdaten nach dem S/4HANA Go-live, um Ihnen zu helfen, die Herausforderungen und verfügbaren Lösungen zu verstehen.
Warum der Zugriff auf Altdaten nach dem S/4HANA Go-live wichtig ist
Unabhängig davon, ob sich Ihr Unternehmen für einen Greenfield-, Brownfield- oder Selective Data Transition (SDT)-Ansatz entschieden hat, bleibt die Notwendigkeit des Zugriffs auf Altdaten bestehen. Untersuchungen zeigen, dass nur etwa 10 % der Daten, die Unternehmen in ihren Systemen halten, aktiv genutzt werden. Die restlichen 90 % sind Altinformationen, von denen einige redundant sind, aber ein erheblicher Teil wird für Compliance- und Geschäftszwecke benötigt.
Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass eine Brownfield-Migration die Notwendigkeit der Stilllegung von Altsystemen überflüssig macht. Dies ist nicht der Fall. Ein technisches Upgrade beweist nicht, dass die Daten vollständig oder unverändert sind, was bedeutet, dass das S/4HANA-System nicht als Steuerarchiv für Daten fungieren kann, die ursprünglich im Altsystem erstellt wurden. Prüfer können verlangen, die Herkunft von Altdaten in ihrer ursprünglichen Form zu sehen, was eine dedizierte Lösung erfordert.
Da zudem 59 % der Unternehmen inzwischen ganz oder teilweise auf S/4HANA umgestellt haben und SAP den Mainstream-Support für ECC im Jahr 2027 einstellt, war die Dringlichkeit, den Zugriff auf Altdaten zu regeln, noch nie so groß wie heute. Unternehmen, die dies nicht planen, werden mit eskalierenden Kosten, Compliance-Lücken und betrieblichen Störungen konfrontiert sein.
Sehen Sie sich unser Webinar über Anwendungsfälle für den Zugriff auf Altdaten nach dem S/4HANA Go-live an, um weitere Informationen zu erhalten:
Die versteckten Kosten für die Aufrechterhaltung von Altsystemen
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass das einfache Weiterlaufenlassen ihrer SAP ECC- oder R/3-Altsysteme der einfachste Weg ist. Die versteckten Kosten für die Wartung von Altsystemen sind jedoch weitaus bedeutender, als die meisten ahnen.
Im Durchschnitt werden 60 bis 80 % der IT-Budgets für den Betrieb von Altsystemen aufgewendet. Diese Kosten umfassen SAP-Lizenzgebühren, Infrastrukturwartung, Datenbank-Support und das Fachpersonal, das für die Verwaltung veralteter Technologien benötigt wird. Da diese Systeme in die Jahre kommen, wird es immer schwieriger und teurer, Experten zu finden, die sie warten können.
Über die offensichtliche finanzielle Belastung hinaus erstrecken sich die wahren Kosten für die Aufrechterhaltung von Altsystemen und -daten auf die Anhäufung technischer Schulden, die Überlastung von IT-Teams mit veralteter Technologie, Ausgaben für redundante Softwarelizenzen und Sicherheitsmaßnahmen sowie die Umweltauswirkungen des Betriebs und der Stromversorgung alter Anwendungen. In einem RISE with SAP-Szenario wachsen die Speicherkosten eher geometrisch als linear, was es umso wichtiger macht, zu verwalten, welche Daten in Ihrer HANA-Datenbank verbleiben und was an anderer Stelle gespeichert werden kann.
Wichtige Anwendungsfälle für den Zugriff auf Altdaten nach dem Go-live
Das Webinar hob mehrere kritische Szenarien hervor, in denen Unternehmen nach ihrem S/4HANA Go-live auf ERP-Altdaten zugreifen müssen. Das Verständnis dieser Anwendungsfälle ist für den Aufbau einer robusten Stilllegungsstrategie unerlässlich.
Steuer- und Audit-Compliance
Die Einhaltung von Steuer- und Audit-Vorschriften ist wohl der wichtigste Anwendungsfall für den Zugriff auf Altdaten. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, Finanzunterlagen über längere Zeiträume aufzubewahren, in der Regel sieben Jahre in den Vereinigten Staaten und bis zu zehn Jahre in Kanada und in ganz Europa. Prüfer können jederzeit Zugriff auf historische Transaktionsdaten, Hauptbucheinträge, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltungsunterlagen sowie steuerrelevante Dokumente verlangen.
Entscheidend ist, dass die Daten als Steuerarchiv aufbewahrt, extrahiert und als Flatfile gespeichert werden müssen, um zu beweisen, dass sie nicht verändert wurden. Eine Stilllegungslösung, die keinen Nachweis der Vollständigkeit und Unveränderbarkeit erbringt, wird den Steuer- und Audit-Anforderungen nicht gerecht. Aus diesem Grund greifen ETL-Lösungen (Extract, Transform, and Load), die auf Datenbank-zu-Datenbank-Übertragungen basieren, oft zu kurz, da sie die Datenintegrität möglicherweise nicht garantieren können. Die Bedeutung der SAP-Datenarchivierung bei der Migration auf S/4HANA kann in diesem Zusammenhang nicht hoch genug eingeschätzt werden.
Fusionen und Übernahmen
Fusionen und Übernahmen (M&A) schaffen besonders komplexe Herausforderungen für Altdaten. Wenn zwei Unternehmen fusionieren, bringen sie oft mehrere ERP-Systeme zusammen, die jeweils jahrelange historische Daten enthalten. Diese Daten müssen für Due-Diligence-Prüfungen, Finanzabstimmungen und die regulatorische Berichterstattung zugänglich bleiben.
In M&A-Szenarien muss das übernehmende Unternehmen möglicherweise auf die SAP- oder Nicht-SAP-Altdaten des Zielunternehmens zugreifen, um die Integrationsplanung, die historische Finanzanalyse und die Überprüfung der Compliance durchzuführen. Ein zentraler Hub für historische Daten wird hier unschätzbar wertvoll, da er den Zugriff auf die Altdaten beider Unternehmen über eine einzige Plattform ermöglicht, ohne mehrere kostspielige Altsysteme unterhalten zu müssen. Zu wissen, wie man sowohl SAP- als auch Nicht-SAP-Altsysteme stilllegt, ist in diesen Situationen von entscheidender Bedeutung.
Veräußerungen und Carve-outs
Veräußerungen stellen die entgegengesetzte Herausforderung zu Fusionen dar. Wenn eine Geschäftseinheit verkauft oder ausgegliedert wird, muss das veräußernde Unternehmen die relevanten Daten trennen und sicherstellen, dass beide Parteien Zugriff auf die benötigten historischen Aufzeichnungen behalten. Dies beinhaltet oft das Extrahieren von Daten für bestimmte Buchungskreise, Geschäftsjahre oder Geschäftseinheiten aus dem Altsystem.
Ein Praxisbeispiel aus der Erfahrung der TJC Group verdeutlicht dies gut. Ein globales Fertigungsunternehmen führte eine Brownfield-S/4HANA-Implementierung von Finanzdaten durch, die veräußerte Unternehmen bewusst ausschloss. Das ECC-Altsystem enthielt Daten für diese veräußerten Einheiten, die noch aufbewahrt werden mussten und zugänglich sein sollten. Ohne eine ordnungsgemäße Stilllegungslösung wäre das Unternehmen gezwungen gewesen, das gesamte Altsystem nur für den Zugriff auf diesen Teil der Daten beizubehalten.
HCM-Übergänge und HR-Datenaufbewahrung
Übergänge im Human Capital Management (HCM) stellen einen der Anwendungsfälle mit der längsten Nachlaufzeit für den Zugriff auf Altdaten dar. Viele Unternehmen, die auf S/4HANA migrieren, verlagern gleichzeitig ihre HR-Funktionen von SAP HCM nach SAP SuccessFactors oder andere cloudbasierte HR-Plattformen. Die historischen HR-Daten im Altsystem müssen jedoch über bemerkenswert lange Zeiträume aufbewahrt werden.
HR-Daten, einschließlich Rentenunterlagen, Gehaltshistorien und Arbeitsverträge, müssen in bestimmten Ländern und Branchen über dreißig Jahre lang aufbewahrt werden. Dies macht es unpraktisch, ein Altsystem nur für den Zugriff auf HR-Daten in Betrieb zu halten. Eine dedizierte Enterprise Legacy System Application bietet eine weitaus kosteneffizientere und konformere Lösung, die sicherstellt, dass HR-Unterlagen noch lange nach der Stilllegung des Quellsystems zugänglich bleiben. Für ein umfassenderes Verständnis der Datenaufbewahrungspflichten lesen Sie unseren Leitfaden zu Datenschutz, seiner Bedeutung, Vorschriften und mehr.
Garantieansprüche und Produkthaftung
Fertigungs- und Konsumgüterunternehmen müssen häufig auf Altdaten für Garantieansprüche und Produkthaftungsuntersuchungen zugreifen. Diese Anfragen können Jahre oder sogar Jahrzehnte später auftreten und erfordern den Zugriff auf Produktionsaufzeichnungen, Qualitätsdaten und Lieferanteninformationen, die im ERP-Altsystem gespeichert sind.
Es ist wichtig, die Anforderungen der Benutzer an den Zugriff auf diese historischen Daten nicht zu unterschätzen, sei es für interne Untersuchungen, externe Audits oder Gerichtsverfahren. Eine moderne Datenzugriffslösung stellt sicher, dass diese Informationen ohne den Aufwand für die Wartung des ursprünglichen Systems sofort verfügbar bleiben.
Die Rolle eines modernen Hubs für historische Daten
Die Enterprise Legacy System Application (ELSA) der TJC Group adressiert diese Anwendungsfälle, indem sie einen modernen Hub für historische Daten für den Zugriff auf Daten aus stillgelegten Systemen bereitstellt. Basierend auf der SAP Business Technology Platform (BTP) ermöglicht ELSA den Zugriff auf Altdaten, Dokumente und Berichte entweder über die Cloud-Anwendung selbst oder über SAP S/4HANA mittels einer UI5-Anwendung.
ELSA dient als zentrale Plattform, auf der Daten aus mehreren stillgelegten Systemen, sowohl SAP als auch Nicht-SAP, gespeichert und über eine einzige Schnittstelle abgerufen werden können. Dies ist besonders wertvoll für Unternehmen mit komplexen Systemlandschaften, die aus jahrelangem Wachstum, Fusionen und Übernahmen resultieren. Der Weg von der Abschaltung bis zur Stilllegung von Altsystemen wird mit einer zweckgebundenen Anwendung weitaus einfacher.
Zu den wichtigsten Funktionen von ELSA gehören dynamisches und statisches Reporting über historische Daten, Nachweis der Vollständigkeit und Unveränderbarkeit für die Steuer-Compliance, Datenschutzfunktionen für die DSGVO und andere regulatorische Anforderungen, eine einfache Schnittstelle, die auch für Benutzer ohne SAP-GUI-Kenntnisse zugänglich ist, und die Möglichkeit, neue Ansichten ohne kundenspezifische Entwicklung zu generieren. Eine Fallstudie mit einem globalen US-Fertigungsunternehmen zeigte, dass die Stilllegung mit ELSA jährlich über 250.000 $ an laufenden Wartungs- und Speicherkosten einsparte.
Sicherheits- und Compliance-Risiken von Altsystemen
Die Aufrechterhaltung von Altsystemen nach dem S/4HANA Go-live birgt erhebliche Sicherheits- und Compliance-Risiken, die mit der Zeit immer gefährlicher werden. Altsysteme, die nicht mehr aktiv gewartet werden, werden zu primären Zielen für Cyberangriffe, da sie keine Sicherheitspatches und Updates mehr erhalten.
Die strategische Notwendigkeit der Stilllegung von Altsystemen für eine bessere Cybersicherheit ist klar. Ungepatchte Altsysteme vergrößern die Angriffsfläche eines Unternehmens und schaffen Schwachstellen, die mit modernen Sicherheits-Frameworks nur schwer zu verwalten sind. Ein erfolgreicher Ransomware-Angriff auf ein Altsystem könnte Kosten verursachen, die weit über die Ausgaben für ein ordnungsgemäßes Stilllegungsprogramm hinausgehen.
Aus Compliance-Sicht bietet SAP Information Lifecycle Management (ILM) Werkzeuge zur Definition von Datenaufbewahrungsrichtlinien und zur Verwaltung der Datenvernichtung am Ende der Aufbewahrungsfristen. Altsysteme wurden jedoch ursprünglich nicht für moderne Datenschutzanforderungen wie die DSGVO konzipiert. Unternehmen bleiben für die Einhaltung des Datenschutzes in diesen älteren Systemen haftbar, was die Stilllegung mit einer konformen Lösung nicht nur ratsam, sondern unerlässlich macht.
Darüber hinaus wird für Unternehmen, die RISE with SAP nutzen, das Altsystem nach einem bestimmten Zeitraum, in der Regel 12 Monate, nicht mehr zugänglich sein, da SAP den Rückkauf von unbefristeten SAP ECC-Lizenzen vorsieht. Dies macht die Stilllegung des Altsystems zu einer absoluten Notwendigkeit und nicht zu einer optionalen Überlegung.
Best Practices für die Planung des Zugriffs auf Altdaten
Basierend auf der 25-jährigen Erfahrung der TJC Group im Datenvolumenmanagement sind hier die wesentlichen Best Practices für die Planung des Zugriffs auf Altdaten nach dem S/4HANA Go-live:
Frühzeitig mit der Planung beginnen
Der Zugriff auf Altdaten sollte vom ersten Tag an Teil Ihrer S/4HANA-Migrationsstrategie sein, nicht erst im Nachhinein. Beginnen Sie 12 bis 18 Monate vor Ihrem geplanten Go-live-Termin mit der Planung, um ausreichend Zeit für die Datenanalyse, -extraktion und -validierung zu haben. Ein umfassender Leitfaden zur Stilllegung von Altsystemen kann Ihnen helfen, diesen Prozess zu strukturieren.
Durchführung einer gründlichen Dateninventur
Identifizieren Sie alle Daten, Dokumente und Berichte, die aus dem Altsystem erhalten bleiben müssen. Kategorisieren Sie die Daten nach Typ (Finanzen, HR, Betrieb), Aufbewahrungsanforderungen und Zugriffshäufigkeit. Dieses Inventar bildet die Grundlage Ihrer Stilllegungsstrategie.
Stellen Sie die Konformität des Steuerarchivs sicher. Jede Stilllegungslösung muss einen Nachweis der Vollständigkeit und Unveränderbarkeit erbringen, um als gültiges Steuerarchiv zu gelten. Lösungen, die auf Datenbank-zu-Datenbank-Übertragungen basieren, erfüllen diese Anforderungen möglicherweise nicht.
Anforderungen an den Datenschutz adressieren
Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung für den Zugriff auf Altdaten Funktionen zur Datenanonymisierung und -löschung gemäß der DSGVO und anderen Datenschutzvorschriften enthält. Altsysteme wurden nicht für diese Anforderungen konzipiert, aber Ihr Unternehmen bleibt haftbar.
Alle Anwendungsfälle berücksichtigen
Planen Sie jedes Szenario ein, in dem Altdaten benötigt werden könnten, einschließlich Steuerprüfungen, Garantieansprüche, M&A-Aktivitäten und Anfragen zu HR-Unterlagen. Dies stellt sicher, dass Ihr Stilllegungsumfang alle kritischen Daten abdeckt. Das Verständnis der SAP-Datenarchivierungsprozesse wird Ihnen auch dabei helfen, zu bestimmen, welche Daten archiviert und welche stillgelegt werden sollten.
Kontrolle des Wachstums Ihrer HANA-Datenbank
Das Vorhalten unnötiger Daten in der HANA-Datenbank erhöht die Kosten erheblich. Implementieren Sie eine Strategie zur Verwaltung des HANA-Datenbankwachstums, indem Sie sicherstellen, dass nur aktiv genutzte Daten im Speicher verbleiben, während historische Daten kosteneffizient in einer Enterprise Legacy System Application gespeichert werden.
Benutzeranforderungen antizipieren
Geschäftsanwender werden neue Anforderungen haben, nachdem die Altanwendung außer Betrieb genommen wurde. Definieren Sie den Umfang der Extraktion sorgfältig und versuchen Sie, die Benutzerbedürfnisse während des Projekts zu antizipieren, um kostspielige kundenspezifische Entwicklungen zu einem späteren Zeitpunkt zu begrenzen. Das Verständnis der wichtigsten Unterschiede zwischen SAP S/4HANA und SAP ECC wird Ihnen helfen zu identifizieren, wo Lücken beim Zugriff auf Altdaten entstehen könnten.
Fazit
Die Planung des Zugriffs auf Altdaten nach dem S/4HANA Go-live ist nicht optional; sie ist eine kritische Komponente jeder erfolgreichen Transformation. Die Anwendungsfälle sind vielfältig und bedeutend und reichen von Steuer- und Audit-Compliance über Fusionen und Übernahmen bis hin zu Veräußerungen, HCM-Übergängen und Garantieansprüchen. Unternehmen, die diesen Aspekt ihrer Migration vernachlässigen, riskieren eskalierende Kosten, Compliance-Verstöße und betriebliche Störungen.
Arbeiten Sie mit Spezialisten zusammen. Die Stilllegung von Altsystemen erfordert tiefgreifendes Fachwissen sowohl in SAP-Systemen als auch in der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Die TJC Group unterstützt Unternehmen mit über 25 Jahren Erfahrung und ihrer SAP-zertifizierten ELSA-Lösung bei diesem Prozess. Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, die Kontrolle über Ihre Altdatenlandschaft zu übernehmen.
