Was sind die wahren Kosten für die Aufbewahrung von Legacy-Systemen und -Daten?

10-12-2021 | 3 Minute gelesen | Außerbetriebnahme von Legacy-Systemen, SAP-Datenverwaltung

Billiger nichts tun? Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten für die Beibehaltung von Legacy-Systemen?

In einer kürzlich durchgeführten Umfrage unter IT-Entscheidungsträgern gaben 53 % an, dass die Aufrüstung ihres ERP-Systems eine Investitionspriorität sei. Diese von Oracle im Jahr 2020 durchgeführte Studie ergab, dass 50 % der Unternehmen kurzfristig entweder ein Upgrade, ein Update oder eine Migration auf ein neues ERP anstreben.

Viele dieser Unternehmen werden bereits SAP ECC-Anwender sein. Wir sagen dies mit Zuversicht, denn bis 2030 wird der Support von SAP für die ECC-Plattform nicht mehr verfügbar sein. Unternehmen können entweder auf ein komplett neues ERP-System umsteigen oder die S/4HANA-Plattform von SAP übernehmen.

Ein Teil des Entscheidungsfindungsprozesses bei der Migration zu einem neuen ERP wird beinhalten, was mit Legacy-Systemen zu tun ist.

Laut Gartner ist das Ersetzen alter Anwendungen und Systeme durch neue, die auf aktuellen und manchmal anderen Technologien basieren, eine der größten Herausforderungen für IT-Experten.

Wenn Unternehmen ihre Technologien aktualisieren oder ändern, müssen sie sicherstellen, dass alle älteren Systeme und noch verwendeten Datenformate kompatibel sind. Sie müssen auch die Daten in ihren Altsystemen überprüfen, um zu ermitteln, was aufbewahrt und migriert und was archiviert oder außer Betrieb genommen werden soll.

Altsysteme beibehalten oder stilllegen?

Angesichts des Zeitdrucks, unter dem die meisten Unternehmen stehen, die an Initiativen zur digitalen Transformation beteiligt sind, kann es verlockend sein, die vollständige Stilllegung zu vergessen. Viele Unternehmen werden ein Legacy-System beibehalten, falls die Daten in Zukunft benötigt werden, und sie werden diesen Datenberg in ihrem neuen ERP duplizieren.

Warum sollte ein Unternehmen diesen Ansatz wählen? Es lohnt sich nur, ein Altsystem beizubehalten, wenn ein regelmäßiger Datenzugriff erforderlich ist, z. B. täglich, nicht, wenn die Daten für gelegentlichen Zugriff oder zu Prüfungszwecken aufbewahrt werden.

Gesamtbetriebskosten pro Legacy-System
Quelle: TJC Group beim SAPSA User Group 2021 Meeting

Die finanzielle Seite davon

Es mag besser erscheinen, nichts zu tun und jedes System zu behalten, als sich auf ein strukturiertes Datenarchivierungs- und Außerbetriebnahmeprogramm zu konzentrieren. Wie das obige Diagramm verdeutlicht, geht es aber definitiv nicht billiger. Eine genauere Betrachtung der Berechnung der Total Cost of Ownership von Legacy-Systemen zeigt, warum dies nicht der Fall ist.

Für jedes Legacy-System gibt es mindestens 18 verschiedene Kostenimplikationen. Obwohl die größten Ausgaben immer die Kosten für Wartungsgebühren für Software und Anwendungen sind, dürfen die betrieblichen Auswirkungen – dh die Bindung teurer IT-Ressourcen an die Verwaltung veralteter Systeme, wenn sie an Ihrem neuen Technologie-Stack arbeiten könnten – nicht unterschätzt werden. Darüber hinaus entstehen vielen Unternehmen diese Kosten über mehrere Legacy-Systeme hinweg, beispielsweise wenn ECC in verschiedenen geografischen Abteilungen implementiert wird. Wenn diese Systeme stattdessen außer Betrieb genommen werden können, werden die gleichen Einsparungen und Geschäftsvorteile für jedes Altsystem realisiert.

Weitere Überlegungen: die Energiekosten

Neben der finanziellen Einsparung gibt es weitere wichtige Gründe für die Stilllegung eines Altsystems. Laut einem neuen Bericht der Energy and Climate Intelligence Unit (ECIU) und Oxford Net Zero haben 21 % der 2.000 größten Aktiengesellschaften der Welt bereits Netto-Null-Verpflichtungen veröffentlicht. Die Wartung von Altsystemen ist eine enorme Verschwendung von Energieressourcen, sodass die Datenarchivierung und Außerbetriebnahme einen erheblichen Beitrag zum Erreichen dieser Nachhaltigkeitsziele leisten wird.

INBETRIEBNAHME:
Eine globale Bewertung der Netto-Null-Ziele

Energy and Climate Intelligence Unit (ECIU) und Oxford Net Zero

Fazit

Bei der fachgerechten Außerbetriebnahme eines Systems werden die Anwendungen entfernt, die Daten bleiben jedoch für Such- und Abrufzwecke verfügbar. Ein vollständiger Audit-Trail darüber, wer was wann getan hat, wird gepflegt, sodass die Daten nachverfolgt und für Zwecke der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften geprüft werden können.

Die Implementierung einer robusten und automatisierten Datenarchivierungsstrategie im gesamten Unternehmen lange vor der Migration auf ein neues ERP ebnet den Weg für einen reibungslosen endgültigen Übergang. Es wird die Gesamtbetriebskosten Ihrer alten SAP-Umgebung drastisch reduzieren und den Umfang und die Komplexität der zukünftigen Migration zu S/4HANA reduzieren. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen mit einer komplexen SAP-Umgebung oder die in mehreren Ländern tätig sind und die sich ständig ändernden Regeln und Vorschriften in Bezug auf personenbezogene Daten einhalten müssen.