Accès aux données historiques : Ce que vous devez savoir après la mise en production de S/4HANA

Auteur : Priyasha Purkayastha, Global Content Manager, TJC Group | Co-auteur : Équipe TJC Americas, TJC Group

La mise en production de votre système S/4HANA est une étape importante qui mérite d’être célébrée, mais elle est loin de marquer la fin de votre parcours de transformation. L’un des aspects les plus souvent négligés lors d’une implémentation S/4HANA est la planification de l’accès aux données ERP historiques après la transition. Selon des études récentes, 83 % des organisations sous-estiment les besoins d’accès aux données historiques jusqu’à ce qu’il soit trop tard. Cet article explore les cas d’usage critiques de l’accès aux données après le go-live de S/4HANA et comment un hub de données historiques moderne peut aider votre organisation à rester conforme, rentable et opérationnellement résiliente.

Introduction

Migrer vers SAP S/4HANA est l’une des transformations les plus importantes qu’une organisation puisse entreprendre. La nouvelle plateforme offre des analyses en temps réel, le calcul en mémoire et un modèle de données simplifié, ce qui représente un bond en avant considérable par rapport à SAP ECC. Cependant, une fois l’enthousiasme de la mise en production retombé, une question essentielle demeure : que devient la donnée dans vos anciens systèmes ?

Les systèmes ERP legacy contiennent des décennies d’informations critiques pour l’entreprise, des enregistrements financiers et archives fiscales aux données RH et historiques de transactions clients. Ces données ne perdent pas simplement leur valeur au moment où un nouveau système est mis en production. En réalité, les exigences légales, les besoins de continuité d’activité et les impératifs opérationnels rendent souvent l’accès aux données historiques indispensable pendant des années, parfois des décennies, après la migration.

Malgré cette réalité, la mise hors service des systèmes legacy est souvent le dernier point du plan de projet. De nombreuses organisations laissent leurs anciens systèmes fonctionner à grands frais ou les figent sur des machines virtuelles, deux approches qui ne constituent ni une stratégie durable ni une stratégie conforme sur le long terme. Cet article s’appuie sur les enseignements du webinaire de TJC Group consacré aux cas d’usage d’accès aux données legacy après la mise en production de S/4HANA, afin de vous aider à comprendre les défis et les solutions disponibles.

Pourquoi l’accès aux données legacy est important après la mise en production de S/4HANA

Que votre organisation ait choisi une approche greenfield, brownfield ou Selective Data Transition (SDT), le besoin d’accéder aux données legacy demeure. Les recherches montrent que seulement environ 10 % des données détenues par les organisations dans leurs systèmes sont utilisées activement. Les 90 % restants sont des informations legacy, dont une partie est redondante, mais dont une proportion importante est requise à des fins de conformité et d’activité.

Une idée reçue fréquente est qu’une migration brownfield élimine le besoin de mise hors service des systèmes legacy. Ce n’est pas le cas. Une mise à niveau technique ne prouve pas que les données sont complètes ou inchangées, ce qui signifie que le système S/4HANA ne peut pas servir d’archive fiscale pour des données créées à l’origine dans le système legacy. Les auditeurs peuvent demander à voir l’origine des données legacy dans leur forme d’origine, ce qui nécessite une solution dédiée.

Par ailleurs, avec 59 % des entreprises désormais totalement ou partiellement en production sur S/4HANA et SAP mettant fin au support standard d’ECC en 2027, l’urgence de traiter l’accès aux données legacy n’a jamais été aussi forte. Les organisations qui ne planifient pas cet aspect feront face à une hausse des coûts, à des lacunes de conformité et à des perturbations opérationnelles.

Regardez notre webinaire sur les cas d’usage d’accès aux données legacy après la mise en production de S/4HANA pour en savoir plus :

Les coûts cachés du maintien en vie des systèmes legacy

De nombreuses organisations supposent que conserver leurs systèmes legacy SAP ECC ou R/3 en fonctionnement est la voie la plus simple. Pourtant, les coûts cachés de la maintenance des systèmes legacy sont bien plus importants que la plupart ne l’imaginent.

En moyenne, 60 à 80 % des budgets informatiques sont consacrés au maintien opérationnel des systèmes legacy. Ces coûts incluent les frais de licence SAP, la maintenance de l’infrastructure, le support de la base de données et le personnel spécialisé nécessaire pour gérer une technologie obsolète. À mesure que ces systèmes vieillissent, trouver des experts capables de les maintenir devient de plus en plus difficile et coûteux.

Au-delà de la charge financière évidente, le véritable coût du maintien des systèmes legacy et des données inclut l’accumulation de dette technique, la surcharge des équipes IT avec des technologies dépassées, des dépenses liées à des licences logicielles redondantes et à des mesures de sécurité, ainsi que l’impact environnemental de l’exécution et de l’alimentation d’anciennes applications. Dans un scénario RISE with SAP, les coûts de mémoire augmentent de manière géométrique plutôt que linéaire, ce qui rend encore plus crucial de gérer quelles données résident dans votre base de données HANA et lesquelles peuvent être stockées ailleurs.

Principaux cas d’usage de l’accès aux données legacy après la mise en production

Le webinaire a mis en évidence plusieurs scénarios critiques dans lesquels les organisations doivent accéder aux données ERP legacy après leur mise en production de S/4HANA. Comprendre ces cas d’usage est essentiel pour bâtir une stratégie de mise hors service robuste.

Conformité fiscale et audits

La conformité fiscale et les audits constituent sans doute le cas d’usage le plus important de l’accès aux données legacy. Les organisations sont légalement tenues de conserver les enregistrements financiers pendant de longues périodes, généralement sept ans aux États-Unis, et jusqu’à dix ans au Canada et dans toute l’Europe. Les auditeurs peuvent demander à tout moment l’accès aux données historiques de transactions, aux écritures du grand livre, aux enregistrements des comptes fournisseurs et clients, ainsi qu’aux documents pertinents sur le plan fiscal.

De manière critique, les données doivent être conservées en tant qu’archive fiscale, extraites et stockées sous forme de fichier plat, afin de prouver qu’elles n’ont pas été modifiées. Une solution de mise hors service qui ne fournit pas une preuve d’exhaustivité et une preuve de non-modification ne répondra pas aux exigences fiscales et d’audit. C’est pourquoi les solutions ETL (Extract, Transform, and Load) basées sur des transferts de base de données à base de données sont souvent insuffisantes, car elles peuvent ne pas garantir l’intégrité des données. Dans ce contexte, l’importance de l’archivage des données SAP lors d’une migration vers S/4HANA ne saurait être surestimée.

Fusions et acquisitions

Les fusions et acquisitions (M&A) créent des défis particulièrement complexes en matière de données legacy. Lorsque deux organisations fusionnent, elles réunissent souvent plusieurs systèmes ERP, chacun contenant des années de données historiques. Ces données doivent rester accessibles pour la due diligence, le rapprochement financier et le reporting réglementaire.

Dans les scénarios de M&A, l’entreprise acquéreuse peut avoir besoin d’accéder aux données legacy SAP ou non-SAP de la cible pour la planification de l’intégration, l’analyse financière historique et la vérification de la conformité. Un hub centralisé de données historiques devient alors inestimable, en permettant d’accéder aux données legacy des deux organisations depuis une plateforme unique, sans maintenir plusieurs systèmes legacy coûteux. Comprendre comment mettre hors service des systèmes legacy SAP et non-SAP est essentiel dans ces situations.

Cessions et carve-outs

Les cessions posent le défi inverse des fusions. Lorsqu’une unité opérationnelle est vendue ou scindée, l’entreprise cédante doit séparer les données pertinentes et s’assurer que les deux parties conservent l’accès aux enregistrements historiques dont elles ont besoin. Cela implique souvent d’extraire des données pour des codes société, des exercices fiscaux ou des unités opérationnelles spécifiques depuis le système legacy.

Un exemple concret tiré de l’expérience de TJC Group l’illustre bien. Une entreprise manufacturière mondiale a mené une implémentation brownfield de S/4HANA pour les données financières, en excluant délibérément les sociétés cédées. Le système ECC legacy contenait des données pour ces entités cédées qui devaient encore être conservées et accessibles. Sans solution de mise hors service adéquate, l’entreprise aurait été contrainte de maintenir l’intégralité du système legacy uniquement pour accéder à ce sous-ensemble de données.

Transitions HCM et conservation des données RH

Les transitions de Human Capital Management (HCM) représentent l’un des cas d’usage les plus longs de l’accès aux données legacy. De nombreuses organisations migrant vers S/4HANA déplacent simultanément leurs fonctions RH de SAP HCM vers SAP SuccessFactors ou d’autres plateformes RH cloud. Toutefois, les données RH historiques du système legacy doivent être conservées pendant des périodes remarquablement longues.

Les données RH, y compris les dossiers de retraite, les historiques de paie et les contrats de travail, doivent être conservées pendant plus de trente ans dans certains pays et secteurs. Il est donc peu réaliste de maintenir un système legacy en fonctionnement uniquement pour accéder aux données RH. Une Enterprise Legacy System Application offre une solution bien plus rentable et conforme, en garantissant que les dossiers RH restent accessibles longtemps après la mise hors service du système source. Pour une compréhension plus large des obligations de conservation des données, consultez notre guide sur la confidentialité des données, son importance, les réglementations, et plus encore.

Demandes de garantie et responsabilité du fait des produits

Les entreprises de fabrication et de biens de consommation ont fréquemment besoin d’accéder aux données legacy pour traiter des demandes de garantie et mener des enquêtes sur la responsabilité du fait des produits. Ces demandes peuvent survenir des années, voire des décennies plus tard, et nécessitent l’accès aux enregistrements de production, aux données qualité et aux informations fournisseurs stockés dans le système ERP legacy.

Il est important de ne pas sous-estimer le besoin des utilisateurs d’accéder à ces données historiques, que ce soit pour des enquêtes internes, des audits externes ou des procédures judiciaires. Une solution moderne d’accès aux données garantit que ces informations restent facilement disponibles, sans les contraintes liées au maintien du système d’origine.

Le rôle d’un hub moderne de données historiques

L’Enterprise Legacy System Application (ELSA) de TJC Group répond à ces cas d’usage en fournissant un hub moderne de données historiques pour accéder aux données de systèmes mis hors service. Construite sur la SAP Business Technology Platform (BTP), ELSA permet d’accéder aux données, documents et rapports legacy soit depuis l’application cloud elle-même, soit depuis SAP S/4HANA via une application UI5.

ELSA sert de plateforme centralisée où les données de plusieurs systèmes mis hors service, SAP et non-SAP, peuvent être stockées et consultées via une interface unique. Cela est particulièrement précieux pour les organisations disposant de paysages systèmes complexes, résultant d’années de croissance, de fusions et d’acquisitions. Le passage de l’arrêt progressif à la mise hors service des systèmes legacy devient bien plus simple avec une application conçue à cet effet.

Les principales capacités d’ELSA incluent des rapports dynamiques et statiques sur les données historiques, une preuve d’exhaustivité et de non-modification pour la conformité fiscale, des fonctionnalités de confidentialité des données pour le RGPD et d’autres exigences réglementaires, une interface simple accessible aux utilisateurs non familiers avec SAP GUI, ainsi que la possibilité de générer de nouvelles vues sans aucun développement spécifique. Une étude de cas menée auprès d’une entreprise manufacturière mondiale basée aux États-Unis a montré que la mise hors service avec ELSA a permis d’économiser plus de 250 000 $ par an en coûts récurrents de maintenance et de stockage.

Risques de sécurité et de conformité des systèmes legacy

Maintenir des systèmes legacy en fonctionnement après la mise en production de S/4HANA introduit des risques importants en matière de sécurité et de conformité, qui deviennent plus dangereux avec le temps. Les systèmes legacy qui ne sont plus activement maintenus deviennent des cibles privilégiées pour les cyberattaques, car ils ne reçoivent plus de correctifs et de mises à jour de sécurité.

L’impératif stratégique de la mise hors service des systèmes legacy pour renforcer la cybersécurité est évident. Les systèmes legacy non corrigés élargissent la surface d’attaque d’une entreprise, créant des vulnérabilités que les cadres de sécurité modernes peinent à gérer. Une attaque par rançongiciel réussie sur un système legacy pourrait entraîner des coûts largement supérieurs à ceux d’un programme de mise hors service approprié.

Du point de vue de la conformité, SAP Information Lifecycle Management (ILM) fournit des outils pour définir des politiques de conservation des données et gérer la destruction des données à la fin des périodes de conservation. Cependant, les systèmes legacy n’ont pas été conçus à l’origine pour répondre aux exigences modernes de confidentialité des données telles que le RGPD. Les organisations restent responsables de la conformité en matière de confidentialité des données dans ces anciens systèmes, ce qui rend la mise hors service avec une solution conforme non seulement recommandée, mais indispensable.

De plus, pour les organisations utilisant RISE with SAP, le système legacy ne sera plus accessible après un certain délai, généralement 12 mois, car SAP inclut le rachat des licences perpétuelles SAP ECC. Cela fait de la mise hors service du système legacy une nécessité absolue plutôt qu’une option.

Bonnes pratiques pour planifier l’accès aux données legacy

En s’appuyant sur les 25 ans d’expérience de TJC Group en gestion des volumes de données, voici les bonnes pratiques essentielles pour planifier l’accès aux données legacy après la mise en production de S/4HANA :

Commencer à planifier tôt

L’accès aux données legacy doit faire partie de votre stratégie de migration vers S/4HANA dès le premier jour, et non être traité après coup. Commencez à planifier 12 à 18 mois avant votre date cible de mise en production afin de disposer de suffisamment de temps pour l’analyse, l’extraction et la validation des données. Un guide complet pour s’orienter dans la mise hors service des systèmes legacy peut vous aider à structurer ce processus.

Réaliser un inventaire complet des données

Identifiez toutes les données, documents et rapports à conserver depuis le système legacy. Catégorisez les données par type (financières, RH, opérationnelles), exigences de conservation et fréquence d’accès. Cet inventaire constitue la base de votre stratégie de mise hors service.

Assurez la conformité de l’archive fiscale. Toute solution de mise hors service doit fournir une preuve d’exhaustivité et une preuve de non-modification pour être considérée comme une archive fiscale valide. Les solutions reposant sur des transferts de base de données à base de données peuvent ne pas répondre à ces exigences.

Répondre aux exigences en matière de confidentialité des données

Assurez-vous que votre solution d’accès aux données legacy inclut des capacités d’anonymisation et de suppression des données, conformément au RGPD et aux autres réglementations relatives à la confidentialité des données. Les systèmes legacy n’ont pas été conçus pour ces exigences, mais votre organisation demeure responsable.

Prendre en compte tous les cas d’usage

Cartographiez chaque scénario dans lequel des données legacy pourraient être nécessaires, notamment les audits fiscaux, les demandes de garantie, les activités de M&A et les demandes de dossiers RH. Cela garantit que le périmètre de votre mise hors service couvre toutes les données critiques. Comprendre les processus d’archivage des données SAP vous aidera également à déterminer quelles données doivent être archivées plutôt que mises hors service.

Maîtriser la croissance de votre base de données HANA

Conserver des données inutiles dans la base de données HANA augmente considérablement les coûts. Mettez en place une stratégie pour gérer la croissance de la base de données HANA en veillant à ce que seules les données activement utilisées résident en mémoire, tandis que les données historiques sont stockées de manière économique dans une Enterprise Legacy System Application.

Anticiper les besoins des utilisateurs

Les utilisateurs métier auront de nouveaux besoins après la mise hors service de l’application legacy. Définissez soigneusement le périmètre d’extraction et essayez d’anticiper les besoins des utilisateurs pendant le projet afin de limiter, par la suite, les développements spécifiques coûteux. Comprendre les principales différences entre SAP S/4HANA et SAP ECC vous aidera à identifier les éventuelles lacunes d’accès aux données legacy.

Conclusion

Planifier l’accès aux données legacy après la mise en production de S/4HANA n’est pas optionnel ; c’est un élément critique de toute transformation réussie. Les cas d’usage sont variés et majeurs, allant de la conformité fiscale et des audits aux fusions et acquisitions, en passant par les cessions, les transitions HCM et les demandes de garantie. Les organisations qui négligent cet aspect de leur migration s’exposent à une hausse des coûts, à des défaillances de conformité et à des perturbations opérationnelles.

Faites-vous accompagner par des spécialistes. La mise hors service des systèmes legacy exige une expertise approfondie à la fois des systèmes SAP et de la conformité réglementaire. TJC Group, fort de plus de 25 ans d’expérience, aide les organisations à mener ce processus grâce à sa solution ELSA certifiée par SAP. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous aider à reprendre le contrôle de votre paysage de données legacy.

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