Best practices to generate the FEC file when migrating to SAP S/4HANA

Autor: Thierry Julien, CEO, TJC Group

Die Migration von SAP ECC zu S/4HANA ist kein einfaches Upgrade – es handelt sich um eine vollständige Systemkonvertierung. Für in Frankreich ansässige Unternehmen hat die Migration direkte Auswirkungen darauf, wie die französische elektronische Buchhaltungsdatei (oder Fichier des Écritures Comptables – FEC) erstellt werden muss. Fehler können zu nicht konformen Prüfungsdateien, Strafen und unnötigen Risiken während einer Steuerprüfung führen. Dieser Artikel beschreibt die Best Practices zur Erstellung konformer FEC-Dateien vor, während und nach einer S/4HANA-Migration.

Einführung

Das Fichier des Écritures Comptables (FEC) ist eine obligatorische Prüfungsdatei, die alle in Frankreich ansässigen Unternehmen der französischen Steuerverwaltung (DGFiP) im Falle einer Steuerprüfung vorlegen können müssen. Sie enthält alle Buchungsjournaleinträge für ein abgeschlossenes Geschäftsjahr sowie die Eröffnungsbilanz und muss dem in Artikel A47 A-1 des französischen Steuergesetzbuchs (Livre des Procédures Fiscales) definierten Format entsprechen. Nichteinhaltung kann zu Strafen von bis zu 5.000 € pro Geschäftsjahr führen und ist ein negatives Signal für den Prüfer, das Konsequenzen haben wird.

Wenn ein Unternehmen von SAP ECC zu SAP S/4HANA migriert, erfordert der FEC-Erstellungsprozess sorgfältige Planung. Der Übergang zwischen den beiden Systemen wird als Systemkonvertierung klassifiziert – nicht als einfaches Upgrade – was bedeutet, dass sich die Buchhaltungssoftwareumgebung grundlegend ändert. SAP ECC und SAP S/4HANA sind unterschiedliche Produkte, nicht unterschiedliche Versionen desselben Produkts. Dies hat erhebliche Auswirkungen darauf, wie und wo FEC-Dateien erstellt werden sollten.

Für einen detaillierten Überblick darüber, was die FEC ist und wie sie in SAP erstellt wird, lesen Sie unseren Artikel: Wie man das Fichier des Écritures Comptables (FEC) in wenigen Worten erstellt.

Warum der Wechsel zu S/4HANA für die FEC-Konformität wichtig ist

Der Wechsel von SAP ECC zu SAP S/4HANA ist nicht nur ein technisches Upgrade. Es handelt sich um eine Konvertierung zu einer neuen ERP-Plattform mit einem anderen Datenmodell, einer anderen Datenbank (SAP HANA) und oft einer anderen Kontenplanstruktur. SAP selbst klassifiziert diesen Übergang als Systemkonvertierung, wie in seinen S/4HANA-Konvertierungsleitfäden dokumentiert.

Diese Unterscheidung ist wichtig, da die FEC die Buchhaltungsdaten genau so widerspiegeln muss, wie sie in dem System existierten, das zum Zeitpunkt der Erfassung der Einträge das aktive Buchhaltungstool des Unternehmens war.

Eine Systemkonvertierung kann Änderungen an den zugrunde liegenden Daten mit sich bringen, darunter:

• Neunummerierung von Kunden- und Lieferantenstammdaten aufgrund der Einführung des SAP-Business-Partner-Modells in S/4HANA.
• Änderungen am Kontenplan, beispielsweise durch Kontenzusammenführung, Umbenennung oder Umstrukturierung zur Anpassung an das vereinfachte S/4HANA-Datenmodell.
• Änderungen an Belegnummernkreisen, die sich auf die vom FEC-Format geforderte sequenzielle Integrität auswirken können.

Die offizielle Anleitung der französischen Steuerverwaltung (BOI-CF-IOR-60-40-20, Abschnitt VII-A, § 400) behandelt speziell den Fall einer Softwaremigration, die während eines Geschäftsjahres stattfindet. Sie bestätigt, dass zwei separate FEC-Dateien – eine von jedem System – unter definierten Bedingungen akzeptabel sind.

So erstellen Sie FEC-Dateien über den gesamten Migrationszeitraum hinweg

Um den korrekten Ansatz zu veranschaulichen, betrachten wir eine Migration von ECC zu S/4HANA, die zu einem Zeitpunkt t während des Geschäftsjahres Y stattfindet.

• Geschäftsjahre vor der Migration. Für alle Geschäftsjahre vor Y muss die FEC aus dem SAP-ECC-System erstellt werden. Dies ist das System, das während dieser Zeiträume die aktive Buchhaltungsplattform war und die ursprünglichen, unveränderten Buchhaltungsdaten enthält. Wenn die FEC beim Abschluss des Geschäftsjahres nicht erstellt wurde, stellen Sie bei der Datenarchivierung sicher, dass die FEC aus Online- und archivierten Daten extrahiert wird.
• Geschäftsjahre nach der Migration. Für alle Geschäftsjahre nach Y muss die FEC aus dem SAP-S/4HANA-System erstellt werden. Ab diesem Zeitpunkt ist S/4HANA das Buchhaltungssystem des Unternehmens.
• Das Geschäftsjahr der Migration. Das Geschäftsjahr, in dem die Migration stattfindet, also Jahr Y, erfordert besondere Aufmerksamkeit. Die FEC für dieses Jahr muss aus zwei separaten Dateien bestehen:
• Eine erste FEC-Datei, die auf SAP ECC erstellt wird und den Zeitraum vom Beginn des Geschäftsjahres bis zum Zeitpunkt t (dem Migrationsdatum) abdeckt.
• Eine zweite FEC-Datei, die auf SAP S/4HANA erstellt wird und den Zeitraum vom Zeitpunkt t bis zum Ende des Geschäftsjahres abdeckt.

Zusammen bilden diese beiden Dateien die vollständige FEC für das Migrationsjahr.

Gemäß der BOFiP-Anleitung müssen beide Dateien gleichzeitig dem Steuerprüfer vorgelegt werden, und jede muss dem in Artikel A47 A-1 des LPF definierten Format entsprechen.

Wichtiger Hinweis: Für die zweite Datei (erstellt auf S/4HANA) müssen die ersten Einträge den Saldenvorträgen (écritures d’à nouveau) aus dem ersten Teil des Geschäftsjahres entsprechen. Wenn die Migration eine Änderung des Kontenplans oder anderer Buchhaltungsreferenzen beinhaltet, müssen dem Prüfer auch Korrespondenztabellen und Buchhaltungsabstimmungen zwischen den beiden Systemen zur Verfügung gestellt werden.

Es ist dringend empfehlenswert, zum Migrationszeitpunkt eine Abstimmungsprüfung durchzuführen, um zu überprüfen, dass die Daten zwischen den beiden Systemen am Übergangspunkt konsistent sind.

Warum die Erstellung der FEC auf S/4HANA für Zeiträume vor der Migration nicht empfohlen wird

Eine häufige Frage lautet: Kann die FEC für Zeiträume vor der Migration einfach aus S/4HANA erstellt werden, da die historischen Daten in das neue System migriert wurden?

Dies ist keine empfohlene Vorgehensweise, aus mehreren wichtigen Gründen:

• Der Migrationsprozess kann die Daten verändert haben. Kunden- und Lieferantennummern, Kontocodes und Belegverweise können während der Konvertierung geändert worden sein. Die FEC muss die Daten so widerspiegeln, wie sie im ursprünglichen System erfasst wurden – nicht so, wie sie nach der Transformation erscheinen.
• S/4HANA war während dieser Zeiträume nicht das Buchhaltungssystem des Unternehmens. Die Erstellung einer Prüfungsdatei aus einem System, das zum damaligen Zeitpunkt nicht die aktive Buchhaltungsplattform war, birgt ein Konformitätsrisiko.
• Die französische Steuerverwaltung erwartet, dass die FEC aus dem System erstellt wird, das zum relevanten Zeitpunkt die Buchhaltungsunterlagen enthielt. Die Erstellung aus einem anderen System untergräbt den Prüfpfad und das Prinzip der Datennachverfolgbarkeit.

Die FEC-Lösungen von TJC Group können das Ergebnis solcher Praktiken nicht garantieren. Die Integrität der FEC hängt von der Integrität der Quelldaten ab, und Daten nach der Migration spiegeln möglicherweise nicht die ursprünglichen Buchhaltungsunterlagen getreu wider.

Was zu tun ist, wenn das ursprüngliche ECC-System nicht mehr verfügbar ist

In der Praxis gibt es Situationen, in denen der empfohlene Ansatz nicht befolgt werden kann. Die Migration hat möglicherweise das ECC-System dauerhaft verändert, oder das Unternehmen hat die ursprüngliche ECC-Umgebung bereits außer Betrieb genommen.

Unter diesen Umständen und ohne Ergebnisgarantie können die FEC-Lösungen von TJC Group verwendet werden, um zu versuchen, die erforderlichen FEC-Dateien aus den in S/4HANA verfügbaren Daten zu erstellen. Dies ist jedoch mit wichtigen Einschränkungen verbunden:

• Die Ausgabe muss sorgfältig überprüft und validiert werden, da Datentransformationen während der Migration möglicherweise Inkonsistenzen eingeführt haben.
• Dieser Ansatz kann nicht allein in der Verantwortung der Softwarewartung liegen. Er erfordert fachkundige Analyse und Verständnis der spezifischen Datenänderungen, die während der Konvertierung aufgetreten sind.
• TJC Group kann mit Beratungsdienstleistungen unterstützen, um die Machbarkeit zu bewerten, Datenlücken zu identifizieren und die Erstellung der bestmöglichen FEC-Dateien unter den gegebenen Einschränkungen zu unterstützen.

Für Organisationen, die ihre Migration planen, unterstreicht dies die Bedeutung der Berücksichtigung der FEC-Konformität vor der Außerbetriebnahme des Legacy-ECC-Systems. Sicherzustellen, dass alle erforderlichen FEC-Dateien aus ECC erstellt und archiviert wurden, bevor das System heruntergefahren wird, ist ein kritischer Schritt, der in jede S/4HANA-Migrations- und Datenarchivierungsstrategie einbezogen werden sollte.

Fazit und wichtige Empfehlungen

Die Migration von SAP ECC zu S/4HANA ist ein transformatives Projekt, darf jedoch Ihre Fähigkeit, die französischen Steuerprüfungsanforderungen zu erfüllen, nicht beeinträchtigen. Die FEC-Konformität ist eine regulatorische Verpflichtung, die sorgfältige Planung rund um den Migrationszeitplan erfordert.

Hier sind die wichtigsten zu befolgenden Empfehlungen:

• Erstellen Sie FEC-Dateien immer aus dem System, das zum jeweiligen Zeitpunkt aktiv war. Für Jahre vor der Migration verwenden Sie ECC. Für Jahre nach der Migration verwenden Sie S/4HANA. Für das Migrationsjahr erstellen Sie zwei Dateien – eine von jedem System.
• Verlassen Sie sich nicht darauf, dass S/4HANA FEC-Dateien für Zeiträume erstellt, in denen ECC das aktive System war. Datentransformationen während der Konvertierung können die Genauigkeit und Konformität der Ausgabe beeinträchtigen.
• Erstellen und archivieren Sie alle erforderlichen FEC-Dateien aus ECC, bevor Sie das System außer Betrieb nehmen. Sobald die Legacy-Umgebung heruntergefahren ist, wird die Erstellung konformer FEC-Dateien erheblich schwieriger und unsicherer.
• Führen Sie zum Migrationszeitpunkt eine Abstimmungsprüfung durch. Überprüfen Sie, dass Saldenvorträge und Buchhaltungsreferenzen zwischen den beiden Systemen konsistent sind, um einen nahtlosen Prüfpfad zu gewährleisten.
• Nehmen Sie bei Bedarf spezialisierte Unterstützung in Anspruch. Wenn das ursprüngliche ECC-System nicht mehr verfügbar ist, können die Beratungsdienstleistungen von TJC Group helfen, die Situation zu bewerten und die Erstellung von FEC-Dateien aus S/4HANA-Daten zu unterstützen, wobei die damit verbundenen Einschränkungen klar kommuniziert werden.

Mit über 25 Jahren Expertise im SAP-Datenmanagement und in der Steuerkonformität hilft TJC Group Organisationen, komplexe Szenarien wie diese zu bewältigen. Unsere FEC-4.0-Lösung, die von mehr als 400 SAP-Kunden genutzt wird, ist sowohl mit SAP ECC als auch mit S/4HANA kompatibel und vereinfacht die Erstellung konformer Prüfungsdateien. Kontaktieren Sie uns, um Ihre spezifischen Migrations- und FEC-Konformitätsanforderungen zu besprechen.

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Quellen für Informationen

• Conversion Guide for SAP S/4HANA Cloud Private Edition. SAP Link: https://help.sap.com/doc/8cec006e962a46049506bc10ed64f557/2025/en-US/CONV_PE2025.pdf

• Step-by-Step Guide for System Conversion with Integrated Toolchain. SAP-Hilfeportal. Link: https://help.sap.com/docs/erp-transformation-with-itc/buildable-map/step-by-step-guide-for-system-conversion-with-sap-s-integrated-toolchain?utm_source=chatgpt.com&locale=en-US
• CF – Procédures de rectification et d’imposition d’office – Contrôle des comptabilités informatisées – Format du fichier des écritures comptables. Bulletin Officiel des Finances Publiques – impôts. Link: https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/9028-PGP.html/identifiant%3DBOI-CF-IOR-60-40-20-20170607?utm_source=chatgpt.com#Cas_particuliers_16.
• Business Partner Approach (Customer/Supplier Integration). SAP-Hilfeportal. Link: https://help.sap.com/docs/SAP_S4HANA_ON-PREMISE/74b0b157c81944ffaac6ebc07245b9dc/25b46c8241fd4852bf7876d87bed8fd0.html
• Chart of Accounts Conversion. SAP-Dokumentation. Link: https://help.sap.com/saphelp_lt100/helpdata/en/af/31c15839904ef2af96d3e94447a2ed/frameset.htm