SAP-Datenarchivierungsobjekte: Ein kurzer Leitfaden, um alles darüber zu erfahren

Autor: Priyasha Purkayastha, Globaler Content-Manager, TJC Gruppe

Technische Berater: Jérôme PHILIPPE, Projektmanager SAP Archivierung/ILM, TJC Group | Vivien Rivoalen, Archivierungsberater & Entwickler, TJC Group

Ob Sie zu S/4HANA migrieren oder einfach Ihre Systemleistung optimieren möchten – Datenarchivierung ist ein unverzichtbarer Prozess. Während die Datenarchivierung eine Vielzahl von Vorteilen bietet, gibt es mehrere unbekannte Aspekte, die man kennen sollte. Ein prominentes Beispiel dafür sind die Archivierungsobjekte – ein wesentlicher Bestandteil aller Archivierungsprozesse. Erfahren Sie mehr, während wir alles rund um Archivierungsobjekte im Detail erklären.

Einführung

Die IT-Landschaft durchläuft einen Paradigmenwechsel, dank der Digitalisierung und der raschen Einführung von KI und Automatisierung. Folglich hat dieses moderne Wachstum zu einem exponentiellen Anstieg des Datenvolumens geführt, wobei bis Ende 2025 eine weltweite Datenerstellung von mehr als 180 Zettabyte geschätzt wird. Während das Datenwachstum als solches nicht gestoppt oder verlangsamt werden kann, lässt es sich mit Prozessen wie der SAP-Datenarchivierung sicherlich präzise verwalten. Tatsächlich trägt die Archivierung dazu bei, die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorschriften sicherzustellen, während sie Organisationen ermöglicht, ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Durch die Archivierung historischer oder inaktiver Daten erzielten Organisationen wesentliche Vorteile wie eine reduzierte HANA-Datenbank, verbesserte Datensicherheit, schnellere Notfallwiederherstellung und Geschäftskontinuität und so weiter. Bemerkenswerte Ergebnisse mit der Datenarchivierung zu erzielen, ist eine gut erwartete Sache. Haben Sie jedoch jemals über die verschiedenen Faktoren hinter den Kulissen nachgedacht, die die Archivierung umfasst?

SAP-Archivierungsobjekte: Was müssen Sie wissen?

Ein solcher Aspekt der Archivierung sind die Archivierungsobjekte, die dabei helfen, Daten zu verschieben, die im System nicht mehr benötigt werden, aber in einer Archivdatei aufbewahrt werden müssen. Bei der Archivierung wird die Datei an einem separaten Speicherort gespeichert, um die Last in der Datenbank zu reduzieren. Zusätzlich werden die archivierten Daten aus der Hauptdatenbank gelöscht, wodurch die Last weiter reduziert und die Systemleistung optimiert wird.

Tatsächlich müssen Sie bei der Durchführung eines Projekts zur SAP-Datenarchivierung einen Blick auf die SAP-Archivierungsobjekte werfen. Wie von SAP definiert, „hilft ein Archivierungsobjekt dabei, genau festzulegen, welche Daten wie archiviert werden. Darüber hinaus beschreibt es Datenbankobjekte, die zusammen als ein einzelnes Geschäftsobjekt behandelt werden müssen.“

Standardobjekte im SAP-Archivierungsprozess

Für die Archivierung eines SAP-Systems gibt es vordefinierte Objekte, die dabei helfen, die zu archivierenden Daten zu bestimmen. Jedes dieser Objekte definiert darüber hinaus die zugehörigen Tabellen, Auswahlkriterien und Programme zum Schreiben und Löschen der archivierten Dateien. Tatsächlich ist das Verständnis dieser Objekte von grundlegender Bedeutung für die effizientere Verwaltung des Datenlebenszyklus. Einige standardmäßige und häufig verwendete SAP-Archivierungsobjekte sind nachfolgend aufgeführt –

• Bestellungen: MM_EKKO
• Finanzbelege: FI_DOCUMNT
• Verkaufsbelege: SD_VBAK
• Für SAP-BP-Archivierung: CA_BUPA
• Für SAP-IDoc-Archivierung: IDOC

Standardvoraussetzungen für Archivierungsobjekte zur Datenarchivierung

Customizing

Für Organisationen, die die Implementierung der SAP-Datenarchivierung planen, müssen Sie die folgenden Einstellungen im Customizing für die Kategorie der zur Archivierung ausgewählten Daten vornehmen –

Datenarchivierung, Datenvernichtung, Datenlöschung – Datenarchivierung und Datenvernichtung mit Archivierungsobjekten:

• Archivierungsobjektübergreifendes Customizing
• Logischen Dateipfad anlegen
• Archivierungsobjektspezifisches Customizing
• Archivinformationsstrukturen aktivieren

Darüber hinaus die Definition der Verweildauer für die SAP-Archivierungsobjekte im Customizing für die jeweilige Kategorie unter –

Datenarchivierung, Datenvernichtung, Datenlöschung – Datenarchivierung und Datenvernichtung mit Archivierungsobjekten – Verweildauer

Berechtigungen

Für alle Datenarchivierungsprozesse müssen Sie den Benutzern des Systems die erforderliche Berechtigung für Programme basierend auf dem Objekt S_ARCHIVE zuweisen.

Erweiterungen

Notwendige Erweiterungen in allen erforderlichen Archivierungsobjekten können vorgenommen werden, um die folgenden Fälle zu verwalten –

• SAP-Datenarchivierung und/oder Löschung zusätzlicher Datenbanktabellen
• Wenn zusätzliche Prüfungen erforderlich sind, um geschäftliche Anforderungen zu erfüllen
• Wenn zusätzliche Bedingungsfelder während der Aufbewahrungsregelbewertung benötigt werden

Datenarchivierungsprozess

Die Vorverarbeitungsphase: Datenobjekte werden vom System geprüft, um festzustellen, ob sie für die Archivierung qualifiziert sind.

Die Schreibphase: Daten, die archiviert werden können, werden vom operativen Hauptsystem in Archivdateien verschoben.

Die Löschphase: Das System liest die in den Archivdateien gespeicherten Daten und löscht dann deren Inhalt aus dem operativen Hauptsystem.

Sobald die Daten vollständig archiviert sind, werden sie an einem separaten Speicherort mit definierten Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Archivierungsobjekte: Wenn ILM im System aktiviert ist

SAP Information Lifecycle Management oder SAP ILM ist eine SAP-Lösung, die entwickelt wurde, um Daten während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten. ILM beginnt bei der Erstellung über Speicherung, Aufbewahrung bis hin zur endgültigen Löschung auf eine Weise, die geschäftliche Anforderungen, Compliance-Anforderungen und IT-Effizienz in Einklang bringt. Wenn ILM im System aktiviert ist, können viele SAP-Archivierungsobjekte auf folgende Weise verwendet werden –

• Objekt für Datenarchivierung: wobei die archivierten Daten verfügbar bleiben
• Objekt für Datenvernichtung: wobei die archivierten Daten vernichtet werden

In beiden Fällen werden die Daten jedoch in zwei Schritten verarbeitet –

• Zuerst werden Daten aus der Datenbank gelesen und dann in Archivdateien geschrieben.
• Zweitens werden Daten aus Archivdateien gelesen und dann in der Datenbank gelöscht.

Wenn ILM im System aktiviert wird, gibt es außerdem drei Arten von Archivierungsobjekten, die man berücksichtigen kann –

• Standardobjekte für die Archivierung: Dieses kann nur Daten archivieren.
• ILM-Objekte: Mit diesem Objekt können Sie Daten archivieren und/oder vernichten.
• HR-ILM-Objekte: Mit diesem Objekt können Sie nur Datenvernichtung durchführen.

Beachten Sie, dass diese drei Objekttypen Archivierungstechniken verwenden. Ob das Objekt sowohl Archivierung als auch Vernichtung durchführt oder nur Archivierung oder Vernichtung, wird von SAP definiert. Dies kann sich im Laufe der Zeit ändern.

Interessanterweise gibt es auch einen vierten Objekttyp, bekannt als Datenvernichtung, der verwendet werden kann, wenn ILM aktiviert ist. Mit diesem Objekt können Sie Daten verarbeiten, für die kein SAP-Archivierungsobjekt existiert; Daten verarbeiten, die keine Archivdateien verwenden, sondern direkt Daten aus der Datenbank in einem einzigen Schritt verarbeiten, wie ein klassischer Housekeeping-Prozess. Im Gegensatz zu Housekeeping-Jobs benötigt das Datenvernichtungsobjekt jedoch ein ILM-Customizing, während eine Spur der Datenvernichtungsläufe im System protokolliert bleibt

Automatisierung der Datenarchivierung: Maximale Vorteile mit ASC erzielen

Wenn Sie tiefer in die Archivierung eintauchen, werden Sie feststellen, dass es Hunderte von Archivierungsobjekten und viele weitere komplexe Prozesse gibt. Datenarchivierung ist ein wiederkehrender manueller Prozess, der eine Reihe von Jobs erfordert, die regelmäßig überprüft und ausgeführt werden müssen. Manuelle Prozesse sind immer mühsam und zeitaufwändig, und hier kommt die Automatisierung ins Spiel.

Durch die Automatisierung des gesamten Archivierungsprozesses können Organisationen außerdem niedrigere Gesamtbetriebskosten (TCOs), eine genauere Daten-Compliance in ihren Systemen und so weiter sicherstellen. Vor diesem Hintergrund wird es bei der S/4HANA-Migration notwendig, die Kosten zu senken und die Migrationszeit durch Archivierung veralteter Daten zu verkürzen. Ein durch Automatisierung unterstützter Archivierungsprozess ist hier von Vorteil, da er Daten nahtlos archivieren und somit zu einer zeiteffizienten Migration beitragen kann.

Archiving Sessions Cockpit: Eine automatisierte Software für die SAP-Datenarchivierung

Wir stellen das Archiving Sessions Cockpit (ASC) von TJC Group vor, das als leistungsstarke Datenarchivierungslösung dient, die entwickelt wurde, um den gesamten Archivierungsprozess zu optimieren und zu automatisieren. Nicht nur das, mit ASC können Sie auch einen automatisierten Datenvernichtungsprozess nutzen. Entwickelt von TJC Group, zertifiziert von SAP, gibt Ihnen das Archiving Sessions Cockpit die volle Kontrolle über Ihre Archivierungsläufe von einer einzigen, zentralisierten Schnittstelle aus, während es die Standardprinzipien von SAP erfüllt.

Von SAP-Archivierungsobjekten bis zur Löschung der archivierten Dateien rationalisiert das Archiving Sessions Cockpit den vollständigen Datenarchivierungs- und ILM-Lebenszyklus und beseitigt die Notwendigkeit wiederholter manueller Eingriffe. Darüber hinaus stellt ASC sicher, dass alle SAP ILM-Prozesse einwandfrei ausgeführt werden, wodurch Ihre internen Teams sich auf strategischere Initiativen konzentrieren können, die einen höheren ROI erzielen.

Durch die Nutzung unserer automatisierten SAP-Datenarchivierungssoftware kann Ihre Organisation erhebliche Einsparungen bei den Datenbank-Speicherkosten während der S/4HANA-Migration erzielen, das Datenwachstum nach der Migration unter Kontrolle halten und die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien nahtlos durchsetzen.

Vorteile des Archiving Sessions Cockpit

Mit ASC erhalten Sie folgende Vorteile –

• Es kann die Massendatenarchivierung automatisieren, einschließlich initialer, regelmäßiger und ausgewählter Termine.
• ASC kann Archivierungssitzungen synchron mit den IT- und Geschäftskalendern planen.
• Es verwaltet alle Jobs und Archivierungsläufe von Anfang bis zum Abschluss.
• Es stellt die Sitzungen automatisch wieder her und startet sie neu, wenn es zu Unterbrechungen kommt.
• ASC kann detaillierte Archivierungsvarianten verwalten und ermöglicht eine feine Archivierungsgranularität.
• ASC ermöglicht die Kontinuität des Endbenutzerzugriffs, auch wenn die Daten archiviert sind.

Schlusswort

Zum Abschluss des Blogbeitrags müssen Sie verstehen, dass Archivierungsobjekte einer der wichtigsten Faktoren der Datenarchivierung sind. Während Finanzbelege, Bestellungen, Verkaufsbelege usw. einige der Standardobjekte sind, gibt es mehrere hundert andere wie Produktionsplanung, Personalwesen und so weiter. Darüber hinaus gibt es auch technische SAP-Archivierungsobjekte, über die Sie in unseren kommenden Blogbeiträgen mehr erfahren werden.

Wenn Sie jetzt bereit sind, Ihren SAP-Datenarchivierungsprozess zu automatisieren, nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf!