L’archivage des données est-il inclus dans RISE with SAP ?

Auteur : Jérôme Philipps, Team Lead SAP Archiving & ILM Co-auteur : Christopher Bicknell, Consultant SAP Archiving & ILM

La réponse courte est non, et cela prend de nombreuses organisations au dépourvu. RISE with SAP regroupe l’infrastructure, l’hébergement et les opérations techniques au sein d’un abonnement unique, mais n’inclut pas l’archivage des données. Cela signifie que votre base de données HANA continuera de croître à chaque transaction, chaque document et chaque enregistrement métier, et que le coût de cette croissance repose entièrement sur vos épaules.

Voici le problème : les contrats RISE sont liés à des allocations de mémoire HANA fixes, de « taille T-shirt ». Une fois que vos données dépassent cette allocation, vous devez passer à une taille supérieure, plus coûteuse, un coût que la plupart des équipes n’ont jamais budgétisé. Sans stratégie d’archivage proactive, la question n’est pas de savoir si vous atteindrez ce plafond, mais quand. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment éviter de passer à la taille T-shirt HANA supérieure.

Introduction

RISE with SAP couvre SAP S/4HANA Cloud, l’infrastructure cloud, les crédits SAP Business Technology Platform (BTP) et les services gérés techniques au sein d’un abonnement unique. Cette offre attractive simplifie les achats et accélère la migration vers le cloud. Cependant, cet abonnement a des limites claires.

L’archivage des données d’entreprise ne fait pas partie du contrat RISE with SAP. Il demeure un composant autonome du paysage informatique et nécessite sa propre gestion de processus.

RISE with SAP est fourni avec une allocation fixe de mémoire HANA de « taille T-shirt », qui dépend du nombre de FUE et du nombre d’utilisateurs sous licence ayant accès aux environnements cloud et RISE with SAP.

Les volumes de données SAP continuent de croître avec le temps, augmentant les besoins en mémoire et en stockage s’ils ne sont pas gérés activement. Les organisations qui transfèrent des données inutiles vers RISE with SAP peuvent se retrouver avec une empreinte HANA plus importante et, par conséquent, des coûts récurrents plus élevés.

Les experts estiment que les organisations qui mènent des programmes structurés de nettoyage et d’archivage réduisent généralement le volume de leur base de données de 20 à 40 % avant la migration, ce qui peut réduire la capacité RISE nécessaire.

SAP lui-même recommande de surveiller la croissance historique de la base de données et de mettre en œuvre des stratégies de conservation, d’archivage et de gestion des volumes de données afin de garder des systèmes légers et de maîtriser la performance et le TCO.

Beaucoup ne le découvrent que dans les dernières phases de leur projet RISE, parfois aussi tard qu’au moment du cutover. Comprendre cet écart dès le départ est essentiel pour planifier une stratégie de gestion des données réaliste.

Exemple concret : un défi pluriannuel avec RISE with SAP

Imaginez une organisation qui a adopté RISE with SAP avec une taille S. Son environnement était dimensionné pour ses besoins, la migration était terminée, et au départ, tout semblait parfait.

Mais avec le temps, les choses ont commencé à se dégrader. Chaque mois apportait de nouvelles transactions, documents et enregistrements métier. Comme des livres ajoutés à une bibliothèque sans que les anciens ne quittent jamais les étagères, les données continuaient de s’accumuler. Ce qui tenait autrefois confortablement dans l’environnement de taille S a progressivement commencé à consommer une plus grande part de sa capacité disponible.

Alors que cette croissance se poursuivait, l’organisation se rapprochait des limites de son dimensionnement existant. À un certain stade, ce qui suffisait autrefois comme environnement de taille S pouvait nécessiter le passage à une taille T-shirt supérieure pour répondre aux besoins croissants.

L’impact ne s’est pas limité à la capacité. Une base de données active plus volumineuse signifiait une empreinte de production plus importante à gérer pour des activités telles que les sauvegardes, les mises à jour et les futures migrations. Ce qui avait commencé comme une croissance progressive de la base de données devenait une préoccupation opérationnelle et de planification de capacité à plus long terme.

C’est à ce moment que l’organisation a réalisé que l’archivage des données, bien qu’il ne soit pas inclus dans le package RISE, ne pouvait pas être négligé.

Avec RISE with SAP, chaque gigaoctet de données que vous emportez dans S/4HANA a un coût direct, en mémoire HANA, en hiérarchisation du stockage et dans votre abonnement continu. Avant de migrer, il est utile de savoir précisément ce que vous pourriez laisser derrière vous. Le calculateur d’archivage de TJC quantifie les économies de stockage et financières que l’archivage peut offrir, vous donnant un chiffre plus clair à apporter dans vos discussions de dimensionnement RISE.

Calculez vos économies RISE : utilisez le calculateur RISE de TJC Group pour quantifier les économies financières d’un projet d’archivage RISE avec TJC Group. Ouvrir le calculateur SAP RISE with SAP.

Où s’arrête la responsabilité de SAP, et où commence la vôtre : la gestion des volumes de données est indispensable

Voici comment les responsabilités sont réparties par fonction.

SAP gère :

• L’infrastructure cloud et l’hébergement

• Les services gérés techniques

• La disponibilité du système (SLA de 99,7 % ou plus pour la production)

• Les mises à jour de la plateforme et les correctifs de sécurité

Les clients SAP sont responsables de :

• Gestion du cycle de vie de l’information

• La gestion des volumes de données et le contrôle de la croissance de la base de données HANA

• La conformité aux réglementations de confidentialité des données (p. ex. le RGPD)

• La préparation des données pour l’audit et la fiscalité

• L’accessibilité des données des systèmes legacy

Cela signifie que SAP garantit le bon fonctionnement de votre infrastructure. Cependant, les décisions stratégiques incluent les données à maintenir actives, celles à archiver et la manière de maintenir la conformité.

Pour en savoir plus sur la préparation des données pour S/4HANA, consultez l’article suivant :

Ces aspects relèvent entièrement de l’organisation. L’archivage des données dans RISE with SAP n’est pas une option supplémentaire ; c’est un élément fondamental pour exploiter un système bien géré.

Défis courants liés à la croissance des données dans un environnement RISE with SAP

La croissance incontrôlée des données SAP S/4HANA dans un environnement RISE crée un défi cumulatif qui touche quatre domaines interconnectés.

Hausse des coûts
HANA est une base de données en mémoire. Chaque gigaoctet de données conservé dans le système actif doit résider dans une mémoire haute performance coûteuse. À mesure que les volumes de données augmentent, vous vous rapprochez de la limite de votre allocation T-shirt. Dépasser cette limite signifie passer à une taille supérieure, plus coûteuse. Contrairement aux bases de données traditionnelles où le stockage est relativement bon marché, la mémoire HANA comporte un surcoût, et une croissance non maîtrisée se transforme en charge financière récurrente.

Croissance incontrôlée et risque opérationnel
Au-delà du coût et de l’analytique, la croissance incontrôlée des données affecte la performance du système. Des tables plus volumineuses retardent la résolution des requêtes, allongent la durée des travaux batch et réduisent la réactivité. Finalement, un système conçu pour être léger et performant devient progressivement lent sous son propre poids.

Le défi du Clean Core
L’approche Clean Core de SAP encourage les organisations à maintenir un environnement S/4HANA léger et facile à gérer. Mais même avec un environnement technique bien géré, des volumes de transactions croissants et des enregistrements historiques peuvent rendre plus difficile le maintien d’un système léger et productif. Les organisations doivent donc réfléchir à la manière dont elles géreront les données tout au long de leur cycle de vie, plutôt que de laisser la base de données active croître indéfiniment.

Solution : préparer une stratégie d’archivage continue pour RISE with SAP

L’entreprise est responsable de la mise en place d’une stratégie d’archivage continue pour gérer les données entrantes. Voici quatre facteurs clés à garder à l’esprit :

1. Définir un ratio d’archivage
Un programme d’archivage bien géré suit la proportion de données systématiquement archivées par rapport au volume entrant dans le système. Aligner l’archivage sur les données entrantes aide à maîtriser la croissance HANA et réduit le risque de devoir passer à une taille supérieure, évitant ainsi le coût immédiat et ponctuel du passage à une taille plus grande et plus coûteuse. Les organisations peuvent également utiliser un calculateur de ROI pour estimer comment différents scénarios d’archivage pourraient affecter leur empreinte de données et leurs économies potentielles.

2. Maintenir une empreinte productive légère pour réduire le TCO
Au-delà d’éviter une montée en gamme, une base de données productive plus petite modifie le coût quotidien de fonctionnement du système : temps d’arrêt plus courts lors des mises à jour, sauvegardes et restaurations plus rapides, et moins de données à traiter, stocker et gérer en continu. Ces économies opérationnelles s’accumulent dans le temps, réduisant le coût total de possession (TCO) bien au-delà de l’exercice d’archivage immédiat, et laissant moins de données à emporter dans les futures mises à niveau et migrations.

3. Suivre la croissance par rapport à vos engagements de dimensionnement RISE
Optimiser les volumes en suivant les tendances de croissance à l’approche d’un seuil critique est nécessaire pour éviter que cela ne se transforme en problème de coût ou de performance. C’est la différence entre une variable de coût imprévisible et quelque chose que vous pouvez réellement planifier.

4. En faire une démarche continue, pas occasionnelle
Une stratégie continue de réduction des volumes de données (et non un nettoyage ponctuel) est ce qui permet de garder la situation sous contrôle. L’archivage des données n’est pas un processus ponctuel que l’on oublie ensuite. Les volumes de données continuent généralement de croître avec les opérations quotidiennes. L’archivage est donc une discipline continue : automatisée autant que possible, surveillée de façon constante et ajustée à mesure que les schémas de données évoluent.

Découvrez l’histoire complète du parcours d’archivage des données de British Telecom Group.

« L’automatisation est le grand avantage. Essayer de faire de l’archivage de données sans cela, c’est presque comme essayer de mettre quelqu’un sur une roue de hamster. C’est un travail difficile. Automatiser le processus avec l’Archiving Sessions Cockpit (ASC) de TJC Group le rend beaucoup plus facile. C’est un processus automatisé, donc une fois que vous l’avez mis en place, il fonctionne », Mark Holmes, Architecte ERP chez British Telecom

La conformité ne s’arrête pas lorsque les données quittent la base active

Archiver des données ne met pas fin aux obligations qui y sont attachées. Les enregistrements archivés peuvent encore devoir être conservés pendant des périodes définies pour répondre aux exigences fiscales, d’audit, réglementaires ou de confidentialité des données.

« Une stratégie d’archivage solide doit donc tenir compte non seulement des données qui quittent le système productif, mais aussi de la durée pendant laquelle elles doivent être conservées, de la manière dont elles peuvent être récupérées en cas de besoin, et du moment où elles peuvent finalement être détruites », Jérôme Philipps, Team Lead SAP Data Archiving et ILM chez TJC Group

Cela maintient l’archivage des données relié au cycle de vie des données dans son ensemble : réduction de l’empreinte productive tout en garantissant que les informations conservées restent accessibles et gouvernées aussi longtemps que nécessaire.

L’archivage des données est un travail très manuel, comme le dit Mark Holmes de BT Group : « c’est comme mettre un hamster dans une roue ». Dès que le hamster arrête de courir, l’archivage des données s’arrête. Cependant, si l’automatisation est en place, vous définissez les règles une fois, puis c’est fait, c’est acquis. Cela facilite grandement la vie des équipes SAP Basis.

Comment TJC Group permet-il de maintenir la croissance des données dans la taille T-shirt contractée avec RISE with SAP ?

Avec RISE with SAP, la taille T-shirt intègre le nombre de FUE et la capacité de base de données dans le contrat. Si les volumes de données dépassent ce seuil, la capacité supplémentaire entraîne généralement un coût additionnel, c’est pourquoi maîtriser la croissance est important tout au long de la durée du contrat, et pas seulement à la mise en production.

TJC Group répond à ce défi grâce à un service d’archivage géré conçu spécifiquement pour les clients RISE. Le service couvre au moins 10 objets d’archivage, mis en œuvre et maintenus tout au long de l’engagement, avec des rapports de suivi mensuels et des alertes chaque fois que les ratios d’archivage indiquent que la croissance pourrait mettre en péril la taille T-shirt contractée. Cela donne aux clients une visibilité sur l’évolution de leur empreinte de données, bien avant que cela ne devienne un problème de capacité.

Au cœur de ce service se trouve l’Archiving Sessions Cockpit (ASC), le moteur d’automatisation certifié SAP de TJC. Plutôt que de dépendre d’exécutions d’archivage manuelles, ASC planifie et exécute automatiquement des sessions d’archivage sur l’ensemble des systèmes du paysage.

Ce qui rend ASC particulièrement précieux dans un contexte RISE, c’est qu’il applique des règles métier adaptées à chaque système SAP : en tenant compte des périodes de conservation spécifiques, des politiques de résidence et des exigences métier par code société, pays ou processus. Cela signifie que les décisions d’archivage reflètent la manière dont chaque partie de l’entreprise fonctionne réellement, plutôt qu’un calendrier uniforme.

« TJC Group dispose de l’Archiving Sessions Cockpit, qui automatise essentiellement votre processus d’archivage. Il vous donne un contrôle total sur celui-ci. L’ASC nous a vraiment simplifié la vie », Senior Delivery Manager chez Diversey, une société Solenis.

Le résultat est une approche continue et basée sur des règles pour la gestion des volumes de données, qui aide les clients RISE à rester dans les limites de leur capacité contractuelle tout en maintenant des archives conformes et accessibles sur l’ensemble de leur paysage SAP.

Découvrez comment l’archivage automatisé des données réduit la charge de travail manuelle des équipes SAP Basis.

Comment accéder facilement aux données archivées dans RISE with SAP ?

L’archivage réduit les données conservées dans l’environnement HANA productif, mais cela ne signifie pas que les informations disparaissent. Les données SAP historiques doivent rester accessibles pour les demandes d’audit, les déclarations fiscales, la conformité réglementaire, les demandes des clients ou l’analyse commerciale.

Une approche de récupération pratique prend en compte :

• la facilité avec laquelle les utilisateurs métier peuvent rechercher des informations

• consulter les enregistrements associés

• générer des rapports

• travailler avec des données provenant de différentes périodes ou systèmes

Une couche d’accès centrale peut offrir un moyen cohérent de travailler avec les données archivées au sein de l’écosystème SAP RISE. Elle améliore l’expérience RISE en offrant aux utilisateurs un moyen cohérent de rechercher et de récupérer les informations conservées. Des solutions telles qu’Enterprise Legacy System Application (ELSA) offrent cette interface sans que les utilisateurs aient à passer par des transactions backend complexes.

Cette approche peut favoriser une architecture plus cohérente : un environnement S/4HANA allégé sur RISE, complété par des informations historiques accessibles pour répondre aux exigences de conformité, d’audit et métier.

Conclusion

RISE with SAP constitue une base solide pour migrer les charges de travail SAP vers le cloud, mais la croissance des données doit tout de même faire l’objet d’une gestion active. L’archivage des données n’étant pas inclus dans le contrat standard, les organisations doivent décider comment gérer les informations actives, archivées et historiques tout au long de leur cycle de vie.

Cela implique de comprendre l’empreinte de données actuelle, de surveiller sa croissance par rapport au dimensionnement RISE, de mettre en place un archivage continu et de garantir que les informations conservées restent accessibles lorsque l’entreprise en a besoin.

Chaque gigaoctet laissé sans gestion dans votre base de données SAP a un coût, en termes de stockage, de performance et de facture mémoire HANA. Plutôt que de l’estimer, vous pouvez le mesurer.

Contactez-nous pour découvrir l’espace de stockage que vous pourriez libérer et ce que cela représente en économies financières, pour SAP ECC comme pour S/4HANA. Pas d’argumentaire commercial, juste une conversation sincère et honnête avec l’un de nos consultants.

Sources d’information externes :

• Guide d’administration SAP HANA pour SAP HANA Platform, mémoire utilisée par SAP HANA.
• SAP Business AI Platform, environnement ABAP, Gestion de la croissance des données.
• RISE with SAP.
• RISE with SAP S/4HANA Cloud, Private Edition : FAQ sur la cybersécurité expliquée