Ist die Datenarchivierung in RISE with SAP enthalten?

Autor: Jérôme Philipps, SAP Archiving & ILM Team Lead. Co-Autor: Christopher Bicknell, SAP Archiving & ILM Consultant.

Die kurze Antwort lautet: Nein. Das trifft viele Unternehmen unvorbereitet. RISE with SAP bündelt Infrastruktur, Hosting und technischen Betrieb in einem einzigen Abonnement, umfasst jedoch keine Datenarchivierung. Das bedeutet, dass Ihre HANA-Datenbank mit jeder Transaktion, jedem Dokument und jedem Geschäftsdatensatz weiter wächst – und die Kosten für dieses Wachstum liegen allein bei Ihnen.

Hier liegt das Problem: RISE-Verträge sind an feste HANA-Speicherkapazitäten in „T-Shirt-Größen“ gebunden. Sobald Ihre Daten diese Zuweisung überschreiten, steht ein Upgrade auf ein größeres, teureres Tier an – Kosten, die die meisten Teams nie eingeplant haben. Ohne eine proaktive Archivierungsstrategie ist die Frage nicht, ob Sie diese Obergrenze erreichen, sondern wann. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie den Sprung in die nächste HANA-T-Shirt-Größe vermeiden.

Einführung

RISE with SAP umfasst SAP S/4HANA Cloud, Cloud-Infrastruktur, SAP Business Technology Platform (BTP)-Guthaben und Technical Managed Services in einem einzigen Abonnement. Dieses attraktive Angebot vereinfacht die Beschaffung und beschleunigt den Weg in die Cloud. Dieses Abonnement hat jedoch klare Grenzen.

Enterprise-Datenarchivierung ist nicht Bestandteil des RISE with SAP-Vertrags. Sie bleibt eine eigenständige Komponente der IT-Landschaft und erfordert ein eigenes Prozessmanagement.

RISE with SAP beinhaltet eine feste Zuweisung von HANA-Speicher in „T-Shirt-Größen“, die von der Anzahl der FUE und der Anzahl der lizenzierten Benutzer mit Zugriff auf die Cloud- und RISE with SAP-Umgebungen abhängt.

Das SAP-Datenvolumen wächst im Laufe der Zeit weiter an, was den Speicherbedarf erhöht, wenn es nicht aktiv verwaltet wird. Unternehmen, die unnötige Daten in RISE with SAP mitschleppen, können einen größeren HANA-Footprint und folglich höhere laufende Kosten verursachen.

Experten gehen davon aus, dass Unternehmen, die vor der Migration strukturierte Housekeeping- und Archivierungsprogramme durchführen, das Datenbankvolumen in der Regel um 20–40 % reduzieren können, was potenziell zu einer geringeren RISE-Kapazität führt.

SAP selbst empfiehlt, das historische Datenbankwachstum zu überwachen und Strategien für Aufbewahrung, Archivierung und Data Volume Management zu implementieren, um Systeme schlank zu halten und Performance sowie TCO zu kontrollieren.

Viele entdecken diese Lücke erst in späteren Phasen ihres RISE-Projekts, manchmal erst während des Cutovers. Dieses Manko von Anfang an zu verstehen, ist entscheidend für die Planung einer realistischen Datenmanagementstrategie.

Praxisbeispiel: Eine mehrjährige Herausforderung mit RISE with SAP

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das mit einer T-Shirt-Größe S in RISE with SAP gestartet ist. Die Umgebung war passend dimensioniert, die Migration abgeschlossen, und anfangs sah alles perfekt aus.

Doch mit der Zeit wendete sich das Blatt. Jeden Monat kamen neue Transaktionen, Dokumente und Geschäftsdatensätze hinzu. Wie in einer Bibliothek, in der ständig neue Bücher hinzukommen, ohne dass alte jemals die Regale verlassen, sammelten sich die Daten an. Was einst bequem in die S-Umgebung passte, verbrauchte allmählich immer mehr der verfügbaren Kapazität.

Da dieses Wachstum anhielt, näherte sich das Unternehmen den Grenzen seines bestehenden Sizings. Irgendwann könnte das, was einst als S-Umgebung ausreichte, einen Wechsel zu einer größeren T-Shirt-Größe erfordern, um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.

Die Auswirkungen beschränkten sich nicht nur auf die Kapazität. Eine größere aktive Datenbank bedeutete einen größeren produktiven Footprint, der bei Aktivitäten wie Backups, Upgrades und zukünftigen Migrationen verwaltet werden musste. Was als schleichendes Datenbankwachstum begann, entwickelte sich zu einem langfristigen Problem für den Betrieb und die Kapazitätsplanung.

An diesem Punkt erkannte das Unternehmen, dass die Datenarchivierung, obwohl sie nicht im RISE-Paket enthalten war, nicht vernachlässigt werden durfte.

Unter RISE with SAP verursacht jedes Gigabyte an Daten, das Sie nach S/4HANA mitnehmen, direkte Kosten – beim HANA-Speicher, beim Storage Tiering und bei Ihrem laufenden Abonnement. Vor der Migration lohnt es sich zu wissen, wie viel Sie genau zurücklassen könnten. Der Archiving Calculator von TJC quantifiziert die Speicherplatz- und finanziellen Einsparungen, die eine Archivierung bringen kann, und liefert Ihnen eine konkrete Zahl für Ihre RISE-Sizing-Gespräche.

Berechnen Sie Ihre RISE-Einsparungen: Nutzen Sie den RISE-Rechner der TJC Group, um die finanziellen Einsparungen eines RISE-Archivierungsprojekts mit der TJC Group zu quantifizieren. SAP RISE with SAP Rechner öffnen.

Wo die Verantwortung von SAP endet und Ihre beginnt: Data Volume Management ist ein Muss

Hier sehen Sie, wie die Verantwortlichkeiten nach Funktionen aufgeteilt sind.

SAP verwaltet:

• Cloud-Infrastruktur und Hosting

• Technical Managed Services

• Systemverfügbarkeit (99,7 %+ SLA für die Produktion)

• Plattform-Updates und Security-Patching

SAP-Kunden sind verantwortlich für:

• Verwaltung des Lebenszyklus von Informationen

• Data Volume Management und Kontrolle des HANA-Datenbankwachstums

• Einhaltung von Datenschutzvorschriften (z. B. DSGVO)

• Bereitstellung von Prüfungs- und Steuerdaten

• Zugänglichkeit von Altsystemdaten

Das bedeutet, dass SAP für einen reibungslosen Betrieb Ihrer Infrastruktur sorgt. Zu den strategischen Entscheidungen gehört jedoch, welche Daten aktiv bleiben, was archiviert werden soll und wie die Compliance gewahrt bleibt.

Lesen Sie mehr über die Datenvorbereitung für S/4HANA im folgenden Artikel:

Diese Aspekte liegen vollständig in der Hand des Unternehmens. Die Datenarchivierung in RISE with SAP ist kein optionales Add-on, sondern grundlegend für den Betrieb eines gut verwalteten Systems.

Häufige Herausforderungen des Datenwachstums in einer RISE with SAP-Umgebung

Unkontrolliertes SAP S/4HANA-Datenwachstum in einer RISE-Umgebung schafft eine komplexe Herausforderung, die vier miteinander verknüpfte Bereiche betrifft.

Kosteneskalation
HANA ist eine In-Memory-Datenbank. Jedes Gigabyte an Daten, das im aktiven System vorgehalten wird, muss in teurem Hochgeschwindigkeitsspeicher liegen. Mit zunehmendem Datenvolumen nähern Sie sich der Grenze Ihrer T-Shirt-Zuweisung. Das Überschreiten dieser Grenze bedeutet ein Upgrade auf ein größeres, teureres Tier. Im Gegensatz zu herkömmlichen Datenbanken, bei denen Speicher relativ günstig ist, ist HANA-Speicher mit einem Aufpreis verbunden, und ungesteuertes Wachstum macht ihn zu einer wiederkehrenden finanziellen Belastung.

Unkontrolliertes Wachstum und betriebliche Risiken
Abgesehen von Kosten und Analysen beeinträchtigt unkontrolliertes Datenwachstum die Systemleistung. Größere Tabellen verzögern Abfragen, verlängern Batch-Laufzeiten und verringern die Reaktionsfähigkeit. Letztendlich wird ein System, das eigentlich schlank und leistungsstark sein sollte, unter seinem eigenen Gewicht allmählich träge.

Die Clean Core-Herausforderung
Der Clean Core-Ansatz von SAP ermutigt Unternehmen, eine schlanke und überschaubare S/4HANA-Umgebung beizubehalten. Doch selbst bei einer gut verwalteten technischen Umgebung können wachsende Transaktionsvolumina und historische Datensätze es erschweren, das System schlank und produktiv zu halten. Unternehmen müssen daher überlegen, wie sie Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten, anstatt die aktive Datenbank unbegrenzt wachsen zu lassen.

Lösung: Vorbereitung einer kontinuierlichen Archivierungsstrategie für RISE with SAP

Das Unternehmen ist dafür verantwortlich, eine kontinuierliche Archivierungsstrategie für eingehende Daten zu erstellen. Hier sind vier Schlüsselfaktoren, die Sie beachten sollten:

1. Festlegen einer Archivierungsquote
Ein gut geführtes Archivierungsprogramm verfolgt den Anteil der systematisch archivierten Daten im Verhältnis zum Volumen, das in das System gelangt. Die Abstimmung der Archivierung auf eingehende Daten hilft, das HANA-Wachstum zu kontrollieren und das Risiko eines Tier-Upgrades zu verringern, wodurch die unmittelbaren, einmaligen Kosten für den Wechsel zu einer größeren, teureren Größe vermieden werden. Unternehmen können auch einen ROI-Rechner verwenden, um abzuschätzen, wie sich verschiedene Archivierungsszenarien auf ihren Daten-Footprint und potenzielle Einsparungen auswirken könnten.

2. Den produktiven Footprint schlank halten, um die TCO zu senken
Abgesehen von der Vermeidung eines Tier-Upgrades verändert eine kleinere produktive Datenbank die täglichen Betriebskosten des Systems: kürzere Ausfallzeiten bei Updates, schnellere Backups und Wiederherstellungen sowie weniger Daten, die laufend verarbeitet, gespeichert und verwaltet werden müssen. Diese betrieblichen Einsparungen summieren sich im Laufe der Zeit und senken die Gesamtbetriebskosten (TCO) weit über die unmittelbare Archivierung hinaus, wobei weniger Daten in zukünftige Upgrades und Migrationen mitgenommen werden müssen.

3. Überwachung des Wachstums im Vergleich zu Ihren RISE-Sizing-Zusagen
Die Optimierung der Volumina durch Verfolgung von Wachstumstrends bei Annäherung an einen kritischen Schwellenwert ist notwendig, um zu verhindern, dass daraus ein Kosten- oder Performanceproblem wird. Dies ist der Unterschied zwischen einer unvorhersehbaren Kostenvariable und etwas, das man tatsächlich planen kann.

4. Kontinuität statt punktueller Maßnahmen
Eine laufende Strategie zur Reduzierung des Datenvolumens (keine einmalige Bereinigung) sorgt dafür, dass die Dinge unter Kontrolle bleiben. Datenarchivierung ist kein einmaliger Prozess, den man danach vergisst. Das Datenvolumen wächst im täglichen Betrieb meist weiter an. Daher ist die Archivierung eine fortlaufende Disziplin: automatisiert, wo möglich, konsequent überwacht und an sich ändernde Datenmuster angepasst.

Erfahren Sie die ganze Geschichte über die Datenarchivierung bei der British Telecom Group.

„Die Automatisierung ist der große Gewinn. Zu versuchen, Datenarchivierung ohne sie zu betreiben, ist fast so, als würde man jemanden in ein Hamsterrad stecken. Es ist harte Arbeit. Die Automatisierung des Prozesses mit dem Archiving Sessions Cockpit (ASC) der TJC Group macht es viel einfacher. Es ist ein automatisierter Prozess – wenn er erst einmal läuft, ist er einfach da.“

Mark Holmes, ERP-Architekt bei British Telecom

Compliance endet nicht, wenn Daten die aktive Datenbank verlassen

Die Archivierung von Daten beendet nicht die damit verbundenen Verpflichtungen. Archivierte Datensätze müssen möglicherweise noch für definierte Zeiträume aufbewahrt werden, um steuerliche, prüfungsrelevante, regulatorische oder datenschutzrechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Dadurch bleibt die Datenarchivierung mit dem weiteren Datenlebenszyklus verbunden: Der produktive Footprint wird reduziert, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass die aufbewahrten Informationen so lange wie nötig zugänglich und kontrolliert bleiben.

„Eine fundierte Archivierungsstrategie muss daher nicht nur berücksichtigen, welche Daten das produktive System verlassen, sondern auch, wie lange sie aufbewahrt werden sollten, wie sie bei Bedarf abgerufen werden können und wann sie schließlich vernichtet werden dürfen.“

Jérôme Philips, Team Lead SAP Data Archiving und ILM bei der TJC Group.

Datenarchivierung ist eine sehr manuelle Aufgabe. Wie Mark Holmes von der BT Group sagt: „Es ist, als würde man einen Hamster in ein Rad setzen“. In dem Moment, in dem der Hamster aufhört zu laufen, stoppt die Datenarchivierung. Wenn jedoch eine Automatisierung vorhanden ist, definiert man die Regeln einmal und dann läuft es. Das macht das Leben der SAP-Basis-Teams viel einfacher.

Wie stellt die TJC Group sicher, dass das Datenwachstum innerhalb der vertraglichen T-Shirt-Größe in RISE with SAP bleibt?

Unter RISE with SAP integriert die T-Shirt-Größe die Anzahl der FUE und die Datenbankkapazität im Vertrag. Wenn das Datenvolumen über diesen Schwellenwert hinauswächst, ist zusätzliche Kapazität in der Regel mit Extrakosten verbunden. Deshalb ist es wichtig, das Wachstum über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg unter Kontrolle zu halten, nicht nur beim Go-Live.

Die TJC Group adressiert dies durch einen Managed Archiving Service, der speziell für RISE-Kunden entwickelt wurde. Der Service deckt mindestens 10 Archivobjekte ab, die über die gesamte Laufzeit implementiert und gewartet werden, zusammen mit monatlichen Monitoring-Berichten und Warnmeldungen, wenn Archivierungsquoten darauf hindeuten, dass das Wachstum die vertragliche T-Shirt-Größe gefährden könnte. Dies gibt Kunden Transparenz darüber, wie sich ihr Daten-Footprint entwickelt, lange bevor es zu einem Kapazitätsproblem wird.

Im Zentrum dieses Service steht das Archiving Sessions Cockpit (ASC), die SAP-zertifizierte Automatisierungs-Engine von TJC. Anstatt sich auf manuelle Archivierungsläufe zu verlassen, plant und führt das ASC Archivierungssitzungen automatisch über alle Systeme in der Landschaft hinweg aus.

Was das ASC im RISE-Kontext besonders wertvoll macht, ist die Anwendung von Geschäftsregeln, die auf jedes SAP-System zugeschnitten sind: unter Berücksichtigung spezifischer Aufbewahrungsfristen, Residenzregeln und Geschäftsanforderungen pro Buchungskreis, Land oder Prozess. Das bedeutet, dass Archivierungsentscheidungen widerspiegeln, wie die einzelnen Geschäftsbereiche tatsächlich arbeiten, anstatt einem Einheitsplan zu folgen.

„Die TJC Group hat das Archive Sessions Cockpit, das im Grunde den Archivierungsprozess automatisiert. Es gibt einem die vollständige Kontrolle darüber. Das ASC hat unser Leben definitiv einfacher gemacht“, Senior Delivery Manager bei Diversey, einem Unternehmen von Solenis.

Das Ergebnis ist ein kontinuierlicher, regelbasierter Ansatz für das Data Volume Management, der RISE-Kunden hilft, innerhalb ihrer vertraglich vereinbarten Kapazität zu bleiben und gleichzeitig konforme, zugängliche Archive in ihrer gesamten SAP-Landschaft zu unterhalten.

Finden Sie heraus, wie automatisierte Datenarchivierung den manuellen Arbeitsaufwand für SAP-Basis-Teams reduziert.

Wie greift man in RISE with SAP einfach auf archivierte Daten zu?

Die Archivierung reduziert die in der produktiven HANA-Umgebung vorgehaltenen Daten, bedeutet aber nicht, dass die Informationen verschwinden. Historische SAP-Daten müssen unter anderem für Prüfungsanfragen, Steuerberichte, regulatorische Compliance, Kundenanfragen oder Geschäftsanalysen zugänglich bleiben.

Ein praktischer Ansatz für den Datenabruf berücksichtigt:

• wie einfach Fachanwender nach Informationen suchen können

• zugehörige Datensätze anzeigen können

• Berichte erstellen können

• mit Daten aus verschiedenen Zeiträumen oder Systemen arbeiten können

Ein zentraler Access Layer kann eine konsistente Arbeitsweise mit archivierten Daten im SAP RISE-Ökosystem ermöglichen. Er verbessert das RISE-Erlebnis, indem er den Benutzern eine einheitliche Methode zum Suchen und Abrufen aufbewahrter Informationen bietet. Lösungen wie die Enterprise Legacy System Application (ELSA) bieten diese Schnittstelle, ohne dass Benutzer komplexe Backend-Transaktionen durchlaufen müssen.

Dieser Ansatz kann eine kohärentere Architektur unterstützen: eine schlanke S/4HANA-Umgebung auf RISE, ergänzt durch zugängliche historische Informationen zur Erfüllung von Compliance-, Audit- und Geschäftsanforderungen.

Fazit

RISE with SAP bietet eine starke Grundlage für die Verlagerung von SAP-Workloads in die Cloud, aber das Datenwachstum muss dennoch aktiv verwaltet werden. Da die Datenarchivierung außerhalb des Standardvertrags liegt, müssen Unternehmen entscheiden, wie sie aktive, archivierte und historische Informationen über den gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten.

Das bedeutet, den aktuellen Daten-Footprint zu verstehen, das Wachstum im Vergleich zum RISE-Sizing zu überwachen, eine kontinuierliche Archivierung zu etablieren und sicherzustellen, dass aufbewahrte Informationen zugänglich bleiben, wenn das Unternehmen sie benötigt.

Jedes Gigabyte, das in Ihrer SAP-Datenbank nicht verwaltet wird, verursacht Kosten – beim Speicher, bei der Performance und bei Ihrer HANA-Speicherrechnung. Anstatt zu schätzen, können Sie es messen.

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um herauszufinden, wie viel Speicherplatz Sie freigeben könnten und was das an finanziellen Einsparungen bedeutet, sowohl für SAP ECC als auch für S/4HANA. Kein Verkaufsgespräch, sondern ein echtes, ehrliches Gespräch mit einem unserer Berater.

Externe Informationsquellen:

• SAP HANA Administration Guide for SAP HANA Platform, SAP HANA used memory.
• SAP Business AI Platform, ABAP environment, Managing data growth.
• RISE with SAP.
• RISE with SAP S/4HANA Cloud, Private Edition: Cybersecurity FAQ Explained