Autoren: Vivien Rivoalen, Developer bei der TJC Group / François Beudin, SAP-Archivierungsberater bei der TJC Group
Die Erstellung eines SAP-DART-Extrakts aus archivierten Daten kann herausfordernd sein – insbesondere, wenn Organisationen Dateien für eine Steuerprüfung erneut erzeugen müssen, nachdem die Datenarchivierung bereits stattgefunden hat. In diesem Artikel zeigt die TJC Group, wie das Archiving Sessions Cockpit (ASC) SAP-Teams dabei unterstützt, dank konsistenter und automatisierter Archivnotizen schnell die richtigen Archivdateien zu identifizieren.
In diesem Artikel zeigen wir anhand eines realen Kundenbeispiels, wie die ASC-Archivnotizen dazu beigetragen haben, die Auswahl der Archivdateien bei der Erstellung eines DART-Extrakts für Deutschland auf weniger als 1 % aller verfügbaren Archivdateien zu reduzieren.
Inhaltsübersicht
- Warum Archivnotizen wichtig sind: SAP-DART-Extrakte vereinfachen
- Die Herausforderung: die richtigen Archivdateien finden
- Warum die DART-Extraktion nach der Archivierung komplexer wird
- Die Lösung: automatisierte Archivnotizen mit ASC
- Ein DART-Beispiel aus der Praxis
- Über DART hinaus: zusätzliche Business-Vorteile
- Eine kleine Funktion mit großer Wirkung
- Benötigen Sie Unterstützung bei SAP-DART-Extrakten und Tax Compliance in SAP?
Warum Archivnotizen wichtig sind: SAP-DART-Extrakte vereinfachen
SAP-Datenarchivierung wird häufig als technische Housekeeping-Aktivität betrachtet. Daten archivieren, Datenbankwachstum reduzieren, Systemperformance verbessern – und weiter geht’s. Doch was passiert Jahre später, wenn jemand auf archivierte Informationen zugreifen muss?
Ein Steuerprüfer fordert einen SAP-DART-Extrakt an. Eine Geschäftseinheit wird verkauft. Eine Aufbewahrungsfrist läuft ab und Archivdateien müssen entfernt werden. Plötzlich wird eine einfache Frage überraschend schwierig: Welche Archivdatei enthält die Daten, die wir benötigen?
Die Herausforderung: die richtigen Archivdateien finden
Bei der Erstellung eines SAP-DART-Extrakts aus archivierten Daten ist es entscheidend, die richtigen Archivdateien zu identifizieren. Theoretisch klingt das einfach. In der Praxis kann es jedoch äußerst zeitaufwendig sein.
Wenn die Daten bereits archiviert wurden, müssen SAP-Anwender feststellen, welche Archivierungssitzungen den erforderlichen Buchungskreis, das Geschäftsjahr oder den Geschäftsbereich enthalten. Die Auswahl zu vieler Archivdateien kann die Verarbeitungszeiten drastisch erhöhen.
In einem realen Kundenbeispiel dauerte es 26 Minuten, allein die Liste der verfügbaren Archivdateien anzuzeigen. Keine Datenextraktion. Keine Verarbeitung. Nur das Auflisten der Dateien.
Die Herausforderung wird noch größer, wenn Organisationen Jahre nach dem Zeitpunkt, zu dem die ursprüngliche Extraktion hätte stattfinden sollen, einen DART-Extrakt für eine Steuerprüfung erneut erzeugen müssen.
Ohne eine klare Möglichkeit, die relevanten Archivierungssitzungen zu identifizieren, müssen Anwender möglicherweise mehrere Archivdateien manuell analysieren, bevor sie die benötigten Informationen finden.
Sehen Sie sich dieses Video an und erfahren Sie, wie ASC-Archivnotizen die SAP-DART-Extraktion vereinfachen und den Zugriff auf archivierte SAP-Daten verbessern können.
Warum die DART-Extraktion nach der Archivierung komplexer wird
Wie Sie vielleicht wissen, wurde DART (Data Retention Tool) entwickelt, um SAP-Anwender bei der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten für Steuer- und Prüfungszwecke zu unterstützen. Der DART-Extrakt wird häufig genutzt, um Finanz- und Transaktionsdaten für Finanzbehörden und Prüfer zu extrahieren – insbesondere in Ländern wie Deutschland.
Wenn archivierte Daten betroffen sind, müssen Anwender im DART-Prozess die Archivdateien auswählen, die die erforderlichen Informationen enthalten.
- Werden zu wenige Dateien ausgewählt, können Daten fehlen.
- Werden zu viele Dateien ausgewählt, können sich die Verarbeitungszeiten erheblich erhöhen und der Extraktionsprozess in manchen Fällen unpraktikabel werden.
Die eigentliche Herausforderung ist nicht, Archivdateien zu finden. Die eigentliche Schwierigkeit besteht darin, zu identifizieren, welche Archivdateien tatsächlich die relevanten Daten enthalten.
Beim Lesen von Archivdateien muss SAP festlegen, welche Archivdateien geöffnet werden sollen. Daher benötigen Sie eine Möglichkeit, zu erkennen, welche Daten in einer Archivdatei enthalten sind und welche nicht. SAP-Archivierungsstatistiken ermöglichen dies, aber in anderen Fällen müssen Sie Dateien manuell zum Öffnen auswählen. In solchen Fällen ist das Lesen der Archivierungsnotiz ein Ansatz – allerdings nur, wenn Archivnotizen immer konsistent gepflegt wurden.
Genau hier machen die Archivnotizen, die vom ASC automatisch erstellt werden, einen echten Unterschied.
Die Lösung: automatisierte Archivnotizen mit ASC
Das Archiving Sessions Cockpit begegnet dieser Herausforderung mit einer einfachen, aber wirkungsvollen Funktion: automatisierten Archivnotizen. Anstatt sich darauf zu verlassen, dass Anwender Archivbeschreibungen manuell eingeben, befüllt ASC das Feld für die Archivnotiz automatisch, sobald eine Archivierungssitzung erstellt wird.
Was ist eine Archivierungsnotiz?
Eine Archivierungsnotiz ist eine Textbeschreibung, die an jede Archivierungssitzung angehängt ist. Wird die Archivierung manuell durchgeführt, wird dieser Text ebenfalls von Hand eingegeben – was im Laufe der Zeit häufig zu inkonsistenten oder leeren Notizen führt. Mit ASC stellt das Customizing sicher, dass dieser Text automatisch mit relevanten Details befüllt wird (z. B. „Buchungskreis 1000, Januar 2015“). Das ermöglicht eine optimierte Datentrennung und stellt sicher, dass Sie genau wissen, welche Archivdateien zu öffnen oder zu überspringen sind – was beim Zugriff auf Archive oder beim Entfernen älterer Dateien entscheidend ist.
Je nach Archivierungsszenario können Archivnotizen Informationen enthalten wie:
- Buchungskreis
- Bereich
- Geschäftsperiode
- Geschäftsjahr
- Country
- Organisationseinheit
- Weitere geschäftsrelevante Selektionskriterien
Dadurch können Anwender sofort verstehen, welche Daten in einer Archivdatei enthalten sind, ohne sie öffnen und analysieren zu müssen.
Konsistenz ist entscheidend
In vielen SAP-Systemen werden Archivnotizen manuell eingegeben. Das führt häufig zu inkonsistenten Benennungskonventionen, unvollständigen Informationen oder fehlenden Notizen.
Ein Administrator erfasst detaillierte Informationen. Ein anderer verwendet Abkürzungen. Ein dritter lässt das Feld leer. Jahre später wird die Suche nach der richtigen Archivdatei zur Detektivarbeit.
ASC beseitigt diese Inkonsistenz, indem es Archivnotizen automatisch gemäß vordefinierter Business-Regeln generiert.
Das Ergebnis ist eine standardisierte Archivlandschaft, die auch lange nach Abschluss des ursprünglichen Archivierungsprojekts verständlich bleibt.
Ein DART-Beispiel aus der Praxis
Ein Kunde musste für Deutschland einen DART-Extrakt für das Geschäftsjahr 2020 erstellen.
Mithilfe der ASC-Archivnotizen konnte das Team schnell erkennen, welche Archivierungssitzungen relevant waren, indem es Informationen wie Buchungskreis, Geschäftsbereich und Geschäftsperiode prüfte.
Da Deutschland nur rund 4 % des Geschäfts der Organisation ausmachte und Archivdateien, die keine Daten für das Geschäftsjahr 2020 enthielten, ausgeschlossen werden konnten, wurde die Auswahl auf weniger als 1 % aller verfügbaren Archivdateien reduziert.
Dadurch wurde der Aufwand für die Erstellung des DART-Extrakts deutlich reduziert und eine unnötige Verarbeitung irrelevanter Archivdaten vermieden.
Über DART hinaus: zusätzliche Business-Vorteile
Auch wenn sich dieser Use Case auf die DART-Extraktion konzentriert, bieten Archivnotizen in vielen weiteren Situationen einen Mehrwert.
Unterstützung von Carve-outs und Desinvestitionen
Wenn eine Organisation eine Tochtergesellschaft, Geschäftseinheit oder einen Organisationsbereich verkauft, muss sie bestimmen, welche historischen Daten zum Käufer gehören und welche beim Verkäufer verbleiben. Konsistente Archivnotizen erleichtern es, Archivdateien zu identifizieren, die bestimmten Buchungskreisen, Vertriebsorganisationen oder Geschäftsbereichen zugeordnet sind.
Veranschaulichen wir dies mit einem Beispiel: Stellen Sie sich vor, eine Organisation wird in zwei Teile aufgespalten (Desinvestition). Das Archiving Sessions Cockpit fügt in der Archivnotiz automatisch ein „S“ für System Split hinzu, um diese Änderung schnell zu kennzeichnen.
Wenn die Archivierungsnotiz manuell befüllt wird, fehlt es häufig an Konsistenz in der Benennungskonvention – bis hin dazu, dass wichtige Informationen fehlen oder die Notiz vollständig leer bleibt, wie im folgenden Bild gezeigt:
Wenn SAP-Teams dann eine Rechnung von einem bestimmten Datum finden möchten, muss der Anwender viele Dateien öffnen und prüfen, um die richtige zu finden. Das wirkt sich natürlich auf die Systemperformance aus und nimmt erheblich Zeit in Anspruch.
Vereinfachung von Datenlöschprojekten
Archivnotizen können auch Initiativen zur Datenlöschung und zum Retention Management unterstützen. Wenn bestimmte Organisationsbereiche nicht mehr benötigt werden, erleichtern klar gekennzeichnete Archivdateien die Identifizierung der Dateien, die für eine Entfernung geprüft werden sollten – bei gleichzeitiger Einhaltung der Corporate-Governance-Regeln.
Verbesserung des Archivspeichermanagements
Viele Organisationen überprüfen regelmäßig alte Archivdateien, um Speicherkosten zu reduzieren.
Wenn Archivnotizen den abgedeckten Zeitraum einer Archivierungssitzung klar ausweisen, können Teams leichter Dateien identifizieren, die die Aufbewahrungsanforderungen möglicherweise überschritten haben und – vorbehaltlich rechtlicher und geschäftlicher Freigaben – für eine Entfernung infrage kommen.
Eine kleine Funktion mit großer Wirkung
Archivnotizen mögen wie ein kleines Detail innerhalb einer umfassenderen SAP-Datenarchivierungsstrategie wirken.
Allerdings werden sie oft Jahre nach der Erstellung der Archivdateien zu einer der wertvollsten Informationsquellen.
Durch die automatische Generierung strukturierter und aussagekräftiger Archivnotizen verbessert ASC die Nachvollziehbarkeit, vereinfacht die Auswahl von Archivdateien und hilft Organisationen, effizienter auf archivierte Informationen zuzugreifen.
Ob Sie einen DART-Extrakt erstellen, ein Carve-out-Projekt managen, Aufbewahrungsfristen prüfen oder einfach die richtige Archivdatei finden möchten – klare Archivnotizen können den entscheidenden Unterschied machen.
Die folgende Tabelle fasst die Business-Vorteile von Archivnotizen für SAP-DART-Extrakte zusammen:
| Vorteil | Beschreibung |
| Auswahl der Archivdateien reduzieren | Relevante Archivierungssitzungen schnell identifizieren und die Verarbeitung unnötiger Archivdateien vermeiden. |
| Audit-Bereitschaft verbessern | Abruf archivierter Finanzdaten vereinfachen, die für Steuerprüfungen und regulatorische Anfragen erforderlich sind. |
| Zeit und Ressourcen sparen | Manuellen Aufwand für die Analyse von Archivierungssitzungen und die Suche nach relevanten archivierten Daten reduzieren. |
| Archivierungs-Governance verbessern | Sicherstellen, dass Archivnotizen konsistent generiert werden und aussagekräftige geschäftliche Informationen enthalten. |
Benötigen Sie Unterstützung bei SAP-DART-Extrakten und Tax Compliance in SAP?
Die Erstellung von DART-Extrakten ist nur ein Aspekt der SAP-Steuer- und Audit-Compliance. Über die Jahre hat die TJC Group Organisationen weltweit dabei unterstützt, die von Finanzbehörden und Prüfern benötigten Daten vorzubereiten, zu extrahieren und bereitzustellen – selbst in komplexen SAP-Landschaften mit großen Mengen archivierter Daten.
Unser Team kombiniert tiefgehende Expertise in SAP-Datenarchivierung, Datenextraktion und Compliance-Reporting mit SAP-zertifizierten Softwarelösungen, die diese Prozesse vereinfachen. Vom Audit Extraction Cockpit (AEC), das die Steuer- und Audit-Datenextraktion optimiert, bis zum DART Sessions Cockpit (DSC), das DART-Läufe automatisiert und plant, hilft die TJC Group Organisationen, manuellen Aufwand zu reduzieren, die Compliance zu verbessern und sicherzustellen, dass kritische Daten stets verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.
Mit DSC können Organisationen DART-Extraktionsprozesse automatisieren, vorplanen und überwachen, sodass Reports konsistent und termingerecht erstellt werden – ohne auf manuelle Eingriffe angewiesen zu sein. ASC und DSC sind integriert; das bedeutet, dass ASC keine Daten archiviert, die mit einem DART-Extrakt zusammenhängen, bevor der DART-Prozess nicht erfolgreich durch DSC abgeschlossen wurde.
Ob Sie Unterstützung bei einer konkreten Steuerprüfung, einer wiederkehrenden Compliance-Anforderung oder einer umfassenderen SAP-Datenmanagementstrategie benötigen – wir sind da, um SAP-Teams dabei zu unterstützen, audit-ready zu sein.
Q1. Was ist SAP DART und warum ist es für die Tax Compliance wichtig?
Answer:
SAP DART (Data Retention Tool) ist ein Tool, das SAP-Anwender dabei unterstützt, Finanz- und Transaktionsdaten zu extrahieren, um gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Steuer- und Prüfungszwecke zu erfüllen. Es ist insbesondere in Ländern wie Deutschland wichtig, in denen die Finanzbehörden von Organisationen verlangen, auf Anfrage strukturierte Datenextrakte bereitzustellen. Sicherzustellen, dass DART-Extrakte korrekt und effizient erstellt werden, ist ein zentraler Bestandteil der Tax Compliance.
Q2. Wie helfen Archivnotizen bei der Erstellung eines DART-Extrakts aus archivierten Daten?
Answer:
Archivnotizen liefern eine Textbeschreibung, die an jede Archivierungssitzung angehängt ist, und geben Details wie Buchungskreis, Geschäftsjahr und Geschäftsbereich an, die in der Archivdatei enthalten sind. Bei der Erstellung eines DART-Extrakts ermöglichen diese Notizen SAP-Teams, schnell zu erkennen, welche Archivdateien relevant sind, ohne Dateien einzeln öffnen und analysieren zu müssen. Das kann den Zeit- und Arbeitsaufwand drastisch reduzieren.
Q3. Was ist das Archiving Sessions Cockpit (ASC) und wie automatisiert es Archivnotizen?
Answer:
Das Archiving Sessions Cockpit (ASC) ist ein SAP-zertifiziertes Tool der TJC Group, das SAP-Datenarchivierungsprozesse automatisiert und verwaltet. Eine seiner wichtigsten Funktionen ist die automatische Erstellung von Archivnotizen, sobald eine Archivierungssitzung angelegt wird. Indem Notizen mit vordefinierten, geschäftsrelevanten Informationen (z. B. Buchungskreis, Geschäftsperiode und Land) befüllt werden, sorgt ASC für Konsistenz und eliminiert das Risiko leerer oder unvollständiger Notizen.
Q4. Können Archivnotizen auch über SAP-DART-Extrakte hinaus nützlich sein?
Answer:
Ja. Archivnotizen sind nicht nur für DART-Extrakte äußerst wertvoll, sondern unterstützen auch andere Business-Szenarien. Dazu gehören Carve-outs und Desinvestitionen (Identifizierung von Daten, die zu einer bestimmten Geschäftseinheit gehören), Retention Management (Feststellung, welche Archivdateien ihre Aufbewahrungsfrist überschritten haben) sowie die Optimierung der Archivspeicherung (Überprüfung alter Dateien zur Reduzierung von Speicherkosten). Konsistente Archivnotizen verbessern die Nachvollziehbarkeit und Governance in der gesamten Archivlandschaft.
