Objets d’archivage des données SAP : un guide rapide pour tout savoir

L’auteur : Priyasha Purkayastha, Responsable du contenu mondial, Groupe TJC

Consultants techniques : Jérôme PHILIPPE, Chef de projet Archivage/ILM SAP, TJC Group | Vivien Rivoalen, Consultant et Développeur Archivage, TJC Group

Que vous migriez vers S/4HANA ou que vous souhaitiez simplement optimiser les performances de votre système, l’archivage des données est un processus incontournable. Bien que l’archivage des données offre une pléthore d’avantages, il existe plusieurs aspects méconnus qu’il est essentiel de connaître. Un exemple frappant est celui des objets d’archivage, une partie essentielle de tous les processus d’archivage. Explorez davantage en détail tout ce qui concerne les objets d’archivage.

Introduction

Le paysage informatique connaît un changement de paradigme, grâce à la numérisation et à l’adoption rapide de l’IA et de l’automatisation. Par conséquent, cette croissance de l’ère moderne a entraîné une augmentation exponentielle du volume de données, estimant une création mondiale de données de plus de 180 zettaoctets d’ici fin 2025. Bien que la croissance des données ne puisse être arrêtée ou ralentie en tant que telle, elle peut certainement être gérée avec précision grâce à des processus tels que l’archivage des données SAP. En fait, l’archivage contribue à garantir la conformité légale et réglementaire tout en permettant aux organisations d’atteindre leurs objectifs de durabilité. En archivant les données historiques ou inactives, les organisations ont obtenu des avantages majeurs tels qu’une base de données HANA réduite, une sécurité des données améliorée, une récupération après sinistre et une continuité des activités plus rapides, et bien d’autres. Obtenir des résultats remarquables avec l’archivage des données est une chose bien anticipée. Cependant, avez-vous déjà réfléchi aux nombreux facteurs en coulisses que l’archivage comprend ?

Objets d’archivage SAP : Que devez-vous savoir ?

Un de ces aspects de l’archivage sont les objets d’archivage, qui aident à déplacer les données qui ne sont plus nécessaires dans le système, mais qui doivent être conservées dans un fichier d’archive. Lors de l’archivage, le fichier est enregistré dans un emplacement de stockage séparé pour réduire la charge dans la base de données. De plus, les données archivées sont supprimées de la base de données principale, réduisant ainsi la charge et optimisant les performances du système.

En fait, lorsque vous vous lancez dans un projet d’archivage de données SAP, vous devez examiner les objets d’archivage SAP. Tels que définis par SAP, « un objet d’archivage aide à spécifier avec précision quelles données sont archivées et comment. De plus, il décrit les objets de base de données qui doivent être traités ensemble comme un seul objet métier. »

Objets standard dans le processus d’archivage SAP

Pour archiver un système SAP, il existe des objets prédéfinis qui aident à déterminer les données à archiver. Chacun de ces objets, en outre, encadre les tables associées, les critères de sélection et les programmes pour l’écriture et la suppression des fichiers archivés. En fait, la compréhension de ces objets est essentielle pour gérer le cycle de vie des données plus efficacement. Quelques objets d’archivage SAP standard et couramment utilisés sont listés ci-dessous :

• Commandes d’achat : MM_EKKO
• Documents financiers : FI_DOCUMNT
• Documents de vente : SD_VBAK
• Pour l’archivage SAP BP : CA_BUPA
• Pour l’archivage SAP IDoc : IDOC

Prérequis standard pour les objets d’archivage afin d’archiver les données

Personnalisation

Pour les organisations qui envisagent de mettre en œuvre l’archivage des données SAP, vous devez effectuer les réglages suivants dans la personnalisation pour la catégorie des données sélectionnées pour l’archivage :

Archivage des données, destruction des données, suppression des données – Archivage et destruction des données avec les objets d’archivage :

• Personnaliser l’objet inter-archivage
• Créer un chemin de fichier logique
• Personnalisation spécifique aux objets d’archivage
• Activer les structures d’informations d’archive

De plus, la définition du temps de résidence pour les objets d’archivage SAP dans la personnalisation pour la catégorie respective sous :

Archivage des données, destruction des données, suppression des données – Archivage et destruction des données avec les objets d’archivage – Temps de résidence

Autorisations

Pour tous les processus d’archivage des données, vous devez attribuer l’autorisation requise aux utilisateurs du système pour les programmes basés sur l’objet S_ARCHIVE.

Améliorations

Les améliorations nécessaires dans tous les objets d’archivage requis peuvent être apportées pour gérer les cas suivants :

• Archivage des données SAP et/ou suppression de tables de base de données supplémentaires
• Si des vérifications supplémentaires sont nécessaires pour répondre aux exigences métier
• Si des champs de condition supplémentaires sont nécessaires lors de l’évaluation des règles de rétention

Processus d’archivage des données

La phase de prétraitement : Les objets de données sont vérifiés par le système pour déterminer s’ils sont éligibles à l’archivage.

La phase d’écriture : Les données qui peuvent être archivées sont déplacées du système opérationnel principal vers des fichiers d’archive.

La phase de suppression : Le système lit les données enregistrées dans les fichiers d’archive, puis supprime leur contenu du système opérationnel principal.

Une fois les données complètement archivées, elles sont enregistrées dans un emplacement de stockage séparé, avec des périodes de rétention définies.

Objets d’archivage : Quand SAP ILM est activé dans le système

SAP Information Lifecycle Management ou SAP ILM est une solution SAP conçue pour gérer les données tout au long de leur cycle de vie complet. SAP ILM commence par la création, le stockage, la rétention et la suppression des données, de manière à équilibrer les besoins métier, les exigences de conformité et l’efficacité informatique. Ainsi, lorsque SAP ILM est activé dans le système, de nombreux objets d’archivage SAP peuvent être utilisés de la manière suivante :

• Objet pour l’archivage des données : où les données archivées restent disponibles
• Objet pour la destruction des données : où les données archivées sont détruites

Cependant, dans les deux cas, les données sont traitées en deux étapes :

• Premièrement, les données sont lues depuis la base de données, puis écrites dans des fichiers d’archive.
• Deuxièmement, les données sont lues depuis les fichiers d’archive, puis supprimées dans la base de données.

De plus, lorsque SAP ILM est activé dans le système, il existe trois types d’objets d’archivage que l’on peut considérer :

• Objets standard pour l’archivage : Ceux-ci ne peuvent archiver que des données.
• Objets SAP ILM : Avec cet objet, vous pouvez archiver et/ou détruire des données.
• Objets SAP ILM RH : Avec cet objet, vous ne pouvez exécuter que la destruction des données.

Gardez à l’esprit que ces trois types d’objets utilisent des techniques d’archivage. Le fait que l’objet effectue à la fois l’archivage et la destruction, ou seulement l’archivage ou la destruction, est défini par SAP. Cela peut changer avec le temps.

Il existe également un quatrième type d’objet, appelé destruction des données, qui peut être utilisé lorsque SAP ILM est activé. Avec cet objet, vous pouvez traiter des données pour lesquelles un objet d’archivage SAP n’existe pas ; traiter des données qui n’utilisent pas de fichiers d’archive mais directement des données de la base de données en une seule étape, comme un processus de nettoyage classique. Cependant, contrairement aux tâches de nettoyage, l’objet de destruction des données nécessite une personnalisation SAP ILM, tandis qu’une trace des exécutions de destruction des données reste enregistrée dans le système.

Automatisation de l’archivage des données : Obtenez un maximum d’avantages avec Archiving Sessions Cockpit (ASC)

Si vous examinez l’archivage de plus près, vous constaterez qu’il existe des centaines d’objets d’archivage et un processus beaucoup plus complexe. L’archivage des données est un processus manuel récurrent nécessitant une série de tâches qui doivent être examinées et exécutées régulièrement. Les processus manuels sont toujours fastidieux et chronophages, et c’est là que l’automatisation entre en jeu.

De plus, en automatisant l’ensemble du processus d’archivage, les organisations peuvent garantir des coûts totaux de possession (TCO) inférieurs, une conformité des données plus précise dans leurs systèmes, et ainsi de suite. Cela dit, avec la migration S/4HANA, la réduction des coûts et du temps de migration par l’archivage des données obsolètes devient une nécessité. Un processus d’archivage soutenu par l’automatisation est utile ici car il peut archiver les données de manière transparente, contribuant ainsi à une migration efficace en termes de temps.

Archiving Sessions Cockpit : Un logiciel automatisé pour l’archivage des données SAP

Présentation de l’Archiving Sessions Cockpit (ASC) de TJC Group, une solution puissante d’archivage des données conçue pour optimiser et automatiser l’ensemble du processus d’archivage. De plus, avec Archiving Sessions Cockpit (ASC), vous pouvez également bénéficier d’un processus automatisé de destruction des données. Développé par TJC Group, certifié par SAP, l’Archiving Sessions Cockpit vous donne un contrôle total de vos exécutions d’archivage à partir d’une interface unique et centralisée tout en respectant les principes standard de SAP.

Des objets d’archivage SAP à la suppression des fichiers archivés, l’Archiving Sessions Cockpit rationalise l’ensemble du cycle de vie de l’archivage des données et de SAP ILM, éliminant le besoin d’interventions manuelles répétitives. De plus, Archiving Sessions Cockpit (ASC) garantit que tous les processus SAP ILM sont exécutés sans faille, libérant ainsi vos équipes internes pour qu’elles se concentrent sur des initiatives plus stratégiques générant un retour sur investissement plus élevé.

En tirant parti de notre logiciel automatisé d’archivage des données SAP, votre organisation peut réaliser des économies significatives sur les coûts de stockage de la base de données lors de la migration S/4HANA, maîtriser la croissance des données après la migration et appliquer de manière transparente la conformité aux politiques de confidentialité.

Avantages de l’Archiving Sessions Cockpit

Avec Archiving Sessions Cockpit (ASC), vous bénéficiez des avantages suivants :

• Il peut automatiser l’archivage de masse des données, y compris les dates initiales, régulières et sélectionnées.
• Archiving Sessions Cockpit (ASC) peut planifier les sessions d’archivage en synchronisation avec les calendriers informatiques et métier.
• Il gère tous les travaux et exécutions d’archivage du début à la fin.
• Il récupère et redémarre automatiquement les sessions en cas d’interruption.
• Archiving Sessions Cockpit (ASC) peut gérer des variantes d’archivage détaillées, permettant une granularité d’archivage fine.
• L’ASC permet la continuité de l’accès de l’utilisateur final, même si les données sont archivées.

Le mot de la fin

Comme le conclut ce blog, vous devez comprendre que les objets d’archivage sont l’un des facteurs les plus importants de l’archivage des données. Alors que les documents financiers, les commandes d’achat, les documents de vente, etc., sont quelques-uns des objets standard ; il en existe plusieurs centaines d’autres comme la planification de la production, les ressources humaines, et ainsi de suite. Cela dit, il existe également des objets d’archivage SAP techniques, que vous découvrirez dans nos prochains blogs.

Pour l’instant, si vous êtes prêt à automatiser votre processus d’archivage des données SAP, contactez-nous dès aujourd’hui !

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “What are SAP archiving objects and why are they important?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “SAP archiving objects are predefined components that specify which data is archived and how the archiving process works. They describe database objects that must be handled together as a single business object during the archiving process. These objects provide the necessary provide a structured framework for determining what data can be archived, the related tables, selection criteria, and the programs needed for writing and deleting archived files. Without properly configured archiving objects, organisations cannot effectively manage their data lifecycle or optimise system performance through archiving.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “What are the most commonly used SAP archiving objects?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “The most commonly used SAP archiving objects include purchase orders (MM_EKKO), financial documents (FI_DOCUMNT), sales documents (SD_VBAK), SAP Business Partner archiving (CA_BUPA), and SAP IDoc archiving (IDOC). These standard objects are frequently used because they represent core business data that tends to accumulate rapidly in SAP systems. Each object is specifically designed to handle related tables and business processes, ensuring that when archiving occurs, data integrity is maintained whilst reducing database size and improving system performance.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “What are the prerequisites for using SAP archiving objects?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Before implementing SAP archiving objects, several prerequisites must be met. First, proper customising must be completed, including cross-archiving object configuration, logical file path creation, object-specific customising, and activation of archive information structures. Second, residence time for archiving objects must be defined in the system. Third, appropriate authorisations must be assigned to users based on the S_ARCHIVE object. Finally, any necessary enhancements should be implemented to handle additional database tables, business requirement checks, or condition fields for retention rule evaluation.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “What are the three phases of the SAP data archiving process?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “The SAP data archiving process consists of three distinct phases. The preprocessing phase involves the system checking data objects to determine if they qualify for archiving based on defined criteria. The write phase moves eligible data from the main operational system to archive files in a separate storage location. Finally, the delete phase involves the system reading data saved in the archive files and then deleting that content from the main operational system. This three-step approach ensures data integrity whilst reducing database size and optimising system performance.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “How do archiving objects work when SAP ILM is activated?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “When SAP Information Lifecycle Management (ILM) is activated in the system, archiving objects can be used in two ways: for data archiving (where archived data remains available) or for data destruction (where archived data is destroyed). In both cases, data is processed in two steps: first reading from the database and writing to archive files, then reading from archive files and deleting from the database. With ILM activated, there are three types of archiving objects: standard archiving objects (archive only), ILM objects (archive and/or destroy), and HR ILM objects (destruction only).” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “What is the difference between standard archiving objects and ILM objects?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Standard archiving objects can only archive data, maintaining data availability while reducing database load. In contrast, ILM objects can perform both archiving and data destruction functions, offering more comprehensive data lifecycle management. This distinction is important because ILM objects provide additional capabilities for enforcing data retention policies and compliance requirements. The functionality of each object type is predefined by SAP and may change over time as the software evolves. Organisations should carefully evaluate which object type best suits their specific data management needs and compliance requirements.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “What is data destruction in SAP and how does it differ from archiving?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Data destruction in SAP is a process used when ILM is activated to permanently remove data for which an archiving object doesn’t exist. Unlike traditional archiving, data destruction processes data directly from the database in a single step (similar to housekeeping processes) rather than using archive files. The key difference is that data archiving preserves data in archive files whilst removing it from the database, whereas data destruction permanently eliminates the data. Additionally, data destruction requires ILM customising and maintains logs of destruction runs in the system, providing audit trails for compliance purposes.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “Why should organisations consider automating the SAP data archiving process?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Organisations should consider automating SAP data archiving because manual archiving is tedious, time-consuming, and prone to errors. Automation streamlines the recurrent process that requires numerous jobs to be reviewed and executed regularly. By automating archiving, organisations can achieve lower total costs of ownership, ensure more accurate data compliance, reduce storage costs (especially during S/4HANA migrations), control post-migration data growth, and enforce privacy policies more effectively. Automation also frees up internal IT teams to focus on more strategic initiatives that drive greater ROI rather than managing repetitive archiving tasks.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “What is the Archiving Sessions Cockpit (ASC) and how does it help with SAP archiving objects?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “The Archiving Sessions Cockpit (ASC) is an SAP-certified automated data archiving solution developed by TJC Group that optimises and streamlines the entire archiving process. It helps manage SAP archiving objects by providing a centralised interface to control archiving runs from start to completion. ASC can automate mass data archiving (including initial, regular, and selected dates), schedule archiving sessions in sync with IT and business calendars, manage all archiving jobs, automatically recover from disruptions, manage detailed archiving variants, and maintain end-user access to archived data. This comprehensive tool eliminates the need for repetitive manual intervention in the archiving process.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “How does SAP data archiving support S/4HANA migration projects?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “SAP data archiving significantly supports S/4HANA migration projects by reducing the volume of data that needs to be migrated, which cuts both migration time and costs. By archiving obsolete or rarely accessed data before migration, organisations can streamline the transition process and minimise the size of the HANA database, which uses in-memory technology where storage is more expensive. Automated archiving solutions like ASC can seamlessly archive data as part of the migration preparation, ensuring a more time-effective and cost-efficient migration. Additionally, proper archiving helps organisations start with an optimised S/4HANA system, preventing performance issues from the outset.” } }] }

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