Selective Data Transition (SDT): Was passiert mit SAP-Altsystemen nach der S/4HANA-Migration?

Autor: TJC Group Content Team

Sie haben sich also für die Selective Data Transition (SDT) für Ihre S/4HANA-Migration entschieden und die Informationen ausgewählt, die Sie übernehmen möchten. Aber was passiert mit den Daten und Altsystemen, die zurückbleiben? Hier werden verschiedene Optionen vorgestellt: den Betrieb des SAP ECC-Systems aufrechterhalten, das System in einer virtuellen Umgebung einfrieren, alle Daten extrahieren und in externen Repositories speichern oder das Altsystem stilllegen.

Dieser Artikel untersucht alle Optionen für das Management von SAP ECC-Altsystemen nach einer SDT-Migration und erklärt, warum die Stilllegung des Altsystems von Beginn des S/4HANA-Programms an geplant werden sollte, nicht erst nach dem Go-live.

Einleitung: Die Selective Data Transition (SDT) Migration in Kürze

Die Selective Data Transition ist zwischen einer Systemkonvertierung und einer kompletten S/4HANA-Neuimplementierung angesiedelt. Sie ermöglicht es Unternehmen, Bewährtes zu erhalten, gezielte Änderungen einzuführen, bei Bedarf zu konsolidieren und zu entscheiden, welche Daten und historischen Informationen sie übernehmen möchten.

Eine zentrale Entscheidung lautet daher nicht bloß „Welche Technologie sollten wir einsetzen?“, sondern „Wie viel Veränderung benötigen wir, um durch den S/4HANA-Wechsel geschäftlichen Mehrwert zu generieren?“

Aus der Perspektive des Datenmanagements können Unternehmen die relevanten Stammdaten, offenen Transaktionen und historischen Informationen auswählen, die sie übernehmen möchten, anstatt automatisch die gesamte ECC-Datenbank zu migrieren.

Vereinfacht ausgedrückt folgt ein SDT-Projekt normalerweise diesen Phasen:

• Erstellung einer Shell-Copy von ECC.
• Verschieben oder Upgrade der Shell in die gewünschte S/4HANA-Umgebung.
• Implementierung der vom Fachbereich geforderten gezielten Änderungen.
• Migration und Konvertierung der benötigten Daten.

Das SAP ECC-Produktivsystem kann unberührt bleiben, während ein Großteil dieser Vorbereitungen parallel erfolgt.

Im Allgemeinen eignet sich SDT besser für Unternehmen, die gezielte Änderungen einführen möchten, anstatt große Bereiche des Geschäfts komplett neu zu gestalten. Wenn die Transformation weite Teile der Organisation umfasst, ist ein Greenfield-Ansatz möglicherweise besser geeignet.

Es gibt verschiedene Wege, ein SDT-Programm durchzuführen, einschließlich Lean-, Full- und Hybrid-Ansätzen. Unabhängig von der gewählten Route bleibt jedoch eine wichtige Datenfrage bestehen: Was passiert mit den Informationen und Systemen, die nicht übernommen werden?

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Warum SDT eine Herausforderung für Altdaten darstellt

Ein Vorteil der Selective Data Transition ist, dass Unternehmen nicht alle ihre historischen ECC-Daten in die neue S/4HANA-Umgebung übertragen müssen.

Ältere Geschäftsperioden, inaktive Organisationseinheiten, redundante Buchungskreise oder historische Transaktionen müssen im neuen operativen System keinen Platz beanspruchen.

Die Reduzierung des Migrations-Footprints löst jedoch nur einen Teil des Problems. Historische Daten können weiterhin erforderlich sein für:

• Steuer- und Prüfungszwecke;
• regulatorische und rechtliche Anforderungen;
• historisches Berichtswesen;
• Untersuchungen oder Rechtsstreitigkeiten;
• Datenschutz- und Aufbewahrungspflichten;
• gelegentliche geschäftliche Anfragen.

Unternehmen müssen daher während eines SDT-Programms zwei zusammenhängende Entscheidungen treffen:

• Was soll nach S/4HANA migriert werden?
• Was soll mit den Informationen geschehen, die zurückbleiben?

Idealerweise sollten diese Entscheidungen gemeinsam getroffen werden.

Datenarchivierung und -löschung sind Teil der Lösung, aber nicht alles

Es ist anzumerken, dass SAP-Datenarchivierung und Datenlöschung einen Teil dieser Herausforderung adressieren. Die Archivierung verschiebt berechtigte inaktive oder selten genutzte Informationen aus der Live-Datenbank und erhält gleichzeitig den Zugriff darauf, was das zu verarbeitende Volumen während der Migration reduzieren kann. Die Löschung entfernt dauerhaft Informationen, die keinen rechtlichen, regulatorischen oder geschäftlichen Wert mehr haben, muss jedoch den geltenden Aufbewahrungsregeln und Datenschutzanforderungen der Organisation folgen.

Keiner der beiden Ansätze löst jedoch vollständig, was nach der Migration mit dem ECC-Altsystem selbst geschieht. Selbst wenn Unternehmen berechtigte Daten löschen und ruhende Informationen archivieren, verfügen sie möglicherweise noch über jahrelange historische Datensätze, die an die ECC-Umgebung gebunden sind. Wenn diese Informationen verfügbar bleiben müssen, ist ein einfaches Abschalten des Altsystems keine Option. Gleichzeitig bringt der Weiterbetrieb der gesamten Legacy-Applikation rein für den Zugriff auf alte Datensätze erhebliche Kosten-, Sicherheits- und Compliance-Erwägungen mit sich.

Falls Sie noch festlegen, welche Informationen nach S/4HANA gehören, bietet unser Artikel „SAP ECC zu S/4HANA: Welche Daten sollten migriert werden?“ einen detaillierten Rahmen für die Entscheidung, was migriert, archiviert, gelöscht oder außerhalb der Live-S/4HANA-Umgebung aufbewahrt werden sollte.

Was passiert mit dem ECC-Altsystem nach der SDT-Migration?

Sobald das Unternehmen entschieden hat, was nach S/4HANA migriert wird, benötigt es eine Strategie für das Altsystem und die darin verbleibenden historischen Daten.

Insgesamt gibt es vier grundlegende Möglichkeiten.

1. ECC im Read-only-Modus weiterbetreiben

Historische Daten bleiben leicht zugänglich, aber das gilt auch für die Kosten, die mit der Aufrechterhaltung des Systembetriebs verbunden sind. Ausgaben für Infrastruktur, Wartung, Lizenzen und spezialisierten Support können sich weiter summieren, selbst wenn SAP ECC nicht mehr das primäre Geschäftssystem ist.

Diese Kosten können beträchtlich sein. Beispielsweise modellierte eine Forrester-Studie ein großes globales Unternehmen mit jährlichen Infrastruktur- und Wartungskosten von etwa 7 Millionen US-Dollar für seine bestehende On-Premises-SAP-ECC-Umgebung. Für einen tieferen Einblick in die finanzielle Belastung durch den Erhalt von Altsystemen lesen Sie unseren Artikel über die versteckten Kosten von Altsystemen.

Diese Kosten lassen sich möglicherweise noch schwerer rechtfertigen, wenn ECC das Ende der Mainstream-Wartung erreicht. Die Mainstream-Wartung von SAP für die Business Suite 7 läuft bis Ende 2027, danach ist eine optionale Extended Maintenance gegen einen Aufpreis verfügbar. Die tatsächlichen Kosten variieren natürlich erheblich je nach Größe des Unternehmens, seiner SAP-Landschaft, Infrastruktur, dem Lizenzmodell und der Frage, ob ECC voll betriebsfähig bleibt oder primär für den historischen Zugriff gewartet wird.

2. ECC in einer virtuellen Umgebung bewahren oder einfrieren

Das Einfrieren von ECC in einer virtuellen Umgebung mag kurzfristig kosteneffizient erscheinen, insbesondere bei seltenem Zugriff. Es kann jedoch im Laufe der Zeit Herausforderungen mit sich bringen.

Das Hochfahren der Umgebung bei jedem Bedarf an historischen Informationen kann zeitaufwendig sein. Eine alternde Umgebung kann zudem schwieriger zu warten und abzusichern sein.

Der Zugriff kann besonders problematisch werden, wenn die SAP- oder IT-Spezialisten, die das Altsystem ursprünglich betreut haben, das Unternehmen verlassen. Mit der Zeit kann das Wissen, das für die Navigation in der alten Umgebung und das Abrufen von Informationen erforderlich ist, allmählich verloren gehen.

3. Daten und Dokumente in externe Archive oder Steuerarchive extrahieren

Ein Ansatz besteht darin, historische Daten und Dokumente aus ECC in Flatfiles (wie dem AIS-Format) zu extrahieren und sie in externen Dateien oder Repositories zu speichern. Dies mag zwar spezifische Aufbewahrungsanforderungen erfüllen, bringt jedoch eine erhebliche Einschränkung mit sich: die Barrierefreiheit.

Wenn ein Fachanwender später historische Informationen für Steuern, Audits, Reporting oder andere geschäftliche Zwecke benötigt, kann das Abrufen und Interpretieren technischer Extrakte oder Flatfiles ohne dedizierten IT-Support extrem schwierig sein. In der Praxis wird eine Form von Audit- oder Visualisierungstool benötigt, um diese Daten abzurufen, zu lesen und verständlich zu machen.

Beispielsweise bietet eine Enterprise Legacy System Application wie ELSA von der TJC Group einen unkomplizierten Zugriff auf Altdaten über ein intuitives Dashboard. Dort können Fachanwender dynamische Berichte erstellen, historische Datensätze einsehen und benutzerdefinierte Transaktionen generieren – ganz ohne IT-Unterstützung.

Betrachten Sie ein praktisches Szenario: Ihr Unternehmen hat vier Jahre an Altdaten nach S/4HANA importiert. Ein Fachanwender benötigt nun Zugriff auf Daten von vor fünf Jahren, diese wurden jedoch nur als Flatfile in einem externen Archiv gespeichert. Um auf diese Informationen zuzugreifen und damit zu arbeiten, benötigt der Anwender ein spezielles Tool zur Visualisierung der Daten und potenziell zur Erstellung individueller Berichte. Genau für diese Art von Herausforderung wurde eine Enterprise Legacy System Application wie ELSA entwickelt.

Das Problem besteht also nicht nur darin, ob die Informationen bewahrt wurden. Unternehmen müssen auch berücksichtigen, wie leicht die aufbewahrten Daten Jahre nach ihrer Archivierung gefunden, verstanden und abgerufen werden können.

4. SAP ECC stilllegen und gleichzeitig den Zugriff auf historische Informationen behalten

Die Systemstilllegung verfolgt einen anderen Ansatz. Anstatt die gesamte Legacy-Applikation nur für den Zugriff auf deren Inhalte zu bewahren, können Unternehmen die veraltete Anwendung außer Betrieb nehmen und gleichzeitig die historischen Informationen, die verfügbar bleiben müssen, an anderer Stelle sichern.

Dies ermöglicht es Unternehmen, zwei Dinge zu trennen, die oft als Einheit betrachtet werden: die Legacy-Applikation und die darin enthaltenen Legacy-Informationen.

Das System selbst wird für die tägliche Geschäftstätigkeit möglicherweise nicht mehr benötigt, während seine historischen Daten, Dokumente und Berichte noch über viele Jahre hinweg von Wert sein können.

📖 Für einen umfassenderen Überblick über die Stilllegung von Altsystemen im Kontext von S/4HANA lesen Sie unseren Artikel: Alles über die Stilllegung von Altsystemen bei der S/4HANA-Migration.

Warum die Stilllegung vom ersten Tag an geplant werden sollte

Ein Projekt zur Stilllegung von Altsystemen wird oft als etwas behandelt, das erst nach Abschluss der S/4HANA-Migration angegangen werden muss.

Dieser Ansatz kann unnötige Arbeit verursachen.

Sobald S/4HANA live geht, konzentriert sich das Projektteam naturgemäß auf die Stabilisierung und die Rückkehr zum normalen Geschäftsbetrieb. Zu diesem Zeitpunkt ein weiteres Projekt zu starten, um zu bestimmen, was mit ECC geschehen soll, bedeutet, viele der gleichen Fragen erneut aufzugreifen:

• Welche Informationen benötigen wir noch?
• Was kann gelöscht werden?
• Was muss aufbewahrt werden?
• Wer benötigt Zugriff?
• Wie sollen historische Informationen extrahiert werden?
• Wann kann die alte Infrastruktur endgültig abgeschaltet werden?

Aus diesem Grund sollte die Stilllegung besser bereits zu Beginn der S/4HANA-Transformation in Betracht gezogen werden. Wenn Unternehmen analysieren, welche Dat en nach S/4HANA migriert werden, sollten sie auch planen, was mit den Daten geschieht, die nicht übernommen werden. Dies schafft eine ganzheitlichere Datenstrategie und vermeidet es, einen weiteren großen Entscheidungsprozess an das Ende des Migrationsprojekts anzuhängen.

Dies kann auch über das primäre SAP ECC-System hinausgehen. Unternehmen verfügen möglicherweise über Satellitenanwendungen oder andere mit ECC verbundene Altsysteme, die potenziell im Rahmen derselben umfassenden Transformation überprüft und stillgelegt werden könnten.

SDT-Migration und Stilllegung gemeinsam planen

Eine SDT-Strategie und eine Altsystem-Strategie adressieren unterschiedliche Fragen, sollten aber im Tandem geplant werden.

Fragen zur SDT-Migration	Fragen zur Stilllegung von Altsystemen
Welche historischen Zeiträume und Datensätze sollten in die S/4HANA-Migration einbezogen werden?	Welche historischen SAP-Informationen müssen nach der Stilllegung von ECC verfügbar bleiben?
Was sollte der Umfang der SDT-Migration beinhalten?	Wie lange müssen Legacy-Informationen aufbewahrt werden?
Welche Geschäftsprozesse und Organisationseinheiten sollten umziehen?	Welche Legacy-Informationen können eventuell gelöscht werden?
Welche Geschäfts-, Reporting- und Compliance-Anforderungen sollten das SDT-Design prägen?	Welche Steuer-, Audit-, Rechts- und Datenschutzanforderungen gelten für die einbehaltenen Altdaten?
Wie werden die ausgewählten Daten migriert und validiert?	Wie werden Benutzer nach der Stilllegung auf historische SAP-Informationen zugreifen?
Wann ist die S/4HANA-Umgebung bereit für den Go-live?	Wann können die Legacy-Applikation und die Infrastruktur sicher abgeschaltet werden?

Das frühzeitige Durchdenken beider Workstreams hilft Unternehmen zu vermeiden, dass Altdaten als ungeklärte Folge des S/4HANA-Projekts verbleiben.

So sichern Sie den Zugriff auf historische Daten nach der Stilllegung von SAP ECC

Das Ziel ist nicht bloß die Bewahrung von Altdaten. Das Ziel ist sicherzustellen, dass Informationen, die vor Jahren in einem anderen ERP-System erstellt wurden, heute problemlos abgerufen werden können.

Betrachten Sie ein einfaches Beispiel. Ein Prüfer fordert eine Rechnung von vor X Jahren an. Diese Rechnung wurde nicht nach S/4HANA migriert. Was passiert als Nächstes? Stellen Sie sicher, dass Sie über eine Enterprise Legacy System Application verfügen, die einen sicheren Zugriff auf historische Daten bietet.

Wenn historische Informationen über mehrere Legacy-Umgebungen verteilt sind, kann das Finden des benötigten Datensatzes schwierig und zeitaufwendig werden.

Die Herausforderung kann im Laufe der Zeit zunehmen, wenn die SAP-Spezialisten, die diese Systeme verwaltet haben, das Unternehmen verlassen und das Wissen darüber, wie Informationen aus den alten Systemen abgerufen werden können, allmählich verloren geht.

Hier wird ein zentralisierter Zugriff auf Altdaten wertvoll.

Anstatt von Fachanwendern zu verlangen, jedes Mal zu den einzelnen Altsystemen zurückzukehren, wenn sie eine alte Rechnung, einen Bericht oder eine Transaktion benötigen, kann das Unternehmen die erforderlichen Informationen in einer Umgebung bewahren, die speziell für den historischen Zugriff konzipiert ist.

Der Schlüssel liegt darin, den Zugriff auf nicht migrierte Daten bereits bei der Entscheidung über den Umzug nach S/4HANA zu planen.

Wie ELSA einen zentralen Zugriff auf historische Daten ermöglicht

Eine dedizierte Altdaten-Umgebung ist eine Möglichkeit, den Zugriff auf historische Daten von der Legacy-Infrastruktur zu trennen, die die Informationen ursprünglich erstellt hat.

Die Enterprise Legacy System Application (ELSA) der TJC Group wurde genau für diesen Zweck entwickelt.

ELSA bietet zentralen Zugriff auf Altdaten, Dokumente, Berichte und historische Transaktionen, nachdem das ursprüngliche System stillgelegt wurde. Benutzer können über eine einzige Umgebung auf Informationen aus mehreren stillgelegten Altsystemen zugreifen, wobei Benutzerberechtigungen und Datenschutzkontrollen nach Bedarf angewendet werden.

Das Ziel ist nicht, das ursprüngliche ECC-System auf unbestimmte Zeit zu reproduzieren. Es geht darum, den Zugriff auf die Informationen zu erhalten, die wertvoll bleiben, ohne dass Fachanwender die Legacy-Applikation selbst bedienen oder warten müssen.

Dies kann besonders nützlich für Anwender aus den Bereichen Finanzen, Steuern und Audit sein, die Jahre nach der Migration historische Informationen abrufen müssen, aber möglicherweise nicht mehr mit den ursprünglichen SAP-GUI-Transaktionen vertraut sind.

Der Stilllegungsprozess mit ELSA

Der Prozess zur Stilllegung eines Altsystems mit ELSA besteht aus vier zentralen Schritten:

• Extraktion der vollständigen Datenbank aus dem Altsystem. Dies deckt 100 % der Informationen ab, einschließlich Tabellen, Dokumente, Anhänge und Berichte. Nichts bleibt zurück.
• Hochladen der extrahierten Informationen in den Speicher Ihrer Wahl. Wählen Sie eine MySQL-Datenbank, die auf AWS, Azure, Oracle oder einer On-Premise-Infrastruktur gehostet wird, zusammen mit Dateispeicher oder Blob-Speicher bei einem Hyperscaler (AWS, Azure oder Google Cloud).
• Laden der relevanten Daten in ELSA. Sie können wählen, nur die Daten hochzuladen, die Sie sofort benötigen; zum Beispiel nur zwei Jahre an Informationen. Falls zu einem späteren Zeitpunkt Daten von vor vier Jahren benötigt werden, können diese problemlos bei Bedarf geladen werden.
• Zugriff auf historische Daten über den ELSA-Workspace. Endanwender können alle stillgelegten Systeme (sowohl SAP als auch Nicht-SAP) über das Legacy Systems Directory einsehen. Jedes Altsystem ist als Workspace definiert, sodass Benutzer direkt auf jedes System zugreifen können, ohne sich separat in jedes System einloggen zu müssen.

Abbildung 1. Der Prozess der Systemstilllegung mit ELSA

Fallstudie: Stilllegung von Altsystemen in der Praxis

Ein Kunde der TJC Group liefert ein praktisches Beispiel. Ein weltweit führendes Unternehmen in der Entwicklung und Herstellung innovativer gewerblicher Decken-, Unterkonstruktions- und Wandsystemlösungen nutzte ELSA als Teil seiner Strategie zur Stilllegung von Altsystemen nach der S/4HANA-Migration.

Durch die Stilllegung der SAP ECC-Legacy-Umgebung bei gleichzeitigem Erhalt des Zugriffs auf die benötigten historischen Informationen vermied das Unternehmen jährliche Kosten von mehr als 250.000 US-Dollar für SAP- und Oracle-Lizenzen sowie Wartung.

Fazit und wichtigste Erkenntnisse

Bei der Selective Data Transition geht es nicht bloß darum, einen ausgewählten Teil der SAP ECC-Daten nach S/4HANA zu verschieben. Es geht darum zu entscheiden, wo das Unternehmen Veränderungen einführen möchte, wo es bisherige SAP-Investitionen bewahren will und welche Informationen tatsächlich Teil der zukünftigen operativen Umgebung sein müssen.

Doch die Entscheidung über den Umzug ist nur die halbe Datenstrategie. Zurückgelassene Informationen können nicht einfach ignoriert werden. Einige Datensätze werden archiviert, andere eventuell gelöscht, während weitere historische Informationen für geschäftliche, steuerliche, prüfungsrelevante, rechtliche oder regulatorische Zwecke zugänglich bleiben müssen.

ECC weiterzubetreiben oder in einer eingefrorenen Umgebung zu bewahren, mag kurzfristig Zugriff auf diese Datensätze ermöglichen. Dennoch können Herausforderungen in den Bereichen Wartung, Sicherheit, Wissen und Barrierefreiheit noch lange nach dem S/4HANA-Go-live fortbestehen. Die Stilllegung des Altsystems mit einer Enterprise Legacy System Application wie ELSA ist der sicherste Weg. Sie stellt sicher, dass auf Altdaten sicher und rechtskonform zugegriffen werden kann.

Schließlich sollte die Stilllegung von Altsystemen von Beginn eines SDT-Programms an geplant werden und nicht als separate Übung nach der Migration behandelt werden. Durch die gemeinsame Definition beider Strategien können Unternehmen die richtigen Informationen nach S/4HANA verschieben, den Zugriff auf historische Informationen bewahren und einen klaren Pfad zur Stilllegung der Legacy-Infrastruktur etablieren.

TJC Group unterstützt Unternehmen über diesen gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Bewertung der SAP-Datenvolumina und der Archivierung berechtigter Informationen vor der Migration bis hin zur Planung des Altdatenzugriffs und der Stilllegung von SAP ECC-Systemen. Wo eine Legacy-Umgebung nicht mehr für die operative Verarbeitung benötigt wird, kann ELSA einen kontrollierten Weg bieten, um den Zugriff auf die Informationen zu erhalten, die weiterhin verfügbar bleiben müssen.