LGPD und SAP: Wie Brasiliens Datenschutzgesetz angewendet wird

Autor: Thierry Julien, CEO der TJC Group

SAP-Systeme können über Jahre hinweg personenbezogene Informationen von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und Transaktionsdatensätzen enthalten. Der Schutz dieser Informationen ist nur ein Teil der Einhaltung des brasilianischen Datenschutzgesetzes, der Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD)

Einführung

Organisationen müssen auch verstehen, warum personenbezogene Daten aufbewahrt werden, wie lange sie verfügbar bleiben sollen, wann eine andere rechtliche Anforderung ihre Löschung verhindert und was passiert, wenn es keinen gültigen Grund mehr gibt, sie zu speichern. Hier wird Brasiliens LGPD zu einem SAP-Datenlebenszyklusproblem.

Die LGPD legt Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten fest und gibt Einzelpersonen Rechte darüber, wie ihre Informationen gesammelt, verwendet, aufbewahrt und weitergegeben werden. Ihre Hauptbestimmungen traten im September 2020 in Kraft, wobei administrative Sanktionen ab 2021 anwendbar wurden.

Für SAP-Kunden bedeutet die Erfüllung dieser Anforderungen mehr als nur die Veröffentlichung einer Datenschutzerklärung. Aufbewahrung, Legal Holds, Löschung und Anonymisierung müssen zu kontrollierten Prozessen für Live- und archivierte Informationen werden.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Die LGPD ist Brasiliens umfassendes Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten und kann unter bestimmten Umständen auch für Organisationen außerhalb Brasiliens gelten.
• SAP-Umgebungen können personenbezogene Informationen in Geschäfts-, Mitarbeiter-, Lieferanten-, Transaktions- und historischen Datensätzen enthalten.
• Die LGPD schreibt keine universelle Aufbewahrungsfrist für jede Kategorie personenbezogener Daten vor.
• Organisationen müssen die Löschungsanforderungen mit rechtlichen, regulatorischen und geschäftlichen Verpflichtungen abwägen, die eine weitere Aufbewahrung rechtfertigen können.
• Anonymisierung und Löschung sind unterschiedliche Ergebnisse des Lebenszyklus.
• SAP Information Lifecycle Management bietet Funktionen für Aufbewahrungsregeln, Legal Holds und kontrollierte Löschung.
• Das Archiving Sessions Cockpit (ASC) der TJC Group kann helfen, SAP-Standard-Archivierungs- und Löschprozesse zu automatisieren.

Was ist Brasiliens LGPD?

Die Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, oder LGPD, ist Brasiliens allgemeines Datenschutzgesetz. Es regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch öffentliche und private Organisationen und legt Rechte für Personen fest, deren Informationen verarbeitet werden.

Die LGPD teilt mehrere Prinzipien mit der EU DSGVO, aber die beiden Vorschriften sollten nicht als identisch behandelt werden. Brasilien hat eigene Rechtsgrundlagen, Terminologie, territoriale Regeln und einen eigenen Durchsetzungsrahmen.

Die Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) ist die brasilianische Behörde, die für die Regulierung, Interpretation und Überwachung der Einhaltung der LGPD zuständig ist.

Für wen gilt die LGPD?

Die LGPD ist nicht auf Organisationen beschränkt, die ihren Hauptsitz in Brasilien haben. Sie kann Anwendung finden, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten in Brasilien stattfindet, wenn die Verarbeitung sich auf in Brasilien befindliche Personen bezieht oder wenn die personenbezogenen Daten auf brasilianischem Territorium erhoben wurden. Für multinationale Unternehmen bedeutet dies, dass eine zentrale SAP-Umgebung, die außerhalb Brasiliens betrieben wird, dennoch Informationen enthalten kann, die in den Geltungsbereich der LGPD fallen.

Rechtsgrundlagen und individuelle Rechte

Die LGPD sieht mehrere Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten vor. Dazu gehören die Einwilligung, die Einhaltung gesetzlicher oder regulatorischer Verpflichtungen, vertragliche Anforderungen und berechtigte Interessen, sofern die Bedingungen des Gesetzes erfüllt sind.

Die anwendbare Rechtsgrundlage beeinflusst, warum eine Organisation Informationen verarbeiten darf und wie lange diese Verarbeitung gerechtfertigt bleibt. Einzelpersonen haben auch Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten, einschließlich Zugang, Korrektur und, unter relevanten Umständen, Anonymisierung, Sperrung oder Löschung.

Diese Anforderungen machen das Lebenszyklusmanagement besonders wichtig. Eine Organisation muss nicht nur wissen, wo sich personenbezogene Daten in SAP befinden, sondern auch, warum sie dort verbleiben.

Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung?

Die LGPD gibt den brasilianischen Behörden eine Reihe von Durchsetzungsmaßnahmen an die Hand:

• Finanzielle Strafen können 2 % des relevanten Umsatzes in Brasilien erreichen, bis zu einem Maximum von 50 Millionen R$ pro Verstoß.
• Andere Sanktionen können Warnungen, die öffentliche Offenlegung eines Verstoßes, die Sperrung oder Löschung betroffener personenbezogener Daten und Einschränkungen der Verarbeitungstätigkeiten umfassen.

Die potenziellen Auswirkungen gehen daher über eine finanzielle Strafe hinaus. Schlechte Datenmanagementpraktiken können auch zu Betriebsunterbrechungen und Reputationsrisiken führen.

Andere Organisationen wurden zuvor in anderen Ländern mit Geldstrafen belegt, da sie gegen Datenschutzgesetze verstoßen hatten. Die TJC Group schrieb über diese Herausforderungen im Artikel wie SAP-Benutzer das Risiko der Nichteinhaltung in SAP-Systemen minimieren können.

Was die LGPD für in SAP-Systemen gespeicherte Daten bedeutet

Personenbezogene Daten sind in SAP-Systemen weit verbreitet. Dies sind einige Beispiele:

• Kunden- und Geschäftspartnerdatensätze können Namen, Adressen und Kontaktdaten enthalten.
• HR-Anwendungen können Mitarbeiterinformationen enthalten.
• Lieferantendatensätze, Rechnungen, Service-Transaktionen und historische Dokumente können ebenfalls Informationen enthalten, die mit identifizierbaren Personen verknüpft sind.

Die Herausforderung besteht nicht nur darin, diese Informationen zu finden. Organisationen müssen festlegen:

• warum sie aufbewahrt werden;
• welche rechtlichen oder geschäftlichen Anforderungen gelten;
• wie lange diese Anforderungen gültig bleiben;
• ob ein Legal Hold die Löschung verhindert; und
• was geschehen soll, wenn die weitere Aufbewahrung nicht mehr gerechtfertigt ist.

Diese Fragen müssen sowohl für aktive als auch für historische SAP-Informationen beantwortet werden.

Die TJC Group hat ähnliche Lebenszyklus-Herausforderungen in ihrem Leitfaden zur Reduzierung des Risikos der Nichteinhaltung des Datenschutzes in SAP-Systemen untersucht. Die regulatorischen Anforderungen unterscheiden sich zwischen den Gerichtsbarkeiten, aber die SAP-Herausforderung bleibt ähnlich: Rechtliche Richtlinien müssen zu praktischen Datenlebenszykluskontrollen werden.

Die TJC Group hat die wichtigsten Datenschutzbestimmungen der Welt in einer Datenschutz-Serie behandelt, darunter die EU DSGVO, das Gesetz 25 in Quebec, die CCPA in Kalifornien, die südkoreanische PIPA, die APPI in Japan, die argentinische PDPA und weitere. Wir helfen Kunden weltweit, die Einhaltung in SAP-Systemen durchzusetzen. Werfen Sie einen Blick auf die Datenschutz-Serie, um mehr zu erfahren.

Anwendung der LGPD-Anforderungen über den gesamten SAP-Datenlebenszyklus hinweg

Angemessene Aufbewahrungsfristen definieren

Die LGPD legt keine universelle Frist für die Aufbewahrung aller personenbezogenen Daten fest. Die angemessene Frist hängt davon ab, warum die Informationen verarbeitet werden und ob eine andere rechtliche, regulatorische oder vertragliche Anforderung ihre Verfügbarkeit erfordert.

Für eine SAP-Umgebung bedeutet dies, dass die Aufbewahrungsregeln je nach Art der Informationen, der juristischen Person, dem Geschäftsprozess und der anwendbaren Gesetzgebung variieren können. Ein Mitarbeiterdatensatz kann beispielsweise einen anderen Lebenszyklus haben als ein Kundenkontakt oder personenbezogene Informationen, die in einem Buchhaltungsdokument enthalten sind.

Ziel ist es nicht, Daten so schnell wie möglich zu löschen. Es geht darum, zu vermeiden, personenbezogene Informationen auf unbestimmte Zeit zu speichern, wenn es keinen gültigen Grund mehr gibt, sie aufzubewahren.

Legal Holds können die normale Löschung außer Kraft setzen

Das Erreichen des Endes einer Standardaufbewahrungsfrist bedeutet nicht immer, dass ein Datensatz sofort gelöscht werden kann. Zum Beispiel müssen einige Informationen aufgrund eines Rechtsstreits, einer Untersuchung, einer Prüfung oder einer anderen rechtlichen Anforderung verfügbar bleiben.

Ein Legal Hold verhindert, dass Informationen, die für eine solche Angelegenheit relevant sind, gelöscht werden, solange diese Verpflichtung aktiv ist.

Der Lebenszyklus muss daher beide Regeln berücksichtigen: Die normale Aufbewahrungsfrist bestimmt, wann Informationen zur Löschung berechtigt sind, während ein gültiger Legal Hold diese Löschung verhindern kann.

Dies wird besonders wichtig in großen SAP-Umgebungen, wo dieselben Informationen Datenschutz-, Steuer-, Prüfungs- und Rechtsstreitigkeitsanforderungen unterliegen können.

Daten löschen, wenn die weitere Aufbewahrung nicht mehr gerechtfertigt ist

Sobald die anwendbaren Aufbewahrungsanforderungen abgelaufen sind und kein gültiger Legal Hold mehr besteht, können personenbezogene Informationen zu Daten werden, die Sie aus Ihrem System entfernen müssen, durch ILM-Löschung.

In SAP hängt die Methode teilweise davon ab, wo sich die Informationen befinden. Sie können Online- und bereits archivierte Daten mit SAP ILM löschen. Beide Prozesse existieren.

Archivierte Informationen können durch kontrollierte Lebenszyklusprozesse gelöscht werden, sobald die relevanten Bedingungen erfüllt sind. Bei Bedarf werden Archivdateien nach Löschdatum aufgeteilt.

Wenn zu löschende Daten in der Live-Datenbank verbleiben und SAP das entsprechende ILM-unterstützte Löschobjekt bereitstellt, können sie durch einen kontrollierten Löschprozess entfernt werden, anstatt zuerst archiviert zu werden. Benutzerdefinierte Daten können über benutzerdefinierte ILM-Objekte gelöscht werden.

Dies unterscheidet sich von der manuellen Löschung von Datenbankdatensätzen. SAP-Daten haben oft Abhängigkeiten über Geschäftsobjekte, Dokumente und verwandte Informationen hinweg, daher muss die Löschung unterstützten Anwendungsprozessen folgen, um die Datenbankintegrität und die Kontinuität der Geschäftsprozesse zu gewährleisten.

Die TJC Group behandelt diese Szenarien ausführlicher in ihrem Leitfaden zur Löschung von SAP-Daten und -Dokumenten mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen.

Anonymisierung ist anders als Löschung

Anonymisierung bietet ein weiteres mögliches Ergebnis des Lebenszyklus. Löschung entfernt Informationen. Das heißt, anonymisierte Daten können nicht angezeigt werden, bleiben aber einigen Benutzern verfügbar. Gelöschte Daten werden vernichtet und sind niemandem mehr zugänglich.

Anonymisierung sollte jedoch nicht als automatische Alternative zur Löschung behandelt werden. Der geeignete Ansatz hängt vom Zweck der Aufbewahrung der Informationen und den geltenden rechtlichen Anforderungen ab.

Besondere Sorgfalt ist auch in SAP geboten. Das Ändern identifizierender Informationen an einem Ort kann Beziehungen zu Transaktionen, Dokumenten und anderen Geschäftsobjekten beeinflussen. Anonymisierung, Maskierung und Pseudonymisierung sollten daher nicht als austauschbare Techniken behandelt werden. Beachten Sie, dass Anonymisierung auch gegen S/4HANA Clean Code Practices verstoßen kann.

Wie SAP ILM Datenschutzmaßnahmen unterstützt

SAP Information Lifecycle Management bietet einen Rahmen für die Anwendung von Lebenszyklusregeln auf SAP-Informationen. Anstatt Aufbewahrung und Löschung als isolierte technische Aktivitäten zu behandeln, ermöglicht SAP ILM Organisationen, Informationen gemäß Richtlinien zu verwalten, die ihren Lebenszyklus abdecken.

Eine vereinfachte Ansicht sieht so aus:

Die Entscheidung, bestimmte Daten aufzubewahren oder zu löschen, liegt bei den verantwortlichen Entscheidungsträgern innerhalb der Organisation. Datenschutz-, Rechts-, Steuer- und Geschäftsinteressenten müssen zunächst die anwendbare Richtlinie festlegen. SAP ILM bietet dann Mechanismen zur Anwendung dieser Entscheidungen.

Für eine umfassendere Erklärung der Technologie behandelt der Leitfaden der TJC Group zu SAP Information Lifecycle Management die Hauptkomponenten und häufige Missverständnisse.

Automatisierung des SAP-Lebenszyklusmanagements mit ASC

Archivierung und Löschung sind wiederkehrende operative Tätigkeiten. Große SAP-Umgebungen können viele Archivierungsobjekte, Organisationseinheiten, Aufbewahrungsfristen und geplante Läufe umfassen. Die manuelle Verwaltung all dessen führt zu zusätzlichem Aufwand und erhöht das Risiko von Konfigurations- oder Ausführungsfehlern.

Das Archiving Sessions Cockpit (ASC) der TJC Group wurde entwickelt, um SAP-Datenarchivierungs- und Löschprozesse zu automatisieren. Das ASC basiert auf SAP-Standard-ADK-Prinzipien und arbeitet mit etablierten SAP-Archivierungsprozessen. Die ASC ILM Edition erweitert ihre Kernarchivierungsfunktionen um Datenlöschungsfunktionen.

Die Automatisierung entscheidet nicht, welche Daten aufbewahrt oder gelöscht werden sollen. Diese Entscheidung hängt weiterhin von den rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen der Organisation ab. Ihre Rolle ist es, die konsistentere Ausführung dieser Regeln zu unterstützen.

„Bevor die DSGVO in Kraft trat, mussten wir nie Daten in SAP löschen, aber jetzt haben sich die Zeiten geändert, und es gibt spezifische Situationen, in denen die Datenlöschung notwendig ist. Wir brauchten diesen Prozess zu 100 % genau, wegen der Risiken der Nichteinhaltung, und der Service der TJC Group war von unschätzbarem Wert. Dank der ASC (Archiving Sessions Cockpit) Software konnten alle Datenabhängigkeiten für die Zukunft verwaltet und automatisiert werden.“

Rudolf Strauss, Commercial & Operations Division IT Manager für die Dürr Group

Wo manuelles Lebenszyklusmanagement Risiken birgt

Die Komplexität des SAP-Lebenszyklusmanagements kann dazu führen, dass stark manuelle Prozesse schwierig konsistent zu betreiben sind. Zum Beispiel kann eine falsche Selektionsvariante die falschen Informationen ansprechen. Fehlende Aufbewahrungslogik kann dazu führen, dass Informationen zu früh gelöscht werden, während verpasste Löschläufe Daten länger als beabsichtigt im System belassen können.

Unvollständige Aufzeichnungen über Löschungen können auch später Probleme verursachen, wenn eine Organisation nachweisen muss, welche Informationen wann entfernt wurden und welche Richtlinie dies autorisiert hat.

Das Archiving Sessions Cockpit für ILM automatisiert die Ausführung und reduziert das Fehlerrisiko. Einmal konfiguriert, um alle anwendbaren ILM-Regeln widerzuspiegeln, führt es den Prozess konsistent ohne wiederholte manuelle Eingriffe aus.

Vorteile einer robusten SAP-Informationslebenszyklusstrategie

Eine gut konzipierte Lebenszyklusstrategie unterstützt die Einhaltung des Datenschutzes und verbessert gleichzeitig das umfassendere Management von SAP-Informationen.

Informationen aus einem definierten Grund aufbewahren

Klare Aufbewahrungsregeln helfen Organisationen, davon abzukommen, Daten auf unbestimmte Zeit zu speichern, nur weil Speicherplatz verfügbar ist.

Unnötige Risiken reduzieren

Personenbezogene Informationen, die nicht mehr in operativen Systemen verbleiben müssen, erhöhen nicht länger vermeidbare Datenschutz- und Sicherheitsrisiken.

Verschiedene rechtliche Anforderungen ausbalancieren

Datenschutzpflichten existieren nicht isoliert. Steuer-, Prüfungs-, Vertrags- und Rechtsstreitigkeitsanforderungen können alle beeinflussen, wann Informationen gelöscht werden können. Aufbewahrungsrichtlinien und Legal Holds helfen diesen Anforderungen, innerhalb desselben Lebenszyklus zu koexistieren.

Auditierbarkeit verbessern

Kontrollierte Lebenszyklusprozesse liefern klarere Nachweise darüber, wie Aufbewahrung, Legal Holds und Löschung angewendet wurden.

Unnötiges Datenwachstum kontrollieren

Das Entfernen von Informationen, die das Ende ihres erforderlichen Lebenszyklus erreicht haben, kann auch unnötige Datenmengen und die damit verbundene Komplexität der Wartung reduzieren.

Wie die TJC Group SAP-Datenschutzprogramme unterstützt

Die Anwendung der LGPD-Anforderungen in SAP beinhaltet die Verknüpfung der Datenschutzrichtlinie mit SAP-Objekten, Aufbewahrungsregeln, Archivierungsprozessen und Löschverfahren.

Die TJC Group unterstützt Organisationen mit SAP-Datenschutz- und Information Lifecycle Management-Expertise, einschließlich erfahrener SAP ILM-Berater, die helfen können, Aufbewahrungsanforderungen in SAP-Lebenszyklusprozesse zu übersetzen. ASC bietet eine zusätzliche Automatisierungsebene für wiederkehrende Archivierungs- und Löschaktivitäten.

„Ihr Wissen über die SAP ILM-Lösung war von unschätzbarem Wert für den Erfolg des Projekts. Die Bereitschaft Ihres Teams, nach Projektbeginn einzusteigen, die notwendigen Änderungen an den Lieferterminen vorzunehmen und Ihre Fähigkeit, während des Übergangs mit dem Kunden zusammenzuarbeiten, war einer der Hauptgründe, warum das Projekt auf Kurs blieb. Ihr strukturierter Ansatz und Ihre Fähigkeit, die Lieferobjekte zu verwalten, ermöglichten es uns, das Projekt mit einer qualitativ hochwertigen Lösung abzuschließen. Es war eine Freude, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, und ich hoffe, wir können dies in Zukunft wieder tun.“

VP of Delivery – Global Softwareunternehmen, kanadischer Bankkunde

Weder SAP ILM noch ASC machen eine Organisation automatisch LGPD-konform. Die Konformität hängt davon ab, dass die Organisation die entsprechenden Richtlinien, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsanforderungen festlegt. Die Rolle der Technologie besteht darin, diese genehmigten Anforderungen in kontrollierte und wiederholbare SAP-Prozesse umzusetzen.

Die TJC Group bietet Alternativen zu kostspieligen, technisch getriebenen ILM-Projekten, die über 100 Archivierungs- und ILM-Objekte umfassen können. Unser geschäftsorientierter Ansatz konzentriert sich auf die Löschung von Kunden-, Lieferanten- und Geschäftspartnerdaten, um den Projektumfang und die Kosten zu reduzieren. Er wird durch ASC Scenarios unterstützt, das auf ASC für ILM aufbaut.

Wir bieten auch Optionen für Zwischen- und Endarchive über Standard-ILM-Prozesse hinaus. Diese ermöglichen es Ihnen, personenbezogene Daten zu löschen, während andere Daten für die weitere Verarbeitung und Analyse in SAP BDC oder anderen Lösungen aufbewahrt werden.

Fazit

Die LGPD-Konformität in SAP geht über den Schutz personenbezogener Informationen vor unbefugtem Zugriff hinaus. Organisationen müssen auch verstehen, warum Informationen aufbewahrt werden, wie lange dieser Grund gültig bleibt, wann eine andere rechtliche Anforderung die Löschung verhindert und was geschehen soll, wenn die Daten das Ende ihres Lebenszyklus erreichen.

Das macht Aufbewahrung, Legal Holds, kontrollierte Löschung und Anonymisierung zu wichtigen Bestandteilen einer umfassenderen SAP-Datenschutzstrategie.

SAP ILM bietet den Lebenszyklusmanagement-Rahmen, der erforderlich ist, um diese Regeln auf unterstützte SAP-Informationen anzuwenden. ASC kann helfen, die wiederkehrenden Archivierungs- und Löschprozesse zu automatisieren, die für eine konsistente Ausführung erforderlich sind.

Für multinationale Organisationen wird dies noch wichtiger, da die LGPD neben der DSGVO und anderen nationalen Datenschutzgesetzen gelten kann.

Ein gesteuerter Informationslebenszyklus bietet Organisationen eine praktischere Möglichkeit, diese Anforderungen in komplexen SAP-Landschaften anzuwenden.

Datenschutz-Serie

Dieser Artikel ist Teil der Datenschutz-Serie. Die folgenden Artikel beziehen sich auf andere Datenschutzgesetze weltweit:

• Quebecs Datenschutzgesetz 25: Was es ist und wie man es einhält
• Entschlüsselung des Digital Personal Data Protection (DPDP) Act, 2023
• DSGVO in der EU | Ein umfassender Leitfaden, um alles darüber zu erfahren
• Datenschutzgesetz in Japan: Ein Leitfaden zum Verständnis der APPI
• Datenschutzgesetze in Argentinien
• Das Datenschutzgesetz von Neuseeland
• Alles über das südkoreanische Datenschutzgesetz (PIPA): Alles, was Sie wissen müssen
• Datenschutzgesetz: A-Z über den California Consumer Privacy Act, CCPA von 2020
• Verständnis des NJDPA – New Jerseys Datenschutzgesetz im Detail

Quellen für Informationen

Brasilianische Rechts- und Regulierungsquellen

• Lei nº 13.709/2018: Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais
• ANPD: LGPD häufig gestellte Fragen
• ANPD: Administrative Sanktionen gemäß LGPD
• ANPD: Technische Studie zur Anonymisierung gemäß LGPD

SAP-Quellen

• SAP Hilfe: Information Lifecycle Management
• SAP Hilfe: Aufbewahrungsmanagement
• SAP Hilfe: Datenlöschung in einem Live-Anwendungssystem