SAP-Datenarchivierung: Warum die manuelle Sitzungsverwaltung SAP Basis-Teams Tausende von Stunden kostet

Autor: Christopher Bicknell, SAP Data Archiving/ILM Consultant bei der TJC Group

Die SAP-Datenarchivierung wird oft als Routineaufgabe behandelt, doch für SAP Basis-Teams kann die manuelle Verwaltung zu einem zeitaufwändigen Teil des Tagesgeschäfts werden. Das Erstellen von Varianten, das Überwachen von Jobs, der Umgang mit Fehlern und das Arbeiten innerhalb begrenzter Archivierungsfenster können sich schnell summieren. Dieser Artikel beleuchtet die praktischen Herausforderungen der manuellen Archivierung und wie die Automatisierung von Datenarchivierungsjobs Basis-Teams helfen kann, repetitive Arbeit zu reduzieren, die Genauigkeit zu verbessern, Datenmengen unter Kontrolle zu halten und ihre Zeit besser zu nutzen.

Die versteckten Kosten der manuellen SAP-Datenarchivierung

SAP Basis-Administratoren, DBAs oder technische Leiter überwachen täglich Dutzende von Transaktionen, beheben Leistungsprobleme, verwalten Backups, die bis in die frühen Morgenstunden dauern, und finden irgendwie immer noch Zeit, Archivierungsjobs manuell über SARA auszuführen. Jedes zusätzliche Jahr an Transaktionsdaten erhöht das Volumen, das SAP-Teams verwalten, überwachen, sichern und letztendlich archivieren müssen, und der Druck, die Systemleistung aufrechtzuerhalten, war noch nie so hoch, insbesondere in SAP S/4HANA, wo hochvolumige Tabellen unaufhörlich wachsen und HANA-Speicherkosten jedes unnötige Gigabyte bestrafen.

Wenn tägliche operative Vorfälle um Aufmerksamkeit konkurrieren, wird die Archivierung oft verschoben oder inkonsistent ausgeführt. Die Datenbank wächst weiter, und das Unternehmen zahlt später durch längere Jobs, langsamere Berichterstattung und größere Wartungsfenster. Kurz gesagt, die einzige Aktivität, die die Last erleichtern könnte, bleibt manuell, repetitiv und leicht vergessen. Das muss nicht so sein: Datenarchivierung kann auf sichere und konforme Weise automatisiert werden mit dem Archiving Sessions Cockpit (ASC). Dieser Artikel beleuchtet sechs praktische Schmerzpunkte der manuellen Archivierung und wie die Automatisierung von Archivierungssitzungen Basis-Teams hilft, repetitive Arbeit zu reduzieren, Datenmengen unter Kontrolle zu halten und ihre Zeit besser zu nutzen.

Manuelle Archivierung mit der Transaktion SARA

Mithilfe des SAP-Standardarchivierungsframeworks und der Transaktion SARA verwalten Basis-Administratoren die Datenarchivierung sequenziell:

• Vorverarbeitungsjobs ausführen (falls erforderlich)
• Schreibphase ausführen
• Löschphase ausführen
• Nachverarbeitungsjobs ausführen (falls erforderlich)
• Hintergrundprozesse überwachen, Abhängigkeiten koordinieren und fehlgeschlagene oder unvollständige Läufe untersuchen

Für jede Phase müssen Sie eine Variante erstellen, für jeden Buchungskreis, jede Belegart und jedes Werk sowie für jeden Vor- oder Nachverarbeitungsjob, wo diese erforderlich sind. Das Erstellen und Verwalten von Varianten für jedes Archivierungsobjekt und jede Aktivität kann Hunderte von Stunden und insgesamt Tausende von Stunden technischen Aufwands in Anspruch nehmen. Bevor ein Archivierungsobjekt verarbeitet werden kann, muss seine Variante erstellt und konfiguriert werden, und diese Konfiguration beeinflusst direkt, welche Daten ausgewählt werden und wie der Prozess abläuft. Mit zunehmender Anzahl von Archivierungsobjekten und Geschäftsanforderungen wird die Archivierung zu einer Konfigurationsübung.

Für eine typische SAP-Umgebung kann die manuelle SARA-Jobausführung monatlich 20–40 DBA-Stunden in Anspruch nehmen. Diese Zeit wird nicht für strategisches Datenbankmanagement aufgewendet; sie wird durch wiederkehrende operative Aufgaben, das Erstellen und Pflegen von Varianten, das Planen von Jobs, das Anpassen von Objektabhängigkeiten, das Überwachen der Ausführung, das Untersuchen von Fehlern und das Neustarten unterbrochener Läufe verbraucht. Dies schafft eine wichtige Unterscheidung: Das Planen eines Jobs ist nicht dasselbe wie die Automatisierung des Archivierungsprozesses. Die manuelle SAP-Datenarchivierung führt auch zu einer permanenten Abhängigkeit von kontinuierlicher operativer Überwachung.

Schmerzpunkt 1: Systemleistungsverschlechterung durch überdimensionierte Tabellen

SAP S/4HANA ist darauf ausgelegt, massive Datenmengen zu verarbeiten. Dennoch benötigt eine hochleistungsfähige HANA-Datenbank ein effizientes Datenvolumenmanagementprogramm, um ein unkontrolliertes Wachstum zu verhindern. Für SAP Basis-Teams sind schnell wachsende und überdimensionierte Tabellen eine der Hauptursachen für Probleme, die sich häufig in langsameren Transaktionen, langsameren Berichten und Batch-Jobs äußern, die über längere Zeiträume laufen.

Besonders akut ist die Herausforderung bei ACDOCA, dem Universal Journal. In SAP S/4HANA konsolidiert ACDOCA buchhaltungsrelevante Daten aus der Finanzbuchhaltung (FI), dem Controlling (CO), der Anlagenbuchhaltung, dem Material Ledger und der Margenanalyse in einer einzigen Einzelpostentabelle, was sie zu einer der größten und am schnellsten wachsenden Tabellen im System macht. Andere hochvolumige Tabellen, die mit FI, CO, SD und MM verbunden sind, wachsen ebenfalls kontinuierlich, da sich Geschäftstransaktionen ansammeln.

Lesen Sie mehr über die ACDOCA-Tabelle in S/4HANA und die Unterschiede zu SAP ECC.

Betrachten Sie einen Bericht, der hauptsächlich die Finanzinformationen der letzten fünf Jahre benötigt und auf einem System läuft, das 10–15 Jahre Daten enthält. Die Abfrage muss immer noch die älteren Datensätze scannen, sodass das System deutlich mehr Informationen verarbeitet, als das Unternehmen tatsächlich für den täglichen Betrieb benötigt. Dies führt im Laufe der Zeit zu langsamerer Berichterstattung, länger laufenden Hintergrundjobs und einem erhöhten operativen Arbeitsaufwand. Für Basis-Teams sind die Symptome in der Regel klar:

• Langsamere Transaktionen, da Anwendungen mit immer größeren Datensätzen arbeiten
• Länger dauernde Berichte, insbesondere solche, die umfangreiche historische Zeiträume abfragen
• Batch-Jobs, die überlaufen oder fehlschlagen, weil Verarbeitungsfenster überschritten werden
• Benutzerbeschwerden über Antwortzeiten, wenn das System langsam ist
• Ein größerer Datenbank-Footprint und steigende Infrastrukturanforderungen

Wie ASC das Problem löst

Hier wird die SAP-Datenarchivierung zu einer Performance-Strategie und nicht zu einer gelegentlichen Datenreduktionsübung. Bei der TJC Group verwenden wir unseren internen DVA Analyser, um die größten Tabellen und die damit verbundenen schwersten Objekte zu identifizieren, wobei wir uns auf schnelle Erfolge bei der Platzeinsparung konzentrieren.

Die Archivierung dieser Objekte kann die Tabellengrößen um mehr als 50 % reduzieren, wodurch Berichte viel schneller ausgeführt werden können und der Datenbank-Footprint schrumpft.

Das Archiving Sessions Cockpit (ASC) automatisiert dann den Prozess: Konfigurieren Sie die größten Archivierungsobjekte einmal, und das ASC führt die Datenarchivierung kontinuierlich ohne menschliches Eingreifen aus.

Als Ergebnis sehen Sie innerhalb weniger Wochen Volumenreduzierungen, und ein schlankeres System beschleunigt auch Upgrades, S/4HANA-Konvertierungen und Cloud-Migrationen. Das Archiving Sessions Cockpit verwandelt die Datenarchivierung in einen kontrollierten, kontinuierlich laufenden Prozess, der berechtigte Daten gemäß Aufbewahrungsregeln und innerhalb der zulässigen Archivierungsfenster archiviert. Für SAP Basis-Teams bedeutet dies die Automatisierung repetitiver, fehleranfälliger manueller Aufgaben und die Freisetzung von Zeit für wertschöpfende Arbeit. Die Prämisse ist einfach: Warten Sie nicht, bis SAP-Tabellen unüberschaubar werden, bevor Sie handeln.

Schmerzpunkt 2: Zu viel repetitive manuelle Überwachung und Administration

SAP Basis-Teams verbringen bereits einen erheblichen Teil ihres Tages mit der Überwachung der Systemintegrität und der Reaktion auf operative Probleme. Je nach Landschaft kann dies bedeuten, regelmäßig Transaktionen wie SM21 für Systemprotokolle, SM37 für Hintergrundjobs, ST22 für ABAP-Dumps, ST02 für die Pufferleistung, ST03 für die Workload-Analyse und SM12 für Sperreinträge zu überprüfen. In größeren Umgebungen müssen Administratoren diese Prüfungen möglicherweise über mehrere Systeme und Instanzen hinweg wiederholen.

Die manuelle SAP-Datenarchivierung fügt einer bereits vollen Aufgabenliste weitere hinzu. Vor der Archivierung erstellen die Teams die entsprechenden Varianten, konfigurieren und planen Jobs und stellen sicher, dass die ausgewählten Daten die erforderlichen Kriterien erfüllen. Sobald der Prozess beginnt, endet die Arbeit nicht: Basis-Teams überwachen die Sitzungen, überprüfen Job-Protokolle und Spool-Ergebnisse, identifizieren Fehler, starten fehlgeschlagene Jobs neu und verifizieren, dass der Prozess erfolgreich abgeschlossen wurde. Diese Arbeit ist notwendig, bietet aber wenig berufliche Zufriedenheit und hält Basis-Teams von strategischen Aktivitäten wie Architekturverbesserungen, präventiver Wartung und Leistungsoptimierung ab.

Es gibt auch ein weniger sichtbares Risiko: Archivierungswissen ist nicht immer breit innerhalb der Organisation verteilt. In vielen Umgebungen wissen nur wenige Basis- oder DBA-Spezialisten die genaue Reihenfolge, die zum Konfigurieren, Ausführen, Beheben von Fehlern und Neustarten von Archivierungsjobs erforderlich ist. Wenn diese Personen Teams wechseln, das Unternehmen verlassen oder einfach nicht verfügbar sind, kann dieses operative Wissen mit ihnen verschwinden, die Archivierung verlangsamt sich oder stagniert, und die Datenmengen nehmen weiter zu.

Wiederholung schafft auch Raum für Fehler. Eine schlecht konfigurierte Variante kann die falsche Datenauswahl archivieren oder die beabsichtigten Datensätze nicht erfassen, und eine falsche Planung kann Archivierungsprozesse unvollendet lassen. Je häufiger diese Aktivitäten über mehrere Archivierungsobjekte, Systeme und Zyklen hinweg wiederholt werden, desto größer ist die Möglichkeit für Konfigurations- oder Überwachungsfehler.

Wie ASC das Problem löst

Die TJC Group entwickelte das Archiving Sessions Cockpit als Reaktion auf die Kundennachfrage nach einem effizienteren Ansatz für die manuelle Datenarchivierung. Das ASC automatisiert Archivierungssitzungen basierend auf vordefinierten Parametern, wodurch Basis-Teams den wiederkehrenden manuellen Aufwand und das Risiko von Konfigurationsfehlern reduzieren können.

Sobald die funktionale Konfiguration und die Objektanpassung abgeschlossen sind, ist oft nur sehr wenig Interaktion erforderlich: ASC läuft kontinuierlich im Hintergrund, erstellt Varianten und nimmt unterbrochene Jobs wieder auf; Sie könnten sogar vergessen, dass es da ist. Indem ASC eine fortlaufende Archivierung ermöglicht, anstatt sie als einmalige Aktivität zu behandeln, hilft es Organisationen:

• Laufendes Datenbankwachstum kontrollieren
• Repetitive Basis-Administration reduzieren
• Einen kleineren Daten-Footprint beibehalten
• SAP S/4HANA Migrationsplanung unterstützen
• Interne Ressourcen für höherwertige Aktivitäten freisetzen

Schmerzpunkt 3: Fehler bei Archivierungsjobs und Alpträume bei der Fehlerkorrektur

Bei der manuellen Archivierung müssen Sie die Jobs im Auge behalten. Sie starten einen Job, bevor Sie ins Bett gehen, und überprüfen den Fortschritt am Morgen; wenn Fehler oder Unterbrechungen auftreten, müssen Sie die Jobs erneut ausführen. Das ist kein effizienter Prozess und nimmt Zeit von strategischer Arbeit in Anspruch.

Die Archivierung läuft typischerweise auch während begrenzter Wartungsfenster, über Nacht oder am Wochenende, wenn die Geschäftsaktivität geringer ist. Wenn ein Job mehrere Stunden läuft und dann aufgrund eines Fehlers fehlschlägt, kann das gesamte Fenster verloren gehen. Das Problem endet hier nicht: Basis-Teams müssen möglicherweise die Job-Protokolle untersuchen, die Ursache ermitteln, das zugrunde liegende Problem beheben und den Prozess neu starten, was zusätzliche Datenprüfungen oder eine erneute Verarbeitung beinhalten kann.

Die Situation wird noch schwieriger, wenn Organisationen auf benutzerdefinierte Archivierungsskripte oder nicht unterstützte Planungsmechanismen angewiesen sind. Solche Skripte können Abhängigkeiten einführen, die schwer zu pflegen sind und nach SAP-Upgrades, Patches oder Systemänderungen Anpassungen erfordern können, und fehlgeschlagene Jobs können Vorfälle generieren, die zusätzlichen Druck auf Bereitschaftsteams ausüben.

Wie ASC das Problem löst

Das Archiving Sessions Cockpit wurde entwickelt, um die SAP-Datenarchivierung zuverlässig am Laufen zu halten, selbst wenn Basis-Teams nicht jede Sitzung aktiv überwachen. Es überwacht die Jobs; wenn es Fehler entdeckt, korrigiert es diese und setzt sie zurück, sodass Basis-Teams Zeit sparen, da Probleme sofort behoben werden.

• Optimiert begrenzte Archivierungsfenster: Teams definieren, wie viele Jobs parallel laufen. Zum Beispiel bei 20 Archivierungsobjekten und nur drei gleichzeitig erlaubten Jobs verwaltet ASC die Reihenfolge und setzt die Verarbeitung der restlichen Objekte fort. ASC kann die Archivierung auch auf bestimmte Zeiten beschränken, z. B. täglich von 23:00 bis 6:00 Uhr.
• Verhindert unsichere Ausführungen: ASC führt Prüfungen durch, bevor die Archivierung beginnt, und startet keinen Lauf, wenn erforderliche Bedingungen, wie z. B. Verweildauern, nicht ordnungsgemäß definiert wurden.
• Überprüft Konfigurationsänderungen: Anpassungsprüfungen helfen, Änderungen an Parametern wie Archivierungshäufigkeit oder Verweildauer zu identifizieren, und ASC kann verhindern, dass eine Sitzung fortgesetzt wird, bis die Änderung bestätigt wurde, wodurch Lücken oder doppelte Archivierungen vermieden werden.
• Bietet eine unterstützte Alternative zu benutzerdefinierten Skripten: Im Gegensatz zu fragilen, kundenspezifischen Skripten ist ASC eine SAP-zertifizierte Lösung mit eigenem Namensraum, die einen gepflegten und unterstützten Ansatz für die Archivierungssitzungsverwaltung bietet.

Das Ergebnis: Basis-Teams verbringen weniger Zeit mit der Behebung von Fehlern bei Archivierungsjobs und können die begrenzten Fenster, die für die SAP-Datenarchivierung zur Verfügung stehen, besser nutzen. Kontaktieren Sie uns, um eine kostenlose Erstbewertung anzufordern, die aufzeigt, wo schnelle Erfolge erzielt werden können und wie sich dies sowohl in Zeitersparnissen für Sie als auch in finanziellen Einsparungen für das Management auszahlt.

Schmerzpunkt 4: Backup-, Refresh- und Wartungsfenster unter Druck

Die Archivierung ist typischerweise außerhalb der Geschäftszeiten, nachts und am Wochenende erlaubt, und die manuelle Verwaltung all dieser Unterbrechungen ist zeitaufwändig. Stellen Sie sich eine Umgebung vor, in der die Archivierung nur von Mitternacht bis 6:00 Uhr morgens erlaubt ist; um 6:01 Uhr muss der Prozess gestoppt werden, da die Produktionsaktivität Vorrang hat. Jemand muss sicherstellen, dass die Sitzungen korrekt gestoppt und, entscheidend, neu gestartet werden, wenn das nächste erlaubte Fenster öffnet, und dasselbe gilt, wenn ein Lauf aufgrund einer temporären technischen Bedingung fehlschlägt. In kleinem Maßstab mag dies überschaubar erscheinen, aber in größerem Maßstab wird es zu einer hartnäckigen und anspruchsvollen Überwachungsanforderung.

Größere Datenbanken bedeuten längere technische Operationen: Backups, Systemkopien, Refreshes, Upgrades und Migrationen dauern alle länger, wenn die Volumina zunehmen. In einigen Umgebungen können Backups über 12 Stunden dauern, oder eine Systemkopie kann ein ganzes Wochenende in Anspruch nehmen.

• Jedes unnötige Gigabyte erhöht den Arbeitsaufwand: Größere Volumina erhöhen den Zeit- und Ressourcenbedarf für das Verschieben, Kopieren, Sichern und Wiederherstellen von SAP-Systemen, wodurch Wartungs- und Ausfallzeiten verlängert werden.
• Begrenzte Fenster setzen SAP-Teams unter Druck: Wenn kritische Aktivitäten nur über Nacht oder am Wochenende ausgeführt werden können, führen längere Verarbeitungszeiten zu mehr Nacht- und Wochenendarbeit, Bereitschaftsdruck und reduzierter Flexibilität.
• Lange Refresh- und Klonzyklen beeinflussen breitere IT-Projekte: Langsame Systemkopien und Refreshes können Entwicklungs-, Test- und Projektaktivitäten verzögern, insbesondere wenn Teams auf aktualisierte SAP-Umgebungen angewiesen sind.

Je größer die Datenbank, desto mehr Zeit und Ressourcen werden für Wartung, Kopieren und Verschieben benötigt. Die Kontrolle des Datenvolumens reduziert daher nicht nur die Infrastrukturanforderungen, sondern auch den Zeitdruck auf kritische Wartungsfenster.

Wie ASC das Problem löst

Einmal anpassen, kontinuierlich ausführen. Mit dem ASC können Sie die Datenarchivierung umfassend anpassen, und die Archivierung wird automatisch fortgesetzt, sobald die Voraussetzungen erfüllt sind. Sie können beispielsweise Buchhaltungsbelege pro Buchungskreis, nach Verkaufsorganisation oder pro Werk archivieren.

Bereiche und Optionen bieten einen granularen Rahmen für die Definition und Ausführung von Archivierungssitzungen. Gemeinsam bestimmen sie:

• Die Häufigkeit der Ausführung
• Verweildauer in der Datenbank
• Aufbewahrungszeit im Archiv
• Anwendbare Informationsstrukturen
• Die Belegarten, die für ein bestimmtes ILM-Objekt ein- oder ausgeschlossen werden sollen

Dieser Ansatz ist besonders wertvoll in internationalen oder Multi-Company-Umgebungen, wo die Aufbewahrungsanforderungen je nach Organisationseinheit oder Belegkategorie erheblich variieren können. Durch die Strukturierung der Archivierungslogik über Bereiche und Optionen können Organisationen eine übermäßige Auswahl von Objekten vermeiden und die Gesamtprogrammlaufzeit reduzieren, während sie gleichzeitig eine präzise Compliance-Kontrolle aufrechterhalten.

Kundenbeispiel: Archivierung an operative Prioritäten anpassen

Ein gutes Beispiel für diese Flexibilität kommt von UK Power Networks (UKPN), deren Archivierungsplan außergewöhnliche operative Umstände wie Sturmwarnungen berücksichtigen muss. Bei schwerem Wetter muss UKPN die Systemkapazität priorisieren, um auf potenzielle Stromausfälle zu reagieren, erhöhte Notrufe zu bearbeiten, Feldeinsätze zu koordinieren und die Logistik der Ersatzteilversorgung für Reparaturen zu verwalten. Das Ausführen der Archivierung während dieser Perioden könnte mit Ressourcen konkurrieren, die für kritische operative Aktivitäten benötigt werden.

Mit ASC kann UKPN eine Sturmwarnung als Zeitraum definieren, in dem die Archivierung nicht ausgeführt werden soll. Die Archivierung wird für den angegebenen Zeitraum pausiert und automatisch fortgesetzt, sobald die Einschränkung aufgehoben ist, ohne dass Basis-Teams das Programm manuell neu starten müssen.

Dies zeigt, wie die Archivierung nicht nur mit technischen Wartungsfenstern, sondern auch mit realen Geschäfts- und Betriebsereignissen in Einklang gebracht werden kann. Der Wert der Automatisierung liegt nicht nur darin, die Archivierung am Laufen zu halten; er liegt darin zu wissen, wann sie stoppen sollte, und sicherzustellen, dass sie wieder startet, wenn das Unternehmen dazu bereit ist.

Schmerzpunkt 5: HANA-Speicherkostendruck und unkontrolliertes Datenwachstum

Für SAP HANA-Umgebungen ist Datenwachstum nicht nur eine Speicherherausforderung. HANA ist eine leistungsstarke Datenbank, die jedoch stark auf Arbeitsspeicher für die Verarbeitung angewiesen ist, was sich direkt in höheren Infrastruktur- und Lizenzkosten niederschlägt. Statistiken schätzen ein Datenbankwachstum von 10–15 % pro Jahr. Dies kann in großen SAP-Landschaften zu einem erheblichen Problem werden, insbesondere wenn hochvolumige Transaktionsdaten länger als nötig im Produktionssystem verbleiben.

Die finanziellen Auswirkungen werden ausgeprägter, wenn Organisationen ihre HANA-Umgebungen skalieren. Die HANA-Infrastruktur wird typischerweise nach definierten Kapazitätsstufen dimensioniert, was bedeutet, dass selbst eine relativ geringe Erhöhung des Speicherbedarfs eine Organisation in eine größere und teurere Stufe verschieben kann. Dies macht unkontrolliertes Datenwachstum zu einem finanziellen wie auch technischen Risiko: Organisationen erweitern Hardware- oder Cloud-Kapazitäten oder aktualisieren Infrastrukturstufen früher als geplant, nur um Daten aufzunehmen, die möglicherweise nicht mehr in der aktiven Datenbank verbleiben müssen. Die Herausforderung ist besonders relevant in SAP S/4HANA, wo ACDOCA erheblich zum gesamten Datenbankwachstum beiträgt, wenn die Transaktionsvolumina zunehmen.

Kundenbeispiel: Wie schnell sich Automatisierung auszahlt

Die Automatisierung von Datenarchivierungsjobs in SAP verkürzt auch die Zeit bis zur Amortisation. Diversey, ein globales Unternehmen für Reinigungs- und Hygieneprodukte, das jetzt Teil der Solenis Group ist, begann sein Datenarchivierungsprogramm nach einer ersten Bewertung und einer Reihe von Empfehlungen der TJC Group. Das Unternehmen begann damit, die einfacheren Archivierungen intern und manuell zu handhaben, stellte jedoch bald fest, dass dies zeitaufwändig war und eine Belastung für die IT-Mitarbeiter darstellte, die für andere Projekte benötigt wurden.

Diversey implementierte daraufhin das ASC der TJC Group, um den Prozess zu automatisieren. Die automatisierte Archivierung erwies sich als wesentlich einfacher zu handhaben und lieferte die gewünschten Volumenersparnisse schneller als die manuelle Archivierung, während das zukünftige Datenwachstum unter Kontrolle gehalten wurde – eine wichtige Grundlage für den geplanten Umstieg des Unternehmens auf SAP S/4HANA.

Hören Sie die ganze Geschichte: Sehen Sie sich Diverseys Präsentation auf der UKISUG CONNECT 2023 an.

Wie ASC das Problem löst

• Beginnen Sie so früh wie möglich mit der automatisierten Datenarchivierung in S/4HANA, damit das Datenwachstum von Anfang an unter Kontrolle gehalten wird.
• Regelmäßige Archivierung hält die Datenbankgröße auf ein Minimum, kontrolliert die HANA-Speicherkosten und ermöglicht es der Organisation, so lange wie möglich in der niedrigsten Speicherstufe zu bleiben.
• Das ASC automatisiert die Archivierung in S/4HANA, maximiert die Datenreduktion und hilft dem Unternehmen, innerhalb seiner vertraglich vereinbarten Stufe („T-Shirt-Größe“) zu bleiben.
• Der SAP Archiving ROI Calculator der TJC Group kann Organisationen helfen abzuschätzen, wie viel sie bei den HANA-Speicherkosten einsparen könnten. Spielen Sie mit dem SAP Archiving ROI Calculator.

Schmerzpunkt 6: Keine Überwachung oder Transparenz über Archivierungssitzungen hinweg

Traditionelle SAP-Archivierungsprozesse bieten eine begrenzte zentrale Transparenz über mehrere laufende Archivierungssitzungen hinweg. Basis-Teams benötigen eine klare Übersicht darüber, welche Archivierungssitzungen laufen, welche abgeschlossen wurden, wo Fehler aufgetreten sind, wie viele Daten archiviert wurden und ob die Datenmengen tatsächlich reduziert werden. Mit zunehmender Anzahl von Archivierungsobjekten und SAP-Systemen wird die manuelle Nachverfolgung immer schwieriger:

• Archivierungsdokumentation und Datenabruf leiden, da Archivierungsnotizen und zugehörige Informationen inkonsistent erfasst oder unvollständig bleiben können.
• Es wird schwierig festzustellen, wo spezifische Geschäftsdaten gespeichert wurden.
• Wenn ein Benutzer eine historische Rechnung oder ein Dokument abrufen muss, muss er möglicherweise mehrere Archivdateien durchsuchen und diese einzeln überprüfen.

Ohne klare Transparenz über Archivierungssitzungen hinweg ist es schwer zu beurteilen, ob die Strategie die erwarteten Ergebnisse liefert. Basis-Teams wissen möglicherweise, dass Jobs laufen, haben aber kein klares Bild davon, welche Archivierungsobjekte die größte Volumenreduktion bewirken, wie sich das Datenbankwachstum im Laufe der Zeit verändert oder ob die Archivierung mit der Generierung neuer Daten Schritt hält.

Wie ASC das Problem löst

Für Organisationen, die komplexe SAP-Landschaften verwalten, bietet die zentrale Überwachung mehr als nur operativen Komfort: Sie schafft die notwendige Transparenz, um die Effektivität der Archivierung zu messen, Trends zu identifizieren und fundierte Entscheidungen über das laufende Datenvolumenmanagement zu treffen. Ein zentraler Hub überwacht alle Archivierungs- und ILM-Aktivitäten über mehrere SAP-Systeme hinweg, und genau das bietet das ASC auf BTP den SAP Basis- und Administrationsteams.

• Kontrollieren und überwachen Sie alle Archivierungsjobs über mehrere SAP-Systeme (verschiedene SAP-Systeme, BW, CRM, SRM und andere) von einer einzigen Oberfläche aus.
• Erstellen Sie Berichte, die Archivierungsquoten, abgeschlossene Sitzungen und Datenvolumentrends zeigen.
• Generieren Sie automatische Archivierungsnotizen mit konsistenten, strukturierten Informationen (z. B. „Buchungskreis 1000, Januar 2015“), damit Benutzer genau wissen, welche Archivdateien geöffnet oder übersprungen werden sollen, was für einen effizienten Datenabruf und die DART-Extraktgenerierung entscheidend ist.

Wie das Archiving Sessions Cockpit (ASC) diese Probleme löst

Das Archiving Sessions Cockpit verwandelt die SAP-Datenarchivierung von einer repetitiven, manuell verwalteten Aufgabe in einen kontrollierten und automatisierten Datenmanagementprozess. Anstatt von Basis-Teams zu verlangen, einzelne Jobs kontinuierlich zu konfigurieren, zu überwachen und neu zu starten, verwaltet ASC Archivierungssitzungen gemäß vordefinierten technischen und geschäftlichen Regeln wie Verweildauern, Archivierungsobjekten, Sitzungsabhängigkeiten, Wartungsfenstern und geschäftlichen Einschränkungen.

Es funktioniert auch über SAP ECC und SAP S/4HANA hinweg und kann die Archivierung auch in älteren SAP-Umgebungen automatisieren, in denen SAP ILM nicht unterstützt wird. Der Wert liegt nicht nur darin, mehr Archivierungsjobs auszuführen; er liegt darin, die SAP-Datenarchivierung zu einem kontinuierlichen, messbaren und gesteuerten Prozess zu machen.

Warum ein Job-Scheduler nicht ausreicht

Einige Teams arbeiten bereits mit einem Job-Scheduler, entweder dem SAP-Standard-Job-Scheduling-Tool oder einem Drittanbieter-Tool. Diese führen Jobs zu festgelegten Zeiten aus, aber Planung ist nicht dasselbe wie die Automatisierung der Archivierung. Ein Scheduler startet einen Job; er verfügt nicht über Archivierungs- oder Geschäftslogik. Er erstellt keine Varianten, versteht keine Verweildauern und ILM-Objekte, überprüft nicht, ob die Konfiguration vor einem Lauf sicher ist, verwaltet keine archivierungsspezifischen Abhängigkeiten, stoppt und setzt nicht sauber um Wartungsfenster herum fort oder stellt sich nicht von archivierungsspezifischen Fehlern wieder her.

ASC wurde speziell für die SAP-Datenarchivierung entwickelt und verwaltet den gesamten Lebenszyklus der Sitzung, nicht nur die Startzeit. Und im Gegensatz zu fragilen benutzerdefinierten Skripten ist es eine SAP-zertifizierte Lösung mit eigenem Namensraum, die über SAP-Releases hinweg gewartet und unterstützt wird.

Schmerzpunkt	Wie ASC es löst
Systemleistungsverschlechterung	Reduziert die größten Tabellen und führt kontinuierliche, automatisierte Archivierung durch
Repetitive manuelle Arbeit	Einmal konfigurieren, kontinuierlich ausführen, „einrichten und vergessen“
Job-Fehler und Fehlerkorrektur	Automatische Fehlerbehebung und optimierte Archivierungsfenster
Backup-, Refresh- und Wartungsdruck	Kleinere Datenbanken bedeuten kürzere Fenster
HANA-Speicherkostendruck	Maximiert die Datenreduktion; hilft, innerhalb der vertraglich vereinbarten Stufe zu bleiben
Keine Überwachung oder Transparenz	Zentrales Cockpit mit Berichts- und Archivierungsnotizen

Sehen Sie sich den Vergleich zwischen ASC und Job-Schedulern von Drittanbietern an.

Fazit

Sie sind nicht allein, und es gibt eine Lösung: Verwandeln Sie die Archivierung in einen automatisierten, sicheren und konformen Prozess. Der wahre Wert der SAP-Datenarchivierung liegt in der Kontinuität. Eine einmalige Archivierung kann die Datenbank vorübergehend reduzieren, aber ohne eine fortlaufende Strategie werden sich immer wieder neue Daten ansammeln. Mit ASC können Organisationen wiederkehrende Archivierungsprozesse etablieren, die ihre technischen und geschäftlichen Einschränkungen berücksichtigen, sodass Basis-Teams weniger Zeit mit der Überwachung einzelner Jobs verbringen und mehr Zeit für die Analyse des Datenwachstums, die Identifizierung neuer Archivierungsmöglichkeiten und die Verbesserung der gesamten SAP-Umgebung haben.

Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der Datenarchivierung hilft die TJC Group Organisationen, ihre Datenmengen zu bewerten, schnelle Erfolge für die S/4HANA-Migration zu identifizieren und einen praktischen Fahrplan für das laufende SAP-Datenmanagement zu entwickeln. Fordern Sie eine erste Bewertung an, und unsere SAP-Berater identifizieren Ihre größten Tabellen, empfehlen die wirkungsvollsten Archivierungsobjekte und skizzieren einen klaren Fahrplan, um Ihre Datenmengen unter Kontrolle zu bringen.