Qu’est-ce que l’archivage de données, de documents et fiscal ?

09-07-2018 | 3 lecture minimale | Archivage des données SAP

L’archivage SAP est ennuyeux. Êtes-vous d’accord?

La moitié des experts en archivage SAP chez TJC ont une opinion différente de la mienne. Ils ont tous au moins 50 ans d’expérience combinée dans l’archivage SAP – ce qui peut être une bonne indication de qui a raison.

Dans le cadre de mon introduction dans cette entreprise il y a plus de 3 ans, mon manager m’a donné un cours intensif sur les différents domaines de l’archivage SAP. Au cours de ces 2 premières semaines, j’ai réalisé que l’archivage SAP était bien plus qu’il n’y paraissait.

Tout d’abord, l’archivage SAP touche tous les domaines de l’entreprise. Il ne s’agit pas d’une analyse verticale de votre base de données, mais d’un large balayage du paysage de votre système et de la compréhension des données qui seront nécessaires pour l’audit et la conformité. Vous devez également tenir compte de divers éléments et questions. Voir l’image ci-dessous pour une suggestion de carte mentale pour finaliser votre stratégie d’archivage SAP.

Le premier type, l’archivage des DONNÉES – pour les données structurées

C’est le plus simple de tous, lisez ici sur le site SAP . En réalité, il s’agit simplement de déplacer les données de vos transactions commerciales clôturées du système en direct vers un stockage en ligne ou hors ligne. La clé ici est d’avoir un processus et une stratégie définis en place pour réduire les erreurs manuelles et assurer la conformité aux exigences légales de conservation des données. Facile mais peut être complexe, il faudra donc certainement un expert pour gérer cela, à mon avis.

La recommandation de TJC est de ne pas supprimer les IDocs – car ces fichiers peuvent être nécessaires pour un futur audit informatique.

Archivage de DOCUMENTS – pour les données non structurées

Ensuite, il y a l’archivage des DOCUMENTS – factures de vente, pdf, fichiers word – toutes les données non structurées. Il se produit en temps réel et peut être stocké sur n’importe quel serveur de contenu. Veillez simplement à maintenir le lien actif depuis le serveur de contenu et vers votre système SAP afin de pouvoir accéder à ces fichiers.

Enfin, l’archivage FISCAL

Cela m’a déconcerté.

Puis j’ai appris que l’objectif « après-vie » des données est pour l’analyse et, plus important encore, pour la fiscalité et l’audit, ai-je alors compris l’archivage fiscal. En bref, l’archivage fiscal fait référence au processus régulier de gel de vos données. Le gel de vos données signifie que vous conservez l’état de vos données à une période de temps spécifiée en les archivant. Cela garantit la qualité de votre rapport d’audit basé sur des données originales cohérentes. Les responsables fiscaux et d’audit préfèrent ne pas travailler sur des données en direct, en particulier lors de la génération de rapports d’audit.

Avez-vous vu cette vidéo sur Démystifier les mythes de l’archivage ?

Le type d’archivage dont vous avez besoin est déterminé avant le projet. Le début d’un bon projet d’archivage dépend toujours d’une bonne évaluation de la situation actuelle, des objectifs à long terme et de la technologie disponible.

Téléchargez cette fiche de solution pour TJC Archiving Expertise – pour découvrir comment notre évaluation approfondie vous donnera une vue à 360 degrés de votre projet d’archivage SAP.

Vos données sont la pierre angulaire de votre entreprise.

Parce que vos données comptent.