Was ist Daten-, Dokumenten- und Steuerarchivierung?

09-07-2018 | 2 Minute gelesen | SAP-Datenarchivierung

SAP-Archivierung ist langweilig. Sind Sie einverstanden?

Die Hälfte der Experten für SAP-Archivierung bei TJC ist anderer Meinung als ich. Sie alle haben zusammen mindestens 50 Jahre Erfahrung in der SAP-Archivierung – was ein guter Hinweis darauf sein kann, wer Recht hat.

Im Rahmen meines Einstiegs in dieses Unternehmen vor mehr als 3 Jahren gab mir mein Vorgesetzter einen Crashkurs in den verschiedenen Bereichen der SAP-Archivierung. In diesen ersten 2 Wochen wurde mir klar, dass hinter der SAP-Archivierung mehr steckt, als man denkt.

Zunächst einmal berührt die SAP-Archivierung alle Unternehmensbereiche. Es ist keine vertikale Analyse Ihrer Datenbank, sondern ein umfassender Überblick über die Landschaft Ihres Systems und das Verständnis, welche Ihrer Daten für Audit und Compliance erforderlich sind. Sie müssen auch verschiedene Elemente und Fragen berücksichtigen. Siehe Bild unten für einen Mindmap-Vorschlag zur Fertigstellung Ihrer SAP-Archivierungsstrategie.

Der erste Typ, DATEN-Archivierung – für strukturierte Daten

Dies ist die einfachste von allen, lesen Sie hier von der SAP-Website . Es geht also eigentlich nur darum, die Daten Ihrer abgeschlossenen Geschäftstransaktionen aus dem Live-System in einen Nearline- oder Offline-Speicher zu verschieben. Der Schlüssel dazu ist, einen festgelegten Prozess und eine festgelegte Strategie zu haben, um manuelle Fehler zu reduzieren und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zur Datenspeicherung sicherzustellen. Einfach, kann aber komplex sein, daher wird meiner Meinung nach definitiv ein Experte benötigt, um damit umzugehen.

Die TJC-Empfehlung lautet, die IDocs nicht zu löschen, da diese Dateien möglicherweise für zukünftige IT-Audits benötigt werden.

DOKUMENTEN-Archivierung – für unstrukturierte Daten

Dann gibt es die DOKUMENTEN-Archivierung – Verkaufsrechnungen, PDF-, Word-Dateien – alle unstrukturierten Daten. Es erfolgt in Echtzeit und kann auf jedem Content-Server gespeichert werden. Denken Sie nur daran, den Link vom Inhaltsserver und zu Ihrem SAP-System aktiv zu halten, damit Sie auf diese Dateien zugreifen können.

Abschließend die FISCAL-Archivierung

Das hat mich verblüfft.

Dann erfuhr ich, dass der Zweck von Daten nach dem Tod für Analysen und, was noch wichtiger ist, für Steuern und Audits ist, habe ich dann die Steuerarchivierung verstanden. Kurz gesagt bezieht sich die Fiskalarchivierung auf den regelmäßigen Prozess des Einfrierens Ihrer Daten. Das Einfrieren Ihrer Daten bedeutet, dass Sie den Zustand Ihrer Daten für einen bestimmten Zeitraum beibehalten, indem Sie sie archivieren. Dies sichert die Qualität Ihres Prüfberichts, der auf konsistenten Originaldaten basiert. Steuer- und Prüfungsmanager arbeiten lieber nicht mit Live-Daten, insbesondere wenn sie Prüfungsberichte erstellen.

Haben Sie dieses Video über die Entmystifizierung der Mythen der Archivierung gesehen?

Welche Art der Archivierung Sie benötigen, wird vor dem Projekt festgelegt. Am Anfang eines guten Archivierungsprojekts steht immer eine gute Einschätzung der Ist-Situation, der langfristigen Ziele und der verfügbaren Technologie.

Laden Sie dieses Lösungsblatt für TJC-Archivierungsexpertise herunter, um herauszufinden, wie Ihnen unsere eingehende Bewertung einen 360-Grad-Blick auf Ihr SAP-Archivierungsprojekt verschafft.

Ihre Daten sind das Lebenselixier Ihres Unternehmens.

Weil Ihre Daten wichtig sind.