Datenmanagement und Finanzen: Hier sind 4 absolute Tipps, um in schwierigen Zeiten widerstandsfähig zu bleiben!

10-08-2023 | 5 | Außerbetriebnahme von Legacy-Systemen, Datenmanagement S/4HANA-Migration, SAP-Datenarchivierung, SAP-Datenverwaltung

Neuere, bessere Technologien bringen Herausforderungen mit sich, denen sich Unternehmen stellen müssen. Allerdings kann die sich ständig verändernde globale Landschaft Organisationen einschüchtern und zu Unsicherheiten führen. Wenn es Ihnen auch so geht, finden Sie hier vier absolute Tipps, die Ihnen helfen werden, für künftige Herausforderungen gewappnet zu sein.

Die Welt verändert sich, neue Technologien entstehen

Die Welt ist in exponentiellem Tempo massiven Veränderungen unterworfen – sie sind unvorhersehbar, und niemand kann sagen, ob die Veränderungen zu positiveren oder schwierigeren Ergebnissen führen werden. Und dieser Wandel ist nicht nur auf eine Branche beschränkt, sondern vollzieht sich branchenübergreifend – von der IT über das Finanzwesen bis hin zum Bildungswesen und sogar zum Lifestyle. Allerdings sind die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie noch nicht überwunden, und im Laufe von drei Jahren hat sich die Geschäftstätigkeit völlig verändert.

Betrachtet man die IT-Landschaft, so haben wir die Implementierung von künstlicher Intelligenz, dem Internet der Dinge (IoT) usw. mehr denn je erlebt. Die Technologie schreitet täglich voran, und es ist zu einer wichtigen Norm geworden, mit ihr Schritt zu halten. Wenn wir nur über die SAP-Landschaft sprechen, so ist bekannt, dass viele internationale Unternehmen sie zur Verwaltung ihrer Geschäftsabläufe einsetzen und seit vielen Jahren davon profitieren. Im Zuge der Umstellung auf stärker digital ausgerichtete Geschäftsmodelle migrieren viele Unternehmen auf das neueste ERP, SAP S/4 HANA, um ihre Abläufe zukunftssicher und effizienter zu gestalten.

Der Einsatz der richtigen Technologie ist nur ein Teil davon, um im heutigen schwierigen wirtschaftlichen Umfeld wettbewerbsfähig zu bleiben. Wer hätte gedacht, dass wir uns von einer Pandemie erholen und mit Unsicherheiten in der Lieferkette, Fachkräftemangel, Krieg und anhaltenden politischen Konflikten fertig werden müssen – und das alles in weniger als zehn Jahren?

Die Unternehmen müssen daher auch darüber nachdenken, wie sie widerstandsfähiger werden und sich von künftigen Herausforderungen und geschäftlichen Schocks erholen können. Hier finden Sie einige der besten Methoden, um in unsicheren Zeiten widerstandsfähig zu bleiben und gleichzeitig sicherzustellen, dass Sie Herausforderungen mit einem Lächeln begegnen, unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen ein ERP-System wie SAP S/4HANA oder ein anderes einsetzt. Lesen Sie weiter!

1. Verstehen, wie man Daten effektiver nutzen kann

Daten sind die Grundlage für gute Entscheidungen, aber wie viele Unternehmen haben Zugang zu genauen Daten? Und wie viele Unternehmen haben zu viele Daten, die sie verlangsamen? Veraltete Daten in ihren Systemen beeinträchtigen die Systemleistung und können auch ein Sicherheits- oder Compliance-Risiko darstellen. Eine der besten Möglichkeiten, den einfachen Zugang zu Daten innerhalb von SAP zu erhalten und zu verhindern, dass man mit Altdaten überschwemmt wird, besteht darin, diese aktiv zu verwalten – mit SAP Information Lifecycle Management.

Bei der Implementierung von SAP Information Lifecycle Management gibt es 4 Bereiche, in denen das Datenmanagement im Mittelpunkt stehen muss. Die erste besteht in der Automatisierung der Datenarchivierung. Die zweite ist die Erstellung von Standardoutputs für Audit- und Steuerzwecke. Drittens müssen sie sicherstellen, dass sie die Datenschutzbestimmungen einhalten. Und viertens geht es um die Verwaltung der Daten aus der Stilllegung von Altsystemen.

Die Bewältigung dieser Datenherausforderungen ist für Unternehmen unglaublich wichtig, denn es ist unmöglich, geschäftliche Herausforderungen zu lösen, wenn sie durch langsame Systeme, Steuer- und Datenschutzprobleme und technische Schulden behindert werden.

2. Anziehung und Bindung der richtigen Art von Technologieführern

Die Rolle des Chief Technology Officer (CTO) kann sehr unterschiedlich sein. Einige Unternehmen verlangen von ihren CTOs, dass sie sich relativ stark einbringen, aber in allen Fällen handelt es sich um eine sehr strategische Aufgabe. Während ein CTO in der Vergangenheit eine Back-Office-Funktion war, steht er heute an vorderster Front des organisatorischen Wandels. Dies erfordert vielfältige Fähigkeiten, um Geschäftspläne zu erstellen und technische Teams zu leiten, die technologische Innovationen mit der allgemeinen Unternehmensvision in Einklang bringen.

CTOs müssen digitale Innovationen beaufsichtigen und gleichzeitig sicherstellen, dass die bestehenden Abläufe für alle Nutzer – interne und externe – effizient funktionieren. Eine Rolle, die für den Erfolg eines Unternehmens ebenso zentral ist wie die des CFO und COO. Es ist die Aufgabe des CTO, innovative neue Technologien zu identifizieren und deren Einsatz im Unternehmen zu fördern. Der CTO muss ein gutes Verständnis dafür haben, wie Transformationslösungen wie SAP S/4 HANA einen Mehrwert schaffen können, und er muss eine Vision davon haben, was notwendig ist, um die Technologie für eine zukünftige Wettbewerbsdifferenzierung einzusetzen. Abgesehen davon müssen CTOs auch wissen, wie automatisierte Datenmanagementlösungen eingesetzt werden können, um die Ressourcennutzung zu verbessern.

Das Verständnis für die Bedeutung einer guten Datenverwaltung und die potenziellen Vorteile der Automatisierung von Routineaktivitäten zur Einhaltung von Vorschriften, wie z. B. die Erstellung von Steuerberichten, einschließlich SAF-T und DART, aus SAP, kann IT-Ressourcen von der Arbeit an banalen Aktivitäten befreien. Anstelle von

Da das IT-Team diese komplizierten Berichte nicht mehr erstellen muss, könnte es an anderer Stelle im Unternehmen einen Mehrwert schaffen und die Berichterstellung automatisierten Tools überlassen.

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3. Führung einer widerstandsfähigen Organisation, die plötzliche Schocks bewältigen kann

Eine im Technovation Journal veröffentlichte Studie hat gezeigt, dass die Konzentration auf Möglichkeiten, während einer Krise innovativer zu werden, einer Organisation helfen kann, weniger anfällig für Nachbeben zu werden. Eine Krise bietet eine perfekte Gelegenheit, die strategischen und operativen Parameter eines Unternehmens zu ändern und somit gestärkt aus einer schwierigen Phase hervorzugehen.

Infolgedessen verfügen innovative Unternehmen über die dynamischen Fähigkeiten, um in einem sich schnell verändernden technologischen Umfeld erfolgreich zu sein, und neigen dazu, ihrem externen Umfeld mehr Aufmerksamkeit zu widmen. Innovationen verbessern die Chancen eines Unternehmens, und interessanterweise erhöht der Rückgriff auf interne Wissensquellen die Chance einer Anpassung stärker als externe Quellen (z. B. in Auftrag gegebene FuE oder lizenzierte/erworbene Technologien).

Auch das Management spielt eine wichtige Rolle bei der Überwindung einer Krise, und Untersuchungen haben gezeigt, dass Unternehmen mit besseren Managementpraktiken sich eher erfolgreich anpassen und gedeihen. Die Entwicklung innovativer Fähigkeiten, einschließlich der Verwaltung von Daten und Archivierungsprozessen, wird sich in mehrfacher Hinsicht auszahlen – indem sie die Unternehmen effizienter, rentabler und innovativer macht und es ihnen ermöglicht, sich erfolgreich an Krisen anzupassen.

4. Annahme neuer Ansätze für das Risikomanagement

Die Art und Weise, wie Organisationen Risiken angehen und managen, hat großen Einfluss auf die Erholung von einer Krise. Zwei Risiken von besonderem Interesse für die TJC-Gruppe sind die Cybersicherheit und das Reputationsmanagement. Ein sorgfältiges Risikomanagement im Bereich der Cybersicherheit ist für gehostete Cloud-Anwendungen von entscheidender Bedeutung und für SAP-Systeme besonders wichtig. Nicht selten hört man von Sicherheitsverletzungen bei Unternehmen, bei denen Hacker auf persönliche Daten zugegriffen haben, während viele weitere Angriffe monatelang unentdeckt bleiben. Häufig sind es Altdaten, die ins Visier genommen werden, möglicherweise weil sie nicht gescannt werden, weil sie nicht mehr verwendet werden. Diese Datenbanken sind oft viel leichter zu hacken, und dennoch gelten die gleichen Strafen.

Wie im CSO-Magazin berichtet, wurde das DNA Diagnostics Centre, ein DNA-Testunternehmen in den USA, im Jahr 2021 zu einer Geldstrafe in Höhe von 400.000 Dollar verurteilt, weil 2,1 Millionen Personen landesweit von einer Datenschutzverletzung betroffen waren. Hacker hatten über einen längeren Zeitraum personenbezogene Daten gestohlen, die sich in vergessenen alten Datenbanken befanden, und das Unternehmen war sich nicht einmal bewusst, dass diese Daten noch existierten. Nicht nur die Sicherheit stellt ein Risiko dar, auch Datenschutzbestimmungen wie die GDPR sind von großer Bedeutung. Wird eine Organisation wegen eines Verstoßes gegen die GPDR oder Datenschutzgesetze zu einer Geldstrafe verurteilt, kann ihr Ruf schwer geschädigt werden, und die Wiederherstellung des früheren Vertrauensniveaus kann sie um Jahre zurückwerfen.

Die Bewältigung von Geschäftsrisiken ist eine ständige Herausforderung für jedes Unternehmen und einer der Hauptgründe, warum die TJC-Gruppe an der Zertifizierung nach ISO 27001 arbeitet. ISO 27001 ist eine international anerkannte Zertifizierung, die das Engagement einer Organisation für die kontinuierliche Verbesserung, die Entwicklung und den Schutz von Informationsgütern/sensiblen Daten durch die Implementierung geeigneter Risikobewertungen, angemessener Richtlinien und Kontrollen nachweist. Diese Philosophie steht im Mittelpunkt unserer eigenen Unternehmensvision und der Palette an Datenarchivierungs- und -verwaltungsdiensten, die wir unseren Kunden anbieten.

Um jedoch zu gewährleisten, dass es keine Sicherheitsverletzungen durch Altsysteme gibt, ist deren Stilllegung die logischste Lösung. Wir haben unsere eigene cloudbasierte Stilllegungsanwendung ELSA entwickelt, um Unternehmen bei der Ausmusterung ihrer veralteten SAP- und Nicht-SAP-Systeme zu unterstützen.

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Das Wichtigste zum Mitnehmen

Wie bereits erwähnt, wird die rasante Entwicklung, insbesondere im IT-Sektor, zwangsläufig viele Aspekte eines Unternehmens verändern – den Betrieb, die Sicherheit und so weiter. Es ist wichtig, sich über diese aktuellen Veränderungen auf dem Laufenden zu halten, aber wir wissen, dass dies einschüchternd sein kann. Mit diesen Tipps für Unternehmen, die mit ERP-Systemen oder -Technologie arbeiten, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen in unsicheren oder schwierigen Zeiten widerstandsfähig bleibt. Und wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Ihre Daten pflegen oder Ihre veralteten Systeme außer Betrieb nehmen können, sind wir für Sie da. Kontaktieren Sie uns!