SAF-T-Compliance: Wie die Meldelast aufgrund von Covid wächst

19-03-2021 | 6 Minute gelesen |

Geschrieben von: Patchanok Kluabkaew

Die Handelswelt ist volatiler, unsicherer, Complex and Ambiguous (VUCA) denn je und damit regulatorisch wird die Tax Compliance immer komplexer. Angespornt durch die negativen finanziellen Auswirkungen der Covid-Pandemie digitalisieren Regierungen ihre Prozesse zur Einhaltung der Steuervorschriften sowohl auf globaler als auch auf Länderebene weiter.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf Trends bei den SAF-T-Anforderungen, der Mehrwertsteuermeldung in Echtzeit und den Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung in jedem europäischen Land. Wir werden auch sehen, wie diese Komplexität dazu geführt hat, dass eine Auswahl an funktionsübergreifenden, „T-förmigen“ Fähigkeiten für Compliance-Projekte heute unerlässlich ist.

VUCA | TJC-Gruppe

2020 war für viele Unternehmen ein sehr schwieriges Jahr. Die Handelswelt ist mehr denn je VUCA geworden, und die Einhaltung gesetzlicher Steuervorschriften ist keine Ausnahme. Alle Fortschritte, die die Regierungen im vergangenen Jahr bei der Verringerung ihrer Steuerlücken und der Erhöhung der Einnahmen gemacht haben, sind jetzt umgekehrt. Dies ist auf viele Faktoren zurückzuführen, von offensichtlichen vorsätzlichen Betrugs- und Steuerhinterziehungstaktiken bis hin zu unvermeidlich höheren Insolvenz- und Konkursraten bei Unternehmen, die wirklich mit der Bewältigung der Pandemie zu kämpfen haben.

Ein weiterer großer Faktor sind Fehler des Steuerzahlers – sie kosten viel an entgangenen Steuereinnahmen. Unbeabsichtigte Fehler von Steuerzahlern sind einer der Gründe für Steuereinnahmeverluste bei staatlichen Stellen. Es könnte ein menschlicher Fehler sein, ein Fehler der von Unternehmen verwendeten Berichtssoftware, neben anderen technischen Gründen. Beispielsweise prognostizierten die EU-Regierungen, dass sie aufgrund von Covid-19 Mehrwertsteuereinnahmen in Höhe von rund 164 Milliarden Euro verlieren würden. Gleichzeitig wurden massive Konjunkturpakete aufgelegt, um betroffene Unternehmen zu unterstützen und der Wirtschaft zu helfen, sich von der Rezession zu erholen.

Ein Trend zur Digitalisierung

Angespornt durch die negativen finanziellen Auswirkungen der Covid-Pandemie digitalisieren die Regulierungsbehörden ihre Prozesse zur Einhaltung der Steuervorschriften sowohl auf globaler als auch auf Länderebene weiter. Regierungen setzen auf neue Technologien wie Datenanalyse, künstliche Intelligenz (KI), robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) und maschinelles Lernen, um große Steuerdaten effizient zu analysieren und Betrug auszurotten.

In den letzten Jahren wurden zahlreiche neue Initiativen zur Einhaltung der Steuervorschriften gestartet, und wir können davon ausgehen, dass in naher Zukunft viele weitere folgen werden. Diese Entwicklungen schaffen neue Herausforderungen für Unternehmen, die innerhalb der EU-Region tätig sind, und die Situation ist besonders schwierig für internationale Unternehmen mit zentralisierten IT-Services.

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Die internationale SAF-T-Konformität erhöht die Komplexität

Standard Audit File for Tax (SAF-T) ist eine Reihe neu digitalisierter internationaler Vorschriften, deren Einhaltung für SAP-Benutzer in mehreren Rechtsordnungen besonders problematisch ist. Dies ist zum Teil auf die Breite und Vielfalt der geltenden SAF-T-Vorschriften zurückzuführen, die durch die wachsenden Anforderungen an Echtzeit-Berichte und elektronische Rechnungsstellung zur Betrugsminimierung noch verstärkt werden.

Der 2005 von der OECD eingeführte Standard Audit File for Tax (SAF-T) war schon immer freiwillig und wurde inzwischen von vielen Ländern in ganz Europa übernommen. Es wurde entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Compliance-Kosten in mehreren Gerichtsbarkeiten zu minimieren, indem sie eine einzige Standardberichtsdatei einreichen, anstatt mehrere Einreichungen in ihren eigenen lokalen Formaten zu haben.

Zu den typischen Elementen einer SAF-T-Datei gehören:

  • Hauptbucheinträge – Journale
  • Debitorenbuchhaltung – Kundenstammdaten / Verkaufsrechnungen / Zahlungen
  • Kreditorenbuchhaltung – Lieferantenstammdaten / Eingangsrechnungen / Zahlungen
  • Anlagevermögen – Anlagenstammdateien / Abschreibung und Neubewertung
  • Bestand / Produktstammdaten / Bestandsbewegungen.
SAF-T | TJC-Gruppe

Echtzeit-Berichterstattung und elektronische Rechnungsstellung zur Reduzierung von Verlusten

Die SAF-T-Berichterstattung ist bereits obligatorisch und die elektronische Rechnungsstellung, wenn nicht bereits obligatorisch, wird bald in ganz Europa eingeführt. Es ist klar warum. In der Vergangenheit mussten sich die Aufsichtsbehörden damit begnügen, am Ende einer Periode Erklärungen abzugeben und dann auf die entsprechende Steuerzahlung zu warten. Mit Echtzeit-Berichten haben sie einen Live-Daten-Feed und können jeden einzelnen Geschäftsvorgang verfolgen, bevor die Steuer fällig wird. Sie können ihre zukünftigen Einnahmen prognostizieren.

Das Hinzufügen der elektronischen Rechnungsstellung geht einen Schritt weiter, um potenzielle Verluste zu beseitigen. Gemäß dem B2B-Freigabemodell für elektronische Rechnungen, die den ultimativen Umsatzschutz bieten, müssen elektronische Rechnungen vor der Ausstellung an Kunden von der Steuerverwaltung genehmigt werden.

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Vielfalt der SAF-T-Modelle übernommen

SAF-T an sich ist eine gute Sache, aber wegen der fehlenden Harmonie auf europäischer Ebene bei der Umsetzung gibt es Probleme. Einzelne Länder konnten entscheiden, ob sie die vollständigen SAF-T-Standards oder bestimmte Elemente übernehmen und sie dann mit ihren eigenen Anforderungen erweitern. Das Ergebnis sind viele verschiedene Versionen, die in den etwa 16 beteiligten Ländern in Betrieb sind, und diese Vielfalt bedeutet, dass multinationale Unternehmen Schwierigkeiten haben, die SAF-T-Compliance effizient und einheitlich zu handhaben. Es schafft erhebliche Belastungen für Steuer- und IT-Teams.

Insbesondere ist es schwierig, korrekt gefüllte SAF-T-Dateien aus SAP-Datenbanken in den richtigen Formaten zu generieren, und es gibt keinen Spielraum für Fehler. Alle Daten müssen konsistent dargestellt werden, wobei viele Länder bei Nichteinhaltung saftige Strafen verhängen. Glücklicherweise gibt es Softwarelösungen, die die Extraktion von SAF-T-Daten und die Erstellung von Berichten vereinfachen, um die lokalen Ländervorschriften einzuhalten. Erfahren Sie mehr SAF-T-Software.

Funktionsübergreifende, „T-förmige“ Fähigkeiten

Eines der wichtigsten Probleme beim Erreichen dieses Ziels besteht darin, über die richtigen Fähigkeiten im eigenen Haus zu verfügen, um die Compliance-Anforderungen von Business to Government (B2G) zu erfüllen und effektiv über die verschiedenen Funktionen hinweg zusammenzuarbeiten. Diese Zusammenarbeit zwischen Steuer- und IT-Teams ist ein wesentlicher Aspekt jedes erfolgreichen Projekts. Darüber hinaus müssen die Teams über eine Kombination aus Steuer- und Technologiekenntnissen verfügen , um zu erkennen, was erforderlich ist, und den Steuerbehörden genaue Informationen zur Verfügung zu stellen. Letztlich ist eine steuerliche Frage auch eine betriebswirtschaftliche Frage. Wenn mit den an die Steuerverwaltung gesendeten Daten etwas nicht stimmt, könnte dies als Steuerhinterziehung oder Mehrwertsteuerbetrug angesehen werden, was sich negativ auf den Ruf Ihrer Organisation auswirkt.

Auch Kommunikationsprobleme bei Tax-Compliance-Projekten sind üblich, da an Tax-Compliance-Projekten so viele Interessenvertreter beteiligt sind, von denen jeder seine eigene professionelle „Sprache“ spricht. Für IT- oder SAP-Berater ist es schwierig, Rechts- oder Steuerterminologie zu verstehen. Umgekehrt verstehen Steuerexperten möglicherweise die SAP-Sprache oder den Fachjargon nicht. Es ist ein klassisches Problem und führt zu häufigen Fehlinterpretationen, insbesondere wenn es um steuerliche und regulatorische Informationen geht. SAP verlangt, dass Daten in sehr spezifischen Formaten präsentiert werden, um zunächst genaue gesetzliche Berichte zu erstellen und diese Informationen dann über eine Blackbox-Schnittstelle an die zuständige Regierungsbehörde zu senden.

T-förmige Geschicklichkeit | TJC-Gruppe

All diese Komplexität hat dazu geführt, dass eine Auswahl an funktionsübergreifenden, „T-förmigen“ Fähigkeiten für Compliance-Projekte heute unerlässlich ist . Unternehmen benötigen Fähigkeiten in einem breiten Spektrum von Kompetenzbereichen, zusammen mit fundiertem Fachwissen in bestimmten Bereichen. Um beispielsweise die neuesten Compliance-Anforderungen der Administratoren zu erfüllen, können sich Steuerabteilungen nicht nur auf ihre Steuerexpertise verlassen, um über die Runden zu kommen. Sie erfordern zusätzliche Fähigkeiten – ein Verständnis der aktuellen globalen und lokalen gesetzlichen Anforderungen, einige grundlegende Technologie- und SAP-Kenntnisse sowie die Fähigkeit, mit IT-Abteilungen und externen SAP-Beratern zusammenzuarbeiten.

Das Gleiche gilt für die IT. Ein IT-Team verfügt möglicherweise über fundierte Kenntnisse in Technologie und ERP-Systemen wie SAP, aber kann es verstehen, was von den Steuerbehörden gefordert wird, ohne sich der Steuergesetzgebung und -vorschriften bewusst zu sein? Regierungen, die auf digitale Steuerkonformität bedacht sind, wollen Nachweise für jede einzelne getätigte Transaktion, nicht nur in Finanz- und Buchhaltungssystemen, sondern auch in Verkaufs- und Kauftransaktionen, Aktienbewegungen und Vermögensberichten. Die Breite der in SAF-T-Berichten erforderlichen Informationen unterstreicht dies.

Lagern Sie die B2G-Compliance an einen Spezialisten aus

Angesichts der Tatsache, dass Kommunikation und Zusammenarbeit so wichtige Faktoren in einem Compliance-Projekt sind, sollten alle aufgetretenen Probleme als klarer Weckruf behandelt werden, um das Kompetenzprofil dieser Abteilungen zu überprüfen. All dies braucht Zeit, Weiterbildung und Umschulung können nicht über Nacht erfolgen, und es gibt noch andere Einschränkungen zu berücksichtigen.

Eine bequeme Lösung besteht darin, mit einem erfahrenen B2G-Spezialisten zusammenzuarbeiten, um Ihrem Unternehmen dabei zu helfen, diese T-förmigen Fähigkeiten zu erwerben, jedoch auf ausgelagerter Basis. Ein Partner, der die Lücke zwischen Ihren wichtigsten Interessenvertretern im Steuermanagement schließen, Ihre Steuervorschriften entlasten, die Zusammenarbeit verbessern, Synergien zwischen Ihren IT- und Steuerteams schaffen und letztendlich Ihren Ruf schützen kann.

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um mehr über die Dienstleistungen von B2G Officer zu erfahren.