Quel est le coût réel de la conservation des systèmes et des données hérités ?

10-12-2021 | 4 lecture minimale | Déclassement des anciens systèmes, Gestion des données SAP

Moins cher de ne rien faire ? Quel est le coût réel de la conservation des systèmes hérités ?

Dans une récente enquête auprès des décideurs informatiques, 53 % ont déclaré que la mise à niveau de leur système ERP était une priorité d’investissement. Cette étude, menée par Oracle en 2020, a révélé que 50 % des entreprises cherchaient à mettre à niveau, à mettre à jour ou à migrer vers un nouvel ERP à court terme.

Bon nombre de ces entreprises seront des utilisateurs existants de SAP ECC. Nous disons cela avec confiance car, d’ici 2030, le support de SAP pour la plate-forme ECC ne sera plus disponible. Les entreprises peuvent choisir de passer à un tout nouveau système ERP ou d’adopter la plateforme S/4HANA de SAP.

Une partie du processus de prise de décision lors de la migration vers un nouvel ERP impliquera ce qu’il faut faire des systèmes hérités.

Selon Gartner, le remplacement d’applications et de systèmes hérités par de nouveaux basés sur des technologies actuelles, et parfois différentes, est l’un des défis les plus importants auxquels sont confrontés les professionnels de l’informatique.

Au fur et à mesure que les entreprises mettent à niveau ou modifient leurs technologies, elles doivent s’assurer que tous les systèmes plus anciens et les formats de données encore utilisés sont compatibles. Ils doivent également examiner les données de leurs systèmes hérités pour identifier ce qu’il faut conserver et migrer, et ce qu’il faut archiver ou mettre hors service.

Conserver ou mettre hors service les anciens systèmes ?

Compte tenu des contraintes de temps que connaissent la plupart des entreprises impliquées dans des initiatives de transformation numérique, il peut être tentant d’oublier complètement le démantèlement. De nombreuses entreprises conserveront un système hérité au cas où les données seraient nécessaires à l’avenir, et elles continueront à dupliquer cette montagne de données dans leur nouvel ERP.

Pourquoi une entreprise adopterait-elle cette approche ? Il ne vaut la peine de conserver un système hérité que si l’accès aux données sera requis régulièrement, par exemple quotidiennement, et non si les données sont conservées pour un accès occasionnel ou à des fins d’audit.

Coût total de possession par système hérité
Source : Groupe TJC lors de la réunion 2021 du groupe d’utilisateurs SAPSA

Le côté financier

Il peut sembler préférable de ne rien faire et de conserver tous les systèmes, plutôt que de se concentrer sur un programme structuré d’archivage des données et de démantèlement. Cependant, comme l’illustre le schéma ci-dessus, ce n’est certainement pas moins cher. Un examen plus approfondi de la façon dont le coût total de possession des systèmes hérités est calculé montre pourquoi ce n’est pas le cas.

Pour chaque système hérité, il existe au moins 18 implications différentes en termes de coûts. Bien que la plus grande dépense soit toujours le coût des frais de maintenance des logiciels et des applications, les impacts opérationnels – c’est-à-dire avoir des ressources informatiques coûteuses liées à la gestion de systèmes obsolètes alors qu’ils pourraient travailler sur votre nouvelle pile technologique – ne peuvent pas être sous-estimés. En outre, de nombreuses entreprises supporteront ces coûts sur plusieurs systèmes hérités, par exemple avec l’ECC mis en œuvre dans différentes divisions géographiques. Si ces systèmes peuvent être mis hors service à la place, les mêmes économies et avantages commerciaux seront réalisés pour chaque système hérité.

Autres considérations : les coûts énergétiques

Outre les économies financières, il existe d’autres raisons importantes pour mettre hors service un système hérité. Selon un nouveau rapport de l’ Energy and Climate Intelligence Unit (ECIU) et d’Oxford Net Zero , 21 % des 2 000 plus grandes entreprises publiques du monde ont déjà publié des engagements nets zéro. La maintenance des systèmes hérités représente une énorme ponction sur les ressources énergétiques. L’archivage et le démantèlement des données contribueront donc de manière significative à la réalisation de ces objectifs de durabilité.

BILAN :
Une évaluation mondiale des objectifs net zéro

Energy and Climate Intelligence Unit (ECIU) et Oxford Net Zero

Conclusion

Lorsqu’un système est mis hors service de manière professionnelle, les applications sont supprimées, mais les données restent disponibles à des fins de recherche et de récupération. Une piste d’audit complète de « qui a fait quoi et quand » est conservée, afin que les données soient traçables et auditables à des fins de conformité réglementaire.

La mise en œuvre d’une stratégie d’archivage de données robuste et automatisée dans toute l’entreprise bien avant la migration vers un nouvel ERP ouvre la voie à une transition finale en douceur. Cela réduira considérablement le coût total de possession de votre environnement SAP hérité, en plus de réduire la portée et la complexité de la future migration vers S/4HANA. Ceci est particulièrement important pour les entreprises ayant un environnement SAP complexe ou qui ont des opérations dans plusieurs pays et doivent se conformer aux règles et réglementations en constante évolution concernant les données personnelles.