Les organisations comprennent vraiment l’importance de l’archivage. Cependant, il est essentiel de connaître les différents types d’archivage disponibles. Dans ce blog, nous allons nous pencher sur les principales distinctions entre l’archivage des données SAP, l’archivage des documents et l’archivage fiscal, en soulignant leurs principales caractéristiques et la façon dont chacun contribue à une stratégie efficace de gestion des données. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.
Table des matières
Introduction
Au fur et à mesure que les organisations se développent et s’étendent, elles génèrent de grandes quantités de données pour gérer leurs opérations quotidiennes. Cependant, au bout d’un certain temps, ces données en constante augmentation commencent à poser un problème en sollicitant davantage votre système principal, ce qui se traduit par un ralentissement des performances et une augmentation des coûts de maintenance. C’est exactement là que l’archivage entre en jeu. Ce processus efficace aide non seulement les organisations à garantir l’utilisation efficace de la base de données dans le paysage informatique, mais il permet également de réaliser des économies significatives.
En fait, il ne s’agit pas seulement d’une analyse verticale de votre base de données, mais d’un balayage complet de l’ensemble du système, qui vous permet de comprendre quelles données sont essentielles à des fins d’audit et de conformité. Ceci étant dit, vous devez prendre en compte différents éléments du processus d’archivage. Dans cet article, nous allons voir en quoi l’archivage des données SAP est différent de l’archivage des documents et de l’archivage fiscal, et comment ces types d’archivage aident les entreprises à classer efficacement leurs données en fonction de leurs caractéristiques. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur ce sujet.
Comprendre les différents types d’archivage
De nombreuses personnes confondent souvent l’archivage de données et l’archivage de documents, pensant qu’il s’agit de la même chose. En réalité, ces deux types d’archivage sont très différents l’un de l’autre. En outre, l’archivage fiscal est un autre type d’archivage. Voyons comment ces deux types d’archivage se distinguent les uns des autres :
Archivage des données
Ce type d’archivage est peut-être l’un des plus faciles à comprendre, mais il n’en reste pas moins un élément essentiel du processus d’archivage des données SAP. L’archivage des données consiste à déplacer les données de vos transactions commerciales clôturées du système actif vers un stockage en ligne ou hors ligne. Les éléments les plus importants à prendre en compte dans l’archivage des données sont la mise en place d’un processus et d’une stratégie afin de réduire les erreurs manuelles et d’assurer la conformité avec les exigences légales en matière de conservation des données. Même si ce processus semble facile, il peut devenir complexe sans les connaissances ou l’expertise appropriées. C’est pourquoi il est vivement conseillé de demander l’aide d’un expert.
Quels sont les avantages de l’archivage des données ?
Maintenant que vous avez découvert ce qu’est l’archivage des données, voyons quels sont les avantages qu’il peut apporter aux organisations :
Réduction des coûts: L’archivage permet de contrôler la croissance du volume de données et de réduire les coûts liés au stockage de grandes quantités de données non désirées.
Confidentialité des données: L’archivage des données SAP vous permet de vous conformer aux lois sur la confidentialité des données et aux exigences fiscales et d’audit en conservant ou en supprimant les données personnelles dans le format requis.
Migration transparente vers S/4HANA: en archivant les données historiques de votre système principal, l’archivage des données permet de migrer vers S/4HANA en ne conservant que les quantités de données pertinentes.
Moins de temps pour la migration: C’est assez simple à comprendre : plus vous avez de données, plus la migration prendra de temps, ce qui peut être facilement évité grâce à l’archivage.
Améliore les performances du système: Avec moins de données dans votre système principal, cela aura un impact positif et améliorera les performances de votre système, les temps de sauvegarde et l’expérience de l’utilisateur.
Développement durable: L’archivage des données SAP vous permet de réduire considérablement la consommation d’énergie, contribuant ainsi à la réalisation des objectifs de développement durable de votre entreprise.
Archivage des documents
La façon la plus simple de différencier l’archivage de documents et l’archivage de données dépend du type de données que vous archivez. L’archivage de documents est associé aux données non structurées, telles que les factures de vente, les documents Word, les PDF, etc. Il est intéressant de noter que l’archivage de documents se fait en temps réel et peut être stocké sur n’importe quel serveur de contenu. Veillez à ce que le lien entre le serveur de contenu et votre système SAP reste actif afin que vous puissiez accéder à ces fichiers.
Archivage fiscal
Le dernier type d’archivage est l’archivage fiscal. En termes simples, l’archivage fiscal fait référence au processus régulier de gel de vos données. Cela signifie que vous conservez l’état de vos données à une période donnée en les archivant. Cela permet aux entreprises de garantir la qualité de leur rapport d’audit, qui repose sur des données originales cohérentes. En général, les équipes de fiscalistes et d’auditeurs préfèrent ne pas travailler sur des données réelles, en particulier lorsqu’elles produisent des rapports d’audit.
Cliquez sur la bannière ci-dessous pour tout savoir sur l’archivage des données SAP :
Comment le groupe TJC peut-il vous aider à archiver vos données ?
Bien que l’archivage des données soit l’un des moyens les plus efficaces de faire progresser votre processus de gestion des données, l’ensemble du processus peut s’avérer quelque peu complexe et chronophage. Cependant, avec un expert à vos côtés, le processus d’archivage des données SAP deviendra beaucoup plus fluide.
Avec plus de 25 ans d’expérience, le groupe TJC a aidé de nombreux clients dans leurs projets d’archivage. De l’évaluation de vos volumes de données à leur archivage et à leur gestion, notre expertise vous aidera non seulement à atteindre les résultats souhaités, mais aussi à surmonter efficacement les divergences et les obstacles indésirables. En outre, notre connaissance des exigences légales et réglementaires, des besoins en matière de confidentialité des données, des exigences commerciales et des aspects techniques peut vous aider à mettre en œuvre et à exécuter un projet d’archivage de données réussi.
Foire aux questions
Q1. Qu'est-ce que l'archivage de données ?
Answer:
L’archivage des données SAP est un processus systématique et sécurisé qui permet le stockage et la conservation à long terme des données. Ce processus offre aux entreprises un emplacement où stocker leurs données critiques, qui peuvent être utilisées pour répondre à de futures exigences en matière d’audit. Ce qui est particulièrement intéressant dans l’archivage des données, c’est qu’une fois les données archivées, les utilisateurs peuvent également y accéder sans en altérer l’intégrité.
Q2. Quels avantages les organisations peuvent-elles espérer tirer de l'archivage des données historiques ?
Answer:
Voici quelques-uns des principaux avantages que les entreprises peuvent tirer de l’archivage des données :
- Réduction des coûts : les entreprises peuvent contrôler la croissance de leurs données et réduire les coûts liés au stockage de grands volumes de données rarement utilisées.
- Conformité : l’archivage aide les organisations à garantir leur conformité avec les lois sur la confidentialité des données en conservant ou en supprimant les données personnelles.
- Migration transparente : vous pouvez passer avec succès au nouveau système une fois que vos données historiques ont été archivées dans un emplacement de stockage séparé à l’aide de l’archivage des données SAP.
- Amélioration des performances du système : une fois les données inactives transférées vers un autre référentiel, vous pouvez libérer de l’espace précieux dans votre base de données et réduire sa charge de données excédentaires, améliorant ainsi les performances globales du système.
Q3. Existe-t-il des bonnes pratiques à suivre pour l'archivage des données SAP ?
Answer:
Les meilleures pratiques à suivre pour un processus d’archivage des données efficace sont les suivantes :
- Comprendre les facteurs déterminants : évaluez les exigences ou les facteurs déterminants précis de votre projet d’archivage des données. Ces facteurs peuvent aller de l’amélioration des performances du système à la réduction des coûts de maintenance excessifs.
- Évaluer les volumes de données : pour évaluer vos volumes de données, commencez par une analyse complète de la taille des bases de données, des modèles d’utilisation et du taux global de croissance.
- Définir les procédures : pour un projet d’archivage des données SAP efficace, il faut définir des procédures qui prennent en charge tous les aspects du processus.
- Respect des politiques de conservation : les réglementations en matière de conservation des données varient d’un secteur à l’autre. C’est pourquoi il est essentiel de respecter les exigences de conformité et les politiques de conservation.
Q4. Pourquoi l'archivage des données est-il essentiel pour les systèmes SAP ?
Answer:
Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles l’archivage des données est si important pour les organisations :
- Il vous permet de réduire les coûts liés aux opérations et à la maintenance.
- Il améliore les performances globales de votre système.
- Il vous permet d’atteindre vos objectifs en matière de développement durable.
- Il réduit le coût total de possession de SAP.
Q5. Quelle technologie est utilisée pour l'archivage des données ?
Answer:
Si l’archivage des données vous permet de trouver un équilibre entre le maintien d’une infrastructure informatique allégée et la conservation des données historiques critiques, certaines technologies interviennent dans ce processus. Dans le contexte SAP, le kit de développement d’archivage (Archive Development Kit) et l’administration des archives (transaction SARA) sont utilisés pour le processus d’archivage des données SAP. Cependant, dans un contexte non SAP, des technologies telles que les implémentations d’archives intermédiaires peuvent être utilisées pour prendre en charge le processus d’archivage.
