L’application britannique Test and Trace, qui permet de surveiller les cas locaux de Covid-19, continue de connaître des problèmes et, cet automne, un autre problème a fait surface. Il met en évidence les nombreuses complexités de la gestion de grands ensembles de données.
Comme l’a rapporté la BBC , des milliers de personnes britanniques infectées par Covid ont été omises d’un rapport de routine, simplement parce qu’un gros fichier de données contenant plus de 80 000 enregistrements a été chargé dans Excel. Qu’est-ce qui ne va pas avec ça? Cela semble assez logique, mais en fait, il y avait pas mal de problèmes.
Premièrement, la version d’Excel qu’ils utilisaient était obsolète. Il ne supportait pas le volume de données à télécharger et la personne responsable de la réalisation de la transaction ne comprenait manifestement pas quels outils étaient appropriés. C’est pourquoi des dizaines de milliers de dossiers ont été manqués et ces personnes n’ont jamais été informées de leur besoin d’isolement. Deuxièmement, il n’y avait pas de contrôle de qualité en place pour s’assurer que les données étaient toutes copiées avec précision. Personne n’a réalisé qu’il y avait un problème jusqu’à bien plus tard, lorsque l’erreur a été détectée.
Cet exemple illustre comment une tâche complexe telle que la gestion de gros volumes de données est souvent considérée comme simple pour un profane alors qu’en réalité, il existe de nombreux pièges. Bien que cette erreur particulière ait eu un impact sur le suivi du coronavirus, elle montre avec quelle facilité d’autres organisations peuvent commettre des erreurs similaires qui pourraient avoir un impact négatif sur l’audit ou la conformité fiscale.
Qu’il s’agisse d’un examen médical ou de transactions financières, toutes les données transmises à un organisme de réglementation doivent être gérées de manière professionnelle selon un processus défini à l’aide d’un logiciel approprié.
Souvent, comme c’était le cas ici, les erreurs ne sont découvertes que trop tard et dans les milieux financiers, cela peut entraîner des pénalités coûteuses ou des processus devant être repensés à court terme avec un impact sur l’efficacité de l’entreprise.
Lorsqu’il s’agit de régulateurs financiers, HMRC étant un bon exemple, il incombe toujours au contribuable – une entité ou un individu – de prendre toutes les mesures nécessaires pour s’assurer qu’il respecte ses obligations légales . Il n’y a aucune excuse pour l’ignorance et l’ignorance des règles. Il est de la responsabilité personnelle de l’individu de se tenir au courant des exigences de sa profession. Lorsque vous opérez dans plusieurs juridictions et que vous avez des exigences complexes en matière de communication de données, travailler avec un spécialiste de la gestion et de l’archivage des données permet d’éviter que ces problèmes de données ne se produisent, en particulier lorsque des systèmes complexes tels que SAP sont impliqués.
Prévenir les erreurs de données dans Tax Management
Il est important d’éviter les erreurs de données, car une fois que les régulateurs détectent une erreur, votre organisation deviendra une cible facile – elle continuera d’être ciblée pour de futures erreurs.
Un avocat fiscaliste saura exactement comment gérer au mieux les obligations légales de votre entreprise. Vos utilisateurs professionnels connaîtront l’impact local des nouvelles lois. Un spécialiste des données comme TJC sait comment gérer de gros volumes de données, repérer les erreurs et les anomalies et s’assurer que vos rapports de conformité sont précis à 100 %.
Lorsqu’il s’agit de gérer de gros volumes de données pour les régulateurs financiers, TJC a travaillé avec le service postal français , pour extraire des milliards d’enregistrements de données requis par le ministère français de l’Économie et des Finances à des fins de conformité fiscale.
L’utilisation d’experts pour optimiser les processus de gestion des données dès le départ garantira que tous vos processus d’audit et B2G (Business to Government) sont adaptés à une utilisation dans plusieurs pays.
Par exemple, les exigences d’audit au Royaume-Uni diffèrent de celles en France, où les données doivent être traitées d’une manière spécifique. En France, une déclaration fiscale apparemment simple telle que le Fichier des Écritures Comptables nécessite 18 champs de données financières à fournir, mais des règles complexes et des volumes de données importants peuvent rendre cela tout sauf simple.
Lorsqu’une organisation utilise un système SAP , il existe des cas particuliers supplémentaires liés à la configuration initiale du système et on ne peut pas s’attendre à ce que les utilisateurs apprécient tous les détails les plus fins. Peut-être que l’utilisateur est en fait une entreprise américaine avec une filiale en France – il pourrait involontairement suivre les conventions américaines lorsqu’il soumet ses données aux autorités françaises et ne pas apprécier les connaissances locales requises. Ou peut-être que l’ensemble de données lui-même est erroné.
Cela illustre la facilité avec laquelle des erreurs peuvent survenir dans un processus d’extraction pour l’audit et la déclaration fiscale.
Combinez cela avec le problème supplémentaire de la capacité des systèmes informatiques d’un utilisateur à traiter de très gros volumes de données et le problème s’amplifie rapidement.
De nombreuses organisations rencontrent des problèmes parce qu’ayant initialement mis en place de bons processus d’audit , elles découvrent plus tard que leurs processus internes de gestion des données manquaient de rigueur. Avant d’entreprendre une extraction de données à grande échelle, auditez vos propres capacités en posant les questions suivantes :
- Vos outils de gestion de données répondent-ils aux dernières exigences fiscales ?
- Êtes-vous en mesure d’extraire les données dont vous avez besoin à partir de plusieurs sources, y compris en dehors de SAP ?
- Êtes-vous susceptible d’extraire trop de données et de perdre du temps à ajouter des filtres pour les interroger ?
- Avez-vous une compréhension détaillée des différentes lois de conformité financière spécifiques à chaque pays, par exemple les variations régionales de la TVA ?
- Allez-vous gérer vos données manuellement ou avez-vous les moyens d’automatiser ?
- Avez-vous créé par inadvertance des problèmes de sécurité avec l’accès et le stockage des données ?
- Avez-vous un processus actif de mise en conformité ILM (Information Lifecycle Management) et RGPD ?
En fin de compte, il s’agit d’efficacité et d’accéder facilement aux bonnes informations, avec un minimum d’effort. En externalisant le support et l’analyse de la gestion des données volumineuses à des spécialistes, vos spécialistes peuvent rester entièrement concentrés sur leurs propres domaines d’expertise.
Comment pouvons nous aider?
L’équipe dédiée Business 2 Government de TJC peut vous aider à préparer vos données pour les régulateurs en optimisant l’ensemble du processus de gestion des données de A à Z. Nous pouvons également vous conseiller sur la manière d’ automatiser l’extraction et la validation des données à l’avenir , pour sauver vos utilisateurs professionnels, auditeurs et avocats. .
Nous pouvons vous aider avec une extraction de données ciblée, en réduisant le volume de données à interroger et en rendant le processus d’audit plus efficace. Nous pouvons vous conseiller sur le meilleur logiciel à utiliser – si le SAP standard convient à vos besoins ou si vous aurez besoin d’un outil tiers ou d’un développement personnalisé. Contactez TJC si vous souhaitez en savoir plus.
