Fehler beim Hochladen von Test- und Ablaufverfolgungsdaten verdeutlicht die Komplexität der Verwaltung großer Datenmengen

20-11-2020 | 4 Minute gelesen |

Die britische Test and Trace-App zur Überwachung lokaler Fälle von Covid-19 ist weiterhin mit Problemen behaftet, und Anfang dieses Herbstes tauchte ein weiteres Problem auf. Es hebt die vielen Komplexitäten der Handhabung großer Datenmengen hervor.

Wie die BBC berichtete, wurde Tausenden von mit Covid infizierten Briten ein Routinebericht verpasst, einfach weil eine große Datendatei mit über 80.000 Datensätzen in Excel geladen wurde. Was stimmt damit nicht? Es klingt logisch genug, aber tatsächlich gab es einige Probleme.

Mobiler COVID19-Alarm | TJC-Gruppe
London UK 14. Oktober 2020, Nahaufnahme der UK NHS Track and Trace Handy-App, um Menschen auf COVID-19 aufmerksam zu machen

Erstens war die verwendete Excel -Version veraltet. Es unterstützte die hochzuladende Datenmenge nicht und der für die Durchführung der Transaktion verantwortlichen Person fehlte offensichtlich das Verständnis dafür, welche Tools geeignet sind. Aus diesem Grund wurden Zehntausende von Aufzeichnungen übersehen und diese Personen wurden nie über ihre Notwendigkeit der Isolierung informiert. Zweitens gab es keine Qualitätsprüfung, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt kopiert wurden. Niemand bemerkte tatsächlich, dass es ein Problem gab, bis viel später der Fehler entdeckt wurde.

Dieses Beispiel verdeutlicht, dass eine komplexe Aufgabe wie die Verwaltung großer Datenmengen für einen Laien oft als einfach angesehen wird, obwohl es viele Fallstricke gibt. Während sich dieser spezielle Fehler auf die Nachverfolgung von Coronaviren auswirkte, zeigt er, wie leicht andere Organisationen ähnliche Fehler machen können , die sich nachteilig auf die Prüfungs- oder Steuerkonformität auswirken könnten.

Unabhängig davon, ob es sich um Gesundheitsuntersuchungen oder Finanztransaktionen handelt, müssen alle Daten, die an eine Aufsichtsbehörde übergeben werden, professionell nach einem festgelegten Prozess mit geeigneter Software verwaltet werden.

Oft werden Fehler, wie hier, erst zu spät entdeckt und können in Finanzkreisen zu kostspieligen Strafen oder kurzfristigen Prozessüberarbeitungen mit negativen Auswirkungen auf die Unternehmenseffizienz führen.

Im Umgang mit Finanzaufsichtsbehörden, wobei die HMRC ein gutes Beispiel ist, liegt die Verantwortung immer beim Steuerzahler – einer juristischen Person oder einer Einzelperson , alle notwendigen Schritte zu unternehmen, um sicherzustellen, dass sie ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen . Es gibt keine Entschuldigung für Unwissenheit und Unkenntnis der Regeln. Es liegt in der persönlichen Verantwortung des Einzelnen, sich über die Anforderungen seines Berufsstandes auf dem Laufenden zu halten. Wenn Sie in mehreren Gerichtsbarkeiten und mit komplexen Datenberichtsanforderungen tätig sind, hilft die Zusammenarbeit mit einem Spezialisten für Datenmanagement und -archivierung, das Auftreten dieser Datenprobleme zu vermeiden, insbesondere wenn komplexe Systeme wie SAP beteiligt sind.

Vermeidung von Datenfehlern im Tax Management

Das Vermeiden von Datenfehlern ist wichtig, denn sobald Aufsichtsbehörden einen Fehler entdecken, wird Ihr Unternehmen zu einem leichten Ziel – sie werden weiterhin Zielscheibe für zukünftige Fehler sein.

Ein Steueranwalt weiß genau, wie er die rechtlichen Verpflichtungen Ihres Unternehmens am besten handhabt. Ihre Geschäftsbenutzer kennen die lokalen Auswirkungen neuer Gesetze. Ein Datenspezialist wie TJC weiß, wie man mit großen Datenmengen umgeht, Fehler und Anomalien erkennt und sicherstellt, dass Ihre Compliance-Berichte 100 % genau sind.

Wenn es um die Verwaltung großer Datenmengen für Finanzaufsichtsbehörden geht, hat TJC mit der französischen Post zusammengearbeitet , um Milliarden von Datensätzen zu extrahieren, die vom französischen Wirtschafts- und Finanzministerium für Zwecke der Steuerkonformität benötigt werden.

Der Einsatz von Experten zur Optimierung der Datenmanagementprozesse von Anfang an stellt sicher, dass alle Ihre Audit- und B2G-Prozesse (Business to Government) für den länderübergreifenden Einsatz geeignet sind.

Beispielsweise unterscheiden sich die Prüfungsanforderungen im Vereinigten Königreich von Frankreich, wo Daten auf eine bestimmte Weise behandelt werden müssen. In Frankreich erfordert eine scheinbar einfache Steuererklärung wie die Fichier des Écritures Comptables die Angabe von 18 Feldern mit Finanzdaten, aber komplexe Regeln und große Datenmengen können dazu führen, dass dies alles andere als einfach ist.

Wenn eine Organisation ein SAP-System verwendet , gibt es zusätzliche Sonderfälle in Bezug auf die ursprüngliche Systemeinrichtung, und von den Benutzern kann nicht erwartet werden, dass sie alle feineren Details zu schätzen wissen. Vielleicht ist der Benutzer tatsächlich ein US-Unternehmen mit einer Tochtergesellschaft in Frankreich – er könnte unwissentlich US-Konventionen befolgen, wenn er seine Daten an die französischen Behörden übermittelt, und die erforderlichen Ortskenntnisse nicht zu schätzen wissen. Oder vielleicht ist der Datensatz selbst falsch.

Dies zeigt, wie leicht Fehler in einem Extraktionsprozess für Audit- und Steuerberichte auftreten können.

Kombinieren Sie dies mit dem zusätzlichen Problem, dass die IT-Systeme eines Benutzers in der Lage sind, mit sehr großen Datenmengen umzugehen, und das Problem wird schnell größer.

Wichtigste Herausforderungen im Zeitalter der Steuerdigitalisierung | TJC-Gruppe
Bildquelle: TJC Group.

Viele Organisationen stoßen auf Probleme, weil sie, nachdem sie zunächst gute Prüfungsprozesse eingerichtet haben, später feststellen, dass ihre internen Datenverwaltungsprozesse nicht streng genug waren. Bevor Sie eine groß angelegte Datenextraktion durchführen, überprüfen Sie Ihre eigenen Fähigkeiten, indem Sie die folgenden Fragen stellen:

  • Erfüllen Ihre Datenmanagement-Tools die neuesten steuerlichen Anforderungen ?
  • Können Sie die benötigten Daten aus mehreren Quellen extrahieren, auch außerhalb von SAP?
  • Extrahieren Sie wahrscheinlich zu viele Daten und verschwenden Zeit damit, Filter hinzuzufügen, um sie abzufragen?
  • Haben Sie ein detailliertes Verständnis der verschiedenen, länderspezifischen Financial Compliance-Gesetze, z. B. regionale Unterschiede bei der Mehrwertsteuer ?
  • Werden Sie Ihre Daten manuell verwalten oder haben Sie die Möglichkeit, sie zu automatisieren?
  • Haben Sie versehentlich Sicherheitsprobleme mit Datenzugriff und -speicherung verursacht?
  • Haben Sie einen aktiven Prozess für ILM (Information Lifecycle Management) und DSGVO-Compliance ?

Letztendlich kommt es auf Effizienz und den einfachen Zugriff auf die richtigen Informationen mit minimalem Aufwand an. Durch die Auslagerung des Supports und der Analyse großer Datenmengen an Spezialisten können sich Ihre Fachspezialisten voll und ganz auf ihre eigenen Fachgebiete konzentrieren.

Wie können wir helfen?

Das engagierte Business 2 Government -Team von TJC kann Ihnen helfen , Ihre Daten für die Aufsichtsbehörden vorzubereiten, indem es den gesamten Datenverwaltungsprozess von A bis Z optimiert. Wir können Sie auch beraten, wie Sie die Datenextraktion und -validierung in Zukunft automatisieren können , um Ihre Geschäftsbenutzer, Wirtschaftsprüfer und Anwälte zu schonen .

Wir helfen Ihnen durch gezielte Datenextraktion, Reduzierung der abzufragenden Datenmenge und effizientere Prüfungsprozesse. Wir können Sie bezüglich der besten einzusetzenden Software beraten – ob Standard-SAP für Ihre Anforderungen geeignet ist oder ob Sie ein Drittanbieter -Tool oder eine kundenspezifische Entwicklung benötigen. Wenden Sie sich an TJC , wenn Sie mehr wissen möchten.