Auteur : Laura Parri Royo, Directrice Marketing, TJC Group | Co-auteur : Audren Butery, chef de projet et consultante numérique, TJC Group
La dépendance des entreprises à l « égard des données s’est accrue de manière exceptionnelle au cours de la dernière décennie. Les données d’une organisation sont abondantes mais conservées dans un système legacy disparate, conservé pour sa valeur commerciale et pour se conformer aux réglementations fiscales et de confidentialité des données. Cependant, avec l » évolution constante du paysage numérique, il est essentiel de mettre à jour vos systèmes informatiques. De plus, la maintenance des systèmes legacy est coûteuse, sans compter les problèmes de sécurité. Mais comment assurer une transition réussie ? Lisez ce blog pour en savoir plus !
Table des matières
Introduction
Il est tout à fait évitable qu’une organisation dispose de systèmes legacy comprenant des applications et des données, remplacés par de nouvelles solutions ou hérités à la suite d’acquisitions et/ou de fusions d’entreprises. Pourtant, les équipes informatiques sont sous pression pour optimiser le paysage informatique et rationaliser leurs opérations. Dans ce contexte, le décommissionnement des systèmes est apparu comme une stratégie essentielle et efficace pour gérer les systèmes legacy tout en préservant des données précieuses. Que votre organisation utilise des systèmes ERP SAP ou des systèmes non SAP , le démantèlement des systèmes doit faire partie de vos plans lorsque vous passez à un nouvel ERP ou à une nouvelle application pour une transition réussie.
Naviguer dans le paysage des systèmes legacy
Selon les rapports d’enquête, en moyenne, 31 % de la technologie d’une organisation est constituée de systèmes legacy. La maintenance de ces systèmes obsolètes est coûteuse, puisque 60 à 80 % des budgets informatiques y sont consacrés en moyenne. Alors que ces systèmes legacy constituaient autrefois l’épine dorsale des opérations organisationnelles, ils sont devenus, avec les progrès technologiques, des obstacles à l’efficacité et à l’innovation. L’introduction d’un nouveau système de planification des ressources de l’entreprise (ERP), qui remplace les anciens systèmes – comme le passage de SAP ECC au nouveau SAP S/4HANA – en est un exemple.
Les anciens systèmes contiennent des données qui doivent être conservées pour des raisons fiscales et d’audit, ou simplement pour des raisons historiques. Les auditeurs peuvent demander à voir l’origine des données patrimoniales, c’est-à-dire le système legacy. C’est pourquoi il ne suffit pas d’extraire les données legacy et de les migrer dans un nouveau système pour prouver la non-modification de ces données (pour bénéficier d’une archive fiscale répondant aux exigences de conformité). La meilleure façon d’aller de l’avant est de mettre en place un processus de décommissionnement des systèmes legacy et d’accéder à nouveau aux données legacy avec une application de système legacy, telle qu’ELSA.
Facteurs clés pour l’abandon des systèmes legacy
Les organisations disent souvent que les données historiques sont la raison pour laquelle elles n’optent pas pour le décommissionnement des systèmes legacy. Bien que l’archivage* permette de conserver des informations sensibles sur les données historiques, la meilleure solution consiste toujours à s’en débarrasser complètement.
*L’archivage des données consiste à supprimer les données auxquelles on n’accède jamais (ou rarement) et à sacrifier la lisibilité au profit d’un stockage optimisé. Au contraire, le déclassement d’un système consiste à préserver l’accès aux données historiques pour les utilisateurs qui en auront besoin, tout en retirant une ancienne application pour des raisons de coût, de sécurité et de technique, entre autres.
Quels sont donc les facteurs clés de la transition vers l’abandon des systèmes legacy ? En voici quelques-uns –
Coûts de maintenance
Comme nous l’avons déjà mentionné, la maintenance d’un système legacy est une affaire coûteuse. Mais vous êtes-vous demandé pourquoi ? Les systèmes legacy nécessitent souvent des ressources importantes pour leur maintenance, ce qui inclut non seulement des mises à jour régulières des logiciels, mais aussi du personnel spécialisé capable d’assurer leur fonctionnement. Les mises à jour régulières des logiciels sont assez coûteuses et trouver des experts pour assurer la maintenance d’un système obsolète peut également devenir irréalisable pour une organisation. En outre, l’assistance pour le matériel et les logiciels finira par s’arrêter. SAP a clairement indiqué que les systèmes SAP ECC ne seront plus pris en charge d’ici 2027.
La rigidité des systèmes
Un système obsolète n’a pas la flexibilité et l « évolutivité nécessaires pour s’adapter à l » évolution constante des besoins de l’entreprise et des exigences fiscales, aux technologies émergentes et à l « évolution du paysage informatique. Les systèmes obsolètes n » étant pas flexibles, leur intégration aux applications et technologies modernes devient naturellement un défi. Non seulement le processus est très complexe, mais il entrave également la souplesse de l’entreprise.
Préoccupations en matière de sécurité
Les systèmes legacy ne peuvent pas être intégrés aux technologies modernes, d’où un risque élevé de vulnérabilité de ces systèmes. Les anciens systèmes sont plus exposés aux menaces de cybersécurité parce qu’ils ne reçoivent pas de correctifs et de mises à jour de sécurité.
Risques de non-conformité
Avec les systèmes legacy, l’une des plus grandes préoccupations est de respecter les normes légales et réglementaires, ce qui entraîne des risques potentiels en matière de conformité et de finances. Les normes de confidentialité des données sont difficiles à appliquer aux systèmes legacy car ces lois n’existaient pas lorsque les systèmes ont été conçus. Voici un exemple illustratif : si un ancien employé souhaitait que ses données personnelles soient supprimées des systèmes legacy de l’entreprise, seriez-vous en mesure de le faire ? Dans la plupart des cas, le système legacy ne dispose pas des outils nécessaires pour gérer les demandes de confidentialité des données. Comment régler ce problème dans ce cas ? Il existe des applications de systèmes legacy, telles que ELSA de TJC, qui intègrent des fonctions de confidentialité des données, entre autres, pour garantir la conformité avec les lois et réglementations récentes.
En savoir plus sur la gestion de la confidentialité des données sur les systèmes SAP dans ce webinaire – (en anglais)
Conseils pour une transition réussie et sans heurts
Si vous envisagez de décommissionner vos systèmes legacy, voici quelques conseils à prendre en compte –
Analyse et inventaire approfondis du système
Avant de décommissionner vos anciens systèmes, veillez à effectuer une analyse et un inventaire complets des systèmes legacy. Au cours de ce processus, identifiez tous les composants, les dépendances et les données stockées dans ces systèmes. Cela vous aidera à jeter les bases d’une stratégie de démantèlement bien planifiée.
Vérifier la précision des extractions
Une fois le processus d’extraction terminé, il est important de préparer un rapport d’audit qui prouve l’exhaustivité et l’intégrité des données extraites. Il permet de confirmer l’exactitude des données entre les systèmes sources et les fichiers extraits. Le rapport d’audit démontre que l’ensemble des données désignées pour l’extraction a bien été extrait et reste inchangé pour être qualifié d’archive fiscale.
Anticiper les nouveaux besoins des utilisateurs
Les utilisateurs professionnels peuvent avoir de nouvelles exigences après le retrait de l’application existante. Assurez-vous d’avoir correctement défini l « étendue de l’extraction afin d » éviter de laisser de côté des données pertinentes. Pendant le déploiement du projet, essayez d’anticiper autant que possible les besoins des utilisateurs afin de limiter les futures exigences personnalisées (qui nécessiteraient du codage). Souvent, ces besoins tardifs nécessiteront des développements personnalisés et entraîneront donc des coûts supplémentaires.
Certaines applications patrimoniales nécessitent un développement personnalisé pour répondre aux nouvelles exigences. Néanmoins, la manière dont nous avons conçu ELSA visait précisément à éviter le codage lorsque de tels nouveaux scénarios se présentent. ELSA ne nécessite aucun développement personnalisé ; de nouvelles vues peuvent être générées sans aucun code, directement à partir de l’interface utilisateur de l’application.
La voie à suivre
Lors du décommissionnement des systèmes legacy, les organisations doivent prendre en compte plusieurs questions d’ordre commercial et politique –
- Quels sont les systèmes legacy à décommissionner en priorité, et quels sont ceux qui peuvent l’être ultérieurement ?
- Pour les systèmes dont le déclassement est prioritaire, quelles sont les données qu’il est essentiel de conserver ?
- Quelles sont les tâches que les utilisateurs professionnels doivent accomplir aujourd’hui et après le déclassement ?
- Quels sont les niveaux d’autorisation de chaque utilisateur ?
- Comment votre nouvelle application sera-t-elle intégrée dans votre paysage informatique et respectera-t-elle les politiques de sécurité de votre entreprise ?
N’oubliez pas que le décommissionnement des systèmes legacy n’est pas seulement une tâche technique, mais une démarche stratégique visant à adopter les nouvelles technologies et à assurer la pérennité de votre paysage informatique. Les entreprises qui retardent ou omettent des travaux par souci de rapidité s’exposent à une dette technique qui entraînera des coûts et des conséquences plus élevés à long terme.
TJC Group | Votre destination unique pour la gestion des données
De l’archivage des données à la préparation de vos données pour la migration et au démantèlement qu’il s’agisse de systèmes SAP ou non SAP, TJC Group est votre partenaire privilégié pour répondre à toutes les exigences en matière de gestion des données. Pour le décommissionnement des systèmes legacy, nous vous proposons notre application cloud – Enterprise Legacy System Application ou ELSA.
Le décommissionnement de votre paysage de systèmes legacy est non seulement nécessaire en raison des aspects de conformité, mais peut également constituer une économie de coûts majeure tout en préparant le passage à SAP® S/4HANA. Il est construit sur le siteSAP Business Technology Platform (BTP), fonctionnant dans le nuage, sur site, ou avec n’importe quel hyperscaler.
Avec ELSA, vous pouvez vous assurer que toutes les informations legacy sont stockées en toute sécurité tout en étant facilement ré-accessibles avant et après la migration vers les nouveaux systèmes ERP ou S/4HANA. ELSA permet non seulement d’accéder à toutes les données extraites, mais aussi de supprimer les dépenses liées à la conservation des systèmes legacy. Intéressant, n’est-ce pas ?
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