Auteur : Priyasha Purkayastha, Responsable du Contenu Global, TJC Group | Co-auteur : Thierry Julien, PDG, TJC Group
Des recherches indiquent que 74 % des organisations dépendent encore des systèmes legacy SAP pour leurs opérations commerciales. Les organisations renoncent souvent à l’idée de décommissionner les systèmes legacy, pensant que c’est coûteux. Mais à vrai dire, il s’agit simplement d’une dépense ponctuelle qui génère des retours sur investissement significatifs dans un avenir proche. Cependant, le décommissionnement, s’il n’est pas effectué correctement, peut s’avérer chronophage, entraînant des dépenses indésirables. C’est pourquoi suivre les meilleures pratiques pour le décommissionnement des systèmes legacy SAP est essentiel. Voyons ce qu’elles sont et comment TJC Group vient à votre aide.
Table des matières
- Introduction
- Un aperçu du décommissionnement des systèmes legacy
- Meilleures pratiques pour le décommissionnement des systèmes legacy SAP et non-SAP
- Planification stratégique du projet
- Choisir l’architecture selon votre environnement informatique
- Extraction soigneuse des données du système legacy
- Téléchargement des données extraites
- Anticipation des besoins des utilisateurs
- Préparation à l’atténuation et à la gestion des obstacles
- Assurer la conformité et les exigences légales
- ELSA par TJC Group : votre solution incontournable pour la mise hors service des systèmes legacy
- Collaboration avec le groupe TJC pour le démantèlement des systèmes existants
Introduction
Le paysage informatique, au cours des dernières années, a progressé à pas de géant – maintenant avec l’IA et l’automatisation soutenant les innovations, l’avenir semble encore plus avancé technologiquement. Pour les organisations, cela signifie que leurs systèmes d’entreprise doivent être remplacés ou migrés vers un nouveau système selon les besoins. Un exemple classique de cela serait le récent passage aux systèmes SAP S/4HANA à partir des systèmes SAP ECC existants.
Vous voyez, auparavant, les anciens systèmes qui fonctionnaient sur des ordinateurs centraux étaient perdus après le retrait du matériel. Ensuite, on a commencé à conserver les systèmes obsolètes dans des centres de données ou à les migrer vers des machines virtuelles (VM). Cependant, dans le paysage numérique vulnérable et technologique d’aujourd’hui, ces solutions ne servent pas de mesures adéquates. Premièrement, perdre des données à cette ère de l’IA n’est pas une option, et deuxièmement, conserver d’anciens systèmes peut s’avérer financièrement difficile. Par conséquent, la voie stratégique à suivre est de décommissionner vos systèmes legacy.
Un aperçu du décommissionnement des systèmes legacy
Le décommissionnement des systèmes legacy peut être défini comme un processus planifié, soigneusement gouverné et opérationnellement irréversible de sauvegarde des informations tout en retirant les systèmes ou actifs obsolètes relatifs aux systèmes d’information. Il comprend les magasins de données, le matériel, les codes, le cloud, les intergiciels, ainsi que les intégrations, inclus de tous les environnements d’exécution et sauvegardes. Décommissionner ces systèmes obsolètes aide à garantir qu’ils ne sont plus opérationnellement accessibles tout en éliminant simultanément les coûts associés aux licences, au matériel, à la maintenance et aux intégrations. Cependant, gardez à l’esprit que ces éliminations sont effectuées conformément aux politiques d’entreprise, aux contrats des fournisseurs et aux réglementations environnementales et de confidentialité. De plus, le processus comprend également des procédures d’effacement sécurisé qui aident à éliminer le coût, l’exposition à la sécurité et le fardeau des dettes techniques.
Par conséquent, gardez à l’esprit que le décommissionnement des systèmes SAP ou non-SAP n’est pas un projet de migration. Il s’agit plutôt d’un processus qui aide à assurer une gestion du cycle de vie informatique beaucoup plus rationalisée, permettant aux organisations de rester à jour avec leurs besoins technologiques.
Cliquez sur la bannière ci-dessous pour en savoir plus sur le décommissionnement des systèmes legacy SAP :
Meilleures pratiques pour le décommissionnement des systèmes legacy SAP et non-SAP
Bien que le décommissionnement soit véritablement une démarche stratégique, il y a plusieurs facteurs que les organisations doivent prendre en compte avant de commencer le processus. Ainsi, que vous ayez un système non-SAP ou un système SAP, vous devez suivre des
Planification stratégique du projet
La première chose à faire avant de commencer tout projet est de le planifier stratégiquement. Vous devez développer une planification solide tout en assurant la transparence au sein de vos départements clés. Décommissionner un système obsolète nécessite une communication avec plusieurs départements et avoir un plan détaillé et complet est utile. Cela dit, lors de la planification de votre projet de décommissionnement de système legacy, posez-vous les questions suivantes :
- Dois-je décommissionner pendant la migration vers un nouveau système ou après que la migration a eu lieu ?
- Quel est le périmètre du système legacy pour les données, documents, rapports, documentation et extraits fiscaux ? Définissez les exigences de rétention lorsque possible.
- Qui aura accès aux données (utilisateurs, auditeurs) ?
- Dois-je appliquer la suppression des données personnelles sur les données legacy au fil du temps ?
- Comment assurer la sécurité des données et la conformité réglementaire à l’avenir ?
Ayez une discussion approfondie avec votre équipe sur le projet et évaluez soigneusement chaque détail, car le décommissionnement aura des implications significatives non seulement au niveau organisationnel mais aussi en termes d’impact financier.
Choisir l’architecture selon votre environnement informatique
Possiblement l’une des meilleures pratiques pour le décommissionnement des systèmes legacy SAP (ou non-SAP), vous devez choisir une architecture selon votre paysage informatique.
Ne vous y trompez pas, nous ne discutons pas du processus de migration, disons, d’ECC vers S/4HANA. Nous discutons de la nouvelle architecture pour stocker et accéder aux informations du système ECC.
Vous voyez, un projet de décommissionnement consiste en plusieurs aspects comme la réarchitecture, la reconstruction et le remplacement de votre ancienne infrastructure informatique, conduisant à de meilleures capacités plus avancées. Il est essentiel d’analyser soigneusement l’architecture avant de l’implémenter dans votre infrastructure informatique. Choisissez une architecture qui s’intègre bien dans votre environnement cible ou existant. Cela aide à éviter des efforts supplémentaires pendant le projet ainsi qu’après pour la maintenance. De plus, cartographiez-la en fonction de la technologie, de la fonctionnalité, des facteurs de coût et de risque, en pesant toutes les options pour identifier le processus qui nécessite des efforts minimaux mais offre des résultats maximaux.
Extraction soigneuse des données du système legacy
L’extraction des données est cruciale pour le décommissionnement des systèmes SAP et non-SAP. Pour expliquer l’extraction de données – c’est un processus de collecte et de récupération d’une gamme de données diverses provenant de systèmes obsolètes programmés pour le décommissionnement. C’est crucial car cela aide à consolider, traiter et auditer les données qui doivent être stockées dans un emplacement centralisé. Gardez également à l’esprit que l’emplacement centralisé où les données extraites seront stockées peut varier entre sur site, basé sur le cloud, ou même un hybride des deux.
N’oubliez pas, une fois les données extraites, vérifiez essentiellement l’exactitude des données. Préparez un rapport d’audit qui aidera à garantir l’exhaustivité ainsi que l’intégrité des données extraites. Cela garantira en outre l’exactitude des données entre les fichiers extraits et la source. Cela dit, le rapport d’audit aidera également à démontrer que l’ensemble de données prévu pour l’extraction a effectivement été extrait tout en restant inchangé, se qualifiant ainsi comme archives fiscales.
Téléchargement des données extraites
Le téléchargement des données extraites dans un système de stockage (veuillez garder à l’esprit que nous ne discutons pas d’un système de gestion des enregistrements ici, car nous devons stocker les données, les documents et les rapports tous ensemble), que ce soit dans le cloud, hybride ou sur site, est une stratégie importante pour le décommissionnement des systèmes legacy. Cela inclut le stockage de données ou d’applications d’un système sur site vers le cloud, le transfert de données au sein et entre les environnements cloud, et ainsi de suite. Notamment, la plupart des organisations devraient fonctionner entièrement sur le cloud dans les prochaines années – grâce à la croissance rapide de la migration et du stockage dans le cloud.
Anticipation des besoins des utilisateurs
L’une des meilleures pratiques pour le décommissionnement des systèmes legacy SAP ou non-SAP est d’anticiper les besoins des utilisateurs. Les entreprises peuvent avoir de nouvelles exigences une fois que les systèmes obsolètes sont retirés. Une stratégie intelligente ici est de définir la portée de l’extraction des données pertinentes, des pièces jointes, des documents, ou même des rapports, tout en déployant le projet. Cela aidera non seulement à rationaliser le décommissionnement mais aussi à limiter toute exigence personnalisée sans précédent. De plus, cela peut économiser tous les coûts supplémentaires qui peuvent survenir avec des exigences inattendues.
Cependant, vous devez garder à l’esprit qu’en pratique, anticiper les besoins des utilisateurs devient, plus souvent qu’autrement, fastidieux. Conserver toutes les données et être prêt à définir l’accès des utilisateurs à une date ultérieure est généralement la façon la moins coûteuse et la plus efficace dans de telles situations.
Regardez notre webinaire sur la façon dont GenAI aide à stimuler la transformation S/4HANA avec le décommissionnement.
Préparation à l’atténuation et à la gestion des obstacles
Assurer l’intégrité des données, la conformité réglementaire et la continuité des activités forme une partie importante de la gestion et de l’atténuation des risques. Que vous optiez pour le décommissionnement des systèmes SAP ou un décommissionnement non-SAP, se préparer à atténuer les risques potentiels est essentiel. L’un des principaux risques qui préoccupent souvent les organisations est la perte de données critiques pendant le processus de décommissionnement. Cependant, avec des extraits de données complets, y compris, mais sans s’y limiter, les sauvegardes, vous pouvez respirer un peu plus facilement. De plus, la mise en œuvre d’outils de validation des données et d’archivage incrémentiel pour réduire les erreurs pendant la migration des données est également utile. Les données perdues ou corrompues ne peuvent plus être extraites une fois le décommissionnement terminé. À ce stade, les données perdues ou corrompues dans le système legacy, une fois identifiées, ne peuvent être que documentées pour référence. C’est pourquoi les solutions de TJC Group incluent des rapports d’audit automatiques qui peuvent être utilisés au moment du décommissionnement, ou après le projet de décommissionnement.
Assurer la conformité et les exigences légales
Le non-respect des exigences légales et réglementaires pendant et après le processus de mise hors service des systèmes legacy peut entraîner des pénalités. La meilleure solution consiste à élaborer des politiques de conservation des données qui soient alignées sur des réglementations telles que le RGPD, SOX, HIPAA, etc. De plus, mettez en œuvre SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) qui permettra l’automatisation de la gestion de la conformité, le maintien des pistes d’audit, la génération de rapports automatisés et la collaboration avec les équipes juridiques et de conformité.
La mise hors service est un processus encore assez récent du XXIest siècle, et les réglementations sur la confidentialité des données n’étaient que marginales jusqu’en 2018, de sorte que le service informatique peut ne pas être entièrement familiarisé avec ce processus. En fait, parfois, la mise hors service peut être confondue avec l’installation d’un système de gestion des enregistrements ou une sorte d’archive fiscale à configuration limitée.
ELSA par TJC Group : votre solution incontournable pour la mise hors service des systèmes legacy
Même avec les meilleures pratiques pour la mise hors service des systèmes legacy SAP ou la mise hors service des systèmes non-SAP, le processus peut toujours être fastidieux. L’Enterprise Legacy System Application ou ELSA de TJC Group est là pour simplifier le processus tandis que les organisations peuvent tirer parti de ses avantages de pointe. L’architecture d’ELSA aide à trouver un équilibre entre les capacités avancées et les applications pratiques et réelles. Les organisations, en fonction de leurs besoins en infrastructure, peuvent déployer ELSA avec des données ainsi que des bases de données hébergées dans le cloud ou sur site. De plus, la solution de mise hors service de TJC Group, ELSA, comprend une destruction de données facile à mettre en œuvre (y compris la destruction massive) au besoin.
Notre Enterprise Legacy System Application prend en charge la mise hors service des systèmes legacy SAP et non-SAP, éliminant ainsi le besoin et les complexités de la gestion des données à travers de multiples sources.
Voici comment ELSA aide à mettre en œuvre les stratégies clés de mise hors service :
Automatise le processus
Alors que le monde évolue vers des solutions plus intelligentes et plus automatisées, l’adoption d’outils alimentés par l’automatisation des processus, l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique (AA) devient stratégiquement importante pour les organisations.
ELSA de TJC Group est conçue avec des fonctionnalités d’automatisation intégrées qui rationalisent considérablement les projets de mise hors service. Par exemple, les principales tables commerciales et de personnalisation sont automatiquement identifiées et suggérées pour être importées dans la base de données. Au démarrage du système, des centaines de transactions génériques sont préconfigurées en fonction des tables SAP dans votre environnement, y compris celles personnalisées. De plus, le suivi des clés de hachage et de la lignée des données est effectué, stocké et consulté automatiquement de manière transparente. De plus, ELSA est livrée avec la possibilité d’utiliser des outils basés sur l’IA qui classent et catégorisent intelligemment les données, réduisant ainsi les efforts manuels et améliorant la précision.
Flexible selon les exigences du client
Comme mentionné ci-dessus, le choix de la bonne architecture permet de simplifier le processus de mise hors service des systèmes SAP et non-SAP. Cependant, il est également important d’être flexible avec les solutions, quelle que soit l’architecture. En fait, au sein de TJC Group, nous parlons de processus « ELSA à ELSE », c’est-à-dire de la flexibilité de passer d’ELSA à autre chose, au besoin de l’organisation. Ceci est également appelé chemin de sortie ; cependant, lors de la sélection d’une telle option, il est important de garder à l’esprit que les données des systèmes obsolètes ne sont pas des « données mortes ».
Seulement deux exemples : la suppression de données qui a été appliquée doit être comprise dans l’application future et les données qui ont été consultées par les utilisateurs et extraites par les auditeurs doivent également être disponibles lors de la mise hors service. En fait, ces données legacy peuvent être consultées et la lignée/traçabilité peut être appliquée, tout en étant expurgées ou supprimées de temps à autre pour la confidentialité des données. Notre processus ELSA fournit aux organisations un extrait original tout en permettant l’évolution avec des données conservées en tant que legacy.
Conformité aux réglementations sur la protection des données
La solution de mise hors service des systèmes legacy basée sur le cloud de TJC Group, ELSA, est conçue avec la conformité à la confidentialité des données au cœur. Lors de la mise hors service des systèmes legacy, la plateforme doit être une archive fiscale native ou produire deux ensembles de données distincts. Ces ensembles de données peuvent être :
- un à des fins fiscales
- un autre pour un usage commercial
TJC Group simplifie cela en fournissant un seul extrait qui répond à toutes les exigences. ELSA peut agir comme une archive intermédiaire ou définitive, connectée de manière transparente au système ERP en direct.
Les systèmes en direct doivent respecter les réglementations telles que le RGPD, la Loi 25, SOX, HIPAA et autres. Bien que SAP aborde ce problème par le biais de SAP Information Lifecycle Management (ILM) avec la gestion de la conservation, qui prend en charge la suppression massive de données basée sur des politiques définies, cela seul est insuffisant. Cependant, une fois qu’un système est mis hors service, ses processus ne sont plus mis à jour, ce qui rend ces règles de conservation inefficaces (par exemple, une livraison n’enregistrera jamais un paiement dans un système legacy). La plupart des solutions sur le marché se contentent de s’appuyer sur les règles de conservation existantes, ce qui ne fonctionne pas car les processus métier sont laissés inachevés. ELSA complète SAP ILM en permettant la destruction de données standard et chirurgicale. Notre objectif est la précision, en veillant à ce que seules les données personnelles soient supprimées tout en préservant les informations critiques : plus facile à réaliser, plus de données commerciales disponibles pour la création d’agents d’IA.
Extraction complète des données
L’une des meilleures pratiques pour le décommissionnement de systèmes SAP legacy ou de systèmes non-SAP est l’extraction de données/documents/rapports. Avec ELSA de TJC Group, nous garantissons une extraction à 100 % des tables de données non vides accessibles, des documents et autres pièces jointes du système programmé pour être décommissionné. Ici, les entreprises doivent décider de ce qu’elles souhaitent voir une fois le système retiré – une sortie de rapport standard ou une sortie de rapport personnalisée. Une extraction complète ou à 100 %, classiquement, signifie que les données et documents sont disponibles selon les besoins comme pour les audits, la conformité et des situations similaires.
Collaboration avec le groupe TJC pour le démantèlement des systèmes existants
Retirer les systèmes obsolètes est une démarche stratégique qui aligne votre organisation avec les pratiques modernes de gestion des données. Mais soyons réalistes – le décommissionnement de systèmes legacy est parfois complexe, gourmand en ressources et souvent pris dans la toile des défis de conformité. C’est là qu’un accompagnement expert peut faire toute la différence ; l’accompagnement est important dans tout processus non réversible, car il n’y a pas de retour en arrière.
Chez TJC Group, nous prenons cette complexité et la transformons en clarté. Avec nos méthodologies éprouvées et nos outils de pointe, dire au revoir aux systèmes obsolètes devient non seulement gérable, mais transformateur. Nous apportons les éléments suivants –
Expertise SAP complète
Outre la mise en œuvre des meilleures pratiques pour le décommissionnement de systèmes SAP legacy (ou non-SAP), nous apportons une connaissance approfondie de SAP et au-delà, nous spécialisant dans :
- Archivage des données SAP
- Gestion de la rétention et de l’entrepôt SAP ILM
- Solutions fiscales et technologiques adaptées aux besoins de votre entreprise
Par conséquent, nous aidons à combler le fossé entre les équipes techniques et les parties prenantes, garantissant l’alignement à travers l’organisation.
Technologie de pointe
Avec plus de 40 % de notre effectif dédié à la R&D, nous améliorons continuellement nos outils pour fournir des solutions sécurisées, efficaces et évolutives. Chez TJC Group, nous croyons et favorisons l’innovation, alignée avec le monde automatisé et expert en IA d’aujourd’hui.
Intégration transparente avec ELSA
Notre application basée sur le cloud, l’Enterprise Legacy System Application (ELSA), est construite sur SAP BTP et conçue pour automatiser le processus de décommissionnement. Notre équipe s’assure de simplifier le processus et offre des capacités d’intégration inégalées, personnalisées selon les exigences uniques de nos clients.
Experts en la matière
Nos équipes spécialisées en décommissionnement de systèmes legacy, archivage de données et ILM apportent une connaissance approfondie du domaine à chaque projet. Nous vous aidons à rester en avance sur l’évolution des réglementations, à minimiser les risques de conformité et à assurer une livraison de projet fluide du début à la fin.
Associez-vous à nous pour un parcours de décommissionnement de systèmes SAP et non-SAP rationalisé qui offre des gains mesurables et un impact à long terme.
