Wie die automatisierte Archivierung von SAP ECC S/4HANA-Kosten in Millionenhöhe einspart

13-09-2021 | 4 Minute gelesen | Datenmanagement S/4HANA-Migration, SAP-Datenarchivierung

Seit Beginn der Covid-Pandemie im Jahr 2020 ist die Handelswelt in zwei Hauptlager gespalten. Es gibt die glücklichen Unternehmen, die enorm von den Lockdowns profitiert haben, weil sich ihre Geschäftsmodelle entweder schnell angepasst haben oder weil sie die erforderlichen Remote-Lieferoptionen sofort erfüllen konnten. Und dann gibt es die weniger Glücklichen – diese Unternehmen stehen jetzt möglicherweise vor einer schwierigen Reise, um die Ressourcen zu finden, die erforderlich sind, um digitale Transformationsprogramme fortzusetzen und ihr Gewinnniveau wiederzuerlangen. Ungeachtet der finanziellen Auswirkungen von Covid ist vielen Unternehmen gemeinsam, dass sie SAP verwenden und den unvermeidlichen Übergang zu S/4 HANA bewältigen müssen.

SAP ist aus gutem Grund eine der drei führenden ERP-Lösungen weltweit. Es ist eine unglaublich leistungsstarke Cloud-Anwendungsplattform, aber für die Millionen von Unternehmen da draußen, die derzeit SAP ausführen, tickt die Uhr. Sie haben bis 2027 Zeit, um ihre Migration auf S/4 HANA abzuschließen. Um Probleme beim Zugriff auf die benötigten IT-Ressourcen zu vermeiden, wird empfohlen, diesen Prozess bis spätestens 2025 zu beginnen – warten Sie nicht bis zur letzten Minute.

Tatsächlich hat SAP bestätigt, dass sie den gesamten Support für SAP ECC bis 2027 einstellen werden. Überlegen Sie sich daher unbedingt, ob Ihr Unternehmen SAP auch in Zukunft weiter nutzen möchte, und beginnen Sie gegebenenfalls mit der Planung der Implementierung, bevor SAP den Support beendet.

Langfristiges Datenmanagement innerhalb von ERP-Systemen ist die dringendste Herausforderung für Unternehmen, die auf S/4 Hana migrieren möchten, um sie in den Griff zu bekommen. Dies gilt für alle Unternehmen, ist aber besonders relevant, wenn Sie aufgrund der Covid-Pandemie mit finanziellen Engpässen konfrontiert sind. In diesem Artikel wird erläutert, warum Sie über Ihre Datenmengen und die verschiedenen Datenverwaltungsstrategien nachdenken müssen, die Ihre endgültigen Migrationsentscheidungen beeinflussen werden. Eine rechtzeitige Datenverwaltung und die frühzeitige Investition in eine automatisierte Archivierungslösung rationalisieren den Migrationsprozess und verwalten auch langfristige datenbezogene Kosten und Risiken.

Globale Geschäftsorganisationen, die in Branchen mit hohem Transaktionsvolumen tätig sind, erzeugen riesige Datenmengen und die Wachstumsraten nehmen exponentiell zu. In den letzten 5 Jahren wurden mehr Daten erstellt als in der gesamten Menschheitsgeschichte, und die Ebenen vervielfachen sich weiter. Wenn man die Uhr um 15 Jahre zurückdreht, wer hätte gedacht, dass Daten heute zu einem solchen strategischen Vermögenswert für Unternehmen werden würden? Und so sehr es ein Vermögenswert ist, so sehr ist es auch eine Belastung. Der Umgang mit dieser Datenexplosion und ihren Folgen in Bezug auf die zu ihrer Verwaltung und Eindämmung erforderlichen Ressourcen ist eine der dringendsten Herausforderungen für die IT.

Für SAP-Benutzer ist die Datenverwaltung ein Problem, da sie sich auf die Leistung von SAP-Systemen auswirkt, was wiederum die Gesamtbetriebskosten (TCO) erhöht. Diejenigen Benutzer, die überlegen, wie sie das Ende des Lebenszyklus für ECC verwalten und ob sie den Sprung zu S/4 Hana wagen sollen, sollten sich darüber im Klaren sein, dass die Kosten für Hana-Speicher in absehbarer Zeit nicht sinken werden. IT-Teams stehen vor einem doppelten Schlag – den erheblichen Kosten für Hana-Speicher, gepaart mit der Herausforderung einer exponentiell wachsenden Datenbank.

Organisationen, die eine Migration zu S/4 Hana planen, können die Kosten und den Zeitaufwand für ihre Migration minimieren, indem sie veraltete Daten entfernen, die archiviert oder gelöscht werden können, wenn Aufbewahrungsrichtlinien angewendet werden. S/4Hana und Hana-Speicher werden Unternehmen unübertroffene Geschäftsvorteile bringen, aber es ist wichtig, von Anfang an eine geeignete Datenverwaltungsstrategie zu planen, um die Gesamtbetriebskosten zu senken und gleichzeitig die Datenkonformität zu gewährleisten.

Eine automatisierte Datenarchivierungsstrategie ist eine der effektivsten Möglichkeiten, die langfristigen Betriebskosten einer Migration auf S/4 Hana zu verwalten. Das spart Zeit und Geld und mindert auch das Risiko von Compliance-Verstößen. Obwohl dies kein Zauberstab ist, werden finanzielle Vorteile durch Einsparungen bei Speicherkosten, Wartung und Softwarelizenzierung erzielt. Bis jetzt haben Sie vielleicht nie die Notwendigkeit gesehen, Daten zu archivieren, und Sie sind vielleicht der Ansicht, dass die Organisation den Zugriff erhalten muss. Anders gesagt, die Planung einer Migration zu S/4 Hana ist der perfekte Zeitpunkt, um zu überdenken, warum Sie all diese Daten aufbewahren, und die Vorteile der Archivierung dessen in Betracht zu ziehen, was das Ende seiner Lebensdauer erreicht hat.

Abgesehen von den Kostenvorteilen ist die Archivierung auch eine nützliche Sicherheitsstrategie, denn wenn Sie archivieren, sichern Sie Ihre Daten. Es ist gegen Zeit gesperrt und kann nicht von anderen Anwendungen aufgerufen werden. Dies bedeutet, dass es eine hochsichere Möglichkeit ist, die Anforderungen für die langfristige Datenaufbewahrung aus Gründen der Audit-Compliance zu verwalten. Archivierte Daten sind sicher, können nicht gehackt werden und werden automatisch nur so lange aufbewahrt, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.

Durch die Archivierung von Daten, die nicht mehr verwendet werden, wird auch das Datenvolumen, das für den Wechsel zu SAP S/4HANA benötigt wird, erheblich reduziert. Dies bedeutet eine Reduzierung des Umfangs, der Komplexität und der Gesamtkosten des gesamten Migrationsprojekts sowie Einsparungen bei Hardware- und Softwarelizenzkosten.

Zwei der bekanntesten britischen Marken – ein Einzelhandelsunternehmen und ein Telekommunikationsanbieter – taten genau dies. Beide sahen erhebliche Kosten- und Zeiteinsparungen durch die Datenarchivierung, um die Datenbankgröße vor ihrer Migration von ECC zu S/4 Hana zu reduzieren.

In einem der Fälle war es möglich, die Größe der Datenbank um 50 % zu reduzieren, was einer sofortigen Kosteneinsparung von 115.000 £ entsprach . Über mehrere Jahre im Besitz von S/4 Hana wird diese Einsparung auf weit über 5 Mio. £ steigen.

In beiden Beispielen war die Verbesserung der aktuellen ECC-Umgebung durch den Einsatz automatisierter SAP-Archivierungstools zur Reduzierung des Datenvolumens der erste Schritt jedes Unternehmens in Richtung eines reibungslosen Übergangs zu S/4 Hana. Der Archivierungspfad kann gegebenenfalls auch einen Übergang zu HEC beinhalten. Die Vorbereitung auf die eventuelle S/4 Hana-Migration mit Archivierung reduziert auch die Sicherungs- oder Wiederherstellungszeiten und da weniger Daten in der Datenbank vorhanden sind, verkürzt sich auch die Gesamtzeit für die endgültige Migration.

Wie einer dieser Kunden TJC nach Abschluss seines Datenarchivierungsprojekts mitteilte, „Die Automatisierung war der große Gewinn. Der Versuch, die Datenarchivierung ohne das durchzuführen, ist wie der Versuch, jemanden in ein Hamsterrad zu stecken – harte Arbeit. Die Automatisierung des Prozesses hat es so viel einfacher gemacht, und wenn es einmal eingerichtet ist und läuft, ist es auf unbestimmte Zeit da“.

Die Unterstützung für ECC endet 2027, aber seien Sie nicht versucht, bis zur letzten Minute zu warten, um mit einem Archivierungsprojekt zu beginnen. Früher als später zu beginnen bedeutet, dass Sie die Kosteneinsparungen einfach schneller realisieren können. Und sobald der Übergang zu SAP S/4HANA abgeschlossen ist, können diese Einsparungen noch weiter gesteigert werden, indem verbleibende SAP- und Nicht-SAP-Anwendungen stillgelegt werden. Dadurch vereinfachen Sie Ihre gesamte Systemlandschaft und reduzieren langfristig die Administrations- und Wartungskosten.

Sie sind sich nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? Sprich mit TJC. Wir helfen Ihnen, Ihre SAP-Migration vor Ablauf der Frist 2027 zu planen und eine automatisierte Datenarchivierungsstrategie zu entwickeln, um Ihre ERP-Kostensenkungsziele zu erreichen.