Unternehmen wissen sehr wohl, wie wichtig die Archivierung ist. Allerdings ist es wichtig, die verschiedenen Arten der Archivierung zu kennen. In diesem Blog werden wir die wichtigsten Unterschiede zwischen der SAP-Datenarchivierung, der Dokumentenarchivierung und der fiskalischen Archivierung erläutern, ihre Hauptmerkmale beschreiben und aufzeigen, wie sie zu einer effektiven Datenverwaltungsstrategie beitragen. Lesen Sie weiter, um wertvolle Einblicke zu erhalten.
Inhaltsübersicht
Einführung
Mit dem Wachstum und der Skalierung von Unternehmen entstehen große Datenmengen für den täglichen Betrieb. Im Laufe der Zeit werden diese ständig wachsenden Daten jedoch zu einem Problem, da sie Ihr primäres System stärker belasten, was zu einer geringeren Leistung und steigenden Wartungskosten führt. Genau an dieser Stelle kommt die Archivierung ins Spiel. Dieser effektive Prozess hilft Unternehmen nicht nur, die effiziente Nutzung der Datenbank in der IT-Landschaft sicherzustellen, sondern ermöglicht auch erhebliche Kosteneinsparungen.
Tatsächlich handelt es sich bei diesem Prozess nicht nur um eine vertikale Analyse Ihrer Datenbank, sondern um einen umfassenden Überblick über die gesamte Systemlandschaft, der es Ihnen ermöglicht zu verstehen, welche Daten für Audit- und Compliance-Zwecke kritisch sind. In diesem Zusammenhang müssen Sie verschiedene Elemente des Archivierungsprozesses berücksichtigen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie sich die SAP-Datenarchivierung von der Dokumenten- und Fiskalarchivierung unterscheidet und wie diese Arten von Archivierung Unternehmen dabei helfen, ihre Daten entsprechend ihrer Eigenschaften effektiv zu kategorisieren. Lesen Sie weiter, um mehr über dieses Thema zu erfahren.
Die verschiedenen Arten der Archivierung verstehen
Viele Menschen verwechseln oft die Begriffe Datenarchivierung und Dokumentenarchivierung und denken, dass beides dasselbe ist. In Wirklichkeit unterscheiden sich beide jedoch erheblich voneinander. Darüber hinaus gibt es noch eine weitere Art der Archivierung: die steuerliche Archivierung. Lassen Sie uns herausfinden, wie sich diese beiden Arten voneinander unterscheiden:
Datenarchivierung
Diese Art der Archivierung ist vielleicht eine der am einfachsten zu verstehenden, aber sie ist dennoch eine wichtige Komponente des SAP-Datenarchivierungsprozesses. Bei der Datenarchivierung geht es darum, die Daten Ihrer abgeschlossenen Geschäftsvorgänge aus dem Live-System in einen Nearline- oder Offline-Speicher zu verschieben. Das Wichtigste bei der Datenarchivierung sind ein fester Prozess und eine Strategie, um manuelle Fehler zu vermeiden und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsvorschriften zu gewährleisten. Auch wenn sich dieser Prozess einfach anhört, kann er ohne entsprechendes Fachwissen oder Expertise komplex werden. Deshalb ist es sehr ratsam, die Hilfe eines Experten in Anspruch zu nehmen.
Was sind die Vorteile der Datenarchivierung?
Jetzt, wo Sie wissen, was Datenarchivierung ist, sollten Sie verstehen, welche Vorteile sie Unternehmen bieten kann:
Kostenreduzierung: Die Archivierung hilft, das Wachstum des Datenvolumens zu kontrollieren und die Kosten für die Speicherung großer Mengen unerwünschter Daten zu senken.
Datenschutz: Mit der SAP-Datenarchivierung können Sie die Einhaltung von Datenschutzgesetzen, steuerlichen und auditbezogenen Anforderungen sicherstellen, indem Sie personenbezogene Daten in einem vorgeschriebenen Format aufbewahren oder löschen.
Nahtlose Migration zu S/4HANA: Durch die Archivierung der historischen Daten aus Ihrem Hauptsystem hilft die Datenarchivierung bei der Migration mit nur relevanten Datenmengen zu S/4HANA.
Weniger Zeit für die Migration: Dies ist ganz einfach zu verstehen: Je mehr Daten Sie haben, desto mehr Zeit wird die Migration in Anspruch nehmen, was durch die Archivierung leicht vermieden werden kann.
Steigert die Systemleistung: Wenn sich weniger Daten in Ihrem Hauptsystem befinden, wirkt sich dies positiv auf Ihre Systemleistung, die Backup-Zeiten und die Benutzerfreundlichkeit aus.
Nachhaltigkeit: Mit der SAP-Datenarchivierung können Sie den Verbrauch von überschüssiger Energie erheblich reduzieren und so einen Beitrag zu den Nachhaltigkeitszielen Ihres Unternehmens leisten.
Archivierung von Dokumenten
Der einfachste Weg, zwischen Dokumentenarchivierung und Datenarchivierung zu unterscheiden, hängt von der Art der Daten ab, die Sie archivieren. Die Dokumentenarchivierung wird mit unstrukturierten Daten in Verbindung gebracht, wie z.B. Verkaufsrechnungen, Word-Dokumente, PDFs usw. Interessanterweise erfolgt die Archivierung von Dokumenten in Echtzeit und kann auf jedem Content Server gespeichert werden. Achten Sie nur darauf, dass der Link vom Content-Server und zu Ihrem SAP-System aktiv bleibt, damit Sie auf diese Dateien zugreifen können.
Steuerliche Archivierung
Die letzte Art der Archivierung ist die fiskalische Archivierung. Einfach ausgedrückt, bezieht sich die fiskalische Archivierung auf den regelmäßigen Prozess des Einfrierens Ihrer Daten. Das Einfrieren der Daten bedeutet, dass Sie den Zustand Ihrer Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt durch Archivierung beibehalten. Auf diese Weise können Unternehmen die Qualität ihres Prüfungsberichts sicherstellen, der auf konsistenten Originaldaten basiert. Normalerweise ziehen es die Steuer- und Wirtschaftsprüfungsteams vor, nicht mit Live-Daten zu arbeiten, insbesondere bei der Erstellung von Prüfungsberichten.
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Wie kann die TJC Group bei der Datenarchivierung helfen?
Obwohl die Datenarchivierung eine der effektivsten Möglichkeiten ist, Ihren Datenverwaltungsprozess voranzutreiben, kann der gesamte Prozess ein wenig komplex und zeitaufwändig sein. Mit einem Experten an Ihrer Seite wird der Prozess der SAP-Datenarchivierung jedoch wesentlich reibungsloser verlaufen.
Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung hat die TJC Group zahlreichen Kunden bei ihren Archivierungsprojekten geholfen. Von der Bewertung Ihres Datenvolumens bis hin zur Archivierung und Verwaltung hilft Ihnen unser Fachwissen nicht nur dabei, wünschenswerte Ergebnisse zu erzielen, sondern auch unerwünschte Diskrepanzen und Hindernisse effektiv zu überwinden. Darüber hinaus können wir Ihnen mit unserem Wissen über rechtliche und regulatorische Anforderungen, Datenschutzbedürfnisse, geschäftliche Anforderungen und technische Aspekte bei der Implementierung und Durchführung eines erfolgreichen Datenarchivierungsprojekts helfen.
Häufig gestellte Fragen
Q1. Was ist Datenarchivierung?
Answer:
Die SAP-Datenarchivierung ist ein systematischer und sicherer Prozess, der die langfristige Speicherung und Aufbewahrung von Daten ermöglicht. Dieser Prozess bietet Unternehmen einen Ort zur Speicherung kritischer Daten, die für zukünftige Anforderungen im Zusammenhang mit Audits verwendet werden können. Das Interessante an der Datenarchivierung ist, dass Benutzer nach der Archivierung der Daten auch auf diese zugreifen können, ohne deren Integrität zu beeinträchtigen.
Q2. Welche Vorteile können Unternehmen durch die Archivierung historischer Daten erwarten?
Answer:
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die Unternehmen durch Datenarchivierung nutzen können:
- Kosteneinsparungen: Unternehmen können ihr Datenwachstum kontrollieren und die Kosten für die Speicherung großer Mengen selten genutzter Daten reduzieren.
- Compliance: Durch die Archivierung können Unternehmen die Einhaltung von Datenschutzgesetzen sicherstellen, indem sie personenbezogene Daten aufbewahren oder löschen.
- Nahtlose Migration: Mit Hilfe der SAP-Datenarchivierung können Sie erfolgreich auf das neue System umsteigen, sobald Ihre historischen Daten an einem separaten Speicherort archiviert sind.
- Verbesserte Systemleistung: Sobald die inaktiven Daten in ein anderes Repository verschoben wurden, können Sie wertvollen Speicherplatz in Ihrer Datenbank freigeben und die Belastung durch überschüssige Daten reduzieren, wodurch die Gesamtleistung des Systems verbessert wird.
Q3. Gibt es bewährte Verfahren für die Archivierung von SAP-Daten?
Answer:
Die besten Vorgehensweisen für einen effektiven Datenarchivierungsprozess sind:
- Die Treiber verstehen: Bewerten Sie die genauen Anforderungen oder Treiber für Ihr Datenarchivierungsprojekt. Diese Treiber können alles Mögliche sein, von Verbesserungen der Systemleistung bis hin zur Einsparung überflüssiger Wartungskosten.
- Datenvolumen bewerten: Um Ihr Datenvolumen zu bewerten, beginnen Sie mit einer umfassenden Analyse der Datenbankgrößen, der Nutzungsmuster und der Gesamtwachstumsrate.
- Verfahren definieren: Für ein effektives SAP-Datenarchivierungsprojekt müssen Verfahren definiert werden, die alle Aspekte des Prozesses abdecken.
- Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien: Verschiedene Branchen haben unterschiedliche Vorschriften zur Datenaufbewahrung. Daher ist die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und Aufbewahrungsrichtlinien von entscheidender Bedeutung.
Q4. Warum ist die Datenarchivierung für SAP-Systeme unerlässlich?
Answer:
Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum die Datenarchivierung für Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist:
- Ermöglicht Ihnen, Kosten von Betrieb bis Wartung zu reduzieren
- Verbessert die Gesamtleistung Ihres Systems
- Ermöglicht Ihnen, Ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen
- Reduziert die Gesamtkosten für den Betrieb von SAP
Q5. Welche Technologie wird bei der Datenarchivierung verwendet?
Answer:
Während die Datenarchivierung es Ihnen ermöglicht, ein Gleichgewicht zwischen der Aufrechterhaltung einer schlanken IT-Infrastruktur und der Aufbewahrung wichtiger historischer Daten herzustellen, gibt es bestimmte Technologien, die in diesen Prozess einfließen. Im SAP-Kontext wird das Archive Development Kit zusammen mit der Archivverwaltung (Transaktion SARA) für den SAP-Datenarchivierungsprozess verwendet. Im Nicht-SAP-Kontext können jedoch Technologien wie Intermediate Archive-Implementierungen zur Unterstützung des Archivierungsprozesses eingesetzt werden.
