Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung im Jahr 2025: Ein Fahrplan zu deren Bewältigung mit SAP DRC

Autor: Priyasha Purkayastha, Global Content Manager, TJC Gruppe | Co-Autor: Patchanok Kluabkaew, B2G Leiter, TJC Gruppe

Von Frankreich über Belgien bis Italien – Länder auf der ganzen Welt haben die elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung entweder eingeführt oder sind dabei, sie einzuführen. Heute ist die elektronische Rechnungsstellung nicht mehr nur eine optionale Lösung zur Verbesserung der Prozesse, sondern ein vollwertiges Mandat, das zur Automatisierung der Steuerlandschaft beiträgt. Die globale Lösung für die elektronische Rechnungsstellung und das Berichtswesen bringt jedoch einige Herausforderungen mit sich – von der ERP-Integration bis hin zur länderspezifischen Compliance und mehr. In diesem Blog befassen wir uns mit den wichtigsten Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung im Jahr 2025 und wie SAP DRC helfen kann, diese zu überwinden.

Elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung: Ein Segen für die Steuerlandschaft

Nicht selten sind Unternehmen und Steuerbehörden mit der Aufgabe belastet, Fehler in papierbasierten Rechnungen zu korrigieren, und verbringen dabei Zeit, ja sogar Wochen. Dies führte nicht nur zu Verzögerungen im Prozess, sondern wurde aufgrund von Strafen auch finanziell belastend. Abgesehen davon mussten die Steuerbehörden Steuerbetrug und Steuerhinterziehung in Schach halten, was keine einfache Aufgabe war. Darüber hinaus trugen auch die zunehmenden Bedenken hinsichtlich nachhaltiger Lösungen zu den Schwierigkeiten sowohl der Organisationen als auch der Behörden bei.

Alles in allem war der Wechsel zur elektronischen Rechnungsstellung nicht nur ein willkommener, sondern auch ein dringend notwendiger Schritt. Mit ihrer Einführung sind die globale elektronische Rechnungsstellung und das Berichtswesen nun ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Strategien von Unternehmen aller Branchen geworden. Die Lösung wird durch betriebliche Effizienz, die Notwendigkeit der Rationalisierung von Finanzprozessen und vieles mehr vorangetrieben, was ihr weltweit zu einem Aufschwung verhilft. Die elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen haben sich zu einem echten Segen für die globale Steuerlandschaft entwickelt und bieten zahlreiche Vorteile, die ihresgleichen suchen.

Warum wird die elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung für Unternehmen so wichtig?

Wie wir bereits erwähnt haben, wird die Entwicklung hin zu einer elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung durch die Notwendigkeit einer besseren Einhaltung von Vorschriften und einer größeren betrieblichen Effizienz vorangetrieben. Wir befinden uns in einer Zeit, in der die Digitalisierung zur Norm für die Umgestaltung von Organisationen geworden ist – sei es die IT-Struktur, das Finanz- und Rechnungswesen oder jede andere Abteilung. Trotz der Herausforderungen, die die elektronische Rechnungsstellung im Jahr 2025 mit sich bringt, haben mehrere Regierungen ihre Einführung in diesem Jahr angeordnet, nicht nur um Steuerbetrug einzudämmen, sondern auch um die Transparenz zu erhöhen. Tatsächlich nutzen Länder wie Brasilien, Italien, Mexiko, Indien, Spanien, Großbritannien usw. bereits die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung, indem sie sie frühzeitig einführen. Wenn es nach den Berichten geht, wird die elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung in den nächsten 3 bis 5 Jahren zum Standard werden.

Darüber hinaus gehen Unternehmen aufgrund der zahlreichen Vorteile zur elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung über. Dazu gehören die Automatisierung der Dateneingabe, die Erleichterung der Datenvalidierung und die Verringerung von Fehlern, die u.a. durch falsch eingegebene Details, doppelte Rechnungen, verspätete oder verpasste Zahlungen und Strafen entstehen. Tatsächlich trägt die Automatisierung in globalen elektronischen und Berichterstattungslösungen zur Verbesserung der Genauigkeit bei und ermöglicht einen besseren Einblick in die Finanzdaten in Echtzeit, was eine bessere Entscheidungsfindung und Prognose ermöglicht.

Mit globalen E-Invoicing- und Berichterstattungslösungen können Sie den Zeitaufwand für die manuelle Rechnungsverarbeitung reduzieren. Die umfassenden Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung kommen Organisationen zugute, die ein größeres Transaktionsvolumen bewältigen müssen, und verbessern so die betriebliche Effizienz. Vor allem aber tragen die elektronische Rechnungsstellung und das elektronische Berichtswesen erheblich zur Verringerung der papier- und transportbedingten Emissionen bei, wodurch der CO2-Fußabdruck verringert wird und Unternehmen ihre Nachhaltigkeitsziele erreichen können.

Was sind die Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung im Jahr 2025?

Es besteht kein Zweifel daran, dass die elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung einen enormen Segen für die Steuer- und Compliance-Landschaft darstellen. Allerdings können Unternehmen bei der Implementierung dieser Lösungen auf verschiedene Herausforderungen stoßen. Diese Hindernisse können von der Integration der Technologie in das aktuelle ERP-System des Unternehmens bis zum Verständnis der Auswirkungen der Kompatibilitätsprobleme des Mandats und vielen anderen Faktoren reichen. Die Bewältigung dieser Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung im Jahr 2025 ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um eine rationelle und reibungslose Umsetzung zu erreichen.

Integration von E-Invoicing-Software mit ERP-Systemen

Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung ist die Integration mit bestehenden ERP-Systemen. Denn elektronische Rechnungen sind keine einfachen PDF-Dateien, sondern basieren auf maschinenlesbaren Formaten, für die strenge staatliche Vorschriften gelten. Das bedeutet, dass die Integration komplex sein kann und dass ERPs möglicherweise einige größere Upgrades erfordern. Alles in allem muss das bestehende ERP eines Unternehmens über die Möglichkeit verfügen, mit APIs und anderen Geschäftssystemen integriert zu werden, die für die elektronische Rechnungsstellung und Berichtsstrukturen angepasst sind.

Die Herausforderung bei der Integration dieser Systeme besteht jedoch darin, dass Unternehmen in der Regel unterschiedliche ERP- oder Abrechnungssysteme in ihren Abteilungen haben. Darüber hinaus wird die Kombination dieser Systeme durch verschiedene Faktoren erschwert, darunter unterschiedliche Datenstrukturen, Technologien und Versionen sowie unterschiedliche Kommunikationsprotokolle. Eine der Möglichkeiten, wie Unternehmen ihre ERP- oder Geschäftssysteme vorbereiten können, ist die Umwandlung, das Mapping oder die Bereinigung von Daten für Kompatibilität und präzisen Informationsaustausch.

Eine Reihe von Vorschriften, die Sie einhalten müssen

Mit der weltweiten Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung stehen Unternehmen vor einer weiteren großen Herausforderung – der Vielzahl von Vorschriften, die es einzuhalten gilt. Tatsache ist, dass es in keinem Land jemals genau die gleichen gesetzlichen Anforderungen geben wird. Trotz der Bemühungen um einen einheitlichen und harmonisierten Ansatz kann man höchstens ähnliche, aber nicht völlig gleiche Vorschriften haben. Es gibt verschiedene Formate, Austauschmodelle, CTC-Modelle, Validierungsmechanismen und mehr. Noch überraschender ist, dass diese unterschiedlichen Anforderungen manchmal sogar innerhalb ein und derselben Region existieren.

Nehmen wir zum Beispiel die Europäische Union (EU): Während Frankreich die Einführung eines Abrechnungsmodells plant, will Deutschland ein strukturiertes Rechnungsempfangssystem anpassen, bevor es zu umfassenderen Mandaten übergeht. Sie mögen sagen, dass diese Unterschiede subtil sind, und das sind sie auch, aber die Auswirkungen dieser Unterschiede sind erheblich. Leider macht das Fehlen eines universellen Ansatzes den Umsetzungsprozess erheblich komplexer, insbesondere für international tätige Unternehmen. Abgesehen davon sind es nicht nur die gesetzlichen Bestimmungen, die Unternehmen befolgen müssen. Es gibt auch Datenschutzgesetze, die sich von Land zu Land unterscheiden, sowie Nachhaltigkeitsmissionen, die Organisationen für die Einhaltung der Vorschriften berücksichtigen müssen.

Sicherstellung der Integrität der Daten

Eine der größten Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung im Jahr 2025 ist die Gewährleistung und Aufrechterhaltung der Datenintegrität. In der Tat spielt nicht nur die Integrität, sondern auch die Genauigkeit der Daten eine entscheidende Rolle bei der elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über robuste und sorgfältige Datenvalidierungstechniken verfügen. Da die staatlichen Behörden Ihre Daten direkt erhalten, können Fehler oder Unstimmigkeiten schwere Strafen nach sich ziehen. Darüber hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie digitale Signaturen (wie in den Vorschriften des jeweiligen Landes vorgeschrieben) und andere Überprüfungsmethoden einsetzen, um Daten vor Betrug und Manipulation zu schützen. Doch selbst wenn all diese Methoden vorhanden sind, bleibt die Frage, „inwieweit sie zuverlässig sind“.

Herausforderungen beim Abgleich von elektronischen Rechnungen und Mehrwertsteuererklärungen

Möglicherweise einer der übersehenen Faktoren – Komplikationen beim Abgleich von Daten aus elektronischen Rechnungen und Umsatzsteuererklärungen können die globale Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung behindern. Manchmal kann es vorkommen, dass Unternehmen nach dem Hochladen der Rechnung in das elektronische Rechnungsportal die Daten abgleichen müssen. Der Haken an der Sache ist, dass dieser Abgleich automatisch erfolgen sollte. Es gab jedoch Fälle, in denen die Daten nicht abgeglichen wurden. In solchen Fällen benötigen die Benutzer ein Tool oder Dienstprogramm für den Datenabgleich, was ziemlich mühsam sein kann.

Cashflow Management

Für das reibungslose Funktionieren eines Unternehmens ist ein regelmäßiger und stabiler Cashflow äußerst wichtig. Bei der elektronischen Rechnungsstellung stellt sich jedoch häufig die Frage: Was ist, wenn der Cashflow langsam oder verzögert ist? Auch wenn dies an sich kein Problem darstellt, kann ein ineffizientes System die verschiedenen Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung im Jahr 2025 noch verschärfen. Wie? Elektronische Rechnungssysteme können zu erheblichen Verzögerungen bei der Versendung von Rechnungen führen; sie können Ungenauigkeiten in den Rechnungen enthalten, die zu Streitigkeiten führen können, und so weiter. Dies wiederum führt zu Zahlungsverzögerungen bei den Kunden und zu verpassten Gelegenheiten für Frühzahlerrabatte. Dies wirkt sich auf die Forderungen und den Cashflow des Unternehmens aus.

Überwinden Sie Ihre Herausforderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung mit SAP DRC

Angesichts dieser globalen Herausforderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung stehen Unternehmen der Umsetzung oft skeptisch gegenüber. Was wäre, wenn es eine Lösung gäbe, mit der Sie die Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung mühelos meistern könnten? Was wäre, wenn es eine Lösung gäbe, die Sie bei der nahtlosen Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung unterstützt?

Zum Glück haben Sie SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) zu Ihrer Verfügung. Es ist Ihre Softwarelösung, mit der Sie alle Herausforderungen im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung und dem elektronischen Berichtswesen meistern können. Die Lösung unterstützt Sie bei der Erstellung, Verarbeitung und Überwachung von Transaktionsdokumenten und periodischen Berichten und ermöglicht es Unternehmen so, die rechtlichen Rahmenbedingungen und Vorschriften der Region einzuhalten.

Die SAP Document and Reporting Compliance bietet einen optimierten Ansatz für die Einhaltung von Steuervorschriften, der durch die eingebettete Automatisierung unterstützt wird. Diese Automatisierung wiederum ermöglicht es Unternehmen, die Effizienz zu maximieren, Risiken bei der Einhaltung von Vorschriften zu verringern und die Nachhaltigkeit von Steuerangelegenheiten zu verbessern. Darüber hinaus tragen all diese Funktionen in Kombination zu einer erheblichen Kostensenkung bei.

Herausragende Merkmale der Lösung SAP DRC für Unternehmen

Interessanterweise ist die Lösung SAP DRC mit außergewöhnlichen Funktionen ausgestattet, die sie zu einer der zuverlässigsten Lösungen machen, um die Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung im Jahr 2025 zu meistern. Einige davon sind im Folgenden aufgeführt:

• Die Lösung SAP Document and Reporting Compliance verfügt über einen Compliance-Kalender, der es den Benutzern ermöglicht, Verpflichtungen weltweit zu veranlassen und zu überwachen.
• Die Lösung hilft dabei, Einreichungen zu automatisieren und Erkenntnisse zu gewinnen, die durch Daten über Transaktionen gestützt werden. Außerdem unterstützt diese Funktion eine vollständige und umfassende Prüfung.
• Eine der interessantesten Funktionen von SAP Document and Reporting Compliance ist die benutzerdefinierte Checkliste. Sie hilft bei der Digitalisierung und Automatisierung von Aktivitäten durch Anpassungen der Genehmigungen innerhalb der Aufzeichnungssysteme.
• Ein weiteres herausragendes Merkmal der DRC-Lösung ist ihre Fähigkeit, in Echtzeit verwertbare Erkenntnisse in die ERP-Systeme einzubetten. Dies wiederum hilft, Störungen zu vermeiden und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
• Und schließlich verfügt diese Lösung über einen zentralen Einstiegspunkt, der die Verwaltung von Korrekturen und Folgemaßnahmen wesentlich vereinfacht.

SAP DRC ist eine der effizientesten und umfassendsten globalen Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung und das Berichtswesen, die die Implementierung in Unternehmen erheblich erleichtert und rationalisiert.

Das letzte Wort

Alles in allem ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung auf die Einhaltung der sich ständig ändernden globalen Vorschriften vorbereitet sind. Die Zusammenarbeit mit Experten, die Sie bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung unterstützen, kann daher ein großer Gewinn für Unternehmen sein.

Die TJC Group verfügt über Erfahrung bei der Implementierung von SAP DRC und verfolgt dabei einen maßgeschneiderten Ansatz, der sich auf die SAP Activate-Methodik stützt. Dabei handelt es sich um einen bewährten Prozess, der bei der Planung und Durchführung des Projekts hilft und so die rechtzeitige Bereitstellung optimierter Beschleuniger und Vorlagen gewährleistet. Unser B2G-Expertenteam definiert den besten Anwendungsbereich, während es eine erste Übersicht über den Umfang und den Zeitplan für die Implementierung erstellt.

Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung im gesamten Datenmanagement und in der Einhaltung von Steuervorschriften stellen unsere Experten sicher, dass wir am Ende jeder Phase ein Project Quality Gate durchführen, um zu überprüfen, ob alle geforderten Leistungen erbracht werden, die Projektqualität zu verbessern und das Projektrisiko zu minimieren. Begleiten Sie uns bei der Implementierung von SAP Document and Reporting Compliance und meistern Sie die Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung im Jahr 2025 mit nahtloser Effizienz. Kontaktieren Sie uns jetzt für weitere Informationen!