E-Invoicing in Belgien: Die wichtigsten Neuerungen des Königlichen Erlasses

Autor: Priyasha Purkayastha, Global Content Manager, TJC-Gruppe | Berater: Patchanok K, B2G Leitung, TJC-Gruppe

Gemäß dem jüngsten königlichen Erlass der belgischen Regierung wurde der technische und verfahrenstechnische Rahmen festgelegt. Ab dem^1. Januar 2026 wird die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Belgien für Unternehmen obligatorisch. Der aktualisierte Erlass erweitert die bestehenden Gesetze zur elektronischen Rechnungsstellung und gleicht das Mandat mit den Anforderungen der EU für die VAT in the Digital Age (ViDA) ab. Darüber hinaus bestätigt der Königliche Erlass auch die wichtigsten Vorschriften für die strukturierte elektronische Rechnungsstellung zwischen Steuerzahlern in Belgien.

Einführung

Belgien hat sich kürzlich in die Liste der Länder eingereiht, die globale elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung einführen. Das Land hat kürzlich seinen königlichen Erlass aktualisiert, der besagt, dass die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ab dem^1. Januar 2026 verpflichtend in Kraft treten wird. Außerdem werden in dem Erlass die erforderlichen Standards für Syntax, Semantik und Übermittlungsmethoden festgelegt. Außerdem werden die neuen Strafen erläutert, die Unternehmen im Falle von Unstimmigkeiten zu zahlen haben. Der belgische Königliche Erlass ist zudem mit den ViDA-Vorschriften der EU abgestimmt. Organisationen und Steuerzahler müssen daher sicherstellen, dass sie die Anforderungen der Normen für VAT in the Digital Age erfüllen.

E-Invoicing in Belgien: Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem jüngsten königlichen Erlass

PEPPOL BIS-Standard

Das neue Dekret schreibt die Verwendung von PEPPOL BIS als Standardformat vor. Andere Formate sind jedoch nur dann zulässig, wenn sie den europäischen E-Invoicing-Standards (EN 16931) entsprechen. Beachten Sie, dass Unternehmen bei der elektronischen Rechnungsstellung in Belgien das PEPPOL BIS-Format nicht außer Acht lassen dürfen. Das heißt, selbst wenn ein alternatives Format verwendet wird, sollten die Unternehmen technisch in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen im besagten PEPPOL BIS-Format zu versenden und zu empfangen. Darüber hinaus bestätigt der Königliche Erlass, dass das PEPPOL-Netzwerk das Rückgrat der elektronischen Berichterstattung sein wird, die voraussichtlich 2028 für inländische Transaktionen in Kraft treten wird.

Die Mehrwertsteuer-Rundungsregeln für die elektronische Rechnungsstellung

Eine der wichtigsten Änderungen, die das neue belgische E-Invoicing-Dekret mit sich bringt, sind die Rundungsregeln für die Mehrwertsteuer. Bisher berechnen Unternehmen die Mehrwertsteuer auf der Ebene der Einzelposten (d.h. pro Zeile oder pro Satz) in ihrer ERP- oder Rechnungssoftware. Ab dem^1. Januar 2026 müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Rundung der Mehrwertsteuer auf den Gesamtbetrag und nicht mehr auf die einzelnen Zeilen beschränkt ist. Mit dieser neuen Regelung verabschieden wir uns von der bisherigen Praxis, den Betrag pro Position zu runden, um die Buchhaltung zu vereinfachen. Außerdem trägt diese neue Änderung der Mehrwertsteuer-Rundungsregeln dazu bei, Konsistenz und Genauigkeit bei der automatisierten Verarbeitung zu gewährleisten.

Sanktionen im Zusammenhang mit dem neuen Mandat

Für eine reibungslose und optimierte elektronische Rechnungsstellung in Belgien müssen die Unternehmen sicherstellen, dass die genannten Vorschriften des neuen königlichen Erlasses eingehalten werden. Die Nichteinhaltung der Vorschriften wird zu hohen Strafen und Sanktionen führen, die die Unternehmen zahlen müssen. Neben den bereits bestehenden Sanktionen für die Nichteinhaltung der Vorschriften, wie z.B. die nicht rechtzeitige Ausstellung von elektronischen Rechnungen, sieht der neue Erlass neue, nicht verhältnismäßige Strafen vor. Die neuen Strafen werden vor allem für Unternehmen eingeführt, die der Verpflichtung nicht nachkommen, über die technischen Mittel für den Versand und den Empfang elektronischer Rechnungen zu verfügen. Die neuen Sanktionen lauten wie folgt –

• Bei einem ersten Verstoß werden Organisationen mit einer Geldstrafe von 1.500 EUR belegt.
• Bei einem zweiten Verstoß werden Organisationen mit einer Geldstrafe von 3000 EUR belegt.
• Bei weiteren oder nachfolgenden Verstößen werden Organisationen mit einem Bußgeld von 5000 EUR belegt.

Die E-Invoicing- und Steuerbehörden werden den Unternehmen eine Frist von drei Monaten für die Korrektur ihrer Systeme einräumen. Werden die Systeme innerhalb dieser drei Monate nicht nachgebessert, drohen den Unternehmen neue Strafen von den Behörden. Beachten Sie jedoch, dass andere Verstöße wie fehlerhafte Formate, verspätete Ausstellung usw. im Rahmen der bestehenden Bußgeldregelungen für die Mehrwertsteuer geahndet werden.

Globale elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung in Belgien: Der Zeitplan für die Umsetzung

Die Planung für die elektronische Rechnungsstellung in Belgien ist seit 2021 in Kraft. Hier ist der Zeitplan für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung in Belgien –

Oktober 2021: Belgien kündigt seinen Plan für die elektronische Rechnungsstellung an

Der belgische Finanzminister hat im Zusammenhang mit der Haushaltsvereinbarung 2022 einen Vermerk veröffentlicht, in dem er die Pläne der Regierung zur obligatorischen Einführung der globalen elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung für B2B-Transaktionen bekräftigt. Dies steht im Einklang mit den Absichten der belgischen Regierung, die Mehrwertsteuerlücke des Landes zu schließen, die für 2019 auf 4,4 Milliarden Euro (12,3 % der entgangenen Mehrwertsteuer) geschätzt wurde.

November 2022: Der erste Schritt zur elektronischen Rechnungsstellung

Interessanterweise hat die belgische Regierung die elektronische Rechnungsstellung für Business-to-Government-Transaktionen (B2G) eingeführt und sie für öffentliche Aufträge über 215.000 € zur Pflicht gemacht. Darüber hinaus hat die Regierung auch PEPPOL für ihre Transaktionen eingeführt und es zur Norm gemacht, dass strukturierte elektronische Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk ausgestellt werden müssen.

März 2023: E-Invoicing in Belgien für B2G weitet sich aus

Im März 2023 erweitert die belgische Regierung ihr B2G-Mandat für die meisten öffentlichen Aufträge, d.h. sowohl für Aufträge unter als auch über 215.000 €. Darüber hinaus wurde die Einreichung elektronischer Rechnungen in einem strukturierten Format verpflichtend gemacht, mit der zusätzlichen Anforderung, dass diese den globalen E-Invoicing- und Berichtsstandards der EU (EN 16931) entsprechen.

Dezember 2023: Der Entwurf des Gesetzes über die elektronische Rechnungsstellung

Im Dezember 2023 schlugen die belgischen Behörden einen Gesetzentwurf zur Änderung des Mehrwertsteuergesetzes vor, um eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung einzuführen. In dem Gesetzentwurf heißt es, dass im Rahmen eines Mandats zur elektronischen Rechnungsstellung alle elektronischen Rechnungen in einem strukturierten Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht, unter Verwendung des PEPPOL-Netzwerks gesendet und empfangen werden müssen. Darüber hinaus sieht das Gesetz vor, dass Unternehmen für die Übermittlung strukturierter elektronischer Rechnungen Dienstleister nutzen müssen, die für PEPPOL zertifiziert sind.

Juli 2025: Belgien bestätigt elektronische Rechnungsstellung für B2B

Im Juli 2025 führte die Regierung einen königlichen Erlass ein, der die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung in Belgien für B2B-Transaktionen formalisiert. Die elektronischen Rechnungen müssen nach dem Standardformat PEPPOL BIS strukturiert sein. Die Nichteinhaltung der Vorschriften wird mit hohen Bußgeldern geahndet.

Globale elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung mit SAP DRC

Da die elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung weltweit an Fahrt gewinnt, müssen sich Unternehmen darauf vorbereiten, diese Lösung zu gegebener Zeit einzuführen. Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und des elektronischen Berichtswesens ist jedoch keine leichte Aufgabe – wegen der Fülle von Vorschriften, die in verschiedenen Ländern gelten. Darüber hinaus kann die Nichteinhaltung der Vorschriften zu verschiedenen Geldstrafen führen, die finanzielle Belastungen und Verluste nach sich ziehen. Und nicht nur das: Es gibt noch weitere Herausforderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung, die für Unternehmen lästig sein können.

Zum Glück hilft SAP Document and Reporting Compliance oder SAP DRC bei der Bewältigung der Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung. Die Lösung verfügt über einen Compliance-Kalender, mit dem die Benutzer die globalen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung und das Berichtswesen umgehend überwachen können. Darüber hinaus automatisiert die Lösung die Einreichung elektronischer Rechnungen und ermöglicht so einen datengestützten Einblick in die Transaktionen. Darüber hinaus ist SAP DRC mit einer zentralen Eingabestelle ausgestattet, die alle Korrekturen verwaltet und gleichzeitig für eine zeitnahe Nachverfolgung sorgt, was die Effizienz erhöht.

Fazit

Da die elektronische Rechnungsstellung in Belgien im Januar 2026 eingeführt werden soll, ist es wichtig, dass Sie Ihr Unternehmen darauf vorbereiten, wenn Sie außerhalb des Landes tätig sind. Die TJC Group verfügt über unvergleichliches Fachwissen bei der Implementierung von SAP DRC für die elektronische Rechnungsstellung und verfolgt dabei einen individuellen Ansatz, der durch die SAP Activate-Methodik unterstützt wird. Darüber hinaus definiert unser B2G-Expertenteam den besten Anwendungsbereich, entwickelt eine erste Beschreibung des Umfangs und legt einen realistischen Zeitplan für die Implementierung fest.

Bereiten Sie gemeinsam mit uns Ihr Unternehmen auf die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung vor, nicht nur in Belgien, sondern auch in mehreren anderen Ländern. Kontaktieren Sie uns jetzt für weitere Informationen!

Bleiben Sie außerdem auf dem Laufenden, wenn wir weitere Updates zur elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung veröffentlichen.

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