7 Schlüsselstrategien, die bei der Stilllegung von Altsystemen zu berücksichtigen sind

Autor: Priyasha Purkayastha, Global Content Manager, TJC Group | Co-Autor: Thierry Julien, CEO, TJC Group

Studien besagen, dass 74 % der Unternehmen für ihre Geschäftsabläufe immer noch auf SAP-Altsysteme angewiesen sind. Unternehmen schrecken oft vor der Stilllegung von Altsystemen zurück, da sie diese für kostspielig halten. Doch in Wahrheit handelt es sich um eine einmalige Investition, die in naher Zukunft erhebliche ROIs erzielt. Wenn die Stilllegung jedoch nicht ordnungsgemäß durchgeführt wird, kann sie zeitaufwendig sein und zu unerwünschten Kosten führen. Deshalb ist die Einhaltung der Best Practices für die Stilllegung von SAP-Altsystemen unerlässlich. Lassen Sie uns sehen, welche das sind und wie die TJC Group Sie dabei unterstützen kann.

Einführung

Die IT-Landschaft hat sich in den letzten Jahren sprunghaft weiterentwickelt – mit KI und Automatisierung, die Innovationen unterstützen, sieht die Zukunft noch technologieorientierter aus. Für Unternehmen bedeutet dies, dass ihre Geschäftssysteme bei Bedarf ersetzt oder auf neue Systeme migriert werden müssen. Ein klassisches Beispiel hierfür wäre die jüngste Umstellung auf SAP S/4HANA-Systeme von den bestehenden SAP ECC-Systemen.

Früher gingen alte Systeme, die auf Mainframes liefen, nach dem Entfernen der Hardware verloren. Dann kam die Aufbewahrung veralteter Systeme in Rechenzentren oder deren Migration in virtuelle Maschinen (VMs). In der heutigen technologiegestützten, anfälligen digitalisierten Landschaft sind diese Lösungen jedoch keine adäquaten Maßnahmen mehr. Erstens ist der Verlust von Daten im KI-Zeitalter keine Option, und zweitens kann die Beibehaltung alter Systeme auch finanziell herausfordernd sein. Daher ist der strategische Weg nach vorne die Stilllegung Ihrer Altsysteme.

Ein Überblick über die Stilllegung von Altsystemen

Die Stilllegung von Altsystemen kann als ein geplanter, sorgfältig gesteuerter und betrieblich irreversibler Prozess definiert werden, bei dem Informationen geschützt werden, während veraltete Systeme oder Vermögenswerte, die Informationssysteme betreffen, außer Betrieb genommen werden. Dies umfasst Datenspeicher, Hardware, Codes, Cloud, Middleware sowie Integrationen aus allen Ausführungsumgebungen und Backups. Die Stilllegung dieser veralteten Systeme trägt dazu bei, dass sie betrieblich nicht mehr erreichbar sind, während gleichzeitig die damit verbundenen Lizenz-, Hardware-, Wartungs- und Integrationskosten entfallen. Beachten Sie jedoch, dass diese Entsorgungen gemäß den Unternehmensrichtlinien, Lieferantenverträgen sowie Umwelt- und Datenschutzbestimmungen erfolgen. Darüber hinaus umfasst der Prozess auch sichere Löschverfahren, die dazu beitragen, Kosten, Sicherheitsrisiken und die Last technischer Schulden zu eliminieren.

Beachten Sie daher, dass die Stilllegung von Nicht-SAP- oder SAP-Systemen kein Migrationsprojekt ist. Es ist vielmehr ein Prozess, der ein wesentlich optimierteres IT-Lebenszyklusmanagement gewährleistet und es Unternehmen ermöglicht, mit ihren technologischen Anforderungen Schritt zu halten.

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Best Practices für die Stilllegung von SAP- & Nicht-SAP-Altsystemen

Obwohl die Stilllegung ein wirklich strategischer Schritt nach vorn ist, gibt es mehrere Faktoren, die Unternehmen vor Beginn des Prozesses berücksichtigen müssen. Unabhängig davon, ob Sie ein Nicht-SAP-System oder ein SAP-System haben, müssen Sie sorgfältige Planungspraktiken befolgen, um eine reibungslose Systemstilllegung zu gewährleisten. Hier sind einige wichtige Best Practices, die Sie befolgen können –

Strategische Planung des Projekts

Das Wichtigste vor Beginn eines Projekts ist die strategische Planung. Sie müssen eine solide Planung entwickeln und gleichzeitig die Transparenz in Ihren Schlüsselabteilungen gewährleisten. Die Stilllegung eines veralteten Systems erfordert die Kommunikation mit mehreren Abteilungen, und ein robuster und umfassender Plan ist dabei sehr nützlich. Bei der Planung Ihres Projekts zur Stilllegung von Altsystemen sollten Sie die folgenden Fragen stellen:

• Lege ich das System während der Migration auf ein neues System still oder nachdem die Migration stattgefunden hat?
• Was ist der Umfang des Altsystems für Daten, Dokumente, Berichte, Dokumentationen und Steuerdaten? Definieren Sie Aufbewahrungsanforderungen, wenn möglich.
• Wer wird auf die Daten zugreifen (Benutzer, Prüfer)?
• Muss ich im Laufe der Zeit eine Löschung personenbezogener Daten auf Altdaten anwenden?
• Wie kann die Datensicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zukünftig gewährleistet werden?

Führen Sie eine gründliche Diskussion mit Ihrem Team über das Projekt und bewerten Sie jedes Detail sorgfältig, da die Stilllegung nicht nur auf organisatorischer Ebene, sondern auch in Bezug auf die finanziellen Auswirkungen erhebliche Folgen haben wird.

Auswahl der Architektur gemäß Ihrer IT-Umgebung

Möglicherweise eine der Best Practices für die Stilllegung von SAP-Altsystemen (oder Nicht-SAP-Systemen): Sie müssen eine Architektur wählen, die zu Ihrer IT-Landschaft passt.

Verstehen Sie uns nicht falsch, wir sprechen hier nicht über den Migrationsprozess, beispielsweise von ECC nach S/4HANA. Wir diskutieren die neue Architektur für die Speicherung und den Zugriff auf Informationen aus dem ECC-System.

Ein Stilllegungsprojekt umfasst mehrere Aspekte wie die Neugestaltung, den Wiederaufbau und den Ersatz Ihrer alten IT-Infrastruktur, was zu besseren und fortschrittlicheren Funktionen führt. Es ist unerlässlich, die Architektur sorgfältig zu analysieren, bevor sie in Ihre IT-Infrastruktur implementiert wird. Wählen Sie eine Architektur, die gut in Ihre Ziel- oder bestehende Umgebung passt. Dies hilft, zusätzlichen Aufwand während des Projekts sowie später für die Wartung zu vermeiden. Darüber hinaus sollten Sie sie basierend auf Technologie, Funktionalität, Kosten- und Risikofaktoren abbilden und alle Optionen abwägen, um den Prozess zu identifizieren, der minimalen Aufwand erfordert, aber maximale Ergebnisse liefert.

Sorgfältige Datenextraktion aus dem Altsystem

Die Datenextraktion ist sowohl für die Stilllegung von Nicht-SAP- als auch von SAP-Systemen entscheidend. Zur Erklärung der Datenextraktion: Es ist ein Prozess des Sammelns und Abrufens einer Reihe unterschiedlicher Daten aus veralteten Systemen, die zur Stilllegung vorgesehen sind. Sie ist von entscheidender Bedeutung, da sie bei der Konsolidierung, Verarbeitung und Prüfung von Daten hilft, die an einem zentralen Ort gespeichert werden müssen. Beachten Sie auch, dass der zentrale Speicherort für die extrahierten Daten variieren kann: vor Ort, cloudbasiert oder sogar eine Hybridlösung aus beidem.

Nicht zu vergessen: Sobald die Daten extrahiert wurden, ist die Richtigkeit der Daten unbedingt zu überprüfen. Erstellen Sie einen Auditbericht, der die Vollständigkeit sowie die Integrität der extrahierten Daten gewährleistet. Dies stellt ferner die Korrektheit der Daten zwischen den extrahierten Dateien und der Quelle sicher. Der Auditbericht wird außerdem dazu beitragen, zu belegen, dass der geplante Datensatz für die Extraktion tatsächlich extrahiert wurde und unverändert blieb, wodurch er als Steuerarchiv qualifiziert wird.

Hochladen der extrahierten Daten

Das Hochladen der extrahierten Daten in ein Speichersystem (bitte beachten Sie, dass wir hier nicht über ein Dokumentenmanagementsystem sprechen, da wir Daten, Dokumente und Berichte zusammen speichern müssen), sei es in der Cloud, hybrid oder vor Ort, ist eine wichtige Strategie für die Stilllegung von Altsystemen. Dies umfasst die Speicherung von Daten oder Anwendungen von einem lokalen System in die Cloud, die Übertragung von Daten innerhalb und zwischen Cloud-Umgebungen und so weiter. Bemerkenswert ist, dass die meisten Unternehmen voraussichtlich innerhalb der nächsten Jahre vollständig in der Cloud operieren werden – dank des schnellen Wachstums der Cloud-Migration und -Speicherung.

Antizipation der Benutzeranforderungen

Eine der Best Practices für die Stilllegung von SAP-Altsystemen oder Nicht-SAP-Systemen ist die Antizipation der Benutzeranforderungen. Unternehmen können neue Anforderungen haben, sobald die veralteten Systeme außer Betrieb genommen werden. Eine kluge Strategie besteht darin, den Umfang der Extraktion relevanter Daten, Anhänge, Dokumente oder sogar Berichte während der Projektimplementierung zu definieren. Dies wird nicht nur dazu beitragen, die Stilllegung zu optimieren, sondern auch unerwartete kundenspezifische Anforderungen zu begrenzen. Darüber hinaus können dadurch zusätzliche Kosten vermieden werden, die mit unerwarteten Anforderungen einhergehen könnten.

Sie müssen jedoch bedenken, dass die Antizipation von Benutzeranforderungen in der Praxis oft mühsam ist. Alle Daten zu behalten und bereit zu sein, den Benutzerzugriff zu einem späteren Zeitpunkt zu definieren, ist in solchen Situationen meist der günstigste und effektivste Weg.

Sehen Sie sich unser Webinar an, wie GenAI die S/4HANA-Transformation mit Stilllegung vorantreibt.

Vorbereitung zur Minderung und Bewältigung von Hindernissen

Die Sicherstellung von Datenintegrität, regulatorischer Compliance und Geschäftskontinuität ist ein wesentlicher Bestandteil des Risikomanagements und der Risikominderung. Ob Sie sich für die Stilllegung eines SAP-Systems oder eines Nicht-SAP-Systems entscheiden, die Vorbereitung zur Minderung potenzieller Risiken ist unerlässlich. Eines der größten Risiken, über das sich Unternehmen oft Sorgen machen, ist der Verlust kritischer Daten während des Stilllegungsprozesses. Mit umfassenden Datenextrakten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Backups, können Sie jedoch aufatmen. Darüber hinaus sind die Implementierung von Datenvalidierungstools und die inkrementelle Archivierung zur Reduzierung von Fehlern während der Datenmigration ebenfalls nützlich. Verlorene oder beschädigte Daten können nach Abschluss der Stilllegung möglicherweise nicht mehr extrahiert werden. In diesem Stadium können verlorene oder beschädigte Daten im Altsystem, sobald sie identifiziert wurden, nur noch zur Referenz dokumentiert werden. Aus diesem Grund umfassen die Lösungen der TJC Group automatische Auditberichte, die zum Zeitpunkt der Stilllegung oder nach dem Stilllegungsprojekt verwendet werden können.

Sicherstellung der Einhaltung von Compliance- und rechtlichen Anforderungen

Die Nichteinhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen während und nach dem Prozess der Stilllegung von Altsystemen kann zu Strafen führen. Der beste Weg nach vorn ist die Entwicklung von Datenaufbewahrungsrichtlinien, die mit Vorschriften wie der DSGVO, SOX, HIPAA usw. übereinstimmen. Implementieren Sie zusätzlich SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM), das die Automatisierung des Compliance-Managements, die Pflege von Audit-Trails, die Generierung automatisierter Berichte und die Zusammenarbeit mit Rechts- und Compliance-Teams ermöglicht.

Die Stilllegung ist noch ein recht junger Prozess aus dem 21.^st Jahrhundert, und Datenschutzbestimmungen waren bis 2018 nur marginal, sodass die IT-Abteilung möglicherweise nicht vollständig damit vertraut ist. Tatsächlich kann die Stilllegung manchmal mit der Installation eines Dokumentenmanagementsystems oder einer Art begrenzten Steuerarchiv-Einrichtung verwechselt werden.

ELSA von TJC Group: Ihre bevorzugte Lösung für die Stilllegung von Altsystemen

Selbst mit den Best Practices für die Stilllegung von SAP-Altsystemen oder die Außerbetriebnahme von Nicht-SAP-Systemen kann der Prozess immer noch mühsam sein. Die Enterprise Legacy System Application oder ELSA von TJC Group vereinfacht den Prozess, während Unternehmen ihre hochmodernen Vorteile nutzen können. Die Architektur von ELSA hilft, ein Gleichgewicht zwischen fortschrittlichen Funktionen und praktischen, realen Anwendungen zu finden. Unternehmen können ELSA je nach ihren Infrastrukturanforderungen mit Daten sowie Datenbanken bereitstellen, die entweder in der Cloud oder vor Ort gehostet werden. Darüber hinaus umfasst die Stilllegungslösung der TJC Group, ELSA, eine einfach zu implementierende Datenvernichtung (einschließlich Massenvernichtung) bei Bedarf.

Unsere Enterprise Legacy System Application unterstützt sowohl die Stilllegung von SAP- als auch von Nicht-SAP-Altsystemen und eliminiert so den Bedarf und die Komplexität des Datenmanagements über mehrere Quellen hinweg.

So hilft ELSA bei der Umsetzung der Schlüsselstrategien für die Stilllegung –

Automatisiert den Prozess

Da sich die Welt intelligenteren und stärker automatisierten Lösungen zuwendet, wird die Einführung von Tools, die durch Prozessautomatisierung, Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) angetrieben werden, für Unternehmen strategisch wichtig.

ELSA von TJC Group ist mit integrierten Automatisierungsfunktionen ausgestattet, die Stilllegungsprojekte erheblich optimieren. Zum Beispiel werden wichtige Geschäfts- und Customizing-Tabellen automatisch identifiziert und zum Import in die Datenbank vorgeschlagen. Beim Systemstart sind Hunderte von generischen Transaktionen basierend auf den SAP-Tabellen in Ihrer Umgebung, einschließlich der benutzerdefinierten, vorkonfiguriert. Zusätzlich werden Hashkey- und Datenherkunftsverfolgung automatisch und transparent durchgeführt, gespeichert und abgerufen. Darüber hinaus bietet ELSA die Möglichkeit, KI-gesteuerte Tools zu verwenden, die Daten intelligent klassifizieren und kategorisieren, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und die Genauigkeit verbessert wird.

Flexibel an Kundenanforderungen anpassbar

Wie oben erwähnt, hilft die Wahl der richtigen Architektur, den Prozess der Stilllegung von Nicht-SAP- und SAP-Systemen zu vereinfachen. Es ist jedoch auch wichtig, flexibel mit den Lösungen umzugehen, unabhängig von der Architektur. Tatsächlich sprechen wir innerhalb der TJC Group vom „ELSA zu ELSE“-Prozess, d.h. der Flexibilität, bei Bedarf von ELSA zu etwas anderem zu wechseln. Dies wird auch als Exit-Pfad bezeichnet; bei der Wahl einer solchen Option ist es jedoch wichtig zu bedenken, dass Daten aus den veralteten Systemen keine „toten Daten“ sind.

Nur zwei Beispiele: Die angewandte Datenlöschung muss in zukünftigen Anwendungen verstanden werden, und Daten, auf die Benutzer zugegriffen und die von Prüfern extrahiert wurden, müssen auch nach der Stilllegung verfügbar sein. Tatsächlich können diese Altdaten abgerufen und die Herkunft/Rückverfolgbarkeit durchgesetzt werden, während sie von Zeit zu Zeit aus Datenschutzgründen redigiert oder gelöscht werden. Unser ELSA-Prozess bietet Unternehmen den Originalextrakt und ermöglicht gleichzeitig die Weiterentwicklung mit als Legacy vorgehaltenen Daten.

Einhaltung der Datenschutzbestimmungen

Die cloudbasierte Stilllegungslösung für Altsysteme der TJC Group, ELSA, ist auf Datenschutzkonformität ausgelegt. Bei der Außerbetriebnahme von Altsystemen muss die Plattform ein natives Steuerarchiv sein oder zwei unterschiedliche Datensätze erzeugen. Diese Datensätze können sein –

• einer für Steuerzwecke
• ein anderer für die geschäftliche Nutzung

Die TJC Group vereinfacht dies, indem sie einen einzigen Extrakt bereitstellt, der alle Anforderungen erfüllt. ELSA kann entweder als Zwischen- oder als definitives Archiv fungieren, nahtlos mit dem Live-ERP-System verbunden.

Live-Systeme müssen Vorschriften wie der DSGVO, Gesetz 25, SOX, HIPAA und anderen entsprechen. SAP begegnet dem durch SAP Information Lifecycle Management (ILM) mit Retention Management, das die Massendatenlöschung basierend auf definierten Richtlinien unterstützt, doch dies allein ist unzureichend. Sobald ein System jedoch stillgelegt ist, werden seine Prozesse nicht mehr aktualisiert, wodurch diese Aufbewahrungsregeln unwirksam werden (z.B. wird eine Lieferung in einem Altsystem niemals eine Zahlung erfassen). Die meisten Lösungen auf dem Markt verlassen sich einfach auf bestehende Aufbewahrungsregeln, und dies funktioniert nicht, da Geschäftsprozesse unvollendet bleiben. ELSA ergänzt SAP ILM, indem es sowohl die standardmäßige als auch die chirurgische Datenvernichtung ermöglicht. Unser Fokus liegt auf Präzision, um sicherzustellen, dass nur personenbezogene Daten entfernt werden, während kritische Informationen erhalten bleiben: einfacher durchzuführen, mehr Geschäftsdaten für den Aufbau von KI-Agenten verfügbar.

Vollständige Datenextraktion

Eine der Best Practices für die Stilllegung von SAP Legacy Systemen oder Nicht-SAP-Systemen ist die Extraktion von Daten/Dokumenten/Berichten. Mit ELSA der TJC Group stellen wir die 100%ige Extraktion von zugänglichen, nicht leeren Datentabellen, Dokumenten und anderen Anhängen aus dem System sicher, dessen Stilllegung geplant ist. Hier müssen Unternehmen entscheiden, was sie nach der Stilllegung des Systems sehen möchten – eine Standard-Berichtsausgabe oder eine benutzerdefinierte Berichtsausgabe. Eine vollständige oder 100%ige Extraktion bedeutet klassischerweise, dass Daten und Dokumente bei Bedarf wie für Audits, Compliance und ähnliche Situationen verfügbar sind.

Zusammenarbeit mit der TJC Group bei der Stilllegung von Altsystemen

Die Stilllegung veralteter Systeme ist ein strategischer Schritt, der Ihr Unternehmen an moderne Datenmanagementpraktiken anpasst. Aber seien wir ehrlich – die Stilllegung von Legacy Systemen ist manchmal komplex, ressourcenintensiv und oft in den Wirren der Compliance-Herausforderungen verfangen. Hier kann eine fachkundige Beratung den entscheidenden Unterschied machen; Beratung ist in jedem nicht umkehrbaren Prozess wichtig, da es keinen Weg zurück gibt.

Bei der TJC Group verwandeln wir diese Komplexität in Klarheit. Mit unseren bewährten Methoden und modernsten Tools wird der Abschied von obsoleten Systemen nicht nur handhabbar, sondern transformativ. Wir bringen Folgendes ein:

Umfassende SAP-Expertise

Abgesehen von der Implementierung der Best Practices für die Stilllegung von SAP Legacy Systemen (oder Nicht-SAP-Systemen) verfügen wir über fundierte Kenntnisse in SAP und darüber hinaus, insbesondere in:

• SAP-Datenarchivierung
• SAP ILM-Aufbewahrungs- und Warehouse-Management
• Steuer- und Technologielösungen, die auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind

Folglich helfen wir, die Kluft zwischen technischen Teams und Stakeholdern zu überbrücken und die Ausrichtung im gesamten Unternehmen sicherzustellen.

Modernste Technologie

Mit über 40 % unserer Belegschaft, die sich der Forschung und Entwicklung widmen, verbessern wir kontinuierlich unsere Tools, um sichere, effiziente und skalierbare Lösungen zu liefern. Bei der TJC Group glauben wir an Innovation und fördern sie, im Einklang mit der heutigen automatisierten und KI-affinen Welt.

Nahtlose Integration mit ELSA

Unsere Cloud-basierte Anwendung, die Enterprise Legacy System Application (ELSA), basiert auf SAP BTP und wurde entwickelt, um den Stilllegungsprozess zu automatisieren. Unser Team vereinfacht den Prozess und bietet unübertroffene Integrationsmöglichkeiten, die auf die individuellen Anforderungen unserer Kunden zugeschnitten sind.

Fachexperten

Unsere spezialisierten Teams in den Bereichen Stilllegung von Legacy Systemen, Datenarchivierung und ILM bringen fundiertes Fachwissen in jedes Projekt ein. Wir helfen Ihnen, den sich entwickelnden Vorschriften einen Schritt voraus zu sein, Compliance-Risiken zu minimieren und eine reibungslose Projektabwicklung von Anfang bis Ende sicherzustellen.

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