Conseils et astuces pour assurer la conformité des fichiers FEC

30-07-2021 | 6 min read | Steuerkonformität

  

Cet article présente des conseils utiles pour remédier à la situation et protéger la réputation de votre entreprise contre les risques de non-conformité à la FEC.

Lorsque l’on parle de validation FEC, le „Test Compta Demat“ peut venir à l’esprit. Cet outil gratuit de test FEC proposé par l’administration fiscale française permet une vérification basique de la structure du fichier. En fait, les non-conformités et les incohérences se trouvent plus souvent dans le fichier FEC que dans sa structure. Par exemple, les problèmes les plus courants sont les numéros de compte qui ne sont pas conformes au Plan Comptable Général (PCG), les valeurs de report non équilibrées et les soldes de compte général incorrects par rapport aux rapports de solde de compte SAP.

Une autre raison courante de non-conformité provient des outils ou des logiciels utilisés pour générer les fichiers FEC. Une solution fiable peut réduire les risques, mais il peut être difficile d’en trouver une en qui vous pouvez avoir confiance. En effet, les administrations fiscales françaises refusent de certifier les solutions FEC, même si elles sont certifiées SAP, comme c’est le cas pour la solution de TJC Group.

La configuration ou les données de base et transactionnelles de votre système SAP peuvent être à l’origine d’incohérences. Pour remédier à cela, nous avons intégré des règles de validation prédéfinies dans notre nouvelle version FEC, afin d’aider les clients à accélérer et à automatiser le processus de validation.

Guide des meilleures pratiques : 5 conseils pour la validation des FEC

TJC Group recommande de vérifier les données FEC pour les cinq sujets suivants avant de les envoyer aux auditeurs externes ou de soumettre les fichiers FEC aux administrateurs fiscaux.

  1. Format du fichier
  • Encodage

Les caractères utilisés doivent appartenir à l’un des suivants : codages de caractères standard basés sur l’ASCII, norme ISO 8859-15 ou jeu de caractères Unicode, norme ISO/CEI 10646, type UTF-8.

  • Format du nom de fichier

Le format du nom de fichier est SIRENFECYYYYMMDD où :

  • SIREN est le numéro de Siren de l’entreprise
  • YYYYMMDD est la date de clôture de l’année fiscale, par exemple 20181231.
  • Séparateur de champs

Le séparateur de champ doit être une tabulation ou „|“.

  • Format des champs
  • Les champs numériques doivent être décimaux, avec des zéros justifiés à droite et en tête à gauche. Le caractère séparateur décimal est ‚,‘ (virgule). La position du signe pour les champs de montant doit être représentée à gauche d’un chiffre.
  • Les champs alphanumériques sont exprimés en longueur fixe et sont donc complétés à droite par “ „.
  • Le champ date est exprimé au format AAAAMMJJ.
  • Structure du fichier

Assurez-vous que le fichier FEC contient les 18 champs d’information requis pour les entrées comptables, comme le montre le tableau ci-dessous. La partie 1 comprend les écritures de report de solde et la partie 2 les écritures du grand livre.

  1. Contenu du fichier
  • Séquence de numérotation

Lorsque vous utilisez un outil de validation générique, vous recevez toujours un message d’erreur concernant la séquence de numérotation des numéros de documents (EcritureNum). Le TJC est régulièrement interrogé à ce sujet par les clients car les tranches de numéros de documents SAP sont établies par type de document. Par conséquent, il est nécessaire de vérifier si tous les documents comptables sont déclarés dans le FEC et d’établir si certains documents sont manquants. Par exemple, s’agit-il de documents d’affectation CO ? Les documents préenregistrés sont-ils en attente dans le système ?

  • Ordre chronologique de la date de validation

Des documents ont-ils été affichés à l’avance ? La date d’affichage est-elle postérieure à la date d’entrée ?

  • Compte de bilan

Les comptes du bilan figurant dans la section des soldes reportés doivent être des comptes de classe 1 à 5. Les comptes des classes 6 et 7 ne sont pas soumis par leur origine à un solde reportable. En particulier, les comptes de classe 8 (désignés pour satisfaire aux exigences d’information des journaux – voir article 434-3 du plan comptable) et de classe 9 (comptes d’exploitation analytique) sont en déséquilibre et ne sont pas demandés dans le FEC.

  • Comptes auxiliaires (reconciliation accounts)

Le numéro et le nom du compte du grand livre auxiliaire (client/fournisseur) doivent être indiqués pour les comptes de rapprochement.

  • G/L Account (Le numéro de compte)

Les trois premiers caractères doivent être conformes à la norme comptable française (PCG). Pour les entreprises qui utilisent le plan comptable local, veuillez vous assurer que vous gérez correctement les comptes alternatifs dans la base de données des comptes généraux.

  • Contrôle des dates

Soyez prudent avec le mappage des champs de date.

EcritureDate doit être postérieure ou identique à PieceDate ;

ValidDate doit être postérieure ou identique à PieceDate ;

DateLet doit être postérieure ou identique à PieceDate ;

DateLet doit être postérieure ou identique à EcritureDate.

  1. Contrôle de l’équilibre
  • Solde reporté

Nous recommandons d’extraire les données du solde de report de la transaction SAP S_ALR_87012277 et de les réconcilier avec le solde de report dans le fichier FEC.

Dans certains cas, les comptes des classes 8 et 9 peuvent se trouver dans la section du solde reporté. Assurez-vous qu’un compte alternatif approprié est défini dans la fiche GL. Dans le plan comptable, les comptes 8xxxx et 9xxxx ne figurent pas dans le bilan élaboré et ne devraient pas avoir d’impact sur les écritures de début d’exercice (solde reporté) dont le seul but est de retrouver les soldes de ces comptes (comptes de bilans) dans le journal.

Si d’une manière ou d’une autre les comptes des classes 8 et 9 avaient un impact sur le bilan, une analyse comptable et fiscale serait nécessaire pour arbitrer la nécessité d’intégrer tout ou partie des écritures 8xxxx / 9xxxx. Dans ce cas, il est important d’en discuter avec votre auditeur externe ou votre conseiller fiscal avant de soumettre le FEC aux administrateurs fiscaux.

  • Solde du compte général

Nous vous suggérons d’extraire le solde des comptes généraux à l’aide de la transaction SAP S_ALR_87012277 dans votre système ECC6 ou S/4HANA et de le réconcilier avec le solde des comptes généraux dans le fichier FEC.

  • Balance des clients

Extrayez les soldes des clients à l’aide de la transaction SAP S_ALR_87012172 dans votre système ECC6 ou S/4HANA et rapprochez-les des soldes des clients dans le fichier FEC.

  • Solde du vendeur

Extrayez les soldes fournisseurs à l’aide de la transaction SAP S_ALR_87012082 dans votre système ECC6 ou S/4HANA et rapprochez-les des soldes fournisseurs dans le fichier FEC.

  • Solde nul au niveau des documents

Pour s’assurer que tous les postes des pièces comptables sont rapportés dans le fichier FEC, vérifiez si le solde au niveau de la pièce est nul.

  1. Contrôle des données de base et des données transactionnelles de SAP
  • Contrôle des documents préenregistrés

Les pièces préenregistrées entraînent des problèmes pour placer les numéros de pièces comptables dans l’ordre chronologique. Vérifiez que les pièces préenregistrées en attente ne sont pas présentes dans la période de rapport.

  • Compte alternatif manquant

Pour les entreprises qui utilisent un plan comptable local, des comptes alternatifs pour le GL français doivent être définis. L’absence de comptes alternatifs est l’une des erreurs les plus courantes dans les données de base du GL et conduit à un mauvais reporting FEC ou à des données manquantes.

  • Contrôler les comptes de réconciliation (client/fournisseur)

Pour les comptes de rapprochement, les données doivent être déclarées au niveau du client/fournisseur, tant pour la section du solde reporté que pour la section des écritures comptables.

  1. Contrôle de la comptabilité
  • Lignes avec des montants de débit et de crédit nuls
  • Lignes avec des montants de débit et de crédit
  • Les comptes de contrôle „Transfert interne“ (58) et „Suspense“ (47) sont correctement équilibrés à la fin de l’année.

Évaluer la meilleure solution logicielle pour générer le fichier FEC

La meilleure pratique consiste à extraire et à valider régulièrement les fichiers FEC. N’attendez pas le moment du contrôle fiscal pour générer le fichier FEC, cela ne laissera pas suffisamment de temps pour valider, corriger les données, affiner l’outil d’extraction et fournir des rapports de justification. Travaillez en étroite collaboration avec votre auditeur pour comprendre et préparer le fichier conforme et identifier d’autres opportunités d’analyse de données avec le fichier extrait.

Comme vous le savez probablement, il y a quelques prérequis à mettre en place avant que les équipes de Fiscalité et d’Audit puissent effectivement créer le fichier FEC dans DART. L’article „Comment générer le Fichier des Écritures Comptables(FEC) en quelques mots ?“ pourrait vous être utile si vous cherchez des conseils sur ces prérequis et les étapes à suivre pour générer le FEC à l’aide de l’outil DART.

Protégez la réputation de votre entreprise grâce au service de bilan de santé FEC et recevez des recommandations exploitables grâce aux yeux de nos experts FEC. Le FEC de TJC est une solution certifiée par SAP pour SAP® ECC et SAP® S/4HANA. Apprenez-en davantage sur les nouvelles valeurs ajoutées de la dernière version du FEC 4.0 by TJC.

Sources d’information :

https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=1D905278ED63729D4CDF44E8064D8160.tpdila07v_3?idArticle=LEGIARTI000027804775&cidTexte=LEGITEXT000006069583&categorieLien=id&dateTexte=20150610

  •  Outil de test FEC  „Test Compta Demat“.

https://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec

A propos de l’auteur :

Patchanok Kluabkaew est une consultante SAP senior pour la fiscalité et l’audit chez TJC Group. Elle a plus de 20 ans d’expérience dans le domaine SAP, couvrant la mise en œuvre greenfield et brownfield ainsi que le déploiement dans diverses industries. Patchanok tire parti de ses connaissances SAP en FI, SD, MM, de son expérience technique et de sa gestion de projet pour aider les clients à relever les défis de la conformité fiscale et à rationaliser leurs processus d’imposition et d’audit.

Connectez-vous avec Patchanok sur LinkedIn.