La facturation électronique en Nouvelle-Zélande : Que devez-vous savoir ?

Auteur : Aditya Gosavi, rédacteur de contenu, Groupe TJC | Consultant : Pratik Satardekar, consultant senior B2G, Groupe TJC

La facturation électronique révolutionne la façon dont les entreprises néo-zélandaises gèrent leurs factures, dépassant les méthodes traditionnelles. En fait, plusieurs entreprises du pays sont enregistrées pour recevoir des factures électroniques, et la liste s’allonge chaque mois. La facturation électronique offre de nombreux avantages, notamment des paiements plus rapides, des coûts moins élevés et une plus grande précision en minimisant les erreurs. Bien que la facturation électronique ne soit pas encore obligatoire pour tous en Nouvelle-Zélande, le gouvernement encourage activement son adoption, ce qui en fait une norme de plus en plus répandue. Dans ce blog, nous allons nous pencher sur le paysage de la facturation électronique en Nouvelle-Zélande et découvrir comment elle permet aux entreprises de s’épanouir.

Introduction

Les méthodes traditionnelles de facturation sont rapidement remplacées par la facturation électronique, ce qui marque une avancée significative dans les opérations financières des organisations. En effet, la facturation électronique globale et le reporting permettent l’échange direct et sécurisé de données de facturation entre différents systèmes ERP, éliminant ainsi la nécessité d’une intervention manuelle et les inefficacités associées aux factures papier. Cette approche moderne de la facturation gagne du terrain en raison de sa capacité avérée à améliorer la gestion des flux de trésorerie, à réduire les charges administratives et à renforcer la sécurité des données. Bien que l’adoption généralisée soit encouragée plutôt qu’imposée pour la plupart des organisations privées, il est essentiel de comprendre ce paysage en évolution. Aujourd’hui, plusieurs pays ont mis en place la facturation électronique, et de nombreux autres s’apprêtent à rejoindre la liste, dont la Nouvelle-Zélande. Découvrez la facturation électronique en Nouvelle-Zélande.

Facturation électronique et facturation traditionnelle : Quelle est la différence ?

La facturation traditionnelle peut avoir un impact sur la durée totale du processus de facturation. Par exemple, les factures papier doivent être imprimées et postées, ce qui prend beaucoup de temps, surtout lorsqu’il s’agit de milliers, voire de millions de factures. En outre, ces factures doivent être envoyées par courrier électronique et saisies manuellement dans vos systèmes de gestion. Ces étapes supplémentaires entraînent des retards, des erreurs et le risque de factures perdues ou ignorées, ce qui n’est pas une bonne nouvelle pour la trésorerie à venir d’une organisation.

La facturation électronique est l’échange numérique de données de facturation entre entreprises, structurées dans un format standardisé que votre système ERP peut lire automatiquement. Contrairement aux méthodes de facturation traditionnelles, la facturation électronique élimine la nécessité d’une saisie manuelle des données. En effet, la facturation électronique implique la transmission directe de la facture du système de l’expéditeur au système commercial ou comptable du destinataire, en utilisant un réseau privilégié qui emploie des données lisibles par machine dans des formats tels que JSON ou XML. Tout cela se fait sans aucune intervention humaine, les systèmes des acheteurs recevant les factures, les validant et les traitant ensuite.

La facturation électronique est-elle obligatoire en Nouvelle-Zélande ?

La réponse rapide est non pour l’instant ; la facturation électronique n’est pas obligatoire pour la plupart des entreprises opérant dans le pays. Cependant, elle devient progressivement la norme préférée, un nombre croissant d’entreprises s’inscrivant pour recevoir des factures électroniques. Même si vous ne serez pas pénalisé si vous optez pour les méthodes de facturation traditionnelles, vous risquez de passer à côté de certains avantages, tels que des paiements plus rapides et des opérations plus efficaces, offerts par les solutions globales de facturation électronique et d’établissement de rapports.

Adoption par le secteur public

Le gouvernement néo-zélandais encourage activement l’adoption de la facturation électronique. Si vous travaillez avec des organismes publics, vous pouvez vous attendre à ce que ces organismes demandent de plus en plus que les factures soient envoyées dans un format standardisé via le réseau PEPPOL. En fait, le 5 novembre 2025, le gouvernement a annoncé une réécriture de la règle 51 des règles de passation des marchés publics afin d’amorcer la transition pour qu’un plus grand nombre d’organismes publics se conforment à la facturation électronique. Selon cette annonce, d’ici 2026, davantage d’agences du secteur public seront tenues d’envoyer et de recevoir des factures électroniques, ce qui signifie en fin de compte que les entreprises qui facturent ces agences doivent envoyer des factures électroniques.

Adoption par le secteur privé

En Nouvelle-Zélande, la facturation électronique reste facultative pour les organisations du secteur privé qui ne travaillent pas avec des agences gouvernementales. Actuellement, aucune loi n’oblige les entreprises à l’utiliser et aucune annonce n’a été faite quant à une éventuelle obligation future. Toutefois, le ministère de l’innovation commerciale et de l’emploi (MBIE) encourage activement cette pratique. En outre, le MBIE tient à jour une liste de plus de 50 000 organisations déjà enregistrées pour recevoir des factures électroniques. Ces chiffres indiquent que cette pratique est en train de devenir une norme dans le pays, ce qui peut être bénéfique si vous recherchez des fournisseurs qui utilisent déjà la facturation électronique.

Cadre de facturation électronique partagé avec l’Australie

Il est intéressant de noter que l’Australie et la Nouvelle-Zélande se sont engagées à mettre en place un cadre commun de facturation électronique afin que les entreprises puissent facilement établir des factures transfrontalières. Plutôt que d’adopter des mandats, la Nouvelle-Zélande et l’Australie se sont efforcées de rendre la facturation électronique facilement adaptable et bénéfique pour les organisations engagées dans des activités transfrontalières.

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Le déploiement de la facturation électronique en Nouvelle-Zélande : Un coup d’œil rapide

Le pays déploie systématiquement la facturation électronique en utilisant le cadre PEPPOL, en mettant clairement l’accent sur les agences gouvernementales. Voici quelques-unes des principales mises à jour à prendre en compte :

• 2018-2019: Le voyage a commencé par une initiative transtasmanienne et l’établissement du MBIE en tant qu’autorité PEPPOL de la Nouvelle-Zélande.
• 1er mars 2022: tous les organismes centraux sont en mesure de recevoir des factures électroniques.
• 1er janvier 2025: Environ 135 agences gouvernementales s’engagent à payer 90 % des factures dans un délai de 10 jours ouvrables.
• 1er janvier 2026: une mesure importante, qui oblige les organismes publics qui émettent ou reçoivent plus de 2 000 factures nationales par an à être entièrement compatibles avec la facturation électronique et à payer 95 % des factures électroniques dans un délai de cinq jours ouvrables.

Si la facturation électronique interentreprises reste pour l’instant facultative, un développement potentiel est prévu au-delà de 2026, en fonction des tendances d’adoption et des politiques gouvernementales. Ce déploiement systématique vise à améliorer l’efficacité et à stimuler les paiements dans l’ensemble de l’économie.

Comprendre l’impact de PEPPOL sur la facturation électronique en Nouvelle-Zélande

Le réseau de facturation électronique du pays est développé autour de PEPPOL. Il s’agit d’un réseau mondial qui permet aux entreprises d’échanger des factures numériques dans un format standardisé. Une organisation peut utiliser PEPPOL comme connecteur universel pour envoyer plus facilement des factures entre les entreprises, les organismes publics et les partenaires internationaux.

La Nouvelle-Zélande et l’Australie ont adopté PEPPOL en 2019 afin de développer un système de facturation électronique sans faille avec le format PEPPOL BIS Billing 3.0. (PINT A-NZ). Cela a permis à ces deux pays de travailler dans le cadre de normes mondiales existantes plutôt que de créer un nouveau système mondial de facturation électronique et d’établissement de rapports à partir de zéro.

Avec PEPPOL, que vous opériez depuis la Nouvelle-Zélande, l’Australie ou un autre pays, vous pouvez envoyer et recevoir des factures sans vous soucier de la saisie manuelle des données ou des formats de fichiers. En fait, PEPPOL élimine les inefficacités liées à l’incompatibilité des formats de facturation, ce qui contribue à rationaliser le flux des factures.

La facturation électronique en Nouvelle-Zélande : Quels sont les avantages pour les organisations ?

La facturation électronique améliore stratégiquement la façon dont les entreprises gèrent les paiements, répondent aux exigences de conformité, améliorent la gestion des flux de trésorerie, réduisent les coûts associés à la facturation traditionnelle et améliorent les normes de sécurité. Voici quelques-uns des facteurs clés qui vous aideront à comprendre les avantages de la facturation électronique pour les entreprises du pays :

Paiement rapide et amélioration de la trésorerie

Les écarts associés à des méthodes de facturation inefficaces, telles que le traitement manuel, les détails manquants et les cycles d’approbation lents, peuvent avoir un impact sur votre trésorerie à venir. Il est intéressant de noter que le MBIE a observé qu’après l’adoption de la facturation électronique en Nouvelle-Zélande, les acheteurs ont pu payer leurs fournisseurs plus rapidement que la moyenne. Un système de facturation efficace peut améliorer de manière significative le flux de trésorerie global de votre organisation. C’est d’ailleurs particulièrement important pour les entreprises dont les budgets sont limités ou serrés.

Moins de frais de traitement

Lorsque l’on compare la facturation électronique aux méthodes de facturation traditionnelles, il apparaît clairement que de nombreux coûts de traitement sont associés aux méthodes conventionnelles, notamment le stockage physique, l’utilisation excessive de papier, les frais d’affranchissement et les coûts de transport. Ces coûts peuvent être facilement éliminés avec la facturation électronique, car tout se passe numériquement, ce qui vous permet d’obtenir des paiements plus rapides, d’éliminer l’intervention humaine et de réduire le risque d’erreurs.

Une sécurité efficace

Les données de vos factures sont des informations très sensibles qui peuvent devenir la cible de cyberattaques ou d’acteurs malveillants. Avec l’aide de la bonne solution globale de facturation électronique et de reporting, vous pouvez envoyer des factures par le biais d’un réseau sécurisé et crypté. De plus, avec la facturation électronique, chaque facture contient des identifiants d’expéditeur et de destinataire vérifiés qui permettent de suivre le cheminement de la facture.

Grâce à une protection efficace, vous pouvez réduire le risque de fraude et vérifier que les factures sont générées par des fournisseurs légitimes et dignes de confiance, ce qui est particulièrement important pour les entreprises qui traitent des transactions de grande valeur.

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Amélioration de la visibilité

La facturation électronique offre une visibilité en temps réel de vos transactions financières. En outre, vous pouvez rapidement voir quelles factures sont livrées, consultées et approuvées dans votre système ERP et utiliser ces données structurées pour examiner de plus près vos cycles de paiement, les payeurs en retard et les tendances en matière de flux de trésorerie.

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SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC ) est l’une des solutions les plus prisées, développée pour traiter tous les aspects de la facturation et du reporting électroniques. En fait, cette solution permet une intégration totale avec les réseaux de facturation, tels que PEPPOL pour la facturation électronique en Nouvelle-Zélande.

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