Aller « au-delà des limites » : l’archivage des données chez BT Group

18-06-2020 | 6 lecture minimale | Archivage des données SAP

En décembre 2019, British Telecom / EE a présenté lors de l’événement UKISUG Connect et discuté des avantages de l’archivage des données, de leur statut actuel et de leurs attentes concernant l’archivage des données à court terme. BT Group a également partagé le point de vue des organisations sur le cheminement vers S/4 HANA, qu’elles envisagent comme une transformation complète de l’entreprise pour aller « au-delà des limites », et pas seulement une mise à niveau informatique.

Contexte du projet

BT Group était un grand utilisateur d’Oracle, mais en 2019, la société a stratégiquement décidé d’entrer dans la nouvelle décennie sur la plate-forme SAP S/4HANA . D’autre part, l’opérateur de réseau mobile et fournisseur de services Internet britannique EE a été acquis par BT Group en février 2015. Les principales exigences de l’acquisition étaient de favoriser la consolidation informatique et de réduire ou de supprimer les capacités système dupliquées, ainsi que le besoin de transformation de l’entreprise.

D’autre part, EE avait investi sur SAP ECC6 et ils aboutissaient à la fusion entre Orange UK et T-Mobile UK. Cela représentait un défi pour les équipes informatiques : réunir les deux systèmes sur un seul système signifiait plus de données. Et ils connaissaient une croissance significative des données . À la fin de 2016, EE a été invité à effectuer un déplacement de centre de données lorsqu’ils ont réalisé que leur volume de données dans les bases de données était trop important et, fondamentalement, devait être divisé par deux pour permettre que cela se produise dans la fenêtre où ils devaient effectuer le déplacement du centre de données. . À cette fin, BT Group / EE s’est associé à TJC Group, pour automatiser l’archivage de masse des données en fonction d’une gamme de variables.

Garantir les performances du système avec l’archivage des données

Lors de la conférence UKISUG Connect, Mark Holmes, architecte d’entreprise principal ERP Core & EE ERP, a résumé les raisons pour lesquelles l’entreprise a décidé de mettre en œuvre un projet d’archivage de données sur le domaine EE SAP ECC6.

Lorsque les données continuent de croître de manière exponentielle, cela ralentit le système et affecte certains processus métier critiques au cours de la journée, tels que l’acheminement des commandes via la chaîne d’approvisionnement. Les équipes BT/EE ont travaillé avec TJC Group pour automatiser l’intégralité du processus d’archivage des données, en éliminant toute erreur manuelle et toute duplication sans impact sur les processus métier.

Récapitulatif de l'archivage ECC6 | Groupe TJC
Image 1 : Extrait de la présentation de Mark Holmes au UKISUG Connect 2019

Les principaux avantages de l’archivage pour ECC 6.0 résidaient dans la réduction de l’effort d’assistance pour effectuer l’archivage. C’est là que le cockpit des sessions d’archivage (ASC) a été d’une grande valeur car il garantit qu’une activité prudente et méticuleuse est exécutée régulièrement et que nous gardons le système propre. Des organisations telles que BT Group/EE bénéficient de l’ASC en réalisant une réduction significative du volume de données, atteignant un taux d’archivage moyen d’au moins 95 %. En ce sens, BT a pu s’assurer que le système ERP ne devenait pas incontrôlable, tout en restant conforme aux politiques de conservation des informations de l’entreprise et aux réglementations EU GDPR .

« L’automatisation du projet d’archivage des données a certainement été une grande victoire pour EE. Essayer d’archiver des données sans cela, c’est presque comme essayer de mettre quelqu’un sur une roue de hamster. C’est un travail difficile, mais c’est un processus automatisé donc une fois qu’il est opérationnel, il est là ».

Mark Holmes du groupe BT.
Menu principal ASC | Groupe TJC
Image 2. Menu principal Archivage Sessions Cockpit (ASC).

Façonner la transformation de l’entreprise

BT Group vise à adopter des technologies puissantes qui offrent la meilleure valeur. La stratégie de l’entreprise s’articule autour de trois piliers clés : offrir des expériences client différenciées, construire le meilleur réseau convergé et moderniser l’entreprise pour la rendre simple, allégée et agile . C’est pourquoi , en 2019, l’entreprise a choisi SAP S/4HANA Finance (édition à locataire unique) pour alimenter son cœur numérique, pris en charge par SAP Cloud Platform et SAP Analytics Cloud .

Le groupe BT considère le passage à S/4HANA comme une transformation de l’entreprise dans l’ensemble de l’organisation, et non comme une mise à niveau informatique. En fait, les nouvelles technologies offrent la possibilité d’améliorer leurs processus, la capacité de mettre à niveau la technologie de manière efficace et la capacité d’identifier de nouvelles fonctionnalités et de les adopter là où elles démontrent une valeur ajoutée.

« Il s’agit vraiment d’essayer de changer radicalement nos capacités, de remettre en question ce que nous faisons et d’utiliser les meilleurs processus de classe et de rationaliser ces politiques afin que nous puissions faire un pas en avant substantiel » , précise Holmes.

Le voyage vers S/4HANA

BT ouvre maintenant la voie pour passer à S/4HANA . À cette fin, les équipes informatiques continuent de travailler en toute transparence avec TJC Group pour optimiser les volumes de bases de données et continueront de le faire, en gardant à l’esprit que la hiérarchisation des données ne fonctionne pas dans S4 HANA pour le moment. En archivant les données qui ne sont plus utilisées, le volume de données qui doit passer à SAP S/4HANA peut être considérablement réduit. Cela signifie également réduire la portée, la durée, la complexité et le coût total de votre projet de migration SAP S/4HANA, ainsi que des économies sur les coûts de matériel et de licence.

Lorsqu’une grande entreprise prend des décisions qui ont un impact et transforment l’ensemble de l’entreprise, il y a des considérations essentielles qui doivent être incluses dans le processus de réflexion holistique.

En ce sens, les équipes informatiques de BT ont conclu qu’il est essentiel d’avoir une image claire du profil complet des données :

Profil de données | Groupe TJC
  • Gestion des métadonnées : il est primordial de comprendre les informations dont le système a besoin sur les données. Lorsque vous conduisez une transformation d’entreprise, assurez-vous que votre dictionnaire, vos définitions et vos KPI sont en place et que toute l’organisation est alignée.
  • Gouvernance des données de référence. Contrôlez vos données et évitez les doublons.
  • Qualité des données – la cohérence et la fiabilité des données. Les données héritées sont-elles suffisamment bonnes pour migrer ? Vos données sont-elles stables. Ce sont des questions à aborder lors de la planification de la migration vers S4.
  • Propriété des données – qui est l’utilisateur professionnel responsable de la création et du traitement de ces données ? La propriété des données est essentielle au succès de la transformation.
  • Les politiques de conservation des informations doivent être triées dès le départ afin que vous puissiez les mettre en place et que vos règles d’archivage puissent être configurées.

De toute évidence, aucune transformation ne se produira à moins que vous ne parliez de productivité. Des principes tels que « Fit to Standard » permettent de contrôler les coûts et de minimiser les dépenses de personnalisation[s]. Il s’agit de revoir et de simplifier les politiques en place sur une base « Surveiller, Revoir, Affiner, Améliorer, Surveiller ».

De même, une partie de la transformation repose sur la conception de processus améliorés, une expérience utilisateur simple et la réduction des coûts de formation pour les utilisateurs historiques et nouveaux. À partir de ces aspects, l’avenir se concentre sur la garantie d’une meilleure compréhension des données et des nouveaux processus, ainsi que sur la démonstration que la valeur améliorée reflète favorablement les coûts de transformation.

Enfin et surtout, les meilleurs résultats sont obtenus lorsque chaque équipe travaille dans le même but. La transformation doit être considérée comme une transformation commerciale fusionnant Business et Technology, BT Group et travaillant aux côtés de partenaires et de fournisseurs.

Récapitulatif et leçons apprises

Pour résumer ce qui précède en quatre points simples mais essentiels, et pour permettre à d’autres de court-circuiter les leçons apprises par BT au cours de ces 5 années, vous, en tant que lecteur, pouvez comprendre pourquoi BT a considéré l’archivage des données comme un élément si important de ce message :

  • La propriété des données est un aspect essentiel
  • L’archivage nécessite l’adhésion et l’acceptation des utilisateurs métier
  • S/4HANA concerne la transformation de l’entreprise, pas la mise à niveau informatique
  • La nécessité de considérer les données et l’archivage comme un élément clé du parcours S/4HANA

L’archivage des données joue un rôle essentiel dans le maintien des performances du système SAP à mesure que vos données commerciales augmentent au fil du temps, tout en réduisant le coût total de possession en supprimant les données qui ne sont plus nécessaires. Le vieillissement des données à bord a une valeur limitée pour la gestion des données d’entreprise dans S/4HANA. C’est pourquoi l’archivage des données est la méthodologie la plus fiable pour la gestion du volume de données.

L’enregistrement de la session en petits groupes de Mark Holmes peut être trouvé ici.

Découvrez plus d’informations sur la façon dont l’archivage des données peut aider une organisation à se préparer à S/4HANA. Contactez-nous .

1 Source : communiqué de presse SAP , https://news.sap.com/uk/2019/12/bt-group-selects-sap-as-key-partner-for-major-technology-enablement-programme/