Geschrieben von: Patchanok Kluabkaew
Haben Sie Zweifel, ob Ihre FEC-Datei konform ist? Wenn die Antwort ja ist, sind Sie nicht allein. Basierend auf unserer Erfahrung bei der Unterstützung von Kunden in Frankreich bei der Erstellung von FEC (Fichier des Écritures Comptables) sind viele von ihrem FEC-Validierungsprozess nicht überzeugt, und dies gilt insbesondere für IT-Abteilungen.
Dieser Artikel enthält nützliche Tipps, um Abhilfe zu schaffen und den Ruf Ihres Unternehmens vor den Risiken einer Nichteinhaltung der FEC zu schützen.
Wenn man über die FEC-Validierung spricht, fällt einem vielleicht der „Test Compta Demat “ ein. Dieses kostenlose FEC-Testtool, das von der französischen Steuerverwaltung vorgeschlagen wird, bietet eine grundlegende Überprüfung der Dateistruktur. Tatsächlich werden Nichtkonformität und Inkonsistenzen häufiger in der FEC-Datei als in der Struktur gefunden. Häufige Probleme sind beispielsweise Kontonummern, die nicht mit dem Plan Comptable Général (PCG) übereinstimmen, unausgeglichene Vortragswerte und falsche Sachkontensalden im Vergleich zu SAP-Kontostandsberichten.
Ein weiterer häufiger Grund für die Nichteinhaltung ergibt sich aus den Tools oder der Software, die zum Generieren von FEC-Dateien verwendet werden. Eine zuverlässige Lösung kann die Risiken reduzieren, aber es kann schwierig sein, eine zu finden, der Sie vertrauen können. Dies liegt daran, dass französische Steuerbehörden die Zertifizierung von FEC-Lösungen ablehnen werden, obwohl sie möglicherweise SAP-zertifiziert sind, wie dies bei der Lösung der TJC Group der Fall ist.
Ursache für Inkonsistenzen können Konfigurations- oder Stamm- und Bewegungsdaten in Ihrem SAP-System sein. Um dies zu beheben, haben wir vordefinierte Validierungsregeln in unsere neue Version FEC eingebettet, um Kunden dabei zu helfen, den Validierungsprozess zu beschleunigen und zu automatisieren.
Best-Practice-Leitfaden: 5 Tipps für die FEC-Validierung
Die TJC Group empfiehlt, FEC-Daten für die folgenden fünf Themen zu überprüfen, bevor sie an externe Wirtschaftsprüfer gesendet oder FEC-Dateien an Steuerverwalter übermittelt werden.
1. Dateiformat
- Codierung
Verwendete Zeichen sollten zu einer der folgenden gehören: ASCII-basierte Standard-Zeichenkodierungen, ISO 8859-15-Standard oder Unicode-Zeichensatz, ISO/IEC 10646-Standard, Typ UTF-8.
- Dateinamenformat
Das Dateinamenformat ist SIREN FEC YYYYMMDD , wobei:
- SIREN ist die Sirenennummer des Unternehmens
- YYYYMMDD ist das Abschlussdatum des Geschäftsjahres, z. B. 20181231.
- Feldtrenner
Feldtrenner muss Tabulator oder „|“ sein.
- Feldformat
- Numerische Felder sollten dezimal mit rechtsbündigen und linksführenden Nullen sein. Das Dezimaltrennzeichen ist ‚,‘ (Komma). Die Vorzeichenposition für Betragsfelder sollte links von einer Zahl dargestellt werden.
- Alphanumerische Felder werden als feste Länge ausgedrückt und daher rechts mit “ “ abgeschlossen.
- Das Datumsfeld wird im Format JJJJMMTT ausgedrückt.
- Dateistruktur
Stellen Sie sicher, dass die FEC-Datei die erforderlichen 18 Buchhaltungseingabefelder mit Informationen enthält, wie in der folgenden Tabelle dargestellt. Teil 1 umfasst Saldovortragsbuchungen und Teil 2 Hauptbucheinträge.
2. Dateiinhalt
- Nummerierungsfolge
Bei Verwendung eines generischen Validierungstools erhalten Sie immer eine Fehlermeldung über die Nummerierungsfolge der Dokumentnummern (EcritureNum). TJC wird regelmäßig von Kunden darauf angesprochen, da SAP-Belegnummernkreise pro Belegart eingerichtet werden. Daher ist es notwendig zu prüfen, ob alle Buchungsunterlagen im FEC gemeldet sind und festzustellen, ob einige Unterlagen fehlen. Handelt es sich beispielsweise um CO-Zuteilungsbelege? Stehen vorerfasste Belege im System an?
- Chronologische Reihenfolge des Validierungsdatums
Wurden Dokumente vorab gebucht? Liegt das Buchungsdatum nach dem Eintrittsdatum?
- Bilanzkonto
Bilanzkonten im Abschnitt „Saldovortrag“ müssen Konten der Klasse 1 – 5 sein. Die Kontoklassen 6 und 7 unterliegen ihrem Ursprung nach keinem Saldovortrag. Insbesondere Konten der Klasse 8 (zur Erfüllung der Informationsanforderungen für Papiere – siehe Artikel 434-3 des Kontenplans) und Konten der Klasse 9 (Konten zur analytischen Nutzung) sind außer Saldo und werden im FEC nicht angefordert.
- Abstimmungskonten (compte auxiliaire)
Die Nebenbuchkontonummer und der Name (Kunde/Lieferant) sollten für Abstimmungskonten gemeldet werden.
- Sachkonto (Le numéro de compte)
Die ersten drei Zeichen müssen dem französischen Rechnungslegungsstandard (PCG) entsprechen. Für die Unternehmen, die lokale Kontenpläne verwenden, stellen Sie bitte sicher, dass Sie alternative Konten im Hauptbuchstamm korrekt pflegen.
- Datumskontrolle
Seien Sie vorsichtig bei der Zuordnung von Datumsfeldern.
EcritureDate sollte nach oder am selben Datum wie PieceDate liegen;
ValidDate sollte nach oder am selben Datum wie PieceDate liegen;
DateLet sollte nach oder am selben Datum wie PieceDate liegen;
DateLet sollte nach oder am selben Datum wie EcritureDate liegen.
3. Balance-Steuerung
- Saldovortrag
Wir empfehlen, die Saldovortragsdaten aus der SAP-Transaktion S_ALR_87012277 zu extrahieren und mit dem Saldovortrag in der FEC-Datei abzugleichen.
Teilweise sind die Konten der Klassen 8 und 9 im Saldovortrag zu finden. Stellen Sie sicher, dass im GL-Stamm ein geeignetes alternatives Konto definiert ist. Im Kontenplan sind die Konten 8xxxx und 9xxxx nicht in der ausgearbeiteten Bilanz enthalten und sollten sich nicht auf Buchungen zu Beginn des Geschäftsjahres (Saldovortrag) auswirken, deren einziger Zweck darin besteht, die Salden dieser Konten (Saldenkonten) zu finden Blätter) in der Zeitschrift.
Wenn sich die Konten der Klassen 8 und 9 irgendwie auf die Bilanz auswirken, wäre eine Buchhaltungs- und Steueranalyse erforderlich, um die Notwendigkeit der Integration einiger oder aller 8xxxx / 9xxxx-Einträge zu klären. In diesem Fall ist es wichtig, dies mit Ihrem externen Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater zu besprechen, bevor Sie den FEC an die Steuerverwaltung übermitteln.
- Saldo des Sachkontos
Wir empfehlen, den G/L-Saldo mithilfe der SAP-Transaktion S_ALR_87012277 in Ihrem ECC6- oder S/4HANA-System zu extrahieren und mit dem G/L-Saldo in der FEC-Datei abzugleichen.
- Kundenguthaben
Extrahieren Sie Kundensalden mithilfe der SAP-Transaktion S_ALR_87012172 in Ihrem ECC6- oder S/4HANA-System und gleichen Sie sie mit den Kundensalden in der FEC-Datei ab.
- Kreditorensaldo
Extrahieren Sie Lieferantensalden mithilfe der SAP-Transaktion S_ALR_87012082 in Ihrem ECC6- oder S/4HANA-System und gleichen Sie sie mit den Lieferantensalden in der FEC-Datei ab.
- Nullsaldo auf Belegebene
Um sicherzustellen, dass alle Einzelposten aus Buchhaltungsbelegen in der FEC-Datei gemeldet werden, prüfen Sie, ob der Saldo auf Belegebene Null ist.
4. Prüfung der SAP-Stammdaten und Bewegungsdaten
- Kontrollieren Sie geparkte Dokumente
Vorerfasste Belege führen zu Problemen bei der chronologischen Zuordnung von Buchhaltungsbelegnummern. Prüfen Sie, ob ausstehende vorerfasste Belege im Berichtszeitraum nicht vorhanden sind.
- Fehlendes alternatives Konto
Für Unternehmen, die lokale Kontenpläne verwenden, sollten alternative Konten für das französische GL definiert werden. Fehlende Alternativkonten sind einer der häufigsten Fehler bei GL-Stammdaten und führen zu unsachgemäßer FEC-Berichterstattung oder fehlenden Daten.
- Kontrolle der Abstimmkonten (Kunde/Lieferant)
Bei Abstimmkonten sollten Daten sowohl für den Abschnitt „Saldovortrag“ als auch für den Abschnitt „Buchungsbuchungen“ auf Debitoren-/Lieferantenebene gemeldet werden.
5. Buchhaltungskontrolle
- Zeilen mit null Soll- und Habenbeträgen
- Zeilen mit Soll- und Habenbeträgen
- Die Kontrollkonten „Interner Transfer“ (58) und „Suspense“ (47) sind am Jahresende korrekt saldiert.
Bewerten Sie die beste Softwarelösung zum Generieren der FEC-Datei
Es hat sich bewährt, FEC-Dateien regelmäßig zu extrahieren und zu validieren. Warten Sie nicht bis zur Zeit der Steuerprüfung, um die FEC-Datei zu generieren, da sonst nicht genügend Zeit bleibt, um Daten zu validieren, zu korrigieren, das Extraktionstool zu optimieren und Begründungsberichte bereitzustellen. Arbeiten Sie eng mit Ihrem Prüfer zusammen, um die konforme Datei zu verstehen und vorzubereiten und weitere Datenanalysemöglichkeiten mit der extrahierten Datei zu identifizieren
Wie Sie wahrscheinlich wissen, müssen einige Voraussetzungen implementiert werden, bevor Steuer- und Prüfungsteams die FEC-Datei tatsächlich in DART erstellen können. Möglicherweise finden Sie den Artikel „Wie erstelle ich die Fichier des Écritures Comptables (FEC) in wenigen Worten?“ nützlich, wenn Sie nach Anleitungen zu diesen Voraussetzungen und den Schritten suchen, die zum Generieren der FEC mit dem DART-Tool erforderlich sind.
Schützen Sie den Ruf Ihres Unternehmens mit dem FEC Health Check-Service und erhalten Sie umsetzbare Empfehlungen aus der Sicht unserer FEC-Experten. Die FEC von TJC ist eine SAP-zertifizierte Lösung für SAP® ECC und SAP® S/4HANA. Erfahren Sie mehr über die neuen Mehrwerte der neuesten FEC 4.0 von TJC
Informationsquellen:
- Artikel A47 A-1 der französischen Steuerverordnung
- „Test Compta Demat“ FEC-Testtool
https://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec
- FEC-Lösung von TJC
https://www.tjc-group.com/products/fec
Patchanok Kluabkaew ist Senior SAP Consultant für Steuern und Audit bei der TJC Group. Sie verfügt über mehr als 20 Jahre SAP-Erfahrung in der Greenfield- und Brownfield-Implementierung sowie im Rollout in verschiedenen Branchen. Patchanok nutzt ihr SAP-Wissen in FI, SD, MM, technischem Hintergrund und Projektmanagement, um Kunden bei der Bewältigung der Herausforderungen der Steuerkonformität zu unterstützen und ihre Steuer- und Prüfungsprozesse zu rationalisieren.
