Auteur : Thierry Julien, PDG, TJC Group<\/p>\n\n
Vous devez archiver FI_DOCUMNT.<\/strong> Vous ouvrez la transaction SARA, saisissez le nom de l\u2019objet et appuyez sur Entr\u00e9e. L\u2019\u00e9cran se charge. Et maintenant ? Vous voyez une s\u00e9rie de boutons : Write, Delete, Store, Read, ainsi qu\u2019un lien vers Customising. \u00c0 partir de l\u00e0, tout repose sur vous : quels codes soci\u00e9t\u00e9, quels exercices fiscaux, quelle variante, quand planifier, quoi faire lorsque quelque chose se casse. SARA vous a donn\u00e9 les outils. Il ne vous a pas donn\u00e9 de plan. Cet article explique pourquoi cette distinction est importante et \u00e0 quoi ressemble r\u00e9ellement une automatisation compl\u00e8te de l\u2019archivage. <\/p>\n\n Commen\u00e7ons l\u00e0 o\u00f9 tout effort d\u2019archivage commence : par un probl\u00e8me r\u00e9el.<\/p>\n\n Votre syst\u00e8me SAP fonctionne depuis quelques ann\u00e9es. Les tables ACDOCA ont atteint des centaines de millions d\u2019enregistrements. Les performances du syst\u00e8me se d\u00e9gradent au point que vous n\u2019\u00eates pas certain de pouvoir cl\u00f4turer l\u2019exercice l\u2019ann\u00e9e prochaine, et vous ne pensez pas qu\u2019il y ait un budget pour ajouter de la m\u00e9moire ou passer \u00e0 une taille de T-shirt sup\u00e9rieure. Votre \u00e9quipe Basis vous indique que la base de donn\u00e9es a besoin d\u2019\u00eatre soulag\u00e9e<\/a>. <\/p>\n\n La r\u00e9ponse, sur laquelle tout le monde s\u2019accorde une fois que l\u2019aging et le tiering ont \u00e9t\u00e9 identifi\u00e9s comme des solutions trompeuses, est l\u2019archivage des donn\u00e9es<\/a>. Vous allez archiver FI_DOCUMNT, l\u2019objet d\u2019archivage des documents de comptabilit\u00e9 financi\u00e8re. Il couvre des tables comme BKPF, BSEG, BSAD, BSAK, BSAS et (dans S\/4HANA) ACDOCA. C\u2019est l\u2019un des objets d\u2019archivage les plus volumineux de tout syst\u00e8me SAP, et il figure g\u00e9n\u00e9ralement parmi les premiers candidats de tout programme d\u2019archivage. <\/p>\n\n Vous vous connectez donc \u00e0 SAP, saisissez SARA dans le champ de commande, entrez FI_DOCUMNT comme objet d\u2019archivage et appuyez sur Entr\u00e9e. L\u2019\u00e9cran Archive Administration appara\u00eet. Vous \u00eates pr\u00eat \u00e0 commencer. Mais commencer quoi, exactement ? <\/p>\n\n SARA, SAP Archive Administration, est un \u00e9cran bien structur\u00e9. Pour FI_DOCUMNT, il vous pr\u00e9sente les \u00e9l\u00e9ments suivants : <\/p>\n\n Write :<\/strong> c\u2019est ici que vous cr\u00e9ez et planifiez le job d\u2019\u00e9criture. Le programme d\u2019\u00e9criture (FI_DOCUMNT_WRI) lit les documents financiers depuis la base de donn\u00e9es et les \u00e9crit dans des fichiers d\u2019archive. Avant de pouvoir l\u2019ex\u00e9cuter, vous avez besoin d\u2019une variante d\u2019\u00e9criture, c\u2019est-\u00e0-dire d\u2019un ensemble de crit\u00e8res de s\u00e9lection indiquant au programme quels documents s\u00e9lectionner. Pour FI_DOCUMNT, les principaux champs de s\u00e9lection de cl\u00e9 sont le code soci\u00e9t\u00e9 et l\u2019exercice\/p\u00e9riode fiscale. Vous pouvez \u00e9galement filtrer par type de document, date de comptabilisation et d\u2019autres crit\u00e8res. <\/p>\n\n Delete :<\/strong> une fois que le job d\u2019\u00e9criture a commenc\u00e9 \u00e0 s\u2019ex\u00e9cuter et a cr\u00e9\u00e9 le premier fichier d\u2019archive, le programme de suppression (FI_DOCUMNT_DEL) retire de la base de donn\u00e9es les enregistrements correspondants. C\u2019est l\u2019\u00e9tape qui lib\u00e8re r\u00e9ellement de l\u2019espace. Le job de suppression n\u2019accepte pas ses propres crit\u00e8res de s\u00e9lection. Il op\u00e8re sur le num\u00e9ro de session d\u2019archive cr\u00e9\u00e9 pendant la phase d\u2019\u00e9criture. <\/p>\n\n Store :<\/strong> le job de stockage transf\u00e8re, de mani\u00e8re optionnelle, les fichiers d\u2019archive vers un r\u00e9f\u00e9rentiel de contenu ou un stockage externe. Selon votre Customising, il peut s\u2019ex\u00e9cuter automatiquement apr\u00e8s la phase d\u2019\u00e9criture ou \u00eatre d\u00e9clench\u00e9 manuellement. <\/p>\n\n Post-processing :<\/strong> le programme de post-traitement (FI_DOCUMNT_PST) nettoie les tables d\u2019index secondaire (BSAK, BSAS, BSIS) en supprimant les enregistrements qui ont \u00e9t\u00e9 marqu\u00e9s pendant la phase de suppression. Il doit s\u2019ex\u00e9cuter directement apr\u00e8s la suppression. <\/p>\n\n Via Customising, vous configurez les param\u00e8tres sp\u00e9cifiques \u00e0 l\u2019objet : le nom de fichier logique pour les fichiers d\u2019archive, la taille maximale des fichiers, si les jobs de suppression et de stockage s\u2019ex\u00e9cutent automatiquement ou manuellement, ainsi que le sc\u00e9nario d\u2019archive (supprimer avant stocker, ou stocker avant supprimer). Vous maintenez \u00e9galement une dur\u00e9e minimale de r\u00e9sidence afin de prot\u00e9ger les donn\u00e9es qui ne doivent pas \u00eatre archiv\u00e9es. <\/p>\n\n Rendons \u00e0 C\u00e9sar ce qui lui appartient : SARA vous offre une vue compl\u00e8te et transparente de l\u2019infrastructure d\u2019archivage pour n\u2019importe quel objet. Vous pouvez voir les programmes, le Customising, les journaux des sessions pr\u00e9c\u00e9dentes et l\u2019\u00e9tat des ex\u00e9cutions en cours. Pour une session d\u2019archivage unique sur un seul objet, il fournit tout ce dont vous avez besoin pour ex\u00e9cuter le processus correctement. <\/p>\n\n C\u2019est r\u00e9ellement utile. SARA est une interface fiable et bien document\u00e9e qui sert les clients SAP depuis des d\u00e9cennies. Le probl\u00e8me n\u2019est pas ce que SARA vous montre. Le probl\u00e8me, c\u2019est tout ce qu\u2019il attend que vous fassiez ensuite, seul, \u00e0 la main, \u00e0 chaque fois. <\/p>\n\n SARA vous montre les programmes. Il vous donne acc\u00e8s aux boutons. Mais il ne fournit aucune logique pour les ex\u00e9cuter en toute s\u00e9curit\u00e9, dans le bon ordre, \u00e0 grande \u00e9chelle et de mani\u00e8re r\u00e9currente. C\u2019est l\u00e0 que les lacunes apparaissent, et elles s\u2019amplifient rapidement lorsque vous passez de l\u2019archivage d\u2019un seul objet \u00e0 l\u2019ex\u00e9cution d\u2019un programme d\u2019archivage \u00e0 l\u2019\u00e9chelle de l\u2019entreprise. <\/p>\n\n Pour archiver FI_DOCUMNT pour le code soci\u00e9t\u00e9 1000, exercices fiscaux 2015\u20132018, vous cr\u00e9ez une variante d\u2019\u00e9criture avec ces crit\u00e8res de s\u00e9lection. Pour le code soci\u00e9t\u00e9 2000, vous en cr\u00e9ez une autre. Pour le code soci\u00e9t\u00e9 3000, encore une autre. Si vous avez 40 codes soci\u00e9t\u00e9 et souhaitez archiver six exercices fiscaux pour chacun, vous vous retrouvez avec des dizaines de variantes, chacune cr\u00e9\u00e9e, nomm\u00e9e et maintenue manuellement. Cela ressemble \u00e0 seulement quelques dizaines de jobs, mais un programme d\u2019archivage complet finit par repr\u00e9senter des dizaines de milliers de jobs. Il s\u2019agit d\u2019un processus d\u2019archivage de donn\u00e9es non r\u00e9versible ; une ex\u00e9cution manuelle n\u2019est donc pas exactement ce que la direction attend, une fois qu\u2019elle a connaissance du processus. <\/p>\n\n SAP propose bien des variables de variante capables de calculer des dates de mani\u00e8re dynamique, mais cette fonctionnalit\u00e9 atteint rapidement ses limites. L\u2019archivage des documents financiers est g\u00e9n\u00e9ralement pilot\u00e9 par la p\u00e9riode fiscale et la dur\u00e9e de r\u00e9sidence, et non par la date du calendrier. Les variables de variante utilisent la date syst\u00e8me actuelle comme point de r\u00e9f\u00e9rence, ce qui signifie qu\u2019elles ne peuvent pas g\u00e9n\u00e9rer correctement les crit\u00e8res de s\u00e9lection pour une ex\u00e9cution d\u2019archivage retard\u00e9e qui aurait d\u00fb avoir lieu il y a des ann\u00e9es. La variante doit alors \u00eatre adapt\u00e9e manuellement avant de pouvoir \u00eatre utilis\u00e9e, une \u00e9tape fastidieuse et sujette aux erreurs qui annule l\u2019objectif de toute planification mise en place. <\/p>\n\n Une session d\u2019archivage se compose de plusieurs jobs, et certains d\u2019entre eux (le job de stockage et le job de suppression) ne sont pas connus au d\u00e9marrage de la session. Vous ne savez m\u00eame pas combien de jobs de suppression doivent s\u2019ex\u00e9cuter. Leur ex\u00e9cution d\u00e9pend du r\u00e9sultat du job d\u2019\u00e9criture. Dans SARA, vous avez deux choix : configurer ces jobs pour qu\u2019ils se lancent automatiquement via l\u2019ADK, ou les planifier manuellement une fois le job d\u2019\u00e9criture termin\u00e9. <\/p>\n\n Si vous choisissez le lancement automatique, vous perdez le contr\u00f4le du nombre de jobs ex\u00e9cut\u00e9s simultan\u00e9ment. Ces jobs de suppression, ex\u00e9cut\u00e9s en parall\u00e8le, peuvent surcharger la base de donn\u00e9es et provoquer des probl\u00e8mes de performance pendant les heures de pointe. Si vous choisissez le lancement manuel, vous revenez \u00e0 l\u2019attente et \u00e0 la surveillance : v\u00e9rifier si le job d\u2019\u00e9criture est termin\u00e9, puis d\u00e9clencher manuellement la phase suivante. Aucune des deux options n\u2019est satisfaisante. Ce dont vous avez r\u00e9ellement besoin, c\u2019est d\u2019une ex\u00e9cution gouvern\u00e9e : des jobs lanc\u00e9s selon des r\u00e8gles d\u00e9finies, dans des cr\u00e9neaux d\u00e9finis, avec des limites de traitement concurrent. SARA ne propose pas cela. <\/p>\n\n FI_DOCUMNT est rarement archiv\u00e9 isol\u00e9ment. Un programme d\u2019archivage typique inclut MM_MATBEL (documents de mat\u00e9riel), SD_VBAK (commandes client), IDOC (documents interm\u00e9diaires) et potentiellement des dizaines d\u2019autres objets. Certains de ces objets, y compris d\u00e9sormais FI_DOCUMNT, ont des d\u00e9pendances. Certains objets ILM<\/a> doivent \u00eatre trait\u00e9s dans une s\u00e9quence d\u00e9finie, o\u00f9 la session de l\u2019objet A ne doit d\u00e9marrer qu\u2019apr\u00e8s la fin r\u00e9ussie de la session de l\u2019objet B. <\/p>\n\n SARA ne dispose d\u2019aucun m\u00e9canisme pour g\u00e9rer ces d\u00e9pendances. Chaque objet est administr\u00e9 ind\u00e9pendamment. Si l\u2019objet B \u00e9choue et que vous ne le remarquez pas, l\u2019objet A s\u2019ex\u00e9cutera soit sur des donn\u00e9es obsol\u00e8tes, soit \u00e9chouera \u00e0 son tour lorsqu\u2019il sera planifi\u00e9. Coordonner la s\u00e9quence sur 20 ou 30 objets, sur plusieurs codes soci\u00e9t\u00e9, est un exercice d\u2019orchestration manuel qui exige une attention constante. Lorsque le consultant archivage\/ILM part ou prend des vacances, tout s\u2019arr\u00eate, et le plus souvent ne red\u00e9marre jamais. <\/p>\n\n Les sessions d\u2019archivage \u00e9chouent. Un document est verrouill\u00e9 par un autre processus. Un job batch expire. Le syst\u00e8me red\u00e9marre pendant une fen\u00eatre de maintenance. Lorsque cela se produit dans SARA, la session se bloque. L\u2019administrateur doit constater l\u2019\u00e9chec (en v\u00e9rifiant les journaux ou l\u2019\u00e9tat des jobs), diagnostiquer la cause, la r\u00e9soudre et relancer manuellement la phase interrompue. <\/p>\n\n SAP a publi\u00e9 au fil des ans des notes OSS pour am\u00e9liorer cela (la note 2520094 fournit des recommandations pour poursuivre des sessions interrompues, la note 2586921 avertit des ex\u00e9cutions pr\u00e9c\u00e9dentes non termin\u00e9es), mais il s\u2019agit d\u2019aides informatives, pas de m\u00e9canismes de reprise automatis\u00e9s. L\u2019humain reste le gestionnaire d\u2019erreurs. Ces \u00e9cueils manuels figurent parmi les principales raisons pour lesquelles les projets d\u2019archivage de donn\u00e9es SAP peuvent \u00e9chouer<\/a>.<\/p>\n\n Les jobs d\u2019archivage consomment des ressources syst\u00e8me. Ex\u00e9cuter un gros job d\u2019\u00e9criture FI_DOCUMNT pendant les heures de pointe d\u00e9gradera les temps de r\u00e9ponse pour les utilisateurs en ligne. L\u2019ex\u00e9cuter pendant la cl\u00f4ture de fin de mois est pire. La planification des jobs dans SARA est basique : vous choisissez une date et une heure de d\u00e9marrage. Il n\u2019a aucune notion de calendriers m\u00e9tiers, de fen\u00eatres de maintenance ou de p\u00e9riodes d\u2019interdiction. Aligner les ex\u00e9cutions d\u2019archivage sur ces contraintes est un exercice de coordination manuel entre l\u2019\u00e9quipe d\u2019archivage, l\u2019\u00e9quipe Basis et les m\u00e9tiers. <\/p>\n\n C\u2019est la lacune la plus d\u00e9terminante. Un projet d\u2019archivage initial pour FI_DOCUMNT peut supprimer six ann\u00e9es de documents historiques et la compression d\u2019ACDOCA qui suit peut r\u00e9duire les tables concern\u00e9es de 30 % ou plus. Des r\u00e9sultats impressionnants. Mais les bases de donn\u00e9es SAP augmentent g\u00e9n\u00e9ralement de 15 \u00e0 20 % par an. Sans sessions d\u2019archivage r\u00e9guli\u00e8res et r\u00e9currentes, ces gains s\u2019\u00e9roderont en 18 mois. <\/p>\n\n SARA ne fournit aucun m\u00e9canisme pour garantir que l\u2019archivage se poursuive une fois l\u2019\u00e9quipe projet pass\u00e9e \u00e0 autre chose. Il n\u2019y a ni moteur de r\u00e9currence, ni programme planifi\u00e9 de sessions, ni alerte si l\u2019archivage n\u2019a pas \u00e9t\u00e9 ex\u00e9cut\u00e9 pendant une p\u00e9riode d\u00e9finie. C\u2019est pourquoi tant d\u2019organisations se retrouvent \u00e0 relancer des projets d\u2019archivage depuis z\u00e9ro tous les deux ans environ, un cycle co\u00fbteux et frustrant que TJC Group a observ\u00e9 \u00e0 maintes reprises au cours de plus de 25 ans de missions de gestion des volumes de donn\u00e9es SAP. Adopter d\u00e8s le d\u00e9part les bonnes strat\u00e9gies d\u2019archivage<\/a>, notamment en planifiant l\u2019automatisation et la r\u00e9currence, est essentiel pour rompre ce cycle. <\/p>\n\n SARA est une rampe de lancement, pas un moteur.<\/strong> Il vous montre les programmes d\u2019archivage, le Customising et les journaux. Il ne planifie pas vos sessions, ne g\u00e9n\u00e8re pas vos variantes, n\u2019encha\u00eene pas vos objets, ne se remet pas des erreurs et ne garantit pas que l\u2019archivage s\u2019ex\u00e9cutera le mois prochain. Tout ce qui d\u00e9passe le fait d\u2019appuyer sur les boutons rel\u00e8ve de votre responsabilit\u00e9. <\/p>\n\n Le v\u00e9ritable d\u00e9fi n\u2019est pas d\u2019ex\u00e9cuter une session. C\u2019est de maintenir un programme d\u2019archivage. <\/strong> Une ex\u00e9cution unique de FI_DOCUMNT dans SARA est simple. Ex\u00e9cuter 30 objets sur 40 codes soci\u00e9t\u00e9, chaque mois, pendant des ann\u00e9es, sans lacunes ni erreurs, est un probl\u00e8me fondamentalement diff\u00e9rent. Ce probl\u00e8me exige de l\u2019automatisation. <\/p>\n\n Les gains d\u2019archivage sont temporaires sans r\u00e9currence automatis\u00e9e.<\/strong> Les bases de donn\u00e9es augmentent de 15 \u00e0 20 % par an. Un projet d\u2019archivage initial fait gagner du temps ; la r\u00e9currence automatis\u00e9e via ASC<\/a> rend la r\u00e9duction permanente. <\/p>\n\nTable des mati\u00e8res<\/h2>
Le sc\u00e9nario : vous devez archiver des documents financiers<\/h2>\n\n
Ce que SARA vous affiche r\u00e9ellement<\/h2>\n\n
Les boutons d\u2019action<\/h3>\n\n
Le lien Customising<\/h3>\n\n
Ce que SARA fait bien<\/h3>\n\n
L\u2019\u00e9cart : SARA est une rampe de lancement, pas un moteur<\/h2>\n\n
Vous devez cr\u00e9er et maintenir chaque variante \u00e0 la main<\/h3>\n\n
Vous n\u2019avez aucun contr\u00f4le sur ce qui se passe apr\u00e8s le job d\u2019\u00e9criture<\/h3>\n\n
L\u2019encha\u00eenement entre objets rel\u00e8ve enti\u00e8rement de votre responsabilit\u00e9<\/h3>\n\n
La reprise apr\u00e8s erreur est manuelle<\/h3>\n\n
Il n\u2019y a aucune prise en compte du moment o\u00f9 l\u2019archivage doit ou ne doit pas s\u2019ex\u00e9cuter<\/h3>\n\n
Les gains s\u2019\u00e9vaporent sans r\u00e9currence<\/h3>\n\n
Principaux points \u00e0 retenir<\/h2>\n\n