Conformité SAF-T : Comment la Covid a accéléré les obligations de reporting fiscal

13-09-2021 | 6 min read | Extraction de données fiscalité et audit

Le monde commercial est devenu plus volatil, incertain, complexe et ambigu (« Volatile, Uncertain, Complex and Ambiguous », VUCA) que jamais. Par conséquent, la conformité avec la réglementation fiscale est devenue encore plus complexe. Poussés par l’impact financier négatif de la pandémie de Covid, les gouvernements continuent à numériser leurs processus de conformité fiscale aux niveaux international et national.

Dans cet article, nous examinerons les tendances relatives aux exigences SAF-T, la déclaration de TVA en temps réel et les obligations de facturation électronique dans chaque pays européen. Nous verrons également comment cette complexité a rendu la sélection de compétences transversales en « forme de T » essentielles pour les projets de conformité aujourd’hui.

2020 a été une année très difficile pour de nombreuses entreprises. Le monde commercial est devenu plus VUCA que jamais et la conformité fiscale ne fait pas exception. Les progrès réalisés par les gouvernements au cours de l’année dernière afin de réduire leurs disparités fiscales et augmenter leurs revenus sont désormais sous pression. Ceci est dû à de nombreux facteurs, des tactiques évidentes et délibérées de fraude et d’évasion fiscale aux situations d’insolvabilité et de faillite inévitablement plus nombreuses parmi les entreprises qui luttent pour surmonter la pandémie.

Les erreurs commises par le contribuable sont un autre facteur important – elles coûtent cher en recettes fiscales perdues. Les erreurs involontaires commises par les contribuables sont l’une des principales raisons pour lesquelles les organismes gouvernementaux perdent des recettes fiscales. Il peut s’agit d’erreurs humaines mais aussi d’erreurs du logiciel de déclaration utilisé par les entreprises, entre autres raisons techniques. Par exemple, les gouvernements de l’UE prévoyaient qu’ils perdraient environ 164 milliards d’euros de recettes de TVA en raison de la Covid-19. Dans le même temps, des plans de relance massifs ont été mis en œuvre pour soutenir les entreprises affectées et aider l’économie à se remettre de la récession.

Une tendance à la numérisation

Stimulés par l’impact financier négatif de la pandémie de Covid, les gouvernements continuent de numériser leurs processus de conformité fiscale aux niveaux mondial et national. Les gouvernements adoptent des technologies émergentes, telles que l’analyse des données, l’intelligence artificielle (IA), l’automatisation des processus robotiques (RPA) et l’apprentissage machine, pour analyser efficacement les données fiscales massives et éliminer la fraude.

De nombreuses nouvelles initiatives de conformité fiscale ont été lancées au cours des dernières années et nous pouvons nous attendre à ce que beaucoup d’autres suivent dans un proche avenir. Ces développements posent de nouveaux défis pour les entreprises opérant dans l’UE. La situation est particulièrement délicate pour les entreprises internationales disposant de services informatiques centralisés.

La conformité internationale SAF-T ajoute un niveau de complexité

Le « Standard Audit File for Tax » (SAF-T, fichier d’audit standard pour la fiscalité) est un ensemble de réglementations internationales numérisées, particulièrement difficiles à respecter pour les utilisateurs SAP de nombreuses juridictions. Ceci est dû en partie à l’étendue et à la diversité des réglementations SAF-T en vigueur, aggravées par le nombre croissant de mandats de déclaration et de facturation électronique en temps réel afin de minimiser la fraude.

Introduit par l’OCDE en 2005, le fichier d’audit standard pour la fiscalité (SAF-T) a toujours été sur une base volontaire et a maintenant été adopté par de nombreux pays européens. Il a été conçu pour aider les entreprises à minimiser leurs coûts de conformité dans plusieurs juridictions, en soumettant un seul fichier de déclaration standard plutôt que de disposer de plusieurs fichiers dans leurs propres formats locaux.

Un fichier SAF-T comprendra généralement les éléments suivants :

  • Écritures du grand livre – Journaux
  • Comptes clients – Données de base clients / Factures de vente / Paiements
  • Comptes fournisseurs – Données de base des fournisseurs / Factures d’achat / Paiements
  • Immobilisations – Fichiers de base des immobilisations / Amortissements et réévaluations
  • Inventaire / Données de base produits / Mouvements d’inventaire.

Rapports en temps réel et facturation électronique pour réduire les pertes

La déclaration SAF-T est déjà obligatoire et la facturation électronique, si elle n’est pas déjà imposée, sera bientôt en place dans toute l’Europe. Les raisons sont évidentes. Par le passé, les régulateurs devaient se contenter des déclarations produites à la fin d’une période et attendre ensuite le paiement de la taxe correspondante. Avec des rapports en temps réel, ils disposent d’un flux de données en direct et peuvent suivre chaque transaction commerciale avant que la taxe ne devienne exigible. Ils peuvent ainsi projeter les recettes futures.

L’ajout de la facturation électronique va encore plus loin dans la suppression des pertes potentielles. Offrant le nec plus ultra en matière de protection des revenus, selon le modèle de dédouanement de la facturation électronique B2B, les factures électroniques doivent être approuvées au préalable par l’administration fiscale avant d’être émises pour les clients.

Pour obtenir une compréhension détaillée des exigences SAF-T, de la déclaration de TVA en temps réel et des obligations de facturation électronique dans chaque pays européen, téléchargez le livre numérique « Numérisation de la TVA dans l’UE ».

Diversité des modèles SAF-T adoptés

L’idée du SAF-T est une bonne chose, mais le manque d’harmonisation dans la mise en œuvre au niveau européen entraîne de nombreux problèmes. Les pays individuels peuvent décider d’adopter ou non les normes SAF-T, en tout ou partie, puis de les améliorer avec leurs propres exigences. Au final, en raison de la mise en œuvre de versions différentes dans les 16 pays concernés, les entreprises multinationales ont du mal à gérer la conformité SAF-T de manière efficace et homogène. Il en résulte des charges importantes pour les équipes fiscales et informatiques. 

Il devient particulièrement difficile de générer des fichiers SAF-T correctement renseignés à partir de bases de données SAP dans les bons formats et il n’existe aucune marge d’erreur. Toutes les données doivent être présentées de manière cohérente car de nombreux pays imposent de lourdes sanctions en cas de non-conformité. Heureusement, il existe des solutions logicielles pour simplifier l’extraction des données SAF-T et la préparation de rapports afin de se conformer aux réglementations nationales. Découvrez plus de logiciels SAF-T.       

     

Compétences transversales « en forme de T »

L’un des principaux problèmes pour atteindre cet objectif est de disposer des bonnes compétences en interne afin de gérer les exigences de conformité Business to Government (B2G) et collaborer efficacement entre les différentes fonctions. La collaboration entre les équipes fiscales et informatiques est au cœur de la réussite d’un projet. De plus, les équipes doivent disposer d’une combinaison de connaissances fiscales et technologiques afin d’apprécier ce qui est nécessaire et fournir des informations précises aux autorités fiscales. En définitive, les questions fiscales sont également des questions commerciales. En effet, tout problème dans les données envoyées aux administrateurs fiscaux pourra être considéré comme une évasion fiscale ou une fraude à la TVA et avoir un impact négatif sur la notoriété de votre organisation.

Les problèmes de communication lors des projets de conformité fiscale sont également courants, car ceux-ci impliquent un grand nombre de parties prenantes – chacune parlant son propre « langage » professionnel. Il est difficile pour les consultants informatiques ou SAP de comprendre la terminologie juridique ou fiscale. Inversement, les experts fiscaux ne comprennent pas nécessairement le langage SAP ou le jargon technique. Il s’agit d’un problème classique qui conduit à de fréquentes lectures erronées, en particulier lorsqu’il s’agit d’informations fiscales et réglementaires. SAP nécessite que les données soient présentées dans des formats très spécifiques afin, dans un premier temps, de générer des rapports juridiques précis, puis d’envoyer ces informations via une interface « boîte noire » à l’organisme gouvernemental compétent.

En raison de cette complexité, la sélection de compétences transversales en « forme de T » est devenue essentielle pour les projets de conformité. Les entreprises ont besoin de compétences dans un large éventail de domaines, ainsi que d’une expertise approfondie dans des domaines spécifiques. Par exemple, pour satisfaire les dernières exigences de conformité des administrateurs, les services fiscaux ne peuvent pas se fier uniquement à leur expertise fiscale. Ils nécessitent des compétences supplémentaires – une compréhension des exigences juridiques mondiales et locales actuelles, une technologie de base et des connaissances SAP, ainsi que la capacité de travailler avec des services informatiques et des consultants SAP externes. 

Il en va de même pour l’informatique. Une équipe informatique peut disposer de connaissances approfondies de la technologie et des systèmes ERP tels que SAP, mais pourra-t-elle comprendre les exigences des autorités fiscales sans connaître la législation et la réglementation fiscales ? Les gouvernements soucieux de conformité fiscale numérique veulent des preuves de chaque transaction effectuée, non seulement dans les systèmes financiers et comptables, mais aussi dans les transactions de ventes et d’achats, les mouvements de stock et les rapports sur les actifs. L’ampleur des informations requises dans les rapports SAF-T le souligne.

Sous-traiter la conformité B2G à un spécialiste

Étant donné que la communication et la collaboration sont des facteurs importants dans un projet de conformité, tout problème rencontré doit être traité comme un signal d’alarme clair pour examiner le profil de compétences de ces services. Tout ceci prend du temps, la mise à niveau et la requalification ne peuvent se faire du jour au lendemain et il faudra prendre en compte d’autres contraintes.

Une solution pratique consiste à travailler avec un spécialiste B2G expérimenté pour aider votre organisation à acquérir ces compétences en forme de T, mais sur une base externalisée. Un partenaire capable de faire le lien entre les acteurs principaux de votre gestion fiscale, d’alléger votre fardeau de conformité fiscale, d’améliorer la collaboration, de créer une synergie entre vos équipes informatiques et fiscales et, en fin de compte, de protéger votre notoriété.

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